常態(tài)化疫情防控下社區(qū)檔案管理工作的幾點思考

楊倩青

摘要：在常態(tài)化疫情防控下，社區(qū)檔案的服務(wù)價值得以充分體現(xiàn)。但與此同時社區(qū)檔案在受重視程度、質(zhì)量和信息化水平方面還存在問題，各相關(guān)部門必須齊抓共管、加強宣傳，統(tǒng)籌資源、優(yōu)化流程，與時俱進、數(shù)據(jù)共享，讓社區(qū)檔案在應(yīng)對新型冠狀病毒肺炎疫情時能夠提供系統(tǒng)完備、精準(zhǔn)高效的檔案信息，助力打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：常態(tài)化疫情防控 社區(qū)檔案 治理水平 信息共享

2020年習(xí)近平總書記在北京市朝陽區(qū)調(diào)研指導(dǎo)新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作時強調(diào)：“社區(qū)是疫情聯(lián)防聯(lián)控、群防群治的第一線，也是外防輸入、內(nèi)防擴散最有效的防線。把社區(qū)這道防線守住，就能有效切斷疫情擴散蔓延的渠道?！盵1]發(fā)揮社區(qū)檔案在常態(tài)化疫情防控中的基礎(chǔ)性、綜合性作用，是基層檔案部門履行“四方責(zé)任”的使命與擔(dān)當(dāng)。

（一）有助于提供決策參考依據(jù)

社區(qū)是最基礎(chǔ)的社會單元，其形成的社區(qū)檔案涵蓋黨群、衛(wèi)生、文化等多元化內(nèi)容，是極具價值的資源庫。開發(fā)利用社區(qū)檔案信息，有利于黨委政府精準(zhǔn)掌控社區(qū)第一手資料，清晰了解社區(qū)人員構(gòu)成（比如老年人、孕婦、兒童等特殊群體數(shù)量）、身體健康狀況，第一時間對社區(qū)情況進行分析研判，形成社區(qū)疫情防控決策，快速提升疫情防控的處置效率，最大限度地保護社區(qū)居民生命安全。

（二）有助于降低疫情傳播風(fēng)險

社區(qū)檔案的共享利用是體現(xiàn)社區(qū)檔案價值的重要舉措。社區(qū)檔案在控制管理的基礎(chǔ)上適度開放，可以方便相關(guān)單位獲得社區(qū)檔案基礎(chǔ)信息，節(jié)約大量入戶排查所要付出的人力、財力、物力，減少人員直接接觸。立足于“常態(tài)、長效”，充分利用社區(qū)檔案，既可以有效降低新型冠狀病毒傳播風(fēng)險，又可以充分發(fā)揮社區(qū)檔案服務(wù)功能，促進疫情防控與檔案職能發(fā)揮“兩不誤”。

（三）有助于提升社區(qū)治理水平

按照網(wǎng)格化工作要求，社區(qū)在居民健康、疫情統(tǒng)計、醫(yī)療救助和防護資源整合、外來流動人口登記、密接人員流調(diào)溯源等工作中形成了各類檔案。這些基礎(chǔ)檔案信息能夠助力社區(qū)疫情防控，比如輔助包聯(lián)人員第一時間找到傳染源，阻斷傳播途徑；提供社區(qū)居民的健康情況，為醫(yī)療機構(gòu)提供救治參考等。黨委政府、社區(qū)及其他相關(guān)部門通過及時對這部分檔案進行總結(jié)和宣傳，既可以讓群眾了解疫情防控進展和處置措施、穩(wěn)定居民心理和情緒，又可以進一步提升社會公眾對社區(qū)檔案價值的認(rèn)知，有條不紊地推進社區(qū)防疫工作的開展，提升社區(qū)治理水平。

（一）社區(qū)檔案受重視程度有待加強

2015年11月，國家檔案局和民政部聯(lián)合頒布的《城市社區(qū)檔案管理辦法》中第三條規(guī)定：社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。[2]但在現(xiàn)實情況下，在社區(qū)檔案工作方面，各相關(guān)部門之間的溝通協(xié)調(diào)有待進一步加強。街道辦事處和檔案行政管理部門在人員、資金、基礎(chǔ)設(shè)施及業(yè)務(wù)上給予的指導(dǎo)不夠，在社區(qū)檔案宣傳上的力度也有待加強。再加上社區(qū)還承擔(dān)著多項事務(wù)性工作，資金出項較多，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時，往往什么急就先安排什么，檔案工作被拖后或者忽視?？傊?，目前社區(qū)檔案的重要作用及價值還尚未引起相關(guān)管理部門重視，社區(qū)檔案工作齊抓共管的氛圍需要進一步強化。

