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    醫(yī)保檔案分類及規(guī)范化管理研究

    2022-05-30 16:59:06姚秀敏
    蘭臺(tái)內(nèi)外 2022年24期
    關(guān)鍵詞:規(guī)范化管理

    摘要:近年來,隨著社保業(yè)務(wù)工作的深入開展,醫(yī)保檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢(shì)。本文分析了醫(yī)保分類思路,結(jié)合醫(yī)保業(yè)務(wù)特點(diǎn),提出了具體的分類方案及歸檔內(nèi)容。并針對(duì)醫(yī)保檔案管理現(xiàn)狀,提出規(guī)范化管理具體舉措,對(duì)做好新時(shí)代醫(yī)保檔案管理工作具有參考價(jià)值。

    關(guān)鍵詞:醫(yī)保檔案;檔案分類;管理;規(guī)范化

    概述

    國家醫(yī)保局公布的最新數(shù)據(jù)顯示,截至2021年底,我國基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)13.6297億人,參保率穩(wěn)定在95%以上。職工醫(yī)保參保人數(shù)為3.5431億人,較2020年增長了2.8%。參保職工醫(yī)保人員及居民醫(yī)保參保人員享受待遇分別為20.4億人次和20.81億人次。隨著醫(yī)保參保人數(shù)及享受醫(yī)保待遇人數(shù)的不斷增加,由此所產(chǎn)生的醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出較快增長態(tài)勢(shì)。2009年,人社部、國家檔案局頒布實(shí)施《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》(下稱《規(guī)定》),為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提供了有力指導(dǎo)。各地社保部門圍繞《規(guī)定》的原則規(guī)定和要求,結(jié)合本地實(shí)際,陸續(xù)推動(dòng)了社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理,取得了令人欣喜的成績,也贏得了社會(huì)各界的廣泛認(rèn)可。由于保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)流程復(fù)雜、工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、保險(xiǎn)檔案涉及面廣等特點(diǎn),使得《規(guī)定》在具體執(zhí)行過程中效力有所減弱,其中,數(shù)量和規(guī)模占據(jù)主要位置的醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理亟待健全和完善[1]。

    1醫(yī)保檔案分類思路

    醫(yī)保檔案分類,是指根據(jù)醫(yī)保檔案的形成特點(diǎn),以及內(nèi)容性質(zhì),將一定范圍的醫(yī)保檔案劃分為若干不同類別層次,形成一定從屬、平行關(guān)系的醫(yī)保檔案系統(tǒng)[2]。加強(qiáng)醫(yī)保檔案科學(xué)分類,是做好醫(yī)保檔案規(guī)范管理的前提和基礎(chǔ),也是一項(xiàng)十分重要的管理手段。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在醫(yī)保檔案管理中的應(yīng)用,醫(yī)保檔案可分為實(shí)體分類與信息分類。前者,注重以實(shí)體醫(yī)保為對(duì)象進(jìn)行的分類,將全宗內(nèi)每一份醫(yī)保檔案文件或案卷劃分類別,組成保管單位,建立有機(jī)聯(lián)系并按序排架。后者,則是依據(jù)醫(yī)保檔案記述的信息為對(duì)象進(jìn)行分類,一份檔案文件或一個(gè)保管單位著錄成條目進(jìn)行分類,按照檔案管理規(guī)則形成目錄或索引。因此,基于醫(yī)保檔案現(xiàn)狀,以及信息技術(shù)的應(yīng)用,醫(yī)保檔案分類應(yīng)堅(jiān)持:

    1.1重視信息分類,簡化實(shí)體分類

    新《檔案法》的頒布實(shí)施,以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用,單套電子醫(yī)保檔案管理成為醫(yī)保檔案管理的新趨勢(shì)、新方向。這就需要更加重視醫(yī)保檔案的信息分類,進(jìn)一步深化信息檢索、利用和分類,簡化實(shí)體檔案整理、分類[3]。醫(yī)保檔案信息分類思維模式下,強(qiáng)調(diào)對(duì)醫(yī)保實(shí)體檔案中所承載著的信息內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類,突破了傳統(tǒng)實(shí)體檔案分類的全宗界限,跨全宗檢索成為分類的重要成果體現(xiàn);多角度、全方位進(jìn)行電子醫(yī)保檔案分類,滿足各個(gè)角度醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案信息中的相近或相同檔案檢索,保障不同用戶需求。在具體操作過程中,應(yīng)將電子醫(yī)保檔案中的信息要素進(jìn)行多層級(jí)著錄,如醫(yī)保名冊(cè)、醫(yī)保繳納、醫(yī)保費(fèi)用、門診特殊病、住院待遇、就醫(yī)、支付、醫(yī)?;鸬?,在后期檢索時(shí),利用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的智能檢索功能,可對(duì)電子醫(yī)保檔案信息進(jìn)行科學(xué)識(shí)別、組配,使信息要素經(jīng)科學(xué)分類索引、邏輯組合,從而在深度、廣度上實(shí)現(xiàn)全面、精準(zhǔn)、快速檢索。

    1.2突出信息分類向知識(shí)管理、智能服務(wù)轉(zhuǎn)變

    隨著醫(yī)保檔案業(yè)務(wù)電子化、數(shù)字化發(fā)展,醫(yī)保檔案管理系統(tǒng)采取的模式逐漸發(fā)展成為目錄數(shù)據(jù)庫與全文掛接,將電子醫(yī)保檔案中的信息要素進(jìn)行科學(xué)分類,提供了一種引導(dǎo)式靜態(tài)導(dǎo)航,通過不同信息分類導(dǎo)航,進(jìn)一步縮小電子醫(yī)保檔案信息檢索范圍至文件;或利用先進(jìn)的信息檢索技術(shù),通過關(guān)鍵詞檢索,便可準(zhǔn)確查詢、定位到用戶需要查詢或檢索的電子文件。這種檢索模式具有很強(qiáng)的被動(dòng)性,只有在用戶明確查找的具體內(nèi)容時(shí),才可實(shí)現(xiàn)其檢索目的。由于醫(yī)保檔案具有很強(qiáng)的保密性和專業(yè)性,電子醫(yī)保檔案文件間相對(duì)孤立,未建立必要的聯(lián)系[4]。

    隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算,以及人工智能技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)

    用,電子醫(yī)保檔案管理已經(jīng)從實(shí)體檔案、信息檔案管理逐步擴(kuò)展至檔案知識(shí)管理層面,從檔案目錄管理發(fā)展至檔案全文管理層級(jí),以及從數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)、XML數(shù)據(jù)管理逐步擴(kuò)展至知識(shí)管理。醫(yī)保檔案檢索、查詢可直接利用語義技術(shù),實(shí)現(xiàn)智能化數(shù)據(jù)挖掘,使電子醫(yī)保檔案管理從數(shù)據(jù)庫朝著知識(shí)庫轉(zhuǎn)變?;谥R(shí)圖譜檔案管理系統(tǒng),系統(tǒng)在用戶需求分析基礎(chǔ)上,結(jié)合其電子醫(yī)保檔案資源及元數(shù)據(jù)記錄而形成的知識(shí)庫,通過語義增強(qiáng)、數(shù)據(jù)解析、實(shí)體識(shí)別和關(guān)系抽取等技能,構(gòu)建電子醫(yī)保檔案知識(shí)圖譜,梳理電子醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案之間的邏輯關(guān)系,實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的單純信息檢索朝著知識(shí)推薦、知識(shí)導(dǎo)航和智能搜索邁進(jìn),通過知識(shí)圖譜構(gòu)建電子醫(yī)保檔案資源中的人物、醫(yī)療機(jī)構(gòu)、病種、費(fèi)用收支等信息之間的關(guān)聯(lián),根據(jù)不同維度組織電子醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)資源,對(duì)其進(jìn)行知識(shí)自動(dòng)推理、深度挖掘和智能服務(wù),從而實(shí)現(xiàn)電子醫(yī)保檔案資源的增值[5]。

