高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式思考

趙思

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，各行業(yè)都迎來了全新的發(fā)展，對(duì)于專業(yè)技能型一線人才的需求量也呈現(xiàn)出持續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，在一定程度上推動(dòng)了我國(guó)職業(yè)教育的發(fā)展。高職院校作為我國(guó)職業(yè)教育重要的組成部分，是我國(guó)專業(yè)技能型一線人才培養(yǎng)的主陣地，近年來也獲得了快速發(fā)展。隨著高職院校生源的不斷增加，學(xué)生檔案管理工作的重要性逐漸凸顯。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)情況，是教師、學(xué)校、社會(huì)評(píng)價(jià)學(xué)生的重要參考依據(jù)，做好學(xué)生檔案管理工作，不論是對(duì)學(xué)生個(gè)人還是對(duì)高職院校都是非常重要的。鑒于此，本文主要對(duì)新時(shí)期下高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式的構(gòu)建進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)生檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新策略

在高職院校的教育管理中，學(xué)生檔案管理工作的重要性不言而喻。隨著高職院校招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量劇增，如何做好學(xué)生檔案管理工作是高職院校檔案管理人員面臨的重大課題。雖然傳統(tǒng)高職院校學(xué)生檔案管理模式也可以確保檔案管理常規(guī)工作的有序完成，但傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理和服務(wù)模式中的弊端是不容忽視的，尤其是在新時(shí)期檔案管理工作中，如果未能將傳統(tǒng)檔案管理和服務(wù)模式中的弊端有效解決，將會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)生檔案管理工作的效率和質(zhì)量，給高職院校的可持續(xù)發(fā)展造成不良影響。因此，高職院校檔案管理人員必須要意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新和服務(wù)模式構(gòu)建的必要性和迫切性，并樹立全新的檔案管理思想，積極引入先進(jìn)檔案管理技術(shù)和手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理和服務(wù)模式的優(yōu)化創(chuàng)新。

一、高職院校學(xué)生檔案管理的功能

高職院校學(xué)生管理工作的開展離不開學(xué)生檔案管理工作的有效支持。學(xué)生檔案管理工作的主要內(nèi)容是將每一位學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)詳細(xì)記錄，如學(xué)習(xí)、生活、品行、參加活動(dòng)、評(píng)優(yōu)、處罰情況等，并按照不同類別記載在學(xué)生檔案中。每一位在校學(xué)生都會(huì)有一份屬于自己的檔案，并且檔案也會(huì)伴隨著學(xué)生的整個(gè)學(xué)習(xí)過程，學(xué)生的基本情況以及優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)都會(huì)被詳細(xì)地記錄在冊(cè)，這也為學(xué)校、教師、家長(zhǎng)、管理部門以及用人單位了解學(xué)生提供了重要的參考依據(jù)。

另外，學(xué)生檔案管理還具備約束學(xué)生行為、促進(jìn)學(xué)生自我發(fā)展等功能。由于職業(yè)教育的特殊性，很多高職院校學(xué)生都經(jīng)歷了高考失利，對(duì)未來的人生規(guī)劃缺乏清晰的目標(biāo)，并且在學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)和學(xué)習(xí)能力上也存在明顯不足。很多新生會(huì)因?yàn)椴磺宄W(xué)校的學(xué)生管理標(biāo)準(zhǔn)，做出一些違反規(guī)定的行為。而通過構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，則可以讓學(xué)生意識(shí)到遵守學(xué)校管理規(guī)定的重要性，讓其可以約束自己的行為。同時(shí)學(xué)生也可以通過檔案對(duì)自身形成更加全面、清晰的認(rèn)知，便于學(xué)生實(shí)施自我管理，提升自我約束能力。并且很多學(xué)生為了留下良好的檔案記錄，會(huì)更加努力學(xué)習(xí)，積極參加各種活動(dòng)，不斷提升自我價(jià)值，為自身的檔案增添亮色。

