淺談國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題及對策

張曉敏

摘 ?要：計算機技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用為企業(yè)的檔案管理工作提供了全新的契機，同時也提出了全新的研究課題。國有企業(yè)檔案數(shù)字化工程建設(shè)是目前我國國有企業(yè)檔案管理的重點工作之一，是實現(xiàn)國企對檔案管理工作標準化的關(guān)鍵措施，也是國企對檔案單位不斷增強業(yè)務(wù)能力、擴大業(yè)務(wù)領(lǐng)域的重要途徑之一。在過去幾年的實踐工作中發(fā)現(xiàn)，國有企業(yè)檔案數(shù)字化工程建設(shè)中還存在著某些問題，因此本文對出現(xiàn)的情況加以分析研討，并給出了一些具體處理措施。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案數(shù)字化;存在問題;解決對策

前言：

計算機技術(shù)的深入發(fā)展，和現(xiàn)代辦公自動化信息技術(shù)的普遍推廣，為企業(yè)檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展提供了難得的機遇。運用現(xiàn)代計算機技術(shù)管理檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化是新時期企業(yè)檔案管理工作的必然選擇，是檔案管理現(xiàn)代化工程的客觀需要，是提升企業(yè)文檔品質(zhì)的必然需要。檔案的數(shù)字化建設(shè)始終是當(dāng)前我國檔案信息化工程的重要內(nèi)容，早在2000年，中國國家檔案局和中央檔案館就已明確提出，要推進現(xiàn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。本文就當(dāng)前面臨的問題加以分析研究，并給出了一些解決措施。

1. 國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問題

1.1軟硬件配備不足，嚴重制約國有企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開展

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)的飛速發(fā)展，國有企業(yè)檔案管理機關(guān)也安裝了電腦和掃描儀裝置，但是由于資金不足等原因，設(shè)備更新?lián)Q代的速度較慢，老舊的電腦難以達到運行檔案保存軟件的硬件性能要求，致使軟件運行速度較慢或者根本無法運行，掃描儀設(shè)備老化會導(dǎo)致數(shù)字化掃描圖片清晰度較低，另外，有的單位還缺乏專業(yè)的檔案管理軟件系統(tǒng)。較好的檔案數(shù)字化管理工作所需要的軟硬件設(shè)施的缺乏，往往會導(dǎo)致國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理工作無法實施或工作進展較慢。

1.2檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)不兼容

目前，各大軟件企業(yè)研發(fā)的檔案管理軟件和OA辦公管理軟件類型眾多，國有企業(yè)一般是根據(jù)實際需求自主選擇檔案管理軟件和OA辦公管理軟件，容易導(dǎo)致檔案管理和OA辦公軟件系統(tǒng)兩者互不兼容，從而造成企業(yè)無法借助OA辦公軟件系統(tǒng)進行網(wǎng)上記錄和檢索等操作，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也無法轉(zhuǎn)換以進行數(shù)據(jù)共享。以昆明公共汽車站為例，昆明公交車站所采用的OA辦公管理系統(tǒng)是電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的政府信息發(fā)布管理系統(tǒng)，而存檔系統(tǒng)則是由珠海捷坦軟件技術(shù)公司所開發(fā)的政府檔案綜合管理系統(tǒng)，兩者是無法兼容的，如需對政府門戶網(wǎng)站的文件進行歸檔，就必須先從政府門戶網(wǎng)站下載下來，然后逐條錄入檔案系統(tǒng)中，還需將所形成的電子檔案一一對應(yīng)地錄入到檔案軟件中，既費時又費力，工作效率大大降低。

1.3檔案管理人員素質(zhì)不高、配備不足

檔案管理人員素質(zhì)的好壞決定了國有企業(yè)檔案管理技術(shù)水平的高低，而企業(yè)辦公自動化的發(fā)展也對企業(yè)檔案管理工作人員提出了新的技術(shù)需求。企業(yè)檔案管理工作人員除了需要掌握傳統(tǒng)的手工整理資料的方式以外，還需要學(xué)會運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對歸檔工作加以科學(xué)管理。但在國有企業(yè)， 檔案管理工作人員的素質(zhì)參差不齊，而且為節(jié)省編制，檔案管理人員大部分都為兼職，普遍采取以文秘兼管檔案管理工作的方式，專職檔案管理工作人員數(shù)量很少，檔案管理工作主要停滯在手工管理階段，不利于檔案數(shù)字化管理工作的有效實施與推進。

1.4缺乏技術(shù)指導(dǎo)

檔案的電子化管理，是一種高技術(shù)含量、使用工作量極大的管理方法，但目前的檔案的電子化管理尚處于研究與試驗的階段。在國有企業(yè)檔案數(shù)字化實施過程中，由于檔案管理的技術(shù)人員對掃描技術(shù)、掃描過程、掃描方法、色彩模型、掃描分辨率、存儲格式、掃描過程和管理方式等的認識都還不夠，因此缺乏技術(shù)指導(dǎo)。

