共享服務(wù)模式下D大學(xué)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程

王安安 楊秀 周曉燕

共享服務(wù)作為一種成熟的管理運(yùn)作模式被運(yùn)用于各類企業(yè)。財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型與監(jiān)管升級(jí)并存的新常態(tài)下，新一代信息技術(shù)正推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)型升級(jí)。本文系統(tǒng)分析高校構(gòu)建共享模式的必要性、具備的可行性，結(jié)合D大學(xué)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)取得的階段性成果，從核心層、執(zhí)行層和管理層三個(gè)層次探索構(gòu)建財(cái)務(wù)管理服務(wù)模式，打造優(yōu)質(zhì)、高效、創(chuàng)新的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。

2017年教育部等五部門(mén)聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡(jiǎn)政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見(jiàn)》，意見(jiàn)從簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合角度，提出破除體制障礙，提高辦事效率，進(jìn)一步擴(kuò)大高校項(xiàng)目資金統(tǒng)籌使用自主權(quán)，以激發(fā)教學(xué)科研人員干事創(chuàng)業(yè)的積極性和主動(dòng)性。“放管服”背景下，共享模式為解決現(xiàn)階段財(cái)務(wù)管理中突出問(wèn)題提供新思路，對(duì)推動(dòng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)，提高管理服務(wù)水平具有重要意義。

一、共享模式概述

財(cái)務(wù)共享中心（FSSC）概念起源于美國(guó)福特公司——將分散于各業(yè)務(wù)單元，標(biāo)準(zhǔn)化程度高、重復(fù)性強(qiáng)的作業(yè)整合到中心下統(tǒng)一處理，以實(shí)現(xiàn)精益化管理。2005年，中興通訊組建國(guó)內(nèi)首家財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)核算和管理相分離。2011年，中興財(cái)務(wù)云正式上線運(yùn)營(yíng)，將財(cái)務(wù)共享與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)有機(jī)融合，降低管理成本，優(yōu)化資源配置，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。這是企業(yè)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新史上的重要里程碑——組織構(gòu)架趨于扁平化，憑證處理實(shí)現(xiàn)影像化，服務(wù)方式更加智能化和云端化。截至2020年底，中國(guó)境內(nèi)共享中心已經(jīng)超過(guò)1000家，模式應(yīng)用日漸成熟，創(chuàng)新能力不斷增強(qiáng)。

數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，共享中心不再簡(jiǎn)單是業(yè)務(wù)處理中心，更是數(shù)據(jù)的匯集中心，算力和算法的集成中心。財(cái)務(wù)共享模式是以大數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)云為核心技術(shù)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)，業(yè)財(cái)一體化為建設(shè)要求，通過(guò)組織重構(gòu)、流程重組和運(yùn)營(yíng)創(chuàng)新打造的“職能+IT+數(shù)據(jù)”模式。高等教育內(nèi)涵式發(fā)展、政府會(huì)計(jì)制度改革促使高校財(cái)務(wù)人員從效率低、重復(fù)性高的基礎(chǔ)工作中脫離出來(lái)，承擔(dān)更多管理任務(wù)。高校財(cái)務(wù)共享模式在企業(yè)應(yīng)用基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)，承載著新的使命。

二、高校共享模式的適用性分析

（一）共享模式的必要性

統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)異地協(xié)同。伴隨高校“合并潮”興起和多校區(qū)辦學(xué)模式出現(xiàn)，按區(qū)配置財(cái)務(wù)人員成為常態(tài)，雖然同屬財(cái)務(wù)部門(mén)，但職業(yè)判斷差異導(dǎo)致不同會(huì)計(jì)人員對(duì)于同一業(yè)務(wù)理解存在偏差。受物理位置影響，分校區(qū)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，會(huì)計(jì)人員行為影響能力高于主校區(qū)，制度的執(zhí)行力度會(huì)隨校區(qū)管理模式不同呈現(xiàn)一定差異性，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。共享模式下，通過(guò)專業(yè)分工提高財(cái)務(wù)人員的熟練程度，以適當(dāng)延長(zhǎng)學(xué)習(xí)曲線，提高工作效率。標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)處理流程、數(shù)據(jù)處理口徑打破時(shí)間地點(diǎn)的客觀限制，減少執(zhí)行差異，實(shí)現(xiàn)異地協(xié)同。

