水利工程檔案數(shù)字化管理建議

管秀娟 王愛奎 黃愛春 胡燕紅 秦國(guó)建

摘 要：我國(guó)水利工程項(xiàng)目逐漸興建，隨之產(chǎn)生了很多繁瑣的檔案，而后期搜集、管理這些檔案，也是很繁瑣的過程。這些工作的完成情況對(duì)水利事業(yè)的發(fā)展有重要且關(guān)鍵的作用。所以，怎樣做好水利工程項(xiàng)目檔案管理工作，是當(dāng)前水利事業(yè)發(fā)展過程中急需解決的問題。筆者在本文中結(jié)合這些問題，從數(shù)字化角度展開了相關(guān)的分析。

關(guān)鍵詞：水利工程檔案;數(shù)字化;管理;

自我國(guó)實(shí)施改革開放以來，至今已有40多年，在這40年中，各行業(yè)都實(shí)現(xiàn)了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，同時(shí)也取得了非常好的發(fā)展成績(jī)，水利事業(yè)發(fā)展也不例外，不但建設(shè)了一座座水庫，同時(shí)，也投入了多項(xiàng)水利水電工程，這些項(xiàng)目的運(yùn)行，給我們的生產(chǎn)生活帶來了較大的便利，也為更好地發(fā)展水利事業(yè)提出了更高層次的要求。作為水利事業(yè)重要組成內(nèi)容的水利工程，也要實(shí)現(xiàn)更高層次的發(fā)展，逐漸步入數(shù)字化時(shí)代。

一、水利工程檔案數(shù)字化的作用

（一）讓經(jīng)濟(jì)效益得到了切實(shí)提升

傳統(tǒng)的水利工程檔案管理，需要很多工作人員開展相關(guān)工作。檔案管理工作要想做得更好，要提升相關(guān)工作人員的工資，同時(shí)，還要增加工作人員的數(shù)量，這顯然大大增加了管理的成本。使用數(shù)字化檔案管理模式，可將以前的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)變成數(shù)字化機(jī)讀檔案，這樣一來，既節(jié)省了紙的費(fèi)用，還減少了檔案保管空間。

（二）明顯提升了辦公效率

水利工程檔案管理數(shù)字化，可以將資料分類，然后進(jìn)行歸納、存檔，這樣就方便了我們查閱相關(guān)數(shù)據(jù)。以水庫管理為例，一些日常管理數(shù)據(jù)、項(xiàng)目數(shù)據(jù)及具體的施工方面的資料，均需將具體的檔案數(shù)據(jù)存檔、備份，數(shù)字化檔案的使用，既可節(jié)省數(shù)據(jù)查詢時(shí)間，又可提升檔案管理效率。

（三）能夠讓檔案資料得到更好地保護(hù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有很多缺點(diǎn)，較為常見的有：查詢不方便、容易丟失。假設(shè)把這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成數(shù)字化檔案，把它們做成電子版，上述缺點(diǎn)就能得到極好地解決。有一些年限很久的水利工程檔案，紙張?jiān)诳諝庵斜谎趸?，十分脆弱，假設(shè)再保護(hù)不善，就很可能消失。再就是一些手寫的資料，會(huì)因字跡太潦草，出現(xiàn)資料錯(cuò)誤的狀況。而數(shù)字化檔案能很好地解決這些問題。

二、水利工程檔案數(shù)字化管理存在的問題

（一）投入資金不足

和人工檔案管理相比，要想更好地應(yīng)用數(shù)字化檔案，需在前期投入足夠的技術(shù)、資金，在后期的使用過程中，也需大量資金去保障設(shè)備養(yǎng)護(hù)或是更新等工作的開展。目前，數(shù)字化檔案，需面臨的問題是投入資金有限，同時(shí)，資金來源路徑也非常少，這樣一來，數(shù)字化檔案只有“數(shù)字化”形式，沒有實(shí)質(zhì)的“數(shù)字化”內(nèi)容。還有一些水利工程單位在使用數(shù)字化檔案的時(shí)候，僅靠依賴政府的資金扶持及人力扶持，但因資金來源單一，資金鏈短缺、緊張的狀況就很容易發(fā)生。

（二）管理案件不夠統(tǒng)一

數(shù)字化檔案的使用，肯定要用到與之匹配的軟件和系統(tǒng)，而當(dāng)前使用的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，大多數(shù)是自主開發(fā)并使用的，這樣一來，完善且統(tǒng)一的系統(tǒng)就比較缺失，此外，也未完成網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一的終極目標(biāo)，各單位及部門之間的數(shù)據(jù)共享效果并不理想。

