機關事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析

摘 要：新時代，機關事業(yè)單位檔案管理更便捷、載體更多元、歸檔更及時、服務更人性，面對著檔案管理呈現(xiàn)出的這些新特點，需要創(chuàng)新管理理念，堅持“創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享”管理，突出以創(chuàng)新理念引領檔案管理工作，以改革的精神推動機關事業(yè)單位檔案管理工作實踐、理論和制度全面創(chuàng)新，為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力。本文分析了新時代機關事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)的新特點，立足“五大發(fā)展”理念，提出了檔案管理創(chuàng)新內容。并結合新修訂的《檔案法》規(guī)定，探討了機關事業(yè)單位檔案改革內容。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;改革

2021年，中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出當前檔案事業(yè)發(fā)展處于重要戰(zhàn)略機遇期，同時也面臨嚴峻挑戰(zhàn)。尤其是新時代，大數據、云計算、計算機信息網絡技術在檔案領域中的深度應用，推動了機關事業(yè)單位檔案工作環(huán)境、工作對象、工作內容發(fā)生巨大變化，需要從檔案工作理念、工作方法、工作模式方面加大創(chuàng)新力度，加快推動機關事業(yè)單位檔案數字化、信息化和智能化轉型升級[1 ]。新時代，需要機關事業(yè)單位檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）工作人員及機關事業(yè)單位管理者加大檔案管理理念創(chuàng)新，以最新理念引導檔案模式創(chuàng)新，不斷優(yōu)化檔案管理路徑，始終堅持“創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享”發(fā)展，以適應新時代機關事業(yè)單位現(xiàn)實需要，為機關事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力。

1 新時代機關事業(yè)單位檔案管理特征

1.1 管理更便捷

傳統(tǒng)檔案管理模式下，以紙質化人工管理為主，不論是檔案收集、歸檔、存儲以及檔案檢索，效率始終較低，檔案管理技術含量不高。計算機信息技術、大數據技術，以及檔案管理軟件的普及應用，將先進技術應用于檔案管理，實現(xiàn)技術與檔案管理有效結合和深度融合，有力促進了檔案管理效率提升[2 ]。尤其是大數據、云計算、計算機信息技術應用于檔案管理數據庫建設及管理中，使檔案管理的各個流程技術含量更高，智能化、便捷性水平顯著提升。

1.2 載體更多元

傳統(tǒng)檔案管理工作的載體以文件資料、照片、紙質材料為主，無論是資料收集、保存還是后期的檢索利用，均過程繁瑣，效率較低。將互聯(lián)網、大數據、信息技術與檔案管理融合，深刻地改變著檔案管理的載體形態(tài)。尤其是大數據技術的應用，機關事業(yè)單位具有保存價值的視音頻、數據文件等均可直接存儲于檔案管理平臺[3 ]。光盤、硬盤、云盤等新型數據存儲技術的應用，也進一步豐富了機關事業(yè)單位檔案管理的載體形態(tài)，使新時代機關事業(yè)單位檔案管理載體更加多元化。

1.3 歸檔更及時

傳統(tǒng)檔案管理時，檔案資料歸檔、交接、整理、編目、上架等需要耗費大量人力、物力和財力，需要建立專門的檔案存儲室或庫房。此外，隨著機關事業(yè)單位業(yè)務的開展，歸檔數量不斷增加，歸檔工作時效性難以保障，歸檔不及時的情況時有發(fā)生[4 ]。隨著計算機信息技術、互聯(lián)網數據技術的應用以及“單軌制”等檔案管理理念的革新，在機關事業(yè)單位日常業(yè)務開展過程中產生的資料，其搜集、檢索、歸檔等工作均可通過數據處理技術完成，檔案管理人員可隨時根據辦公OA系統(tǒng)將相關檔案資料進行收錄、整理，實現(xiàn)歸檔工作的常態(tài)化，確保了歸檔工作的及時性，有效避免因歸檔不及時而造成的檔案數據資料丟失等問題[5 ]。

