新時期企業(yè)檔案管理探析

段艷紅

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和研發(fā)等活動的真實記錄和信息資源，是企業(yè)發(fā)展的資料依據(jù)和寶貴財富。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案建設(shè)的重心由傳統(tǒng)的手工編錄模式逐步向信息化、智慧化發(fā)展，正確認識并不斷優(yōu)化檔案信息化建設(shè)，對于企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展具有極其重要的推動作用。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱。企業(yè)作為生產(chǎn)經(jīng)營性單位，檔案管理意識相對薄弱，很多企業(yè)尚未建立行之有效的存儲整理辦法、責任管理制度和考核激勵制度等一系列檔案管理規(guī)章制度，沒有明確專職人員負責檔案管理工作，崗位職責不夠清晰，檔案收集意識薄弱，很多企業(yè)檔案由項目負責人或文件辦理人個人存放，出現(xiàn)文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象。

（二）硬件設(shè)施落后。隨著檔案資料的數(shù)量增加和開發(fā)利用的價值增長，檔案行業(yè)明確了檔案管理的基本條件，包括檔案室、檔案箱柜、電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施應(yīng)符合檔案局行業(yè)標準，滿足檔案室考核需求。目前，部分企業(yè)尚未配備標準的檔案硬件設(shè)施，沒有專用的檔案儲存軟硬件設(shè)備，達不到檔案信息化存儲的條件。

（三）尚未實現(xiàn)互通共享。檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)管理、企業(yè)發(fā)展、企業(yè)規(guī)劃等各方面發(fā)揮著重要作用，具有較強的開發(fā)利用價值。但是，企業(yè)檔案多為紙質(zhì)檔案，僅實現(xiàn)了檔案號和名稱的電子存儲，受限于企業(yè)檔案信息化程度，查找檔案時往往需要手動檢索到存儲地址再查閱紙質(zhì)檔案，不利于檔案資源的互通共享。

（四）歸檔時效性不高。企業(yè)更多注重的是直觀的經(jīng)濟效益，存在重生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)工作和機構(gòu)，輕文件收集歸檔利用的現(xiàn)象，伴隨著企業(yè)改革中的人員流動，造成檔案與企業(yè)發(fā)展不同步。另外，相對于黨政機關(guān)和事業(yè)單位，部分企業(yè)尚未明確檔案資料的收集整理的時間節(jié)點和流程環(huán)節(jié)，文件辦理后或項目完成后不能及時歸檔并移交給檔案管理人員;部分企業(yè)尤其是中小型企業(yè)采用人工歸檔的方式，檔案管理和開發(fā)利用效率較低。

二、信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

在數(shù)字化的大背景下，國家對檔案管理先后出臺了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《中華人民共和國檔案法》，明確了電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案有同等的效力。“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃明確提出，要深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，強化科技和人才支撐。以信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代化科技給企業(yè)檔案管理帶來了顛覆性的改變，也給企業(yè)檔案保管工作提供了全新的工作環(huán)境和思維方式。企業(yè)檔案信息化、電子化已成為主流，因此，企業(yè)檔案管理工作融入大數(shù)據(jù)，堅持信息化的發(fā)展道路，進一步規(guī)范和完善單位檔案資料的管理，是加強企業(yè)經(jīng)營和管理、維護權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的有力保障和必要支撐，也是實現(xiàn)檔案有效利用助力企業(yè)高質(zhì)量持續(xù)發(fā)展的重要途徑。

（一）改變了企業(yè)檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案營理流程特別復(fù)雜，需保存大量的紙質(zhì)文件資料，且紙質(zhì)材料不便于查找，限制了企業(yè)檔案存儲資源的深度開發(fā)和有效利用，檔案資源無法充分發(fā)揮其實質(zhì)性的作用。傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案資料歸檔后，不方便隨時翻閱，造成檔案資源的閑置和浪費，信息化等新技術(shù)將需要保存的檔案資料進行數(shù)字化處理，實體檔案管理逐步向信息資源管理轉(zhuǎn)變，在這種管理模式下，檔案存儲資源可以隨時共享應(yīng)用，充分發(fā)揮了檔案信息資料價值。

（二）改變了企業(yè)檔案管理理念。信息化等新技術(shù)在企業(yè)檔案管理方面的應(yīng)用，使我們對檔案管理的思路和方法等問題進行重新思考。在檔案存儲、崗位職能、管理制度方面，企業(yè)管理者都需要樹立電子化、數(shù)字化檔案管理方法和理念，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該具備哪些素質(zhì)、技能，檔案資料如何同步錄入，檔案系統(tǒng)的安全性如何保障成為當前信息檔案管理工作中面臨的新問題。

