新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

段衛(wèi)

檔案管理在事業(yè)單位發(fā)揮了舉足輕重的作用，是事業(yè)單位管理不可分割的核心組成部分。檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，其主要的內(nèi)容是登記相關(guān)的信息以及一些其他的服務(wù)。高效的檔案管理能夠有效提升事業(yè)單位的工作效率，并且能夠?qū)κ聵I(yè)單位的思想和認識進行有效的統(tǒng)一。伴隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然已經(jīng)不能與時俱進。本文針對新時期事業(yè)單位的檔案管理工作進行了有效的探討，希望能夠給予相關(guān)人士參考和借鑒。

長期以來，由于信息技術(shù)手段的落后以及系統(tǒng)更新成本等因素的限制，使得檔案管理一直采用傳統(tǒng)式的管理模式，即人工化的管理方式。在數(shù)字化時代，信息通訊工具和傳輸、儲存手段的變革，對于檔案計算機管理工作帶來了外力上的沖擊，迫使其必須要有所回應(yīng)。只有這樣，才能夠系統(tǒng)化地推進數(shù)字化時代下的檔案計算機管理。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理缺乏獨立性

檔案管理的目的在于通過對計算機的工具化利用提高檔案管理的效率，使檔案資源能夠得到有效使用。從現(xiàn)有的檔案計算機管理來看，其存在計算機利用率比較低的問題，管理比較混亂，沒有很好地保障其獨立性。在傳統(tǒng)的管理理念下，認為檔案計算機管理就是利用計算機對檔案文件進行收發(fā)和管理，或者說就是配合其他部門進行工作資料的準備以及提供，其并不具有獨立工作的屬性。由于長期受這種觀念的影響，對于檔案管理上投資并不是很大，或者說不愿意進行投資，認為其不具有其他部門所具有的明顯的價值上的轉(zhuǎn)換或者回報。由于這些原因，對于設(shè)備的更新或者專業(yè)人才的引進并沒有得到上級領(lǐng)導(dǎo)的重視和認可，長期處于一種滯后狀態(tài)，對于新型傳輸工具和儲存工具的使用也比較落后于其他部門。檔案計算機管理獨立性的缺乏直接影響到其效能的發(fā)揮，不利于其長遠發(fā)展。

（二）檔案計算機管理手段落后

事業(yè)單位檔案管理手段是指如何對收集來的檔案進行儲存、利用以及開發(fā)，不僅僅局限于對專門化的檔案計算機管理。由于檔案管理內(nèi)容上具有廣泛性，檔案文件涉及的內(nèi)容繁雜，層級混亂，需要大量的人力和精力進行整理歸納和開發(fā)利用。在傳統(tǒng)檔案計算機管理模式下，檔案計算機管理通常采用人工管理的工作方法，即通過人腦和手工進行檔案資料的收集、整理、篩選、放置等方面的工作。人工化管理工作模式下，存在效率低、錯誤率高、時間長、耗損大、回收難等方面的弱點，檔案管理工作帶來了一定的困難。事業(yè)單位檔案管理工作的落后直接影響到事業(yè)單位工作進展。在數(shù)字化時代下，新的傳輸工具和儲存工具的開發(fā)，使得這些難題發(fā)生了根本性的變化，人工管理模式下帶來的問題對檔案計算機管理工作的阻礙已經(jīng)弱化。但是，由于長期受到管理體制和資金投資的限制，以及領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度，以及檔案管理工作的價值轉(zhuǎn)換等因素的影響，事業(yè)單位檔案計算機數(shù)字化管理的進展比較緩慢，難以進行快速化的變革，在很大程度上依然采用人工化的檔案管理手段，而沒有采用數(shù)字化的檔案管理方式。

（三）檔案資源信息化開發(fā)緩慢

在數(shù)字化時代，事業(yè)單位的檔案涉及到對諸多部門的資源利用開發(fā)，檔案管理往往多部門分工與合作，不再是以往單個部門或者少數(shù)幾個部門合作就能完成的事情。多部門的分工與合作必然帶來信息傳遞和檔案資源的增加，無形之中給檔案管理工作帶來了工作量的增加。傳統(tǒng)模式下的人工化手段已經(jīng)不能夠滿足檔案管理工作的需求。但是在現(xiàn)實運行之中，長期以來，認為事業(yè)單位檔案管理就是利用計算機對檔案文件進行收發(fā)，不具有復(fù)雜性的工程，并沒有對其進行專門化系統(tǒng)化的利用和開發(fā)?，F(xiàn)代社會下，工作繁忙，對于檔案資源信息化的需求轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N剛性化的需求，這就意味著傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)已經(jīng)不合時宜，需要把事業(yè)單位檔案計算機管理向檔案計算機信息化管理方向邁進，提高檔案資源的開發(fā)和利用。然而事業(yè)單位檔案信息化管理在很大程度上依然停留在線下的開發(fā)或者利用模式下，沒有能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息化，或者說檔案資源信息化不全。