1.4 服務更人性

傳統(tǒng)模式下，機關事業(yè)單位檔案重管理輕利用，受制于人員配備力量不足、技術條件有限等約束，檔案管理工作效率較低、服務質量始終難以得到有效提升，館藏檔案資料的價值未得到充分展現(xiàn)[6 ]。計算機信息技術、互聯(lián)網技術已經深度運用于檔案管理領域，提升了檔案查詢、檢索效率，簡化了檔案查詢、檢索流程，使檔案服務更人性化、個性化[7 ]。例如，可通過身份認證技術登錄局域網系統(tǒng)，及時查詢到所需檔案資料，突破了傳統(tǒng)時空限制。在檔案數據庫中，通過搜索關鍵詞，可第一時間檢索到所需檔案資料，直接下載、打印。

2 新時代機關事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

2.1 堅持創(chuàng)新管理

創(chuàng)新是引領新時代機關事業(yè)單位檔案發(fā)展的第一動力。新時代，應將創(chuàng)新擺在檔案管理的關鍵位置，不斷激發(fā)檔案管理活力。具體來說，就是要從管理的理論、服務和方法三個方面進行大膽探索，勇于創(chuàng)新。

2.1.1 理論創(chuàng)新[8 ]。機關事業(yè)單位檔案管理部門應牢固樹立新發(fā)展理念，適應新時代檔案要求，從傳統(tǒng)思維模式中走出來，開拓思維空間，總結成功經驗和規(guī)律，將其他領域的先進管理理念，如PDCA、6W、QCC、閉環(huán)質量管理等新管理理論引入到新時代檔案管理工作中，用以指導檔案實踐，為新時代機關事業(yè)單位檔案管理提供豐富理論支撐。

2.1.2 服務創(chuàng)新。隨著信息技術的發(fā)展和應用，機關事業(yè)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)新服務模式、服務載體和服務內容。例如，選用服務質量差距模型，及時發(fā)現(xiàn)檔案服務存在問題和不足，及時跟進解決[9 ]。又如，立足館藏檔案資源，注重檔案編研，增加檔案文化產品供給。還如，利用互聯(lián)網技術，實現(xiàn)24小時在線查詢服務。

2.1.3 方法創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代信息技術的應用，機關事業(yè)單位檔案管理已經從傳統(tǒng)的勞動密集型逐漸向技術密集型轉型，數字化檔案、數據庫技術應用，管理方法上要積極推進文檔一體化、全過程質量管理，搭建局域性檔案管理數據庫平臺，借助現(xiàn)代信息技術，推動檔案管理方式更加精細、智能。

2.2 堅持協(xié)調管理

協(xié)調管理是機關事業(yè)單位檔案可持續(xù)發(fā)展的內在要求，通過協(xié)調管理，逐步解決檔案管理不平衡、不協(xié)調等難題，推動檔案管理質量整體提升。當前，重點需要協(xié)調管理與利用、紙質與電子檔案管理兩大方面。

2.2.1 要堅持管理與利用并重。加強機關事業(yè)單位檔案編研工作力度，多渠道、多領域、多途徑開發(fā)檔案信息資源，切實發(fā)揮檔案經濟、社會效益。建立利用信息反饋機制，暢通郵件、郵箱、電話、在線等利用信息反饋渠道，廣泛收集檔案利用過程中存在的問題和不足，不斷總結利用過程中經驗教訓，提升檔案利用效率和質量。積極拓寬利用渠道，通過局域網、互聯(lián)網技術，搭建檔案利用平臺，為檔案利用者實時檔案利用提供便利[10 ]。

2.2.2 要協(xié)調紙質與電子檔案管理。單套制（又叫單軌制）模式下，電子檔案擁有了與紙質檔案同等效率，要協(xié)調處理好電子檔案與紙質檔案管理之間的關系，避免重復歸檔，增添工作量。