三、讓信息技術(shù)為企業(yè)檔案管理賦能

（一）基礎(chǔ)域：完善檔案管理體系。硬件設(shè)施方面，提升企業(yè)檔案管理硬件設(shè)施，包括符合檔案行業(yè)要求的檔案室、室內(nèi)溫濕度自動控制、出入監(jiān)控系統(tǒng)及防火防塵設(shè)施，以及保密電腦和電子存儲介質(zhì)，確保企業(yè)檔案的安全存儲。軟件管理方面，健全責任管理制度，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，明確檔案管理人員崗位職責，修訂并規(guī)范工作程序，細化企業(yè)檔案資料的建檔、收集、存儲、電子化錄入、紙質(zhì)版保存、借閱、銷毀等工作流程;制定相應(yīng)的責任管理制度和考核制度，將檔案管理納入企業(yè)管理工作，將平常考核和年終考核相結(jié)合，達到全面提升企業(yè)檔案管理水平的目的。

（二）存儲域：健全雙重保存制度，即同一份文件采用電子和紙質(zhì)兩種形式保存歸檔，一方面因為電子檔案同其他數(shù)字信息一樣易受到木馬病毒等安全隱患影響，另一方面在于紙質(zhì)檔案以其特有的穩(wěn)定性是電子版無法替代的，同時紙質(zhì)檔案所具有的法律效力也是電子檔案所不具備的，應(yīng)該兩者結(jié)合共同為企業(yè)發(fā)展各項工作服務(wù)。對企業(yè)檔案信息化來說，除提高安全意識、加強安全管理外，還要從技術(shù)層面上保證信息安全。一是明確權(quán)限。在建立企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的時候，對電子檔案設(shè)置身份準入權(quán)限，防止其他人員對電子信息檔案進行非法操作。二是加密存儲。企業(yè)檔案是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實踐活動的勞動積累和智慧結(jié)晶，特別是一些項目技術(shù)檔案，記錄著企業(yè)的未公開的知識、技術(shù)，因此，企業(yè)在日常管理中要進行加密處理，并引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，利用電子簽名技術(shù)確保合同文件、各類憑證、業(yè)務(wù)單據(jù)等歸檔內(nèi)容不被篡改，使企業(yè)電子檔案的真實性、完整性和安全性得到保障。三是技術(shù)防范。定期進行網(wǎng)絡(luò)軟、硬件的檢測， 及時修補安全漏洞;運用現(xiàn)代技術(shù)不斷跟進和完善檔案安全管理設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。

（三）應(yīng)用域：實現(xiàn)信息資源共享。企業(yè)檔案是從企業(yè)創(chuàng)立之初積累的大量信息資源，企業(yè)管理人員可以利用企業(yè)檔案實現(xiàn)對企業(yè)文化、企業(yè)管理的深層次開發(fā)，管理好、利用好企業(yè)檔案，能夠全面助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。在日常工作中，企業(yè)檔案管理人員要圍繞企業(yè)的發(fā)展，編寫建立企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的信息化、智慧化管理，并與企業(yè)文件辦公系統(tǒng)互聯(lián)互通、內(nèi)容共享，自動獲取銷售合同、經(jīng)營協(xié)議等文件檔案并自動歸檔，實現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件的100%歸檔。為開發(fā)利用好企業(yè)檔案，積極探索應(yīng)用關(guān)鍵字、組織、時間、標簽等多種維度、多種類型的檢索方式，即時定位目標檔案。經(jīng)過審批后自動獲取檔案相關(guān)權(quán)限，用戶可直接在線預(yù)覽或下載檔案文件，實現(xiàn)檔案的快速借閱。

（四）保障域：提升人員能力素質(zhì)。企業(yè)檔案信息化、智慧化系統(tǒng)歸根到底是由管理人員建設(shè)和維護，因此，工作人員的素質(zhì)和安全意識在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中至關(guān)重要。一是加強現(xiàn)有人員教育培訓，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，強化檔案人員的責任教育和安全防范意識教育，切實加強檔案資料的安全性研究，確保檔案資料的安全完整。尤其在當前信息化時代，現(xiàn)代電子技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用，保密工作的難度相對增大，對檔案管理人員的安全防范意識要求更加嚴格。二是構(gòu)建檔案信息化標準體系，調(diào)整現(xiàn)有的檔案管理模式，完善管理制度，規(guī)范管理流程，培養(yǎng)企業(yè)檔案專業(yè)性人才的創(chuàng)新型思維和獨立思考能力，熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)資源的整合和使用。三是引進人工智能、大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)安全、軟件編程等領(lǐng)域的專業(yè)人才，為新形勢下企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化、信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)打牢堅實的人才基礎(chǔ)。