    2醫(yī)保檔案歸檔分類

    《規(guī)定》附件《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》,為醫(yī)保檔案分類指明了方向。《規(guī)定》第8條規(guī)定:“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn),以方便歸檔整理和檢索利用為原則,采用‘年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或‘年度—險(xiǎn)種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的方法對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理,并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等?!边@一規(guī)定充分考慮到了醫(yī)療保險(xiǎn)類、養(yǎng)老保險(xiǎn)類、失業(yè)保險(xiǎn)類、工傷保險(xiǎn)類、生育保險(xiǎn)類等業(yè)務(wù)經(jīng)辦特點(diǎn)及規(guī)律,并兼顧業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)際[6]。據(jù)此,醫(yī)療保險(xiǎn)檔案分類為:

    2.1醫(yī)療保險(xiǎn)管理類

    參保單位登記材料(如單位參保登記、變更、注銷及審核材料),參保人員登記材料(如繳費(fèi)單位職工名單、退休人員名單,以家庭為單位或個(gè)人身份參保人員登記材料、關(guān)系變動(dòng)材料等)、醫(yī)保賬戶管理材料(如個(gè)人賬戶對(duì)賬、修改等相關(guān)材料)、服務(wù)協(xié)議管理材料(如醫(yī)?;鹗崭犊顓f(xié)議銀行、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)零售要點(diǎn)、醫(yī)??己瞬牧匣蚪K止協(xié)議材料等)、異地聯(lián)網(wǎng)申報(bào)材料,等等。

    2.2醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)征繳類

    醫(yī)保費(fèi)征繳核定材料(如繳費(fèi)基數(shù)核定、補(bǔ)繳費(fèi)、退費(fèi)等業(yè)務(wù)單及相關(guān)審核材料);醫(yī)保繳費(fèi)收款憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等資料;醫(yī)?;鹫骼U明細(xì)表、匯總表;醫(yī)保催繳資料;醫(yī)保繳費(fèi)證明資料;醫(yī)?;鹫骼U年底匯總資料。

    2.3醫(yī)療保險(xiǎn)待遇類

    主要包括醫(yī)保住院待遇核定材料,(如住院醫(yī)療費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核資料);醫(yī)保門診待遇核定材料,(如門診醫(yī)療費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核資料;門診特殊病登記資料),(如門診特殊病參保人員登記表單及相關(guān)的審核材料);患者就醫(yī)登記資料,(如參保人員轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院、家庭病床、住院等登記表單及相關(guān)的審核資料);醫(yī)保支付明細(xì)表、醫(yī)保支付匯總表等資料;醫(yī)?;鹬Ц赌甓葏R總表。

    2.4生育保險(xiǎn)待遇類

    納入醫(yī)保基金報(bào)銷范疇的生育保險(xiǎn)待遇資料,也屬于醫(yī)保歸檔范疇。需要收集的資料包括:生育保險(xiǎn)待遇核定蘭臺(tái)縱橫資料(如參保人員生育津貼、計(jì)生及治療所產(chǎn)生的費(fèi)用申報(bào)核定業(yè)務(wù)表單和相關(guān)的審核資料);生育保險(xiǎn)支付明細(xì)表及年度匯總表;生育保險(xiǎn)付款憑證、會(huì)計(jì)賬簿及會(huì)計(jì)報(bào)表等資料。

    2.5醫(yī)療保險(xiǎn)稽核監(jiān)管類

    醫(yī)保稽核材料(如稽核方案、通知書);稽核通知書;稽核工作記錄;稽核告知書;稽核整改意見書;稽核報(bào)告;處罰建議書等相關(guān)資料;醫(yī)保監(jiān)察資料(如城鄉(xiāng)醫(yī)保部門根據(jù)規(guī)定同通報(bào)醫(yī)保違法違規(guī)案件查處情況、相關(guān)行政執(zhí)法文書);醫(yī)保經(jīng)辦部門內(nèi)控資料(如內(nèi)控監(jiān)督方案、內(nèi)控檢查通知、內(nèi)控記錄,內(nèi)控年度報(bào)告等相關(guān)文書資料);醫(yī)保案件稽核資料等等。