可見，高職院校學(xué)生檔案管理所具備的功能是非常豐富的，全體師生和工作人員都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的重視，并積極配合和支持各項(xiàng)檔案管理工作。同時(shí)高職院校學(xué)生檔案管理人員也應(yīng)積極探索更加高效的檔案管理和服務(wù)模式，提升檔案管理水平，這樣才能將檔案管理的功能充分體現(xiàn)出來，為學(xué)校的學(xué)生管理工作提供重要依據(jù)，同時(shí)也為學(xué)生個(gè)體發(fā)展提供助力。

二、高職院校學(xué)生檔案管理和服務(wù)中存在的不足

1.學(xué)生檔案管理規(guī)范性不足

雖然學(xué)生檔案管理是高職院校學(xué)生管理工作中的重要內(nèi)容，但是在當(dāng)前高職院校學(xué)生的管理工作中，普遍存在管理制度和管理流程不完善的問題，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

一是對(duì)工作流程缺乏監(jiān)督，工作人員在操作上存在“三慢”現(xiàn)象，檔案管理工作的效率和規(guī)范性難以得到保證;二是管理制度不完善。

目前多數(shù)高職院校的學(xué)生檔案管理工作制度，都是針對(duì)檔案管理過程中各項(xiàng)管理工作的具體操作和注意事項(xiàng)等進(jìn)行明確說明，缺乏獎(jiǎng)懲制度、責(zé)任制度和監(jiān)督制度，導(dǎo)致很多管理人員對(duì)待工作消積怠慢，缺乏對(duì)檔案管理工作模式和方法的創(chuàng)新意識(shí)，每天按部就班地工作即可，這也是高職院校學(xué)生檔案管理水平一直停滯不前的重要原因。

2.缺乏服務(wù)意識(shí)

雖然在傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理模式下，高職院校學(xué)生檔案管理工作也在有序開展，但就檔案管理工作的服務(wù)功能看，主要側(cè)重于“管理”，而非“服務(wù)”，一切檔案管理制度的制定、管理工作的開展都是為了對(duì)檔案進(jìn)行管理，很少會(huì)讓學(xué)生參與其中，很多高職畢業(yè)生表示直到畢業(yè)都未能見到自己的檔案，可見檔案管理的服務(wù)功能并未得到體現(xiàn)。

這一現(xiàn)象的存在，不僅會(huì)嚴(yán)重影響檔案資料的利用率，而且也會(huì)對(duì)學(xué)生的在校學(xué)習(xí)以及未來就業(yè)與發(fā)展造成不利影響。因此，高職院校檔案管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)這一問題的重視，并不斷提升自身的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，為師生提供更加多樣化、個(gè)性化的檔案服務(wù)，最大化地體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

3.檔案管理信息化程度不高

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)被運(yùn)用到教育領(lǐng)域中，為高職院校的教育管理工作提供了極大便利，檔案管理信息化也成了高職院校學(xué)生檔案管理改革的必然趨勢(shì)。信息技術(shù)的合理運(yùn)用，將一些重復(fù)的人工操作（借助工具或軟件等）取代，進(jìn)而有效提升檔案管理工作的效率和水平。并且檔案信息化管理平臺(tái)的搭建和運(yùn)用，也可以為檔案資料的檢索、查找、存儲(chǔ)、調(diào)取等操作提供便利，使得檔案管理和服務(wù)水平得到了有效提升。

但現(xiàn)階段高職院校的學(xué)生檔案管理信息化水平普遍偏低，檔案管理工作依舊是以人工操作為主，并且學(xué)生檔案也是以紙質(zhì)檔案為主，不僅不利于管理，也容易丟失、損壞，進(jìn)而影響檔案管理的水平。加上多數(shù)高職院校對(duì)學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)投入不足，而信息化檔案管理需要有軟硬件設(shè)備的支持，并且在后續(xù)也需要大量的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行更新和維護(hù)，這也是高職院校檔案管理信息化程度偏低的重要因素。

4.檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力直接關(guān)乎學(xué)生檔案管理水平的高低。由于多數(shù)高職院校并未意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性，忽視了對(duì)檔案管理人員的選用和教育培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)偏低，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

