建筑安裝工程檔案信息化管理及優(yōu)化

黃宇玲

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，建筑工程規(guī)模也在日益擴(kuò)大，隨之而來(lái)的是工程數(shù)量和質(zhì)量都有了明顯提高。然而在實(shí)際工作中卻出現(xiàn)很多問(wèn)題，比如說(shuō)：沒(méi)有建立完善統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度;缺乏健全有效的保管體制、缺少對(duì)建筑安裝工程檔案資料進(jìn)行分類(lèi)存放等情況頻繁發(fā)生等等諸多現(xiàn)象與現(xiàn)狀相沖突。隨著時(shí)代進(jìn)步社會(huì)不斷發(fā)展，建筑工程建設(shè)也越來(lái)越復(fù)雜多樣，并且涉及到許多專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)且較為繁瑣的內(nèi)容。

一、建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.建筑安裝工程檔案信息化管理的發(fā)展情況。隨著時(shí)代的發(fā)展建筑安裝工程在進(jìn)行建設(shè)時(shí)，都已經(jīng)采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理，但是由于我國(guó)目前還沒(méi)有建立起比較成熟完整健全的信息化管理系統(tǒng)，所以很多企業(yè)并不會(huì)去使用這種系統(tǒng)。這就導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部信息交流不暢通、數(shù)據(jù)處理不準(zhǔn)確等問(wèn)題出現(xiàn);還有一些公司雖然擁有了自己開(kāi)發(fā)軟件平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，但是卻缺乏專(zhuān)業(yè)人員對(duì)其功能操作流程進(jìn)行研究與探討，從而造成工作中存在漏洞;更有甚者在建設(shè)時(shí)沒(méi)有充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源的作用。我國(guó)的建筑行業(yè)發(fā)展時(shí)間比較短，在管理模式和技術(shù)方法上都存在著一定問(wèn)題?，F(xiàn)階段信息化建設(shè)工作還沒(méi)有引起人們足夠重視。

2.建筑安裝工程檔案信息化管理應(yīng)用情況。建筑安裝工程檔案信息化管理，需要對(duì)建筑工程的相關(guān)信息進(jìn)行收集，并在第一時(shí)間內(nèi)將其整理到系統(tǒng)中，在此基礎(chǔ)上對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行整合和分析。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)建立起完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與交流以及及時(shí)更新等功能;同時(shí)還需注意的是要加強(qiáng)對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，處理速度及質(zhì)量方面存在不足之處，及時(shí)作出相應(yīng)調(diào)整措施，以確保工程檔案管理工作能夠順利開(kāi)展，進(jìn)而保證建筑工程施工工作的有序性與準(zhǔn)確性。在信息化管理的過(guò)程中，檔案管理人員必須充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)建筑安裝工程進(jìn)行全面系統(tǒng)化、規(guī)范化管理。具體來(lái)說(shuō)主要是電子文件管理系統(tǒng)。通過(guò)使用該設(shè)備能夠有效提高工作效率和質(zhì)量;同時(shí)也可以將紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n信息資源并實(shí)現(xiàn)共享與存儲(chǔ)功能;另外還應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)能力培養(yǎng)及檔案管理人員在信息化方面知識(shí)儲(chǔ)備，從而使其具備較高素質(zhì)水平、具有較強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用技能等綜合素養(yǎng)。

3.建筑安裝工程檔案信息化管理的作用。隨著我國(guó)建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑工程也隨之出現(xiàn)了一些新情況、新問(wèn)題，信息化管理是一個(gè)工程項(xiàng)目順利進(jìn)行的前提條件和基礎(chǔ)支撐。在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)：第一就是信息資源共享。第二便是工程建設(shè)單位之間相互交流與合作。第三則體現(xiàn)在對(duì)檔案材料及文件資料等方面都有一定程度上存在差異性以及不完整性現(xiàn)象。第四主要表現(xiàn)為建筑企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間缺乏協(xié)調(diào)配合，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)傳遞到?jīng)Q策層、管理層和管理人手中。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建筑工程數(shù)量也隨之增多，而建筑施工過(guò)程中所涉及到的數(shù)據(jù)量較多。因此在建筑工程建設(shè)階段需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行有效地收集與整理。通過(guò)信息化管理手段能夠?qū)崿F(xiàn)工程建設(shè)施工檔案資料資源化、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)裙δ芟到y(tǒng)自動(dòng)化處理模式，來(lái)提高企業(yè)內(nèi)部文件管理工作效率及質(zhì)量水平;此外還可以將相關(guān)文檔進(jìn)行分類(lèi)歸檔保存并及時(shí)更新，便于日后分析利用。