2.3 堅持綠色管理

綠色發(fā)展是機關事業(yè)單位檔案可持續(xù)發(fā)展的必要條件，也是實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要體現(xiàn)。新時代，機關事業(yè)單位檔案綠色管理就是要做到數字化、信息化，營造綠色管理環(huán)境。利用計算機信息技術，對機關事業(yè)單位檔案進行著錄，并實現(xiàn)快捷查詢、檢索和利用，提高檔案管理效率;利用大數據、云計算技術，推動機關檔案管理數字化，打通檔案信息資源之間的相互聯(lián)系，發(fā)揮檔案管理聚合效應。此外，要積極營造綠色管理環(huán)境，從整體上統(tǒng)籌檔案室功能分區(qū)、結構分組，打造生態(tài)、健康、舒適辦公環(huán)境。樹立綠色生態(tài)環(huán)保管理理念，通過技術手段，對接檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)，減少紙質材料收集。積極推動網上檔案利用審批、網上查詢、網上提供利用，最大限度降低紙質檔案磨損。此外，要定期做好館藏檔案鑒定銷毀工作，減少無效檔案保管，清理庫容。

2.4 堅持開放管理

開放是檔案事業(yè)繁榮發(fā)展的必由之路。機關事業(yè)單位檔案工作應在開放中拓寬視野，提高檔案資源開放利用，擴大檔案影響力和輻射面。

2.4.1 要樹立開放管理理念。打破檔案管理半封閉狀態(tài)，轉變檔案工作“作為難”“難作為”觀念，積極參與機關事業(yè)各項工作，主動提供優(yōu)質檔案服務產品，推動檔案管理從幕后邁向臺前。

2.4.2 堅持主動開放管理。以更加開放的姿態(tài)，豐富館藏檔案資源，將凸顯機關事業(yè)單位的人事、財務、行政管理等特色檔案進行歸檔和數字化，為檔案利用打下堅實基礎。

2.4.3 踐行“大檔案”理念。檔案管理者要牢固樹立“大檔案”管理理念，摒棄部門利益的桎梏，堅持走出去，加強與其他機關事業(yè)單位檔案部門之間交流，邀請檔案領域專家來單位講座，提升工作人員業(yè)務素質。

2.5 堅持共享管理

共享是中國特色社會主義的本質要求。機關事業(yè)單位檔案管理的最主要目的，就是高效、優(yōu)質地開發(fā)利用檔案信息資源，最大限度地滿足社會各界檔案信息需求，不斷創(chuàng)造檔案管理的經濟效益和社會效益。其中，做好檔案信息資源共享是實現(xiàn)這一目的的主要手段。

2.5.1 堅持以人民為中心的發(fā)展理念。讓機關事業(yè)單位及社會公眾享受改革發(fā)展成果。切實加強機關事業(yè)單位檔案信息化建設力度，推動信息化、數字化進程，使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，將“檔案庫”成為“智庫”，為領導決策和其他利用者提供更加優(yōu)質、豐富的信息資料。通過編纂大事記、年鑒、組織機構沿革、史志、制度匯編等，提供高質量編研成果。

2.5.2 檔案管理部門共享改革發(fā)展“紅利”。檔案管理部門積極爭取單位對檔案工作的重視，從人財物等方面加強檔案管理投入力度，編制機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)劃，在機關事業(yè)單位營造重視檔案工作的濃厚氛圍。

2.5.3 注重共享平臺搭建。機關事業(yè)單位積極建立可兼容的信息資源管理共享平臺，結合檔案標準化、規(guī)范化管理理念，針對機關不同部門檔案管理內容，制定統(tǒng)一規(guī)范和操作標準，將各自管理的“信息孤島”有效連接，并集中起來，建立檔案資源信息共享平臺。

3 新時代機關事業(yè)單位檔案管理改革

2020年，新《檔案法》修訂完成，于2021年1月1日頒布實施。檔案行政主管部門成為檔案主管部門，并專門增設了檔案信息化建設。面對著這些新情況新變化，需要機關事業(yè)單位檔案管理部門深化改革，適應新《檔案法》的新規(guī)定新要求，為機關事業(yè)單位提供豐富優(yōu)質的檔案信息支撐。

