大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理的優(yōu)化方式

劉威

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對社保檔案管理提出了更高的要求。各單位的社保檔案管理部門應(yīng)該樹立正確的數(shù)據(jù)管理理念，并完善社保檔案管理制度，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在社保檔案管理工作中的作用和價值，提高社保檔案的管理水平。

隨著信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，社保檔案管理工作雖然得到了不斷創(chuàng)新，但社保檔案管理工作仍然需要優(yōu)化。可以說，在大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化社保檔案管理工作，具有一定的現(xiàn)實意義和價值。

一、大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理的相關(guān)概述

（一）重要性

對于廣大企業(yè)員工來說，社保檔案管理工作的貫徹和落實具有非常重要的影響，社保檔案管理工作可以作為衡量一個企業(yè)績效水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。社保檔案不僅記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷史和重要成果，還可以作為對新員工進行培訓(xùn)教學(xué)的重要資料。雖然我國現(xiàn)階段社保檔案管理和社保行業(yè)發(fā)展水平仍然處于初步發(fā)展的階段，但在社保檔案管理工作實際應(yīng)用過程中還存在一些不足之處。針對這一現(xiàn)象，社保檔案管理工作人員應(yīng)該緊跟大數(shù)據(jù)時代發(fā)展步伐，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢加強和優(yōu)化社保檔案管理工作，為社保檔案管理后期各項工作的開展及高效化實施提供一定參考依據(jù)，為社保行業(yè)的發(fā)展提供有力支持。

（二）目的

對于社保檔案管理工作來說，并不是一個只走過場的形式主義，社保檔案管理的主要目的就在于方便企業(yè)能隨時調(diào)取和利用社保檔案，并為企業(yè)工作人員的社保管理工作提供參考依據(jù)。在社保檔案管理過程中，檔案管理人員應(yīng)該將工作重點放在社保檔案入庫登記、社保檔案整理、社保檔案歸檔以及社保檔案信息化管理等各方面。

（三）作用

隨著大數(shù)據(jù)時代的進步和發(fā)展，各企業(yè)中社保檔案的信息數(shù)量不斷增加，企業(yè)對社保檔案的重視程度也逐漸增加。社保檔案主要是結(jié)合工作人員的個人發(fā)展情況逐漸形成的，這些資料不僅包括了工作人員的受教育情況、職稱級別、培訓(xùn)交流情況、工作成果等各項內(nèi)容，還包括了企業(yè)發(fā)展成果、工作人員的社保狀況，對這些社保檔案管理工作進行精細(xì)化管理和優(yōu)化，能夠加強社保檔案管理的整體工作效率。

（四）變化

1.封閉到開放

傳統(tǒng)的社保檔案管理工作主要是在封閉的檔案館或者檔案室內(nèi)開展，其主要載體為紙質(zhì)化檔案，傳統(tǒng)社保檔案管理工作開展環(huán)境決定了其封閉性的特點。并且，隨著信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，社保檔案管理部門的資料和信息資源種類也逐漸多樣化和豐富化，增加了網(wǎng)絡(luò)型資源和數(shù)據(jù)庫資源等一系列虛擬的信息資源。此外，隨著國家頒布并實施了《中華人民共和國政府信息公開條例》相關(guān)政策，社保檔案管理工作從封閉性的狀態(tài)逐漸轉(zhuǎn)變成開放性的姿態(tài)。

2.靜態(tài)到動態(tài)

在傳統(tǒng)社保檔案管理工作中，社保檔案主要由業(yè)務(wù)部門將不同類型和形式的社保檔案傳送到社保檔案管理部門，并由社保檔案管理部門對這些社保資料進行有效整理和錄入，在這樣的背景下，社保檔案信息資源在實際利用中就會缺乏靜態(tài)共享及整合。與此同時，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，社保檔案管理工作中涉及的一系列數(shù)據(jù)信息在交換、整合及分析過程中，突破了時間和空間的諸多限制，加強了社保檔案管理工作中信息的集成程度，并對社保檔案的信息管理結(jié)構(gòu)進行了完善及優(yōu)化。

3.網(wǎng)絡(luò)化到數(shù)據(jù)化

社保檔案網(wǎng)絡(luò)化主要指的是社保檔案管理工作局限于社保檔案所屬部門，受到了社保行業(yè)范圍的制約，這就使得社保檔案管理工作需要定人、定崗以及定責(zé)，社保檔案管理工作也就存在缺陷，直接造成社保檔案管理工作的集成程度比較低且社保檔案的工作效率不高。與此同時，在大數(shù)據(jù)時代的背景下開展社保檔案管理工作，使得社保檔案管理工作呈現(xiàn)出了多樣化、數(shù)字化的特點，社保檔案管理部門和其他部門之間的社保檔案資源就能夠?qū)崿F(xiàn)自由流動。此外，社保檔案管理工作人員如果能夠?qū)@些數(shù)據(jù)資料進行移動式的收集，就能真正實現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在社保檔案管理工作中利用的一體化。

二、大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理工作涉及的技術(shù)