一是檔案管理人員的專業(yè)性不足。很多高職院校并未聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，多是由學(xué)校教師或領(lǐng)導(dǎo)兼任。由于缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，在實(shí)際工作中，難以對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。并且他們還需要完成其他的教學(xué)或管理任務(wù)，更是沒有把過多的精力放在檔案管理的創(chuàng)新上。

二是檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)薄弱。由于部分檔案管理人員對(duì)自身工作的重要性缺乏正確認(rèn)知，認(rèn)為檔案管理只需要負(fù)責(zé)檔案的記錄、歸檔即可，很少會(huì)主動(dòng)對(duì)師生提供檔案查閱、調(diào)取等服務(wù)，即便是師生有需求，也不能很好地為他們提供服務(wù)。

三是信息素養(yǎng)較低。在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)成了檔案管理工作的必然趨勢(shì)。但目前多數(shù)檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低，難以熟練地運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)或設(shè)備開展相關(guān)工作。

三、高職院校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新和服務(wù)模式的構(gòu)建策略

1.創(chuàng)新管理體制

在對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，必須將管理體制的創(chuàng)新作為服務(wù)模式構(gòu)建的根本，這是因?yàn)閮?yōu)質(zhì)的服務(wù)必然是建立在規(guī)范化管理體系之上的，如果管理過于松散，那么服務(wù)質(zhì)量自然難以得到保證。所以，高職院校必須要加強(qiáng)對(duì)管理體制創(chuàng)新的重視，并做好以下幾個(gè)方面的工作：

一是完善管理體制，規(guī)范檔案管理流程。簡(jiǎn)單來說，就是高職院校檔案管理部門應(yīng)結(jié)合學(xué)生檔案管理的實(shí)際流程和需求，制定高度符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，并嚴(yán)格要求所有檔案管理人員以及檔案使用人員按照相關(guān)規(guī)定和要求操作，確保各項(xiàng)檔案管理工作有序開展和有效落實(shí)。當(dāng)所有的檔案管理工作都做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作，不但可以提升檔案管理工作的流暢性，也可以減少或避免檔案信息遺漏、信息不流暢以及信息泄露等現(xiàn)象發(fā)生，提升了檔案管理的效率和水平，為學(xué)生檔案管理服務(wù)模式的構(gòu)建奠定良好基礎(chǔ)。

二是建立健全獎(jiǎng)懲制度和責(zé)任制度。針對(duì)當(dāng)前高職院校檔案管理人員缺乏工作創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新動(dòng)力的現(xiàn)象，高職院校則應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將管理人員的工作完成情況、工作創(chuàng)新情況等與他們的薪酬待遇、職稱晉升等掛鉤，激發(fā)他們的工作熱情和工作創(chuàng)新意識(shí)，提升自身的服務(wù)水平。

同時(shí)高職院校還可以設(shè)置相應(yīng)的責(zé)任制度，明確各工作崗位的職責(zé)，并實(shí)行責(zé)任到人，讓檔案工作人員對(duì)自身的工作內(nèi)容、決策權(quán)、工作失誤會(huì)承擔(dān)哪些后果等形成清晰的認(rèn)知，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任意識(shí)，激發(fā)他們的工作緊迫感，讓他們?cè)跈n案管理工作中可以充分發(fā)揮自身能力，提升他們的工作效率和服務(wù)能力。

2.提升學(xué)生管理信息化水平

隨著信息技術(shù)在高職院校學(xué)生檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案信息化管理已然成了高職院校學(xué)生檔案管理改革的必然趨勢(shì)，也是創(chuàng)新和革新學(xué)生檔案管理的有效途徑。高職院校一定要意識(shí)到這一點(diǎn)，并通過加大對(duì)檔案信息化管理經(jīng)費(fèi)的投入，進(jìn)一步完善學(xué)生檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理信息化提供物質(zhì)保障。

首先，開發(fā)學(xué)生檔案管理信息化軟件系統(tǒng)。這就要求高職院校應(yīng)結(jié)合學(xué)生檔案管理實(shí)際需求，聘請(qǐng)專業(yè)的軟件開發(fā)人員，開發(fā)出一套適用于學(xué)生檔案管理工作的軟件系統(tǒng)。如此一來，檔案管理人員就可以將一些基礎(chǔ)的學(xué)生檔案管理工作轉(zhuǎn)移到線上。