4.檔案管理專業(yè)人才隊伍建設(shè)不足

檔案管理存在的意識薄弱問題，究其原因在于檔案管理人員的專業(yè)性不足，我國開始檔案信息化的時間遠遠短于西方發(fā)達國家，但不可否認的是我們一直在努力進步，完善檔案信息化的問題，而且也取得了不錯的成果。但是相對來說，我們在培養(yǎng)人才方面經(jīng)驗總體不足，是在摸索中完善系統(tǒng)問題。所以在事業(yè)單位檔案信息化工作開展中，管理人員的具體思路、方法與創(chuàng)新能力并不是成熟穩(wěn)定的，是在波動中總體進步前進的，支撐事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)的檔案管理人才專業(yè)隊伍，還需要相對長時間的磨練和建設(shè)。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

（一）積極推動記錄的識別和銷毀

目前，新措施已經(jīng)將鑒定銷毀工作的權(quán)力交還給單位，事業(yè)單位還應(yīng)按照新辦法的有關(guān)規(guī)定，定期開展檔案鑒定和銷毀工作。最好的周期是一年一次，進行鑒定和銷毀。對于已經(jīng)達到保存期限的檔案，檔案部門人員應(yīng)評估檔案的意見，重新確定檔案的保存期限;不需要存放的按程序銷毀，由檔案部門和財務(wù)部門人員執(zhí)行，監(jiān)督部門和審計部門參與監(jiān)督。如有必要，還應(yīng)邀請單位的法律工作人員參加。為了銷毀檔案，檔案部門和財務(wù)部門的工作人員發(fā)布銷毀意見，編制銷毀檔案清單，注明名稱、卷號、復(fù)印件數(shù)量和其他相關(guān)信息，并由負責人簽署意見。銷毀前，監(jiān)督機構(gòu)應(yīng)按照清單規(guī)定的內(nèi)容清點數(shù)量。銷毀后，應(yīng)當簽署意見，并向單位負責人報告。

（二）加強制度建設(shè)，提升管理責任

不同地區(qū)不同單位的檔案管理現(xiàn)狀各不相同，例如，固定資產(chǎn)折舊方法有不同的規(guī)定，因此，應(yīng)該根據(jù)自己的情況選擇能夠發(fā)揮主導(dǎo)作用的正確政策。電子檔案移交檔案前，收集、整理、歸檔工作主要由財務(wù)部門負責。財務(wù)部門應(yīng)從安全的角度提出安全要求，并組織電子檔案。IT部門負責開發(fā)系統(tǒng)，提供技術(shù)支持，采取安全措施，而檔案管理部門則負責監(jiān)督和指導(dǎo)這一過程。新系統(tǒng)應(yīng)在記錄歸檔方面引入創(chuàng)新。除了傳統(tǒng)的歸檔范圍外，還應(yīng)歸檔銀行企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和互聯(lián)系統(tǒng)創(chuàng)建新的電子檔案，包括歸檔領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)和系統(tǒng)文檔，確保歸檔文件的完整性，為用戶提供完整有效的基礎(chǔ)。移交過程中，財務(wù)部門負責編制清單目錄，檔案管理部門負責對光盤和清單目錄進行接收。檔案部門負責后期妥善保管，按照相關(guān)制度規(guī)定進行標識和銷毀，回收和使用。在收集整理過程中，要確保整個過程的安全性。從源頭上控制檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，嚴格管理傳輸和轉(zhuǎn)換過程，充分保證真實性，電子文件的完整性和可訪問性。

（三）檔案管理機構(gòu)的升級

事業(yè)單位檔案管理委員會的權(quán)限應(yīng)不僅僅是對于檔案保存方式的監(jiān)管，更需要監(jiān)管檔案整理的整個流程，促進管理過程中的高效，保證完成工作的質(zhì)量。這也意味著責任到人制度的建立，確定相關(guān)管理人員的工作內(nèi)容與工作范圍進行相應(yīng)的區(qū)分，明確其工作重點，因為檔案內(nèi)容相對固定，所以可以建立工作條文制度，增加工作人員的工作效率，體現(xiàn)問責制度的質(zhì)量。同時還需要建立檔案管理委員會監(jiān)察小組，以保證工作過程中以正化、透明化以及正規(guī)化等方法開展檔案的管理工作。

（四）增強檔案意識

增加事業(yè)單位檔案管理工作人員提交檔案信息的自覺意識和認真意識，從源頭減少反復(fù)修改提交可能造成的混亂情況;增加檔案系統(tǒng)逐級錄入系統(tǒng)程序，通過各級管理老師的嚴格審核后再歸入檔案，從過程中降低檔案提交的錯誤率。定期開展檔案相關(guān)課程，線上答疑，隨時更新最新的關(guān)于檔案的規(guī)章制度，向管理人員樹立檔案意識，共同確保事業(yè)單位檔案工作有條不紊地進行。

