公立醫(yī)院人員兼任科技社團職務管理信息化平臺的構(gòu)建與應用

韓亮 胡錦梁 趙汗青 曾虹銘 丁如容

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；科技社團；兼任職務；信息化；管理平臺

近年來，我國科技社團數(shù)量保持高速增長態(tài)勢，其中，僅2011年底至2021年底的10年間，就增加了11.6萬個，總數(shù)達到37.1萬個?？萍忌鐖F主要活動領(lǐng)域涵蓋科學研究、教育、衛(wèi)生、社會服務、文化、體育、農(nóng)村及農(nóng)村發(fā)展等，幾乎涉及公立醫(yī)院所有從業(yè)人員，而且在科技社團兼任職務個數(shù)也不斷攀升。醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的科技社團已經(jīng)發(fā)展成為促進醫(yī)學科學技術(shù)和衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要社會力量，部分科技社團的學術(shù)影響力已被廣泛認可，加之中國醫(yī)院科技量值（STEM）等榜單將重要學會任職作為醫(yī)院、學科影響力的主要考核指標之一，因此科技社團兼職備受醫(yī)院和社會關(guān)注。

一、信息化管理的現(xiàn)狀與問題

（一）醫(yī)院缺乏合理的兼職引導機制和信息化管理平臺

科技社團兼職行為純粹依靠自愿，缺乏合理的引導。一些科技人員兼任過多的社會職務，有的甚至忘記了參加過哪些科技社團。科技社團不斷壯大，在發(fā)展過程中設(shè)立了諸多不同專業(yè)的分會和專業(yè)委員會等分支機構(gòu)。不同的科技社團還設(shè)立了專業(yè)相近甚至完全相同的二級分支機構(gòu)。此外，醫(yī)療機構(gòu)也沒有引導科技人員兼任科技社團職務的機制和信息化平臺，導致同一專業(yè)科技人員可能參加多個科技社團組建的相近或相同專業(yè)的二級分支機構(gòu)。有些重要的社會職務則集中在個別科技專家身上，導致中高級科技人才梯隊后繼力量不足，中層干部兼職過于集中等不合理現(xiàn)象。這些科技人員在履行單位工作職責的同時，還要完成科技社團賦予的任務，容易出現(xiàn)工作任務沖突、時間分配困難和精力分散等問題，嚴重時還會影響本職工作的正常開展，不利于醫(yī)院學科發(fā)展和科技人才梯隊建設(shè)。

（二）科技社團信息化建設(shè)水平較低和對兼職人員管理的權(quán)威約束力較弱，管理難度大

在信息化時代，不少科技社團雖然在信息化建設(shè)方面下了功夫，但由于信息化建設(shè)起步較晚，建設(shè)資金不足，缺乏專業(yè)技術(shù)人才支撐，信息化實施過程中存在建設(shè)不規(guī)范、網(wǎng)站運營更新滯后、業(yè)務系統(tǒng)單一、缺乏創(chuàng)新意識等問題。這導致我國科技社團總體上信息化水平不高，與發(fā)達國家的NCJO相比存在較大差距。信息化建設(shè)總體架構(gòu)一般包括基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)存儲與管理、應用系統(tǒng)、業(yè)務戰(zhàn)略、標準與規(guī)范、安全與維護等六個部分，沒有與醫(yī)院對接的兼職技術(shù)人員從推薦審批到結(jié)束任職全生命周期的管理模塊。同時，分支機構(gòu)兼職人員一般不在科技社團領(lǐng)取報酬，不與組織簽訂勞動合同，常常僅持有一紙聘書，甚至僅與組織達成口頭服務協(xié)議，使得科技社團對兼職人員的管理較為被動，管理難度高于全職員工。

（三）公立醫(yī)院對在科技社團兼任職務的科技人員管理意識不強，管理手段、方法落后

經(jīng)文獻檢索分析和對部分公立醫(yī)院科研管理人員的交流了解，有些醫(yī)院還在采用手工或單機電子表單的原始管理方式，存在工作效率低下，數(shù)據(jù)完整性、一致性差，容易出錯等缺點。有些醫(yī)院雖然在科研管理系統(tǒng)中整合了科技社團兼職管理功能模塊或者搭建了獨立的管理系統(tǒng)，比如重慶醫(yī)科大學附屬第二醫(yī)院搭建了學會登記系統(tǒng)，但這些系統(tǒng)僅聚焦科技人員在科技社團兼任職務信息的登記管理，沒有申請、審批等環(huán)節(jié)，缺乏對兼職科技人員的監(jiān)管機制和兼任職務的全生命周期管理。因此，亟須借助計算機和網(wǎng)絡技術(shù)建立信息化管理平臺，來實現(xiàn)醫(yī)院科技人員兼任科技社團職務動態(tài)全流程化、全生命周期的規(guī)范管理。