1.5檔案數(shù)字化制度欠缺

2005年，由國家檔案局提出的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是中國紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本規(guī)范，其后國家各級部門也制定了相應(yīng)規(guī)范，為中國企業(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理提供了具體的技術(shù)規(guī)范指引，但是由于我國各地的企業(yè)紙質(zhì)檔案的數(shù)量都不盡相同，因此國有企業(yè)往往無法針對各地的具體情況提出檔案數(shù)字化規(guī)范，而只能完全按照國務(wù)院統(tǒng)一的技術(shù)標準和國家技術(shù)規(guī)范實施企業(yè)紙質(zhì)檔案的電子化管理工作，使得企業(yè)的檔案電子化工作無法可依，無章可循。

1.6有些檔案數(shù)字化工作重復(fù)

隨著計算機技術(shù)的發(fā)達，政府部門逐漸開展和推廣電子政務(wù)，通過線上收文發(fā)文，推動政府無紙化辦事工作，信息能夠更快速、精準地送達有關(guān)機關(guān)，這樣可以最大的減少社會成本，增加政府文書傳閱速度。但是在許多國有企業(yè)，由于各方面的原因，并不能完全做到無紙化辦公，政務(wù)網(wǎng)的文檔一般都需要經(jīng)過下載、打印、送主管單位審核等流程才能歸檔，而這些打印版的政務(wù)網(wǎng)文件，在存檔后又不可避免地需要經(jīng)過再數(shù)字化的過程，從而導(dǎo)致了重復(fù)和浪費。

2.解決對策

2.1加強對檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)進行檔案數(shù)字化工程建設(shè)的主要目的是提升企業(yè)管理者的工作效率，增強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子的管理水平和決策水平，企業(yè)管理者必須將檔案管理的數(shù)字化工程納入到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程中去，也必須將其融入到企業(yè)的信息化工程之中，并明確企業(yè)主管干部與檔案管理員工在檔案數(shù)字化工程中的主要責(zé)任，在人力、物力、財務(wù)等方面給予重點保證，這樣才能使檔案的數(shù)字化工作順利完成。

2.2配足軟硬件設(shè)施

為了能使檔案數(shù)字化建設(shè)順利進行，企業(yè)要將檔案數(shù)字化工作所需的資金全部納入企業(yè)項目資金計劃中，同時加大項目的專項資金，給檔案室配足電腦、光盤、掃描儀等現(xiàn)代化裝備，并按照實際狀況對老舊設(shè)施加以更新和優(yōu)化提升，使之滿足檔案數(shù)字化工作的標準和要求，從而保證檔案數(shù)字化工程的實施質(zhì)量。

2.3建設(shè)統(tǒng)一管理平臺，使檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)無縫對接

目前，隨著辦公自動化系統(tǒng)日益普及，企業(yè)電子檔案的數(shù)量也日益增多，通過建立統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)平臺，對接電子檔案管理與企業(yè)辦公自動化管理系統(tǒng)，企業(yè)就可以做到電子檔案的管理統(tǒng)一。企業(yè)要加強資金支持，同時檔案部門也要和軟件研發(fā)部門進行技術(shù)交流，才能使自動控制系統(tǒng)與文檔管理系統(tǒng)相互兼容，適應(yīng)檔案管理的需要。

2.4加強人員隊伍建設(shè)

人才梯隊建設(shè)的完善，才能保障國家檔案電子化工作順利開展。首先，需配齊檔案管理人員。檔案數(shù)字化工程量大，在人員配齊后方可以進行。其次，檔案管理工作人員要不斷學(xué)習(xí)，可以根據(jù)檔案發(fā)展的實際需求培養(yǎng)和增進自身的專業(yè)知識，可以使用計算機對檔案進行存儲，還可以舉辦檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)規(guī)章制度，并將之運用于實際中，以順利開展管理的工作。

2.5加強和檔案部門的聯(lián)系

企業(yè)可以定期到省級檔案局和先進單位參觀，學(xué)習(xí)借鑒數(shù)字化工程及相關(guān)的成功經(jīng)驗和探索教訓(xùn)，并聘請專人對企業(yè)檔案數(shù)字化工程建設(shè)加以輔導(dǎo)，傳授有關(guān)知識，剖析缺陷點，從而提升工作效率。

2.6加強檔案數(shù)字化的安全管理

現(xiàn)代化的檔案管理方式在大大提高工作效率的同時也造成了安全管理風(fēng)險。企業(yè)可通過以下方式來做好檔案的安全管理工作。首先，要增加對資源的支持，用于購置光盤、移動硬盤等設(shè)備存儲，以提高檔案存放的安全性。其次，對于檔案數(shù)字化過程做好現(xiàn)場監(jiān)管，建立健全的制度，做到責(zé)任在人，防止數(shù)字化過程中出現(xiàn)資料流失的現(xiàn)象。

3.小結(jié)：

檔案數(shù)字化建設(shè)工作是一個既長遠而又復(fù)雜的任務(wù)，不可以一步到位，所以在建立過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位實際情況，從工作的全局考慮，從檔案使用需要入手，綜合考量，科學(xué)、合理、務(wù)實地制訂出檔案數(shù)字化建設(shè)工作的近期與長遠規(guī)劃，分階段實施，突出重點，量力而行，講究效益，持續(xù)發(fā)展，優(yōu)先數(shù)字化利用頻率高、具有室藏特色、最為珍貴的檔案。把檔案數(shù)字化建設(shè)歸入到企業(yè)信息化建設(shè)中，只有這樣方可確保檔案的整體性與長久的存儲品質(zhì)。

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