淺談醫(yī)療科研檔案的管理

劉同　張策

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代新興科技的出現(xiàn)，醫(yī)療科研工作也在不斷發(fā)生新的變化，醫(yī)療科研檔案管理作為醫(yī)療科研工作的重要組成部分遇到了許多新的問題和新的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)療科研檔案工作者進行探索和研究。

一、醫(yī)療科研檔案管理的意義

（一）為發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務

醫(yī)療科研檔案是指醫(yī)療科研機構在進行醫(yī)療科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、磁盤等各種載體形式的文件資料。醫(yī)療科研檔案是醫(yī)學科學研究過程的真實記錄和反映，是進行醫(yī)學科學研究工作的必要條件和依據(jù)。醫(yī)療科研檔案工作是衛(wèi)生部門科研管理和醫(yī)療管理的重要組成部分。

（二）為醫(yī)療科研工作和醫(yī)療科研人員提供服務

以“河北省骨科研究所”為例，該所是一所集骨科及骨關節(jié)病、生物力學、骨與關節(jié)放射影像學等研究內(nèi)容的綜合骨科疾病研究機構。研究所高度重視醫(yī)療科研檔案管理、開發(fā)與利用工作，堅持把檔案管理和服務工作貫穿科研工作始終，開展了一系列富有創(chuàng)新的醫(yī)療科研檔案服務工作，建立了助力醫(yī)療科研能力的創(chuàng)新機制，及時對醫(yī)療科研資料進行收集、整理和歸檔，通過利用醫(yī)療科研檔案對新立科研項目和正在實施的科研項目進行對比分析，找出當前項目改進的空間，由此激發(fā)科研人員的靈感，促進醫(yī)療科研項目的順利完成。

該所充分利用醫(yī)療科研檔案開展一系列基礎研究和臨床研究，取得豐碩的成果，不斷提高骨科疾患診治水平，利用醫(yī)療科研檔案開展全國骨折流行病學調(diào)查，完成了國際上首部骨折流行病學專著，并譯成英文全球發(fā)行，數(shù)據(jù)被國家規(guī)劃教材、骨科專著及學術論文大量引用，填補了國際空白，并榮獲第六屆 “全國專業(yè)技術人才先進集體”稱號。

利用醫(yī)療科研檔案完成2021年國家自然科學基金重點項目1項;國家自然科學基金面上項目4項;國家自然科學基金青年科學基金項目3項。發(fā)表SCI及中華系列雜志文章近百篇。這些成績的取得，得益于完善而規(guī)范的醫(yī)療科研檔案的管理。

（三）為醫(yī)療科研工作提供指導意見

醫(yī)療科研檔案是醫(yī)療科研機構在日?？茖W研究中形成的有價值的數(shù)據(jù)信息資料，這些檔案涵蓋了醫(yī)療科研工作的全過程。通過分析醫(yī)療科研檔案，可以發(fā)現(xiàn)哪些醫(yī)療科研項目有較大的研發(fā)價值，哪些項目還有繼續(xù)開展研究的價值，從而用以指導醫(yī)療科研項目申報、重啟、科研經(jīng)費的分配。通過醫(yī)療科研檔案對醫(yī)療科研項目進行對比，可以發(fā)揮每個醫(yī)療科研項目的技術優(yōu)勢，避免重復研究，有效分配醫(yī)療科研資源。

二、醫(yī)療科研檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)療科研人員的歸檔意識不強

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，醫(yī)療科研單位對能夠為本單位帶來直接經(jīng)濟效益的工作比較重視，而對于醫(yī)療科研檔案工作則重視不夠。醫(yī)療科研人員忙于項目課題研究、臨床醫(yī)療、教學等，忽略了對于科研工作中產(chǎn)生的文件資料進行歸檔。

（二） 醫(yī)療科研檔案歸檔率底

一個醫(yī)療科研項目形成的檔案資料往往是分別保存在醫(yī)療研究機構內(nèi)部各個科室、部門，各自的歸檔意識、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔人員配備不盡相同，影響了醫(yī)療科研的檔案系統(tǒng)性和完整性。

（三）醫(yī)療科研檔案管理手段落后

醫(yī)療科研檔案管理工作繁瑣、重復勞動多、勞動強度大，一些醫(yī)療科研機構大部分科研檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理還在沿用傳統(tǒng)的手工整理、檢索等，造成了利用者查閱不便，從而導致醫(yī)療科研檔案的利用率低、工作效率低。