    2.6醫(yī)療保險(xiǎn)耗材類

    公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)用耗材采購現(xiàn)場議價(jià)資料;耗材采購專家意見;耗材配送承諾書;單位耗材產(chǎn)品信息調(diào)整資料;耗材(含藥品)聯(lián)合限價(jià)采購品調(diào)整登記表等等。

    2.7醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表類

    醫(yī)保年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表;醫(yī)保數(shù)據(jù)及分析報(bào)告等資料;醫(yī)保業(yè)務(wù)月統(tǒng)計(jì)報(bào)表、季度統(tǒng)計(jì)報(bào)表;醫(yī)?;鹉甓阮A(yù)決算表;城鄉(xiāng)基本醫(yī)保、生育保險(xiǎn)年報(bào)表,等等。

    根據(jù)《規(guī)定》,各類醫(yī)保檔案保管期限分別為永久、100年、50年、30年、10年等,根據(jù)不同醫(yī)保檔案資料性質(zhì)及保管需要,劃分相應(yīng)的保管期限。

    3醫(yī)保檔案管理現(xiàn)狀

    醫(yī)保檔案類型多樣,價(jià)值高,醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案收集主要為結(jié)算業(yè)務(wù)資料,這些資料來自全國不同醫(yī)療機(jī)構(gòu),存在地域差異[7]。因此,在新時(shí)代醫(yī)保檔案分類思路及具體分類管理中,還存在諸多現(xiàn)實(shí)問題:

    3.1檔案資料零散形狀

    從醫(yī)保結(jié)算業(yè)務(wù)檔案來看,由于來自全國不同醫(yī)療機(jī)構(gòu),使得結(jié)算業(yè)務(wù)檔案資料紙張大小不統(tǒng)一,呈現(xiàn)出零散狀態(tài)。例如,不同醫(yī)療機(jī)構(gòu),其提供給患者用以報(bào)銷結(jié)算醫(yī)保的發(fā)票、出院小結(jié)、證明資料、費(fèi)用清單等,大小不一,形態(tài)各異,增加了后期醫(yī)保檔案分類及歸檔難度。突出表現(xiàn)在門診發(fā)票方面,作為結(jié)算業(yè)務(wù)中的主要依據(jù),少則十余張,多則三五十張,大小、形狀不一,后期主要按照發(fā)票紋路折疊歸檔。

    3.2檔案資料質(zhì)量較低

    單軌制模式下,電子醫(yī)保檔案可以直接歸檔,但,很多業(yè)務(wù)檔案資料需要打印,用以作為醫(yī)保結(jié)算依據(jù)。不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)打印給患者的票據(jù)、出院小結(jié)、費(fèi)用清單,有彩色打印,也有黑白打印,打印方式不同給后期檔案規(guī)范管理增添難度。此外,有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)采取針式打印,字跡保存時(shí)間較短,需要在歸檔分類時(shí),對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化掃描,減少檔案查閱時(shí)對(duì)原件的侵?jǐn)_,延長檔案原件保存壽命。

    3.3檔案資料存放問題

    近年來,隨著醫(yī)保業(yè)務(wù),尤其是結(jié)算業(yè)務(wù)的快速增

    長,異地就醫(yī)結(jié)算等,使得醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案入庫數(shù)量增長快速,入庫檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)大幅增長態(tài)勢(shì)。醫(yī)保機(jī)構(gòu)檔案庫房及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)難以滿足現(xiàn)實(shí)要求,主要表現(xiàn)在庫房面積不足、功能不全,電子醫(yī)保檔案系統(tǒng)更新不及時(shí)、設(shè)備老化,未及時(shí)根據(jù)醫(yī)保檔案分類要求進(jìn)行數(shù)字化、電子化掃描、歸檔[8]。