（一）數(shù)據(jù)處理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，社保檔案管理工作逐漸朝著信息化、電子化的方向轉(zhuǎn)變，社保檔案中信息資源儲存形式也不再僅僅局限于紙質(zhì)化檔案的儲存形式，而是以物理符號的儲存形式存在，這些物理形式能夠被相應(yīng)的電子設(shè)備識別，并進行快速有效地儲存。與此同時，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對海量社保檔案數(shù)據(jù)資源的收集、整理、分析、儲存以及查詢，還能夠方便社保檔案管理工作人員對員工社保資料進行及時調(diào)取。所以說，社保檔案管理中數(shù)據(jù)處理技術(shù)對社保檔案管理工作的優(yōu)化非常關(guān)鍵。

（二）計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展速度比較快，在社保檔案管理工作中利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)通信、辦公室自動化和信息自動檢索等一系列功能。并且，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為社保檔案管理工作中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，能夠為社保檔案信息資源的收集、整理、分析、儲存和檢索提供有力支持。傳統(tǒng)社保檔案管理工作基本都是采用人工的方式完成，不僅影響了傳統(tǒng)社保檔案管理工作的效率，還容易造成社保檔案管理過程中出現(xiàn)錯誤，造成社保檔案管理的質(zhì)量降低。與此同時，在社保檔案管理工作進行中應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還能夠完成社保檔案管理工作的信息化和智能化建設(shè)，社保檔案管理工作人員還應(yīng)該利用云計算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成社保檔案的科學(xué)有效管理。在這樣的背景下，社保檔案管理工作的質(zhì)量和效率就能夠得到有效提升，并在開展過程中突破傳統(tǒng)社保檔案管理工作的時間限制、空間限制和地點限制，采取更加科學(xué)有效的方式查詢社保檔案信息資源，最大程度發(fā)揮社保檔案的作用和價值。

三、大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理存在的問題

（一）社保檔案管理制度不完善

社保檔案管理制度是指導(dǎo)社保檔案管理工作開展的重要參考依據(jù)，但我國現(xiàn)階段社保檔案管理制度并未根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和社保檔案管理的實際情況進一步完善，直接造成社保檔案管理制度無法形成對社保檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范指導(dǎo)，與此同時，社保檔案管理制度的不完善還造成了社保檔案管理工作監(jiān)督機制的不完善，直接導(dǎo)致社保檔案管理工作的具體職責(zé)沒有進行全面貫徹和落實，對社保檔案管理工作的開展造成了不利影響。

（二）社保檔案管理工作模式落后

我國現(xiàn)階段的社保檔案管理工作質(zhì)量還存在一定的差異性，這就使得基層社保檔案管理工作還存在一定的滯后問題。例如：對于我國一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民的基本社會養(yǎng)老保險檔案來說，因為鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民參保人數(shù)比較多，且鄉(xiāng)鎮(zhèn)容易受到人力、財力、物力、場地以及工作人員等各類條件的制約，再加上檔案庫房等硬件設(shè)施比較簡陋、社保檔案管理方式比較落后，導(dǎo)致基層社保檔案管理工作無法順利進行。此外，某些鄉(xiāng)鎮(zhèn)還采用了首次參保登記紙質(zhì)化檔案的方式，并將社保的續(xù)保內(nèi)容反映在社保檔案中，這種社保檔案管理方式不利于后續(xù)社保檔案信息資源的便利查詢。

（三）社保檔案管理設(shè)備和應(yīng)用技術(shù)落后

社保檔案管理設(shè)備和應(yīng)用技術(shù)在社保檔案管理工作中具有非常重要的作用和價值，能夠直接影響社保檔案管理工作的效率和質(zhì)量。然而，我國現(xiàn)階段基層社保檔案管理，仍然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，并沒有有效利用信息技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等。與此同時，即使在社保檔案管理過程中應(yīng)用了計算機等基礎(chǔ)設(shè)備，并使得社保檔案管理機構(gòu)建立了微機檔案，然而，由于計算機等基礎(chǔ)設(shè)備比較落后，還無法在實際的社保檔案管理過程中真正實現(xiàn)人機結(jié)合，導(dǎo)致社保檔案管理工作的效率和質(zhì)量無法得到有效提升。

（四）社保檔案數(shù)據(jù)庫共享存在問題

社保檔案管理工作從本質(zhì)來說屬于工作人員人事檔案和業(yè)務(wù)檔案的范圍，更是退休辦理和養(yǎng)老待遇調(diào)整的主要參考依據(jù)，與工作人員的工齡長短、退休時間以及待遇高低有著十分密切的聯(lián)系，這些都是社保檔案管理工作的核心組成部分。然而，由于社保檔案管理工作開展過程中各項資料形成的時間比較久遠、涉及的單位比較多、情況比較復(fù)雜、流動性比較強，直接造成社保檔案管理工作的規(guī)范性及科學(xué)性缺失，對紙質(zhì)化載體的檔案管理不夠到位，甚至?xí)霈F(xiàn)社保檔案管理中信息資源的缺失，直接影響到了工作人員自身的經(jīng)濟效益。此外，如果社保檔案工作人員不能及時有效地對社保檔案進行及時整理和裝訂，還會造成影像化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏合理性及規(guī)范性。