三、提高醫(yī)療科研檔案管理質(zhì)量的路徑

（一）強化醫(yī)療科研檔案歸檔意識，檔案管理與科研工作同步進行

明確醫(yī)療科研材料歸檔是醫(yī)療科研人員的責任和義務。建立健全醫(yī)療科研人員歸檔的監(jiān)督約束機制，把醫(yī)療科研課題文件材料歸檔納入醫(yī)療科研人員的年度考核。醫(yī)療科研檔案的管理要與醫(yī)療科研工作同步。醫(yī)療科研檔案的管理，應該準確、系統(tǒng)、完整地反映出整個醫(yī)療研究活動的全過程，而不是單純的一些醫(yī)療科研資料。這就需要醫(yī)療科研檔案管理與醫(yī)療科研工作同步，應該從醫(yī)療科研立項、進展檢查、項目驗收、審核鑒定等方面對整個醫(yī)療科研項目全過程跟蹤管理。醫(yī)療科研檔案管理工作是醫(yī)療科研工作的一個重要組成部分，要納入醫(yī)療科研院所的科研計劃和規(guī)劃中，要使醫(yī)療科研工作與建檔同步。

（二）明確醫(yī)療科研檔案歸檔范圍，提高醫(yī)療科研檔案的完整性

醫(yī)療科研檔案缺乏系統(tǒng)性、完整性，很大程度上是因為歸檔范圍的不明確。醫(yī)療科研檔案的歸檔范圍應該包括以下幾個方面。

1.醫(yī)療科研綜合管理性文件材料：包括醫(yī)療科研計劃管理、醫(yī)療科研成果管理、醫(yī)療科研經(jīng)費管理、申報醫(yī)療科研基金有關批復及重要學術活動材料。

2.醫(yī)療科研項目準備階段的文件材料：包括醫(yī)療科研項目、課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件。

3.醫(yī)療科研項目實驗階段的文件材料：包括各種載體的醫(yī)療科研重要原始記錄、實驗報告、計算材料、設計文件、圖紙、關鍵工藝文件、重要的來往文件等。

4.醫(yī)療科研項目總結(jié)鑒定驗收階段的文件材料：包括醫(yī)療科研工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、技術鑒定材料、科研投資情況、決算材料等。

5.醫(yī)療科研項目成果和獎勵申報階段的文件材料：包括醫(yī)療科研成果和獎勵申報材料及審批材料、醫(yī)療科研成果推廣應用的經(jīng)濟效益和社會效益證明材料等。

6.醫(yī)療科研項目專利申報、審批文件、專利證書、獲獎證書等。

（三）運用先進的科技手段，推進醫(yī)療科研檔案的信息化管理

檔案管理信息化是提升醫(yī)療科研檔案管理質(zhì)量的有效路徑。醫(yī)療科研機構應根據(jù)各自的實際情況，設計開發(fā)“醫(yī)療科研檔案信息化管理系統(tǒng)”管理軟件，并且具備以下幾個方面的基本功能。

1.醫(yī)療科研檔案的統(tǒng)計功能。包括檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案收集情況統(tǒng)計、檔案利用情況統(tǒng)計、檔案整理情況統(tǒng)計以及電子檔案點擊閱讀數(shù)量統(tǒng)計等。

2.醫(yī)療科研電子檔案的管理功能。包括電子文件的線上移交、接收、整理等。

3.醫(yī)療科研檔案的檢索功能。首先建立醫(yī)療科研檔案數(shù)據(jù)庫，然后根據(jù)《中國檔案分類法》《檔案著錄規(guī)則》《中國檔案主題詞表》等標準和規(guī)則進行著錄標引，實現(xiàn)標準化的醫(yī)療科研檔案信息檢索。

4.醫(yī)療科研檔案的借閱利用功能。設置借閱登記模塊，包括借閱人身份信息、借閱日期、歸還日期等。

5.醫(yī)療科研檔案的安全防護功能。醫(yī)療科研檔案的信息化管理提高了工作效率，但同時也存在信息安全隱患。一些高、精、尖的醫(yī)療科研項目檔案具有很強的保密性，在醫(yī)療科研檔案信息化過程中要有嚴格的保密觀念和知識產(chǎn)權保護意識。要具備安全保障措施，包括設置檔案密級、數(shù)據(jù)加密、安全防護軟件的使用、數(shù)據(jù)備份和信息安全制度的落實等。