二、建筑安裝工程檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1.管理信息化程度低。目前，建筑安裝工程檔案的管理工作主要集中在施工階段，對(duì)于數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和整理是一項(xiàng)比較復(fù)雜而且耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)的工作。而當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)都缺乏完善且系統(tǒng)化地對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一處理。由于沒(méi)有專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)并且應(yīng)用型較好等原因，使得很多建筑工程項(xiàng)目中存在著大量問(wèn)題：管理制度不健全、操作流程混亂以及設(shè)備故障率高等等;此外還有一些建筑單位在施工過(guò)程中，在建筑企業(yè)中，檔案信息化管理的應(yīng)用還處于初級(jí)階段，其主要原因是由于工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程復(fù)雜程度大且分散性強(qiáng)。因此需要相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)與配合。建筑工程施工單位對(duì)文件資料沒(méi)有完全重視起來(lái);缺乏專(zhuān)業(yè)人才和技術(shù)支持等因素導(dǎo)致了工程檔案信息管理工作存在問(wèn)題：一是文件管理人員綜合素質(zhì)不高;二是文件內(nèi)容不完整、不全或有缺失的情況時(shí)有發(fā)生;三是非規(guī)范現(xiàn)象也比較嚴(yán)重，這些都會(huì)影響到文檔管理質(zhì)量水平及數(shù)據(jù)分析工作效率。

2.企業(yè)信息化管理意識(shí)薄弱。在現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，很多單位都開(kāi)始認(rèn)識(shí)到了信息管理工作對(duì)于自身工作效率提升以及經(jīng)濟(jì)效益提高具有重要意義。但是由于建筑安裝工程檔案信息化管理制度不完善導(dǎo)致其對(duì)實(shí)際操作作用并不明顯。部分單位領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)。因此造成了建筑工程施工建設(shè)資料存在著大量問(wèn)題，影響企業(yè)整體質(zhì)量水平及企業(yè)形象;另外一些管理人員也忽視檔案的重要性。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)都還沒(méi)有意識(shí)到建筑工程建設(shè)項(xiàng)目在施工期間會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，而且這些數(shù)據(jù)資料往往都是由人工進(jìn)行整理和歸納總結(jié)而成。所以說(shuō)對(duì)其進(jìn)行有效地處理是非常困難且耗時(shí)耗力。而目前很多單位對(duì)于建筑工程建設(shè)施工階段所涉及到的文件資料，并不是很重視甚至根本就不理會(huì)填寫(xiě)相關(guān)表格或者其他方式來(lái)完成工程項(xiàng)目的檔案信息化建設(shè)工作。

3.檔案資源配置不合理。由于我國(guó)建筑行業(yè)起步較晚，在檔案信息化管理方面，存在著一些問(wèn)題。首先是檔案資源的配置不合理。很多企業(yè)對(duì)工程建設(shè)中涉及到的文件材料沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)合理性分析和分類(lèi)整理工作;而有些單位為了節(jié)省成本或者不重視項(xiàng)目質(zhì)量等原因?qū)е铝嗽诮ㄖこ淌┕み^(guò)程中出現(xiàn)各種重復(fù)資料、冗余信息以及錯(cuò)誤記錄等等情況;其次就是由于建筑行業(yè)對(duì)于軟件技術(shù)應(yīng)用不夠成熟，使得許多信息化管理手段無(wú)法發(fā)揮作用，從而影響檔案管理工作。

三、建筑安裝工程檔案信息化管理對(duì)策

1.建立建筑安裝工程檔案信息化管理組織結(jié)構(gòu)。在建筑工程的信息化管理過(guò)程中，檔案管理工作是一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，必須建立健全建筑安裝工程檔案信息化管理機(jī)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)。首先要明確各部門(mén)及人員職責(zé)。通過(guò)制定科學(xué)合理、分工協(xié)作和相互制約原則來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中統(tǒng)一處理;其次就是將文件資料的歸檔工作落到實(shí)處，并加強(qiáng)管理人員與使用單位之間溝通交流以及相關(guān)制度建設(shè)等方面都應(yīng)該在建筑工程管理中起到重要作用，從而使文檔管理工作更加具有實(shí)際意義，并且提高建筑企業(yè)整體效率。建筑安裝工程檔案信息化管理組織結(jié)構(gòu)的建立，是為了對(duì)建筑工程在施工過(guò)程中，各個(gè)階段，以及每個(gè)工序進(jìn)行有效地把控。所以必須要加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)于文件資料收集、整理工作。同時(shí)也需要制定出完善的制度，這樣才能使文件資料更好地為決策者提供參考依據(jù)。