四、優(yōu)化大數(shù)據(jù)時代社保檔案管理的具體措施

（一）建立健全社保檔案管理制度

要想做好社保檔案管理工作，最重要的就是要建立健全社保檔案管理制度，規(guī)范的社保檔案管理制度能夠確保社保檔案管理工作的科學(xué)性及有效性。建立健全社保檔案管理監(jiān)督機構(gòu)，不僅能夠確保對社保檔案管理工作的有效監(jiān)督和管理，還能夠確?，F(xiàn)代化社保檔案管理方法的有效貫徹和落實。并且，社保檔案管理工作還應(yīng)該將確切的管理責(zé)任落實到具體部門以及工作人員身上，最大程度調(diào)動社保檔案管理工作人員的積極性和創(chuàng)造性。

（二）創(chuàng)新社保檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時代背景下開展社保檔案管理工作，應(yīng)該積極改革并創(chuàng)新落后的社保檔案管理模式，并在基層社保檔案管理過程中運用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強社保檔案管理工作的及時性和實效性，最大程度解決基層社保檔案管理工作滯后性的主要問題。

第一，社保檔案管理工作人員可以通過社保檔案數(shù)據(jù)庫開展社保檔案管理工作，并對社保檔案數(shù)據(jù)庫中各種類型的檔案進行排序整理和分析，不僅方便開展社保檔案的查找工作，還能夠有效彌補傳統(tǒng)社保檔案管理工作模式中各類社保檔案信息資源混亂的問題和缺陷。

第二，社保檔案數(shù)據(jù)庫管理方式可以實現(xiàn)對社保檔案的統(tǒng)一性管理。例如：在城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險以及失地農(nóng)民養(yǎng)老保險等各種社保檔案管理過程中，可以將投保人的新參保登記狀態(tài)和投保人的參保狀態(tài)連接起來，并對其社保檔案進行及時有效的更新，從而達到提升社保檔案管理工作準(zhǔn)確性和科學(xué)性的目的。

第三，社保檔案數(shù)據(jù)庫管理模式，能夠有效提升社保檔案管理工作的公開度和透明度，并充分利用信息技術(shù)的管理方式開展基層社保檔案管理工作，并將社保檔案數(shù)據(jù)資源錄入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫之中，這種方式能夠使居民通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫對社保檔案信息資源進行有效查詢。與此同時，在傳統(tǒng)社保檔案管理過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的居民要想進行社保檔案內(nèi)容查詢，就需要到縣里的社保局進行社保檔案內(nèi)容查詢，這種信息化的社保檔案管理方式，能夠為鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民提供非常大的便捷性，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民避免了因為同一件問題而經(jīng)常往返于社保局的麻煩。

（三）在社保檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，挖掘社保檔案信息

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，社保檔案管理工作逐漸朝著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的方向不斷發(fā)展，社保檔案管理部門可以通過對數(shù)據(jù)處理技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效利用，從而完成對社保檔案信息資源的收集整理和有效儲存。然而，社保檔案不僅僅要做好管理工作，還應(yīng)該最大程度發(fā)揮社保檔案管理的作用和價值，并充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強社保檔案管理工作的水平和信息技術(shù)的利用水平，最大程度挖掘和開發(fā)社保檔案中的信息資源。以農(nóng)村勞動力轉(zhuǎn)移就業(yè)培訓(xùn)檔案為例，檔案管理工作人員除了要做好社保檔案管理工作之外，還應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，充分發(fā)揮社保檔案管理工作的價值，對社保檔案信息資源進行有效分析、整理和利用，為農(nóng)村勞動力轉(zhuǎn)移就業(yè)培訓(xùn)工作的開展以及培訓(xùn)方式的選擇提供數(shù)據(jù)支持。

（四）加強社保檔案信息資源的共建和共享

現(xiàn)階段社保檔案管理工作中還存在著信息資源共建和共享程度不高的問題，由于各個地區(qū)的社保檔案管理工作相對獨立，且各個地區(qū)的社保檔案信息相比封閉，這就使得社保檔案在管理過程中不能有效實現(xiàn)社保檔案信息資源的共建和共享，社保檔案無法在實際使用中發(fā)揮自身的作用和價值。并且，在傳統(tǒng)基層社保檔案管理過程中，由于各類社保檔案信息資源比較封閉，直接造成人們查詢社保檔案信息資源比較困難。對于社保檔案而言，更是應(yīng)該利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對基層社保檔案信息資源的實時有效查詢，最終實現(xiàn)不同區(qū)域和不同部門之間社保檔案數(shù)據(jù)信息的共建和共享，最大程度發(fā)揮社保檔案管理工作的社會價值。

結(jié) 語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的進步發(fā)展，做好社保檔案管理工作已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)時代中最重要的工作內(nèi)容。上文對社保檔案管理工作的優(yōu)化方式進行探討，建立完善的社保檔案管理制度、創(chuàng)新社保檔案管理工作模式，并對社保檔案信息資源進行分析，有效提升社保檔案管理工作的效率和質(zhì)量。