解決突出問(wèn)題，提升服務(wù)質(zhì)量。報(bào)賬人員頻繁變化、規(guī)程信息不對(duì)稱、報(bào)銷時(shí)點(diǎn)不均衡問(wèn)題凸顯，易激化服務(wù)雙方矛盾，增加財(cái)務(wù)工作的難度，降低了財(cái)務(wù)報(bào)銷的運(yùn)作效率。共享模式下，建立信息影像流程，縮短審批和賬務(wù)處理時(shí)限，制定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度和實(shí)施路徑，打破服務(wù)雙方信息壁壘，建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的服務(wù)管理模式。

降低管理成本，提高辦事效率?，F(xiàn)有管理服務(wù)水平難以與高校科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)模、服務(wù)需求相匹配。傳統(tǒng)模式下，科研部門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理，財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)籌科研經(jīng)費(fèi)，分事行權(quán)、分級(jí)授權(quán)，以強(qiáng)化內(nèi)部控制。共享模式下，精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)流程，去除冗余步驟，構(gòu)建業(yè)務(wù)導(dǎo)向下管理信息系統(tǒng)。借助天然的數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)與重要服務(wù)對(duì)象的高效連接，完成數(shù)據(jù)采集和處理的同時(shí)，有效傳遞數(shù)據(jù)信息，從而加快信息流轉(zhuǎn)速度和數(shù)據(jù)提供效率，降低高校運(yùn)營(yíng)成本，打破信息壁壘。

加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)管，提高治理效能。與企業(yè)相比，高校內(nèi)控機(jī)制相對(duì)薄弱，現(xiàn)有財(cái)務(wù)軟件偏重會(huì)計(jì)核算，規(guī)范財(cái)務(wù)管理行為有一定難度，風(fēng)險(xiǎn)控制和財(cái)務(wù)監(jiān)督往往借由第三方會(huì)計(jì)師事務(wù)所、專項(xiàng)巡察督查等開(kāi)展。共享模式下，財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)優(yōu)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流，常規(guī)業(yè)務(wù)流程化，非常規(guī)業(yè)務(wù)開(kāi)展例外管理。部門(mén)間業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與管理信息實(shí)現(xiàn)有序交換，便于分析研判，強(qiáng)化內(nèi)部控制。

（二）共享模式的可行性

良好的制度環(huán)境。黨的十八屆三中全會(huì)提出建立權(quán)責(zé)發(fā)生制政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告制度，以完整、準(zhǔn)確反映政府資產(chǎn)負(fù)債狀況、運(yùn)行成本。財(cái)政部陸續(xù)出臺(tái)《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，國(guó)資委先后頒發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》《關(guān)于中央企業(yè)加快建設(shè)世界一流財(cái)務(wù)管理體系的指導(dǎo)意見(jiàn)》等相關(guān)政策文件，支持和鼓勵(lì)財(cái)務(wù)共享模式的建設(shè)與發(fā)展?！墩畷?huì)計(jì)制度行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)科目和報(bào)表》解決政府會(huì)計(jì)領(lǐng)域制度繁雜、內(nèi)容交叉、核算口徑不統(tǒng)一等問(wèn)題。《中共教育部黨組關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實(shí)工作的通知》要求減少審批環(huán)節(jié)、提升服務(wù)質(zhì)量，賦予科研項(xiàng)目管理自主權(quán)和支配權(quán)。系列政策的出臺(tái)為共享模式建設(shè)提供制度保障。

強(qiáng)大的技術(shù)支持。財(cái)務(wù)共享中心在中國(guó)落地生根不斷演進(jìn)，從選址、流程再造到運(yùn)維管理等都取得了寶貴的理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)共享服務(wù)日漸成熟，為高校構(gòu)建共享模式提供經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)支持。高校財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)以賬務(wù)處理模塊為核心，預(yù)算管理、網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)、國(guó)庫(kù)支付、銀校直聯(lián)、財(cái)務(wù)查詢網(wǎng)站等模塊相互配合。共享服務(wù)在原有系統(tǒng)上集成，只需要確定歸入流程內(nèi)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)范圍，所有財(cái)務(wù)制度固化在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，由信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，無(wú)需重新定義新的財(cái)務(wù)管理制度，提供高度集成平臺(tái)化服務(wù)。