在醫(yī)院科技人員兼任科技社團職務信息化管理的現(xiàn)狀存在諸多問題的現(xiàn)實背景下，公立醫(yī)院利用個人對單位組織具有更強的忠誠度和依附感的緊密性人力資源特點，通過建立和完善管理制度、建立信息化管理平臺等手段，加強對醫(yī)院科技人員在科技社團兼職的管理，有利于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

研究團隊全面梳理管理過程中的業(yè)務流程和功能需求，完善配套的管理制度，充分利用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)，將科技人員兼職信息集中存儲、分層管理和利用。全國首創(chuàng)公立醫(yī)院科技人員科技社團兼任職務管理信息化平臺，實現(xiàn)公立醫(yī)院科技人員兼任科技社團職務動態(tài)全流程、全生命周期的高效規(guī)范管理，解決公立醫(yī)院科技人員科技社團兼職管理方面存在的突出問題。

二、建立健全科技社團兼職管理制度

科技社團兼職管理必須加強，必須建立健全制度，讓制度發(fā)揮作用。

第一，要把“為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略服務”作為推薦原則。單位推薦科技人員到科技社團兼職的原則要服務于醫(yī)院整體科技發(fā)展戰(zhàn)略和重點學科建設(shè)，服務于學科發(fā)展規(guī)劃。

第二，要積極引導、學術(shù)優(yōu)先。對拔尖、骨干、青年三級科技人員分類施策，主動構(gòu)建穩(wěn)定健康的老、中、青科技人才梯隊，鼓勵各層次科技人才積極參與各類科技社團工作，參與同行交流、學習新技術(shù)和先進的管理經(jīng)驗，提升醫(yī)院學術(shù)水平和業(yè)內(nèi)學術(shù)影響力。

第三，要嚴控兼職數(shù)量，明確推薦人員范圍。為了引導更多的科技人員參與科技社團工作，防止個人在社團兼職過多，影響本職工作，對科技人員的社團兼職數(shù)量，兼職人員的年齡，在職、返聘、退（離）休、離職人員是否推薦均作出嚴格而明確的規(guī)定。對于那些能代表行業(yè)學術(shù)水平的高質(zhì)量科技社團，遵循社團兼職數(shù)量可適當放寬的原則，鼓勵高質(zhì)量人才兼職。對兼薪、兼酬，獲得社會組織獎金、津貼等報酬或其他額外利益作嚴格規(guī)定，防止和杜絕腐敗滋生。

第四，要健全兼職推薦流程和嚴格材料審核要求。對從申請、開始任職，到最后結(jié)束任職各個環(huán)節(jié)做全流程規(guī)范。完善申請的必備材料。被推薦人在線發(fā)起申請后需要上傳的必備材料包括科技社團印發(fā)的兼任職務邀請函或通知。申請境外非政府組織兼職需上傳該組織合法成立的證明性文件，或其在中國境內(nèi)省級公安機關(guān)登記代表機構(gòu)的登記證書，或通過臨時活動備案審查證明文件。兼職科技人員直接提供的，應當對文件真實性負責。規(guī)范中層干部社團兼職流程、社團領(lǐng)導和非領(lǐng)導兼職的備案方式。職能部門嚴格把關(guān)。規(guī)范科技社團名稱、對社團的合法性與運營狀態(tài)進行審核，杜絕非法組織的參與滲透，同時對被推薦人的擬兼任職務、現(xiàn)兼任職務個數(shù)、年齡等條件進行核查，確保被推薦人符合要求。

第五，要對境外非政府組織兼職作出規(guī)定。不得接受未登記代表機構(gòu)、開展臨時活動未經(jīng)備案的境外非政府組織的委托、資助，代理或者變相代理境外非政府組織在中國境內(nèi)開展活動。不得成為境外非政府組織會員，國務院另有規(guī)定的除外。