（三）檔案管理人員專業(yè)技能水平較低

數(shù)字化檔案既需統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，完善的軟件系統(tǒng)，更需一支管理能力強(qiáng)的專業(yè)人才隊(duì)伍。另外，檔案管理工作人員，需要掌握足夠的專業(yè)知識(shí)，具有較高的技能水平。但很多水利工程單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視，缺少對(duì)檔案管理工作的考核，檔案管理工作甚至由從事其他工作的工作人員兼職。加上缺乏專業(yè)管理人員用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔，直接加重了數(shù)字化檔案管理人才不足的局面。

三、水利工程檔案數(shù)字化管理建議

（一）工作人員要有正確的管理觀

一個(gè)人的思想決定了一個(gè)人的行為。因而，水利工程單位要組織檔案管理工作人員，定期或是不定期地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)技能的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，讓這些管理工作人員，能夠站在國(guó)家的水利生態(tài)建設(shè)的視角上，感受檔案管理的重要性，摒棄以前的片面認(rèn)知，將自我意識(shí)障礙徹底清除掉，客觀地開展水利工程檔案數(shù)字化管理工作。

（二）提升數(shù)字化檔案的財(cái)力支撐力度

積極拓展資金來源渠道。資金是解決當(dāng)前存在問題的關(guān)鍵，資金到位，方可確保各項(xiàng)工作如期、高質(zhì)量地開展，用在數(shù)字化檔案管理工作中的資金，可以從來源渠道和資金數(shù)量著手考慮，首先，政府要盡量增加在水利工程檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金投入，確保前期工作可以順利進(jìn)行;其次，積極拓寬水利工程檔案管理的資金來源渠道。這對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)而言，并不簡(jiǎn)單，需要一定的時(shí)間，但是，如果能夠成功，肯定會(huì)給國(guó)家、人民帶來極大的便利。因此，水利工程部門，要積極拓寬資金獲取途徑，打造完整的、完美的資金鏈，進(jìn)而為數(shù)字化設(shè)施的引入和專業(yè)工作人員的培養(yǎng)、培訓(xùn)提供此財(cái)力支撐。

（三）積極完善人才培養(yǎng)、選用制度

專業(yè)人才是檔案管理工作得以真正實(shí)現(xiàn)的主力，數(shù)字化工作同樣需要相應(yīng)的技術(shù)人員進(jìn)行作業(yè)和檢查，因此，專業(yè)知識(shí)充足、專業(yè)技能水平較高的優(yōu)質(zhì)綜合型人才，是檔案數(shù)字化管理工作得以順利開展的關(guān)鍵。為了有更多的優(yōu)質(zhì)人才加入到檔案數(shù)字化管理行業(yè)，相關(guān)職能部門必須要高度重視專業(yè)人才的培養(yǎng)、選聘，積極完善人才培養(yǎng)制度，建立健全規(guī)范的人才選用系統(tǒng)，同時(shí)，確保這些制度和規(guī)范化的體系可以切實(shí)落實(shí)到位。

（四）統(tǒng)一檔案管理的系統(tǒng)和軟件

對(duì)于數(shù)字化檔案而言，最關(guān)鍵的就是系統(tǒng)和軟件的應(yīng)用，正因如此，系統(tǒng)和軟件的問題才是最重要的。首先必須要有流暢的、高效的、安全的軟件;其次是軟件的操作模塊必須要完整，另外，要保證軟件和系統(tǒng)在整個(gè)行業(yè)中有一定的廣度和深度。要想徹底解決這些問題，建議從幾方面著手：一是，全面收集紙質(zhì)資料，盡早實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。水利事業(yè)已經(jīng)發(fā)展了很長(zhǎng)時(shí)間，長(zhǎng)時(shí)間的積累，獲取了海量的信息，所以，在整理這些信息的時(shí)候，必須要保證無遺漏，另外，還應(yīng)確保數(shù)據(jù)的精確性;二是，在平常的使用和管理工作中，必須要分工明確，讓資料簡(jiǎn)化，以便日后檢查和借鑒。

四、總結(jié)

在水利事業(yè)中，水利工程的貢獻(xiàn)是巨大的，其極大地推動(dòng)了水利事業(yè)的發(fā)展，但是，因?yàn)闀r(shí)代一直在飛速發(fā)展，科技日日更新，各行業(yè)為更好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，都在積極地進(jìn)行改革，檔案管理數(shù)字化、信息化是社會(huì)發(fā)展的必然，水利工程數(shù)字化檔案管理亦是如此，檔案數(shù)字化能夠更好地實(shí)現(xiàn)資源數(shù)據(jù)的共享，進(jìn)而極大地提升檔案的價(jià)值，因而，要積極建設(shè)健全的數(shù)字化管理系統(tǒng)，從而提高水利工程檔案管理的成效。

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作者簡(jiǎn)介：管秀娟? 性別：女? 民族：漢? 學(xué)歷：研究生? 職稱：高級(jí)工程師? 研究方向：智能工程、水利工程? 單位及郵編：昌樂縣政務(wù)服務(wù)中心262400