集中化財(cái)權(quán)治理。高校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”財(cái)務(wù)管理體制，財(cái)經(jīng)規(guī)章制度的出臺(tái)需經(jīng)過(guò)校財(cái)經(jīng)委員會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、校黨委常委會(huì)等審議，確保財(cái)務(wù)工作有條不紊。財(cái)務(wù)部門(mén)執(zhí)行校財(cái)經(jīng)紀(jì)律和有關(guān)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)全校資金收支活動(dòng)的監(jiān)督管理工作。學(xué)校向上級(jí)和有關(guān)單位報(bào)送與資金活動(dòng)有關(guān)的報(bào)告或報(bào)表，財(cái)務(wù)部門(mén)須同時(shí)簽章，超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用開(kāi)支，須經(jīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)審核監(jiān)督。盡管“放管服”擴(kuò)大了二級(jí)部門(mén)和科研人員的自主權(quán)，但“一支筆”審批原則和資金統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算、統(tǒng)一支付的管理模式并未改變，適當(dāng)?shù)呢?cái)權(quán)集中為共享模式建設(shè)創(chuàng)造良好的管理環(huán)境。

三、D大學(xué)共享服務(wù)模式的構(gòu)建方案

D大學(xué)是一所大型的省州共建的綜合性大學(xué)，校園占地面積2300多畝，有A和B兩個(gè)校區(qū)，下設(shè)19個(gè)二級(jí)學(xué)院及研究院。辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大化、科研項(xiàng)目多元化和資金來(lái)源多渠道化等對(duì)高校財(cái)務(wù)工作提出了新的挑戰(zhàn)。

（一）信息化建設(shè)取得的成效

傳統(tǒng)柜臺(tái)報(bào)銷難以滿足信息化時(shí)代財(cái)務(wù)管理的需要。2019年，D大學(xué)開(kāi)始探索網(wǎng)絡(luò)投遞式報(bào)賬。師生登錄財(cái)務(wù)一體化平臺(tái)網(wǎng)站，根據(jù)提示填寫(xiě)要素、打印報(bào)銷單，選擇合適的時(shí)間到窗口報(bào)銷。結(jié)合人工收單和自助投遞兩種方式緩解報(bào)銷“高峰期”壓力，即不在現(xiàn)場(chǎng)處理而是將符合要求的單據(jù)統(tǒng)一收集，集中處理。一方面緩解“排隊(duì)難，報(bào)賬難”狀況，節(jié)省報(bào)賬人員往來(lái)和排隊(duì)等待的時(shí)間;另一方面，規(guī)范單據(jù)填寫(xiě)，提高審核效率，緩解財(cái)務(wù)人員壓力。同年積極探索財(cái)務(wù)預(yù)審制度，選拔財(cái)務(wù)管理專業(yè)高年級(jí)學(xué)生對(duì)單據(jù)進(jìn)行預(yù)審，一定程度上減少因規(guī)范性問(wèn)題而產(chǎn)生的人員沖突。

2020年，在鞏固已有財(cái)務(wù)信息化建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，D大學(xué)不斷創(chuàng)新和完善各財(cái)務(wù)信息子模塊，努力打造數(shù)據(jù)共享、功能豐富、方式多樣的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。繼續(xù)推進(jìn)智慧校園和財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)。不斷創(chuàng)新和完善各財(cái)務(wù)信息子模塊，優(yōu)化電子票據(jù)系統(tǒng)、“投遞式”報(bào)銷信息交互平臺(tái)等。

（二）共享模式建設(shè)思路

圖1 財(cái)務(wù)共享管理服務(wù)模式

財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式分三層次建立（圖1）。核心層——核算中心，設(shè)置影像管理和賬務(wù)處理系統(tǒng)。前端借助掃描儀在重要業(yè)務(wù)流程中，應(yīng)用身份識(shí)別、電子簽名、影像掃描、發(fā)票O(jiān)CR識(shí)別技術(shù)，規(guī)范原始憑證，實(shí)現(xiàn)原始憑證電子化，確保用戶身份真實(shí)，提高數(shù)據(jù)及資金的安全性。已審核單據(jù)不可隨意更改，憑影像文件在線上審批查閱，確保發(fā)票錄入準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化轉(zhuǎn)變。共享模式下，集中處理分散的業(yè)務(wù)，將業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化，使資源配置更合理，降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效用遞增，同時(shí)緩解核算工作壓力，提高財(cái)務(wù)人員的積極性。

