規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理 提高財(cái)務(wù)管理水平

[ 作者簡(jiǎn)介 ]

龍芳，女，湖北谷城人，谷城縣中醫(yī)醫(yī)院，館員，本科，研究方向：財(cái)務(wù)管理。

[ 摘要 ]

伴隨我國(guó)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展速度的不斷加快，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制處在不斷完善當(dāng)中，單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理在促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展中所起的作用越來(lái)越大。財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理同樣是單位整體管理工作中的重要組成部分，也是關(guān)鍵一環(huán)。所以，需要規(guī)范單位財(cái)務(wù)檔案管理工作內(nèi)容，規(guī)制比較完善的財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理制度。只有做到這樣，才能不斷推進(jìn)單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理水平獲得不斷提高。本文對(duì)規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理、提高財(cái)務(wù)管理水平問(wèn)題進(jìn)行了簡(jiǎn)述，以便為單位財(cái)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理提供一定借鑒或參考。

[ 關(guān)鍵詞 ]

財(cái)務(wù)檔案;規(guī)范管理;提高水平

財(cái)務(wù)檔案是一個(gè)單位必要的財(cái)會(huì)憑證、財(cái)會(huì)賬簿或財(cái)務(wù)報(bào)告等資料的一種總稱，能夠反映一個(gè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)等情況。伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展實(shí)力的不斷增強(qiáng)，財(cái)務(wù)檔案管理工作同樣在不斷獲得必要的規(guī)范整合與管理。因其對(duì)單位進(jìn)行規(guī)劃與發(fā)展具有比較大的作用，尤其是進(jìn)入新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展階段，單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的重要性愈加凸顯，并在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)或數(shù)字化技術(shù)支持下，出現(xiàn)了管理形式的變化。目前，許多單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，在一定程度上在影響著單位的健康發(fā)展。所以，各單位都要強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，提高單位財(cái)務(wù)檔案管理水平。

1 財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的重要性

財(cái)務(wù)檔案是一家單位從事各種社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一種客觀性反映，同樣也是一個(gè)單位管理工作中的重要組成部分，系統(tǒng)記錄著單位原始財(cái)務(wù)資料的歸類(lèi)、整合與比較具體的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)信息。財(cái)務(wù)檔案對(duì)于任何一家單位而言，都有促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展的作用。伴隨信息社會(huì)的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容信息也在不斷完善。在信息時(shí)代背景下，信息資源已經(jīng)是一種極其寶貴的資源，而財(cái)務(wù)檔案又能夠系統(tǒng)反映一家單位的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息，同時(shí)又是一家單位比較重要的信息，它對(duì)推進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有舉足輕重的作用。財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理能為促進(jìn)單位財(cái)務(wù)工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理和從事各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)奠定良好基礎(chǔ)。因此，對(duì)單位財(cái)務(wù)檔案實(shí)施有效的規(guī)范化管理，對(duì)促進(jìn)單位在新時(shí)代實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展具有重要意義。

如果站在財(cái)務(wù)檔案管理工作視角看待財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，有關(guān)單位的一切歷史性的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，都在財(cái)務(wù)檔案當(dāng)中予以記載。尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)層、決策層或管理層所做的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策，都被保存在檔案資料當(dāng)中。這就決定了單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的價(jià)值所在。任何的單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策，往往要參照財(cái)務(wù)檔案中記錄的原始經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策資料。這是因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案真實(shí)有效地記錄著單位的財(cái)務(wù)信息，通過(guò)對(duì)這些信息的整合、歸類(lèi)與分析，能夠反映單位過(guò)往歷史的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開(kāi)展的效果情況，為單位決策層進(jìn)行新的的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)決策提供必要的借鑒或參考。從這個(gè)層面上看，單位的財(cái)務(wù)檔案不但具有較大的借鑒意義，而且還有重要的參考意義。所以，需要單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，以防財(cái)務(wù)檔案資料信息出現(xiàn)遺失或損失等現(xiàn)象。

同時(shí)，單位財(cái)務(wù)檔案還是任何一家單位制定預(yù)算的重要基礎(chǔ)。只要能參照財(cái)務(wù)檔案記載的信息實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算，就能做到開(kāi)源節(jié)流。鑒于單位財(cái)務(wù)檔案具有的重要作用，需要單位規(guī)范化管理好財(cái)務(wù)檔案，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)較高的經(jīng)濟(jì)效益。不管單位規(guī)模大小，它所要進(jìn)行的各種財(cái)務(wù)收入與支出都會(huì)被財(cái)務(wù)檔案真實(shí)記載著。所以，要高度重視財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，并對(duì)管理水平實(shí)現(xiàn)不斷的升級(jí)，依靠規(guī)范管理財(cái)務(wù)檔案，助力單位從事健康的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