    3.4檔案資料查詢不便

    從醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀來看,信息化程度總體不高,大多依賴傳統(tǒng)歸檔模式,參保人員在醫(yī)保部門查詢、借閱檔案還依賴傳統(tǒng)程序,即,先到業(yè)務(wù)經(jīng)辦窗口,再到檔案室查詢,由檔案室人員查閱、復(fù)印再提供給參保人員。醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案信息化、數(shù)字化程度不高,規(guī)范化不強(qiáng)。

    4醫(yī)保檔案規(guī)范管理

    4.1積極推廣行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

    目前,醫(yī)保檔案管理主要依靠《規(guī)定》,但關(guān)于醫(yī)保檔案標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置較為單一,尚未有專門的醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定。建議國家檔案部門與醫(yī)保部門、衛(wèi)健主管單位共同做好醫(yī)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的制定,從頂層做好設(shè)計(jì),統(tǒng)一醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案分類、歸檔標(biāo)準(zhǔn),如歸檔資料的大小、形狀、質(zhì)量,以及具體的打印要求。使醫(yī)院票據(jù)、出院小結(jié)等結(jié)算業(yè)務(wù)資料統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)[9]。

    4.2完善業(yè)務(wù)檔案歸檔方式

    隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用,根據(jù)電子醫(yī)保檔案歸檔分類,以及后期查詢、檢索的實(shí)際需要,需要切實(shí)改進(jìn)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案歸檔方式,做好醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案資料的電子化信息錄入和數(shù)字化掃描,按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》等規(guī)范和要求,一方面,做好醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案“存量”數(shù)字化信息采集,進(jìn)行科學(xué)分類,建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫;另一方面,要切實(shí)做好“增量”業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作[10]。積極落實(shí)單軌制理念,及時(shí)將接收到的醫(yī)保檔案錄入信息化管理系統(tǒng)。

    4.3鼓勵(lì)“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)保結(jié)算服務(wù)

    經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)省份已經(jīng)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)保結(jié)算業(yè)務(wù)在線支付,實(shí)現(xiàn)“一站式”結(jié)算,為參保人員提供更加便捷的貼心服務(wù)。應(yīng)鼓勵(lì)和推廣異地聯(lián)網(wǎng)定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)范圍,將基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)納入異地就醫(yī)“一站式”結(jié)算范疇,推動(dòng)實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨省異地門診、住院費(fèi)用網(wǎng)上直接結(jié)算。在推廣“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)保結(jié)算服務(wù)模式基礎(chǔ)上,切實(shí)打通醫(yī)保部門、醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間信息壁壘,實(shí)現(xiàn)雙方數(shù)據(jù)跨界融合,參保人員就醫(yī)結(jié)束完成結(jié)算后,第一時(shí)間將相關(guān)結(jié)算報(bào)銷憑據(jù)等電子醫(yī)保信息傳輸至醫(yī)保部門,由醫(yī)保機(jī)構(gòu)檔案管理部門直接存檔,“一站式”結(jié)算實(shí)現(xiàn)了一體化電子醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案直接歸檔,實(shí)現(xiàn)真正意義上檔案信息化管理。

    4.4夯實(shí)檔案規(guī)范管理基礎(chǔ)

    首先是要建立統(tǒng)一的醫(yī)保檔案分類、歸檔方法。根據(jù)《規(guī)定》及醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案管理辦法規(guī)定由醫(yī)保檔案管理部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好醫(yī)保檔案卷內(nèi)目錄、備考表、檢索工具編制等。其次是健全醫(yī)保檔案借閱、利用制度。醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案查詢、檢索、利用頻繁,為了便于參保人員利用方便,醫(yī)保檔案管理部門應(yīng)出臺(tái)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案借閱、歸還、銷毀、利用等規(guī)章制度,規(guī)范檔案利用行為。再次提升檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)、素能水平。加強(qiáng)醫(yī)保檔案從業(yè)者檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),重點(diǎn)要學(xué)習(xí)醫(yī)保業(yè)務(wù)、檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù),著力打造一支復(fù)合型人才隊(duì)伍。

    參考文獻(xiàn):

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    作者簡介:姚秀敏(1979.09—),大學(xué)學(xué)歷,文水縣醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)中心館員,主要從事檔案管理研究。

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