執(zhí)行層——核算結(jié)算中心，設(shè)置銀校直聯(lián)、收費(fèi)管理和財(cái)務(wù)云檔案管理系統(tǒng)。共享模式下，財(cái)務(wù)處根據(jù)收繳項(xiàng)目發(fā)起收費(fèi)需求，繳費(fèi)對(duì)象在對(duì)應(yīng)模塊下支付款項(xiàng)和查詢進(jìn)度，財(cái)務(wù)人員可以直接通過(guò)收費(fèi)項(xiàng)目提取來(lái)款信息，不同部門(mén)人員在統(tǒng)一平臺(tái)上進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合和收費(fèi)的精細(xì)化管理。核心層業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與執(zhí)行層財(cái)務(wù)檔案相互連接，檔案管理系統(tǒng)靈活對(duì)接賬務(wù)處理系統(tǒng)，覆蓋單據(jù)處理的整個(gè)生命周期，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案統(tǒng)一、規(guī)范、自動(dòng)化流程化管理，如圖2。

圖2共享服務(wù)模式下報(bào)賬流程

管理層——財(cái)務(wù)共享中心。按需配置管理信息系統(tǒng)，提供與上級(jí)主管部門(mén)、各校區(qū)各學(xué)院、內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)、資產(chǎn)管理部門(mén)和其他職能部門(mén)的數(shù)據(jù)交換接口。預(yù)算管理系統(tǒng)設(shè)置管理端和客戶端。管理端提供業(yè)務(wù)處理和在線審批服務(wù);客戶端提供申報(bào)使用服務(wù)，并實(shí)時(shí)將申報(bào)情況發(fā)送給管理端。在預(yù)算審批、分配和執(zhí)行環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)人員通過(guò)管理端進(jìn)行審核、批復(fù)，減少了失誤和數(shù)據(jù)被篡改的可能性。在預(yù)算分析環(huán)節(jié)，實(shí)時(shí)提供預(yù)算經(jīng)費(fèi)的執(zhí)行情況，監(jiān)控 D大學(xué)預(yù)算資金的使用和結(jié)余情況，提高預(yù)算管理的有效性，及時(shí)識(shí)別并提取執(zhí)行進(jìn)度緩慢的預(yù)算項(xiàng)目，多維度進(jìn)行分析、調(diào)整。分析決策系統(tǒng)以其他信息數(shù)據(jù)模塊為基礎(chǔ)，將其他各類系統(tǒng)、各個(gè)模塊的財(cái)務(wù)信息歸集之后形成信息庫(kù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)多方信息進(jìn)行整合，利用數(shù)據(jù)集成和智能分析等計(jì)算機(jī)技術(shù)，把復(fù)雜多維的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行精簡(jiǎn)整合，以統(tǒng)一聯(lián)動(dòng)的形式在第一時(shí)間將真實(shí)的財(cái)務(wù)信息和財(cái)務(wù)狀況呈現(xiàn)給D大學(xué)管理層，為學(xué)校管理層決策提供科學(xué)依據(jù)。

四、共享模式建設(shè)保障

加強(qiáng)信息安全保障。共享模式下，大量財(cái)務(wù)信息存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)，數(shù)據(jù)不單純?cè)诟咝?nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享，還要與外部環(huán)境建立聯(lián)系，通過(guò)改進(jìn)現(xiàn)有保障技術(shù)，建設(shè)自上而下的多層次信息保護(hù)體系，進(jìn)一步加強(qiáng)端點(diǎn)的安全防御措施和安全掃描工作。

提升財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。未來(lái)的共享服務(wù)將是“管理力”、“創(chuàng)新力”和“服務(wù)力”的較量，對(duì)兼具財(cái)會(huì)背景和信息化知識(shí)的復(fù)合型人才的需求越來(lái)越大，更加注重財(cái)務(wù)人員信息化能力的提高。

完善財(cái)務(wù)管理制度。制度是管理工作的基礎(chǔ)，共享模式下，必須先統(tǒng)一作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與流程，輔之制度政策配套措施，切入系統(tǒng)模塊，保證業(yè)務(wù)端按照制度和政策去運(yùn)營(yíng)。財(cái)務(wù)人員在實(shí)踐中要積極觀察和思考，根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部管理的需要，及時(shí)修改與優(yōu)化流程，吸取其他高校制度優(yōu)勢(shì)，從而更好促進(jìn)本校財(cái)務(wù)管理工作。

身處大數(shù)據(jù)時(shí)代的財(cái)務(wù)人員應(yīng)該著眼未來(lái)，提高專業(yè)素養(yǎng)，共同推進(jìn)高校共享中心的真正落地。

（作者單位：1.大理大學(xué)工程學(xué)院;2.大理大學(xué)馬克思主義學(xué)院;3.大理大學(xué)財(cái)務(wù)處）