2 單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作概況

新時(shí)代的單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，需要從比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料信息管理模式中解放出來(lái)，利用目前先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)，運(yùn)用多媒體形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)原始憑證、記賬憑證或憑證匯總等的規(guī)范化管理。任何一家單位都涉及財(cái)務(wù)上的日記賬、輔助賬、明細(xì)賬或總賬等財(cái)務(wù)資料信息問(wèn)題，并需要對(duì)它們進(jìn)行規(guī)范化管理。同時(shí)，單位每月、每季度或每個(gè)年度都要有一定的財(cái)務(wù)報(bào)告，對(duì)它們同樣需要進(jìn)行規(guī)范化管理。在具體的規(guī)范化管理過(guò)程中，有許多單位都已經(jīng)啟用了會(huì)計(jì)電算化，依靠各種會(huì)計(jì)軟件、移動(dòng)硬盤(pán)或U盤(pán)等存儲(chǔ)資料信息的介質(zhì)對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料信息實(shí)施存儲(chǔ)，以便為后續(xù)需要進(jìn)行的財(cái)務(wù)審計(jì)或評(píng)估工作提供一些基礎(chǔ)性資料信息。作為能夠比較客觀反映單位財(cái)務(wù)內(nèi)容記錄或單位各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的財(cái)務(wù)檔案資料信息，已經(jīng)成為新時(shí)代單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理重要的基礎(chǔ)性工作。但不能回避的是，在現(xiàn)實(shí)的單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作中確實(shí)還存在諸如管理工作意識(shí)淡薄、重視程度不高、管理制度建設(shè)欠缺健全、缺乏必要執(zhí)行力或安全保密性比較差等問(wèn)題，需要采取針對(duì)性較強(qiáng)措施加以解決，以實(shí)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，提高單位財(cái)務(wù)管理水平。

3 財(cái)務(wù)檔案管理存在的主要問(wèn)題

3.1 財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全

我國(guó)新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展速度較快，但在有些單位卻存在財(cái)務(wù)檔案主觀化管理現(xiàn)象，致使單位財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全。受管理層管理意識(shí)因素影響，單位不能根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定構(gòu)建比較完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度。由于財(cái)務(wù)檔案管理制度的欠缺，既不能配置比較專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員，也不能配齊財(cái)務(wù)檔案管理設(shè)施，在一定程度上造成了財(cái)務(wù)檔案管理上的混亂，導(dǎo)致一些比較重要的財(cái)務(wù)檔案資料的損壞或遺失，嚴(yán)重影響了單位財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量。

3.2 財(cái)務(wù)檔案管理缺乏必要的執(zhí)行力

有些單位不能建立比較完善而健全的財(cái)務(wù)檔案管理制度，在一定程度上影響到了財(cái)務(wù)檔案管理工作的執(zhí)行力，不能合理配置比較合格的財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)人員，再加上財(cái)務(wù)檔案管理制度的欠缺，暴露出有些單位存在根本不重視財(cái)務(wù)檔案管理工作問(wèn)題。由于管理層的不重視，也就直接導(dǎo)致具體管理工作人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理缺少必要的責(zé)任心，不能依據(jù)國(guó)家法律規(guī)定或必要管理規(guī)范對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理。他們不能將有關(guān)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行及時(shí)歸檔，也不能對(duì)可能涉及單位秘密的財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行妥善存檔，造成信息泄露，從而影響單位發(fā)展。

3.3 財(cái)務(wù)檔案資料信息缺乏安全保密性

應(yīng)該說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案中記錄的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息對(duì)單位向前發(fā)展具有比較重要的促進(jìn)作用。所以，單位必須要堅(jiān)持財(cái)務(wù)檔案管理保密原則。這就需要單位要給予特別的關(guān)注，尤其不能對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行隨意性調(diào)閱，而必須要通過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。但是，在現(xiàn)實(shí)財(cái)務(wù)檔案管理工作中，有些單位為了減少調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案程序上的麻煩，或是受人情因素影響問(wèn)題，產(chǎn)生對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行隨性調(diào)閱的現(xiàn)象。這就嚴(yán)重觸碰了單位財(cái)務(wù)檔案保密原則的底線，為單位財(cái)務(wù)檔案資料信息埋下了比較嚴(yán)重的安全隱患。

4 實(shí)現(xiàn)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作規(guī)范化的策略

有些單位財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)范化流程不順暢，致使財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)了較多突出問(wèn)題。所以，單位需要采取必要管理措施，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作。

4.1 重視單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作

想要解決好目前單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，需要單位領(lǐng)導(dǎo)層、決策層或管理層提高對(duì)規(guī)范化管理財(cái)務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，并從管理意識(shí)上高度重視單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作。在開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作活動(dòng)中，需要制定系統(tǒng)性的培訓(xùn)制度，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作人員進(jìn)行必要的系統(tǒng)性專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，促進(jìn)他們?cè)鰪?qiáng)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理意識(shí);通過(guò)系統(tǒng)性培訓(xùn)，豐富他們財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的專業(yè)知識(shí)，尤其要了解、學(xué)習(xí)或掌握財(cái)務(wù)檔案管理新技術(shù)，提高財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的專業(yè)技能。目前，在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)或大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下，單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理技術(shù)在向電子化方向發(fā)展，這就需要單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。根據(jù)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理實(shí)際，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理，已經(jīng)出現(xiàn)了規(guī)范化管理形式上的變化，它需要將原來(lái)傳統(tǒng)的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案資料管理與現(xiàn)代數(shù)字化管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，既要對(duì)其進(jìn)行紙質(zhì)化管理，又要實(shí)施數(shù)字化管理。因此，需要培訓(xùn)好單位財(cái)務(wù)檔案管理人員，讓他們掌握先進(jìn)的財(cái)務(wù)檔案管理技能，否則將無(wú)法適應(yīng)目前單位財(cái)務(wù)檔案現(xiàn)代化管理要求。