3.1 重構檔案業(yè)務流程

新修訂的《檔案法》突出強調要加強檔案信息化建設，機關事業(yè)單位進行檔案信息化建設，需要對傳統(tǒng)的檔案收集、整理、利用等內容進行優(yōu)化改革，重構檔案業(yè)務流程。例如，收集環(huán)節(jié)。應充分利用機關事業(yè)單位內部信息系統(tǒng)，各部門人員通過信息管理系統(tǒng)及時將需要保存的資料上傳，由檔案部門人員及時接收、更新。整理環(huán)節(jié)。則根據檔案信息具體情況，進行相應的歸檔和分類，并做好備份。根據檔案類型、形成時間、管理要求、密級等，設立具體對應的安全管理權限，增強檔案信息安全性。利用環(huán)節(jié)。按照信息化管理需要，實行網上申請、網上審批和網上反饋，提升檔案利用效率。

3.2 健全檔案管理體制

新修訂的《檔案法》將檔案行政管理部門修改為檔案主管部門，并以法律形式確定下來，專門設立“監(jiān)督檢查”章節(jié)，這就要求機關事業(yè)單位檔案管理部門在傳統(tǒng)管理基礎上，加大日常檔案管理監(jiān)督檢查，明確部門機關事業(yè)單位檔案日常檢查的具體范圍、檢查的流程和檢查的具體方法及要求，根據新時代機關事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)的新情況、新變化和新要求，在檔案管理體制上不斷健全和完善，通過自我監(jiān)督和外部檢查，共同推動機關事業(yè)單位檔案管理效率及公信力的有力提升。對機關事業(yè)單位自身檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和建立統(tǒng)一制度，實行扁平化檔案管理模式，縮短檔案管理流程。

3.3 加強專業(yè)檔案管理

在“條塊結合”的體制下，稅務系統(tǒng)、工商部門、城建領域、住建行業(yè)等若干專業(yè)化檔案管理主要受其主管部門的管理，地方檔案行政主管部門對這些專業(yè)檔案管理的影響和指導作用十分有限，缺少必要的指導對這些專業(yè)領域檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化建設不利。新修訂《檔案法》，將檔案行政主管部門修訂為檔案主管部門，并以法律形式進一步明確了檔案主管部門在整個檔案事業(yè)中居于重要的主導性地位。針對此變化，檔案主管部門應將其檔案管理的相關規(guī)定和要求覆蓋至專業(yè)檔案管理行業(yè)或領域，理順專業(yè)檔案領域條塊關系。

3.4 構建多元治理體系

新修訂的《檔案法》將檔案行政主管部門修改為“檔案主管部門”，顯示檔案管理正朝著“去行政化”趨勢發(fā)展，規(guī)范檔案管理行政權力，使檔案管理更加符合國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的內在要求。因此，要突出共建共治理念，尤其是機關事業(yè)單位機構改革后，應突出檔案管理的專業(yè)化建設，設立專門的檔案管理部門，同時借助檔案行業(yè)學會、第三方專業(yè)機構力量，共同推動檔案事業(yè)高質量發(fā)展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。

4 結語

新時代，機關事業(yè)單位檔案管理的環(huán)境、對象、內容，呈現(xiàn)出管理更便捷、載體更多元、歸檔更及時、服務更人性的顯著時代特征，需要機關事業(yè)單位檔案管理工作人員及機關事業(yè)單位管理者加大檔案管理理念創(chuàng)新，始終堅持“創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享”發(fā)展，以適應新時代機關事業(yè)單位現(xiàn)實需要，為機關事業(yè)單位提供豐富優(yōu)質的檔案信息支撐，為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動力。

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作者簡介：李姍姍（1982— ），大學學歷，山東省濟寧市兗州區(qū)檔案館館員，主要從事檔案管理研究。