（二）社區(qū)檔案的質(zhì)量有待提高

近年來，新型冠狀病毒的肆虐凸顯了社區(qū)檔案的重要性，同時也暴露出社區(qū)檔案質(zhì)量存在諸多不足。例如，社區(qū)人口眾多，每家每戶的情況又不盡相同，檔案信息來源廣泛，尤其是在常態(tài)化疫情防控下，需要采集的信息更多、更細(xì)致，涉及工作、出行、健康等方方面面，極易出現(xiàn)冗余重復(fù)和門類不齊的問題。同時，由于大部分社區(qū)檔案的形成仍然依靠入戶摸排或者逐戶電話聯(lián)系，有的社區(qū)居民不積極主動配合，數(shù)據(jù)資料就難以準(zhǔn)確、具體，也會對社區(qū)檔案的質(zhì)量造成影響。

（三）社區(qū)檔案信息化水平有待提升

檔案的根本價值在于利用，信息化是檔案利用的基礎(chǔ)，開放共享是檔案利用的靈魂。目前社區(qū)檔案工作在收集、管理、利用各流程仍以人工為主，信息化程度不高，既容易出錯又影響使用，著重表現(xiàn)在未形成統(tǒng)一的社區(qū)檔案共享信息化平臺、數(shù)字化轉(zhuǎn)換進度緩慢、檔案提供利用服務(wù)手段原始、線上服務(wù)根基薄弱、共享程度不高。這些都與常態(tài)化疫情防控的形勢要求不相稱，有待進一步改善。

（一）齊抓共管、加強宣傳，多元促升社區(qū)檔案受重視程度

社區(qū)檔案工作綜合性強，涉及人數(shù)眾多，相關(guān)部門應(yīng)有效結(jié)合形成管理合力，不斷提高認(rèn)識、加強宣傳，對社區(qū)檔案工作進行統(tǒng)籌安排。

1.各單位可參照《城市社區(qū)檔案管理辦法》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等文件規(guī)定，結(jié)合常態(tài)化疫情防控實際，制定社區(qū)檔案統(tǒng)一的歸檔與整理標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助社區(qū)做好檔案文件資料的收集、歸檔。

2.街道辦事處作為社區(qū)管理的主要機構(gòu)，應(yīng)加大對社區(qū)檔案工作的指導(dǎo)、支持和幫助力度，從經(jīng)費、人員、基礎(chǔ)設(shè)施等方面提供保障，為社區(qū)檔案工作有序展開提供支撐；借鑒企業(yè)扁平化管理模式，通過建立微信群、騰訊會議等形式，加強人員培訓(xùn)、明確職責(zé)要求、掌控實時動態(tài)，提高疫情檔案信息處置效率，為人員身份溯源、織密織牢疫情防控網(wǎng)奠定基礎(chǔ)。

3.檔案部門應(yīng)充分利用廣播、電視、報紙等傳統(tǒng)媒體和微信、微博、抖音等新興媒介主動宣傳，使屬地黨委政府和相關(guān)部門重視社區(qū)檔案工作，并持續(xù)開展社區(qū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，真正夯實社區(qū)檔案工作基礎(chǔ)、提高社區(qū)檔案管理人員工作效率、破解社區(qū)檔案管理與服務(wù)中的制約因素。充分利用檔案資源、主動為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息參考，是檔案部門服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展和黨委政府決策的一項重要職能。在常態(tài)化疫情防控下，檔案資政的服務(wù)價值體現(xiàn)得更加充分。檔案部門必須提前介入、主動作為，根據(jù)國家和省市要求建設(shè)常態(tài)化疫情防控社區(qū)檔案專題數(shù)據(jù)庫，利用自身優(yōu)勢開展疫情檔案編研工作，編制《戰(zhàn)疫應(yīng)知應(yīng)會手冊》等系列讀本，提供有針對性的醫(yī)學(xué)防護、社區(qū)服務(wù)、法律咨詢等方面參考建議，為應(yīng)對各種突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供系統(tǒng)完備、精準(zhǔn)高效、科學(xué)有序的檔案信息支持。

（二）統(tǒng)籌資源、優(yōu)化流程，提高社區(qū)檔案質(zhì)量

檔案因其原始記錄性，成為人民群眾辦理日常事務(wù)的憑證和依據(jù)，尤其是社區(qū)檔案和人民群眾的生活息息相關(guān)。為此，社區(qū)應(yīng)優(yōu)化檔案收集流程，注重提升社區(qū)檔案質(zhì)量，以便為常態(tài)化疫情防控下的社區(qū)治理和居民生活提供精準(zhǔn)、精細(xì)的服務(wù)。在疫情防控的前提下，針對社區(qū)檔案信息來源廣泛，容易出現(xiàn)冗余重復(fù)和門類不齊的問題，我們可以從以下方面進行改善。