4.2 完善單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理制度

單位在不斷實(shí)現(xiàn)向前發(fā)展過(guò)程中，需要不斷完善財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理制度，保證單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作具有一定的具體實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。這樣，單位就可以采取必要的激勵(lì)制度或獎(jiǎng)懲制度，將財(cái)務(wù)檔案管理工作人員的具體管理工作水平與管理工作質(zhì)量密切掛鉤，并將其納入績(jī)效考核范圍，用來(lái)激發(fā)單位財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作積極性。同時(shí)，也要建立單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作責(zé)任制，并實(shí)行落實(shí)責(zé)任到具體人頭的制度，增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理人員的責(zé)任心，體現(xiàn)一定的約束力。也要構(gòu)建必要的單位內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作，進(jìn)行經(jīng)常性監(jiān)督與檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，既要追究必要的管理責(zé)任，又要進(jìn)行及時(shí)整改，保證單位財(cái)務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，從根本上提高單位財(cái)務(wù)管理水平。

4.3 增強(qiáng)單位財(cái)務(wù)檔案資料信息的保密性

任何一家單位都有重要的財(cái)務(wù)資料，這就需要強(qiáng)化對(duì)它們的保密工作。在保管好紙質(zhì)資料信息的基礎(chǔ)上，既要堅(jiān)持調(diào)閱審批原則，又要嚴(yán)禁拍照或復(fù)制，以防出現(xiàn)泄密問(wèn)題。同時(shí)，針對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化方式，尤其要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范工作。目前，有許多單位的財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息化。網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這就要求單位安裝好防火墻軟件，以防遭到網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊;要安裝必要的殺毒軟件，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒侵?jǐn)_檔案管理系統(tǒng);要設(shè)置必要登錄專用密碼，防止其他非管理人員進(jìn)行隨意登錄。應(yīng)采取這些必要的防范措施，增強(qiáng)單位財(cái)務(wù)檔案資料信息的保密性，維護(hù)單位財(cái)務(wù)檔案資料信息具有的專用性。

4.4 不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理人員綜合管理能力

從某種意義上說(shuō)，財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)決定著財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的水平與質(zhì)量。新時(shí)代背景下的單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理需要實(shí)施傳統(tǒng)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案資料與現(xiàn)代數(shù)字化信息資料的有機(jī)結(jié)合，所以需要單位財(cái)務(wù)檔案管理人員既要具備傳統(tǒng)管理財(cái)務(wù)檔案資料信息專業(yè)技能，又要有現(xiàn)代數(shù)字化管理財(cái)務(wù)檔案資料信息技能。這就需要提高他們的綜合性財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理能力。想要做到這些：一是單位在選配財(cái)務(wù)檔案管理工作人員時(shí)，要提高必要的準(zhǔn)入門(mén)檻，既要要求他們具有財(cái)務(wù)檔案管理專業(yè)技能，又要要求他們具有比較高的綜合素質(zhì)，尤其需要他們具有比較強(qiáng)的工作責(zé)任心，能夠具有駕馭目前單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理的能力，以適應(yīng)單位現(xiàn)代化財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化工作需求;二是單位要努力創(chuàng)設(shè)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理文化氣氛，促使單位財(cái)務(wù)檔案管理工作人員能夠意識(shí)到自己身上的責(zé)任重大，具有能夠根據(jù)單位需求規(guī)范化管理好財(cái)務(wù)檔案的技能，滿足單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理需要。同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案管理人員還要有強(qiáng)化自身不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)。因?yàn)榭萍荚诎l(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理方式在創(chuàng)新，需要不斷補(bǔ)充新知識(shí)。不僅如此，單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員還要建立充分發(fā)揮檔案資料價(jià)值作用意識(shí)，學(xué)會(huì)利用財(cái)務(wù)檔案記錄的資料信息為單位領(lǐng)導(dǎo)層、決策層或管理層進(jìn)行重大決策提供必要的參考依據(jù)，如有可能，也可為單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大事項(xiàng)決策提出一些具有一定參考性的建議或意見(jiàn)。

5 結(jié)束語(yǔ)

想要實(shí)現(xiàn)單位的健康發(fā)展，就需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并在實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理中體現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案資料信息的利用價(jià)值。面對(duì)目前單位財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理過(guò)程中存在的一些問(wèn)題，要分析造成問(wèn)題的原因，根據(jù)原因的形成因素，采取具有較強(qiáng)針對(duì)性解決措施，在強(qiáng)化完善財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化管理制度的基礎(chǔ)上，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員責(zé)任心意識(shí)，促進(jìn)單位財(cái)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

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