從檔案所有者層面講，自己的檔案調(diào)取可以永遠是安全的，查檔時也可以快速方便地拿到自己需要的資料，不再需要像過去一樣到處蓋章奔走甚至去異地提取，大大節(jié)省了時間成本。事業(yè)單位計算機信息管理系統(tǒng)升級改造，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)還需更加深入。增大網(wǎng)絡(luò)儲存空間，建立空間科技云，建立數(shù)據(jù)共享平臺，采用更加先進的硬件設(shè)備和軟件操作程序，有條件的可以聘請專業(yè)的程序團隊編制精確高級安全等級高的管理、查詢和利用程序;確定電子文件歸檔格式，確保電子文件保存符合保存規(guī)范，建立電子文件保密實施細則等操作流程和適度;檔案管理工作人員要熟練運用新編制的程序以及先進的設(shè)配，定期進行培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)安全知識以及計算機使用技能等。一般而言，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的建設(shè)可以從兩個方面入手。一是，專業(yè)人才的引進。檔案數(shù)字化管理是高度抽象知識化的產(chǎn)物，需要專業(yè)人才進行開發(fā)和利用。二是，數(shù)字化設(shè)備和系統(tǒng)的開發(fā)與引進。設(shè)備的更新?lián)Q代是檔案資源開發(fā)的物質(zhì)基礎(chǔ)，物質(zhì)基礎(chǔ)的缺乏難以實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化。數(shù)字化系統(tǒng)則是把檔案資源實現(xiàn)平臺式的整合，使檔案資源能夠轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源。檔案數(shù)字化管理的建設(shè)要從這最基本的兩個方面著手，只有這樣才能夠促使檔案計算機管理的改革和創(chuàng)新成功。

（五）加強專業(yè)化人才的引進，注重素質(zhì)建設(shè)

檔案計算機管理的改革和創(chuàng)新除了需要理念上的變革之外，還需要人的變革，即人才的引進。尤其是在數(shù)字化進程下，檔案計算機管理進行數(shù)字化的管理、利用、開發(fā)更加需要專業(yè)人才的引進。在傳統(tǒng)檔案計算機管理模式下，檔案計算機管理崗位通常對技術(shù)性要求不高，認為檔案計算機管理工作的職責就是把各種檔案資源電子化、計算機化，而不是現(xiàn)在的信息化下的電子計算機管理，在傳統(tǒng)的管理職責理念引導(dǎo)下導(dǎo)致其專業(yè)素質(zhì)不強，專業(yè)水平不高。檔案計算機管理數(shù)字化的開發(fā)和利用是現(xiàn)代社會專業(yè)分工的產(chǎn)物，需要專門人才的引進與之相配合。檔案計算機管理并不是對檔案資源進行采集和簡單地處理，其背后蘊含著復(fù)雜的數(shù)字運算和價值轉(zhuǎn)換，需要專業(yè)化的處理和運用，因此要加強對人才的引進，要改變以往的人才引進政策，要實現(xiàn)專業(yè)對口，促使檔案計算機管理能夠更快地推進數(shù)字化的開發(fā)。事業(yè)單位需要定時開展一些針對管理工作的講座以及討論交流會，以提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，針對細分出的不同崗位的工作內(nèi)容進行針對性的培訓(xùn)與緊急情況預(yù)案處理。當然檔案管理是一個團隊協(xié)作的工作，也要加強各小組之間的工作交流，完成個人心得體會分享，以期給予他人及團隊啟發(fā)，積極討論創(chuàng)新內(nèi)容或者發(fā)現(xiàn)隱患進行查缺補漏。定期進行員工培訓(xùn)，鼓勵員工學(xué)習(xí)最新的管理方法，并支持試運行，融合科學(xué)的管理措施與管理理論，努力打造出專業(yè)的管理團隊進行事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)定體系。

結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理工作的開展需要與單位的未來發(fā)展緊密結(jié)合在一起。首先毋庸置疑的是一定要和單位相關(guān)規(guī)章制度相符。事業(yè)單位應(yīng)成立專門的檔案管理委員會進行檔案管理相應(yīng)事宜的工作，以便對檔案管理工作的精確化定位，制定符合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理體系與結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位應(yīng)當支持檔案委員會的改革事項，鼓勵委員會人員對管理方法方式思路的創(chuàng)新，制定與時俱進的現(xiàn)代信息化檔案管理具體操作事項，同時也鼓勵人員對現(xiàn)存紙質(zhì)檔案管理的方法創(chuàng)新，保證檔案管理工作有條不紊地進行新舊方法的更替與融合。