三、科技社團兼職管理信息化平臺構(gòu)建

（一）用戶角色與功能

該信息化平臺聚焦醫(yī)院科技人員在科技社團兼任職務的院內(nèi)申請和推薦、任職及到期維護的全流程管理，涉及普通職工、中層干部、職能部門管理人員、院領(lǐng)導、系統(tǒng)超級管理員等5種有不同職責權(quán)限的角色。功能模塊包括系統(tǒng)登入登出、本人任職信息維護、申請管理、審核管理、科技社團信息管理及數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。所有角色均可操作系統(tǒng)登入登出、本人任職信息維護和任職申請；在申請管理中，中層干部增加了所在科室／部門人員的任職信息匯總操作；職能部門管理人員能管理全院任職信息，原則上可操作所有模塊；院領(lǐng)導能瀏覽全院的任職信息和統(tǒng)計結(jié)果，可操作申請管理模塊中的申請數(shù)據(jù)總表、審核管理模塊中的已任職總表和數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊。

在數(shù)據(jù)信息處理上，該信息化平臺具有數(shù)據(jù)的導入、校驗、審核、檢索和統(tǒng)計等功能。其中，數(shù)據(jù)導入主要針對歷史手工表單或外部數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)校驗則對導人數(shù)據(jù)進行規(guī)范化校驗，符合接口標準的數(shù)據(jù)方可導入系統(tǒng)；數(shù)據(jù)審核是職能部門管理人員對導人數(shù)據(jù)進行內(nèi)容審核，符合內(nèi)容標準的數(shù)據(jù)方可進入系統(tǒng)，不符合的可進行刪除、修改、駁回等操作；數(shù)據(jù)統(tǒng)計是對個人、科室、醫(yī)院、科技社團、職務等的多維度統(tǒng)計。

（二）業(yè)務流程

全流程管理包含申請審批、開始任職和結(jié)束任職三大流程（圖1）。

1．申請審批

參照國家對事業(yè)單位在職人員科技社團兼任職務相關(guān)規(guī)定，由被推薦人在線發(fā)起申請，上傳科技社團印發(fā)的兼任職務邀請函或通知等必備材料，填寫個人基本信息和科技社團名稱、擬兼任職務和屆次等數(shù)據(jù)信息。經(jīng)所在部門或科室領(lǐng)導確認，分管領(lǐng)導批準后，該申請進入待審狀態(tài)。

職能部門管理人員對待審狀態(tài)的申請，逐一核對上傳材料與信息。重點核實被推薦人的擬兼任職務和現(xiàn)兼任職務個數(shù)、年齡等個人信息，以及科技社團名稱、合法性與運營狀態(tài)等。若出現(xiàn)不符信息或不合規(guī)情況，管理人員將與被推薦人、科技社團、主管部門等進一步核實，對該條申請信息進行修改或予以駁回。職能部門審核通過的申請進入待上會狀態(tài)。

待上會申請經(jīng)醫(yī)院辦公會、黨委（常委）會議審議后，沒有通過的申請流程終止，該條記錄狀態(tài)則切換為未推薦。會議通過的申請，按干部管理權(quán)限分類處理，需送上級主管部門審批的送上級主管部門，批復結(jié)果返回后分類處理，其余由醫(yī)院推薦到科技社團參與競聘。

2．開始任職

被推薦人員在科技社團選舉后，成功當選的將科技社團頒發(fā)的最高職務任職證書或任職證明材料上傳系統(tǒng)；未擔任職務的，被推薦人員也需將選舉結(jié)果證明材料上傳。職能部門管理人員對上傳材料進行審核，未通過審核的材料將返回并通知被推薦人員重新上傳；通過審核后，對上傳材料進行核實并修改完善該條申報記錄，進入在任或未任狀態(tài)。

3．結(jié)束任職

任職期間，因故需要辭去在任職務的，被推薦人員向科技社團提交辭職申請，征得同意后，上傳科技社團下發(fā)的同意辭職批復函。職能部門管理人員對上傳信息進行審核，確認無誤后將信息入庫，該條任職記錄將被設(shè)置為辭任狀態(tài)。此外，系統(tǒng)根據(jù)現(xiàn)任職起止時間，將到期的任職記錄自動變更為卸任狀態(tài)。被推薦人員因特殊原因離開所在單位，其科技社團任職狀態(tài)將由單位職能部門管理員修改為已離職狀態(tài)，有多個任職記錄的，僅修改一個記錄的任職狀態(tài)，其余記錄任職狀態(tài)由系統(tǒng)自動修改完成。

（三）系統(tǒng)架構(gòu)

該信息化平臺使用SQL Server關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)持久化保存系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對于存儲數(shù)據(jù)的提取和應用效率更高，Redis緩存常用數(shù)據(jù)，減輕數(shù)據(jù)庫讀取壓力。采用B/S（Browser/Server）架構(gòu)設(shè)計和MVC（Model-View-Controller）的開發(fā)模式，運用C#語言在ASP.NET平臺上進行系統(tǒng)開發(fā)。系統(tǒng)架構(gòu)包含數(shù)據(jù)來源層、數(shù)據(jù)倉儲層、管理層和應用層四個部分（圖2）。