比如，檔案信息的收集、存儲(chǔ)、傳遞和調(diào)取，進(jìn)而有效提升檔案管理和服務(wù)水平。在軟件系統(tǒng)的幫助下，也可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案形式，這樣更有利于檔案資料的傳輸和使用，保證檔案資料的安全性。同時(shí)在軟件平臺(tái)，還可以開發(fā)對(duì)外服務(wù)功能，即本校師生可以通過賬號(hào)登錄，獲取自己權(quán)限內(nèi)的檔案資料，以此來提升檔案資料的利用率，讓檔案管理工作更好地為師生服務(wù)。

其次，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理人員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)。在高職學(xué)生檔案管理中，要想將先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，提升檔案管理人員信息素養(yǎng)是關(guān)鍵。這就要求高職院校構(gòu)建長(zhǎng)期有效的教育培訓(xùn)機(jī)制，定期組織檔案管理人員開展信息技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，提升檔案管理人員對(duì)信息化管理技術(shù)、管理平臺(tái)和應(yīng)用軟件等新型技術(shù)的操作水平。同時(shí)在培訓(xùn)期間，還需要加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行信息保密意識(shí)方面的教育和引導(dǎo)，讓其意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性以及檔案信息泄露的嚴(yán)重后果，這樣他們?cè)谌粘９ぷ髦胁艜?huì)格外注重檔案信息的保密性和安全性。

3.始終堅(jiān)持“以人為本”的管理與服務(wù)理念

高職院校檔案管理的功能主要體現(xiàn)在為學(xué)校學(xué)生管理提供重要依據(jù)以及為學(xué)生個(gè)人發(fā)展助力。要想真正構(gòu)建起高校的檔案管理與服務(wù)模式，提升檔案管理與服務(wù)水平，高職院校檔案管理人員必須要始終堅(jiān)持“以人為本”的工作理念，一切檔案管理工作的開展都是圍繞用戶的實(shí)際需求。

首先，高職院校學(xué)生檔案工作人員必須要意識(shí)到檔案管理的對(duì)象是學(xué)生，因而在檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新過程中，應(yīng)提升學(xué)生的參與度，讓學(xué)生有機(jī)會(huì)接觸到檔案管理，并根據(jù)實(shí)際需求獲取自己的檔案資料。

其次，高職院校學(xué)生檔案管理人員根據(jù)學(xué)生的實(shí)際需求，為學(xué)生提供個(gè)性化的檔案查詢和使用等服務(wù)，并根據(jù)每一位學(xué)生的檔案情況，指導(dǎo)學(xué)生制訂相應(yīng)的發(fā)展計(jì)劃，讓學(xué)生明確在校期間的努力方向，為自己的檔案增添更多亮色。

最后，高職院校學(xué)生檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新意識(shí)，能夠根據(jù)師生反饋，及時(shí)調(diào)整檔案管理和服務(wù)理念以及模式，為師生帶來更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。比如，當(dāng)有師生反饋檔案調(diào)取流程煩瑣時(shí)，檔案管理人員則可以在充分考慮實(shí)際情況以及檔案信息安全的基礎(chǔ)上，盡可能地簡(jiǎn)化檔案調(diào)取流程，提升檔案服務(wù)水平。

四、結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)代背景下，高職院校獲得了良好的發(fā)展，與此同時(shí)，對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理工作提出了更高要求。為此，高職院校檔案管理人員必須要意識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理的滯后性和局限性，并就檔案管理中現(xiàn)存的問題進(jìn)行全面分析，運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理理念和模式，將檔案管理中的問題進(jìn)行妥善解決，提升檔案管理水平，使學(xué)生檔案管理價(jià)值最大化。但要想真正實(shí)現(xiàn)對(duì)高職院校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新并非易事，需要高職院校全體人員意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作的重要性，并全力配合各項(xiàng)檔案管理措施，推動(dòng)檔案管理改革的深化，提升檔案管理水平。

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（作者單位：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院）