1.將社區(qū)檔案收集貫穿疫情防控工作全流程。社區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理人員，主動對社區(qū)組織和居民活動中有保管價值的紙質(zhì)、電子、聲像等各種載體介質(zhì)的原始記錄進行收集，并貫穿疫情防控預(yù)警、應(yīng)急響應(yīng)和疫情善后階段，做到“應(yīng)收盡收”，同時由專人把關(guān)，各個階段無縫對接，力求避免出現(xiàn)冗余重復(fù)、資料不齊全等情況。

2.堅持多類型收集社區(qū)檔案。對于社區(qū)檔案，首先要根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的法律標(biāo)準(zhǔn)開展收集。其次，社區(qū)還應(yīng)重視居民健康檔案、文藝作品和紀(jì)錄片、疫情防控標(biāo)語等檔案的收集。針對不同的檔案，設(shè)計不同的保存方式，合理劃分社區(qū)檔案庫房區(qū)域。

3.由專人負(fù)責(zé)制作社區(qū)檔案宣傳標(biāo)語，貼于小區(qū)展覽墻或者單元樓下，使小區(qū)居民在耳濡目染中提升對社區(qū)檔案重要性的認(rèn)識，進而在相關(guān)人員入戶摸排或者電話統(tǒng)計信息時，能夠積極配合，提供準(zhǔn)確而翔實的家庭、個人信息，促進社區(qū)檔案質(zhì)量的提升。

（三）與時俱進、數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)社區(qū)檔案資源的最大化利用

常態(tài)化疫情防控下，由屬地政府牽頭，按照社區(qū)治理數(shù)字化的要求，加快構(gòu)建安全、高效、規(guī)范的社區(qū)檔案信息化管理體系，既著力增強社區(qū)檔案信息化建設(shè)能力，又探索實現(xiàn)疫情防控檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理、聯(lián)防聯(lián)控機制，使社區(qū)檔案真正成為聯(lián)系社區(qū)與居民、社會與政府的紐帶。

1.搭建社區(qū)檔案共享信息化平臺，構(gòu)建“疫情防控專題檔案數(shù)據(jù)庫”，明確社區(qū)疫情檔案進庫的流程和范圍、檔案保密開放要求及用戶權(quán)限，最大范圍保護個人隱私、最大化數(shù)據(jù)共享利用；動態(tài)管理各類數(shù)據(jù)，健全信息報送反饋渠道，通過防控系統(tǒng)“大數(shù)據(jù)”與社區(qū)檔案信息的比對，快速高效整合篩選、摸排中高風(fēng)險地區(qū)返回人員等重點人員信息，切實做到不漏一戶、不漏一人，提升精準(zhǔn)防控能力和水平，凸顯社區(qū)檔案信息數(shù)據(jù)在常態(tài)化疫情防控下的重要價值。

2.由檔案部門指導(dǎo)，對社區(qū)檔案進行規(guī)范化整理，遵循“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描、原生電子檔案入庫，并在平臺進行條目著錄和原文掛接。

3.對社區(qū)疫情檔案數(shù)據(jù)與其他部門疫情檔案數(shù)據(jù)進行整合與融合，逐步實現(xiàn)在線利用；挖掘檔案數(shù)據(jù)深度關(guān)聯(lián)，對疫情全流程進行分析與總結(jié)；發(fā)揮檔案存史、資政作用，形成疫情防控題材的文藝作品，保留戰(zhàn)疫成果，作為應(yīng)對突發(fā)公共事件的參考。

常態(tài)化疫情防控對社區(qū)檔案管理而言既是一次嚴(yán)峻的考驗，更是一個難得的改進契機。社區(qū)檔案管理人員要以統(tǒng)籌疫情防控和社區(qū)管理服務(wù)為中心，以推進社區(qū)檔案信息化建設(shè)為切入點，以檔案資源更大程度的開發(fā)利用為目標(biāo)，積極參與常態(tài)化疫情防控，加強社區(qū)檔案管理工作水平，助力打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)。

注釋及參考文獻：

[1]趙滟.新型冠狀病毒肺炎疫情防控與社區(qū)健康檔案管理水平提升研究[J].北京檔案，2020（6）：28-30.

[2]《城市社區(qū)檔案管理辦法》[N].中國檔案報，2015-12-10（002）.

作者單位：長島綜合試驗區(qū)政策研究中心（檔案館）