四、討論

（一）信息化平臺建設(shè)的實現(xiàn)形式多元化

科技社團兼任職務管理是醫(yī)院科技、人力資源管理的交叉領(lǐng)域。為推動該信息化平臺的應用，厘清了醫(yī)院內(nèi)部管理部門，由醫(yī)院科技部和人力資源部實行雙部門聯(lián)合管理。將兼職申報與會議審議前的流程交由院內(nèi)辦公系統(tǒng)（OA）實現(xiàn)，同時將個人查詢與醫(yī)院推薦后的證明材料上傳流程與醫(yī)院門戶網(wǎng)站建設(shè)整合，不但實現(xiàn)了信息化建設(shè)資源整合，更重要的是實現(xiàn)了管理與數(shù)據(jù)應用的整合。

（二）完善制度規(guī)定，明確兼職人員要求

醫(yī)院全面修訂了與信息化平臺配套的社會組織兼職管理辦法，明確了兼職人員申請、審批、推薦、任職、退出等一系列制度要求，提出向科技社團推薦兼職人員的原則，即服務于醫(yī)院整體發(fā)展戰(zhàn)略和重點學科建設(shè)規(guī)劃；鼓勵科技骨干人才，特別是中青年科技人才更多地加入科技社團，學習新技術(shù)、交流管理經(jīng)驗，引導各學科逐步建立合理的科技人才梯隊，避免出現(xiàn)科室內(nèi)科技社團兼職過于集中的現(xiàn)象；對境外非政府組織兼職和兼薪兼酬等方面做出明確規(guī)定，規(guī)范各級領(lǐng)導干部科技社團兼職行為。

（三）建立信息分享和問題反饋機制

該信息化平臺中設(shè)定申請人可見個人信息，科室管理人員可見本學科人員兼職信息，職能部門和院領(lǐng)導可見全院兼職人員信息，所有新舊個人兼職信息可在系統(tǒng)中查詢下載，解決了原來由于個人信息集中在個別管理人員手中，導致的數(shù)據(jù)易遺失、不公開等弊端。同時，每一個環(huán)節(jié)處理都有信息提示，申請人可隨時了解各環(huán)節(jié)通過或駁回情況和理由，若有疑問可通過系統(tǒng)預留聯(lián)系電話隨時溝通，搭建了信息分享和問題反饋平臺與機制。

（四）配套信息庫與標準庫的建設(shè)

該信息化平臺離不開配套信息庫與標準庫的支撐。一是歷史數(shù)據(jù)庫，強化了個人對系統(tǒng)信息核實維護的“第一責任人”意識，推進歷史數(shù)據(jù)導人與清理工作。二是科技社團基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，包括科技社團性質(zhì)、管理級別和運營狀況等，可以幫助實現(xiàn)申請錄入與核對的自動匹配。對于系統(tǒng)不能匹配的科技社團或非政府組織可分別在民政部、公安部官方網(wǎng)站進行查詢核實，若未查詢到的需提供科技社團登記證書（或預登記證書）、NGO合法成立的證明性文件或境外非政府組織在中國境內(nèi)公安機關(guān)登記代表機構(gòu)的登記證書或通過臨時活動備案審查的證明文件。三是數(shù)據(jù)標準庫，信息分類標準如科室或?qū)W科分類、科技社團任職職務以及管理信息接口標準等；數(shù)據(jù)應用標準，包括統(tǒng)計、匯總或二次賦分標準等。

五、結(jié)束語

信息化平臺的應用能夠支撐醫(yī)院管理科學決策，最大限度地提升人員數(shù)據(jù)資源開發(fā)利用效率。在該信息化平臺運用初期，基于人員科技社團兼任職務的歷史數(shù)據(jù)，經(jīng)去重清洗與信息標化后導人數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)頁開放個人賬戶，所涉人員上傳任職證書、辭職批復函或未任職證明等材料，經(jīng)審核后補充完善數(shù)據(jù)內(nèi)容；在處理歷史數(shù)據(jù)的同時，新的科技社團兼任職務申請記錄同步產(chǎn)生，并行不悖。目前，該信息化平臺運行穩(wěn)定，在科室學科建設(shè)、醫(yī)院評級審查、個人評聘考核等相關(guān)工作中，持續(xù)發(fā)揮作用。