另外也應(yīng)該將工程項(xiàng)目管理人員與施工人員緊密聯(lián)系在一起;最后還應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)對(duì)建筑安裝過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)解決并進(jìn)行有效地處理。在建筑安裝工程施工過(guò)程中檔案管理是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接影響著整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)工作。所以必須要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)信息處理和分析系統(tǒng)進(jìn)行完善。首先必須保證資料收集、整理與利用等各個(gè)方面都處于合理狀態(tài);其次應(yīng)該確保相關(guān)管理人員能夠及時(shí)準(zhǔn)確地獲取到真實(shí)有效完整、全面以及可靠準(zhǔn)確數(shù)據(jù)信息內(nèi)容;再其次還需要做好對(duì)原始文件材料的管理，并將這些檔案資料保存在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便日后查詢使用。

2.構(gòu)建建筑安裝工程檔案信息平臺(tái)。建筑安裝工程檔案信息化管理必須以信息平臺(tái)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、單位之間的資源共享，提高建筑工程施工過(guò)程中數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確度。在建設(shè)企業(yè)內(nèi)部建立完善統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系下形成完整有序、功能齊全又具有較高價(jià)值性與實(shí)效性的文件管理系統(tǒng);對(duì)已經(jīng)建成或在建項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收合格后可直接進(jìn)入建筑安裝工程檔案信息化管理平臺(tái)運(yùn)行使用。建筑安裝工程檔案信息化管理要以企業(yè)為核心，結(jié)合國(guó)家的政策法規(guī)，構(gòu)建符合自身發(fā)展需要的信息平臺(tái)。在建立和完善相關(guān)制度時(shí)也可參考其他軟件進(jìn)行。

在對(duì)建筑安裝工程檔案信息化管理的優(yōu)化時(shí)，需要遵循以下幾點(diǎn)原則：規(guī)范性與科學(xué)性相結(jié)合。首先要明確文件信息收集、整理和歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)所使用到的標(biāo)準(zhǔn)。其次是規(guī)范數(shù)據(jù)錄入程序。最后就是完善相關(guān)軟件功能模塊，使之相互配合形成一體化系統(tǒng);此外還應(yīng)該注重加強(qiáng)工作，人員之間以及單位內(nèi)部員工間在檔案信息化管理方面知識(shí)學(xué)習(xí)交流工作上的積極作用。為了確保建筑安裝工程檔案信息化管理的有效性，在開(kāi)展過(guò)程中，需要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地整理，并通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)當(dāng)建立完善的電子文件系統(tǒng)。將紙質(zhì)材料和數(shù)字化資料等直接輸入到電子信息系統(tǒng)內(nèi)。同時(shí)還要做好相關(guān)軟件、硬件以及數(shù)據(jù)庫(kù)之間銜接工作;在完成了以上內(nèi)容之后便可利用相應(yīng)設(shè)備對(duì)建筑安裝工程檔案信息化管理過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有效地解決，從而使建筑工程施工質(zhì)量得到進(jìn)一步提升。

3.建立信息化管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)和系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。首先，信息化管理的目的就是把企業(yè)中各個(gè)部門(mén)和人員有機(jī)結(jié)合起來(lái)，通過(guò)信息共享，將各單位、個(gè)人以及整個(gè)系統(tǒng)連接起來(lái)實(shí)現(xiàn)人與物之間的相互聯(lián)系。在建筑工程檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行數(shù)據(jù)資源收集及處理工作。建立健全完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是加強(qiáng)建筑安裝工程檔案資料分析整理質(zhì)量控制力度最主要途徑之一。其次要做好信息化管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。再其次就是對(duì)信息采集和加工流程做出合理規(guī)劃并制定系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)建筑安裝工程檔案信息化管理進(jìn)行規(guī)范化的管理工作，可以為信息管理人員提供一個(gè)良好、穩(wěn)定和可靠的工作環(huán)境，也有利于提高數(shù)據(jù)資料處理效率。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上要以建筑工程建設(shè)項(xiàng)目為主導(dǎo)，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)及客戶需求來(lái)構(gòu)建一套完整且完善的工程文件電子表格體系。同時(shí)還要將建筑工程施工過(guò)程中所涉及到的各個(gè)階段以及相關(guān)材料等內(nèi)容都納入其中并建立起統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理與控制;此外還可以將信息管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相融合起來(lái)。

在信息化建設(shè)的過(guò)程中，我們必須對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，將其應(yīng)用到建筑施工檔案管理當(dāng)中。通過(guò)對(duì)信息資源的利用和分析可以實(shí)現(xiàn)建筑工程項(xiàng)目全生命周期內(nèi)各種技術(shù)資料、文件等各種形式資料以及工程質(zhì)量情況等等。因此，要想使建筑工程項(xiàng)目的各個(gè)階段都能順利開(kāi)展并且保證工程質(zhì)量就需要加強(qiáng)完善相關(guān)制度與規(guī)范體系建設(shè)工作與信息化管理模式構(gòu)建工作，在這個(gè)過(guò)程中我們還要不斷地創(chuàng)新和改進(jìn)建筑施工檔案管理工作。

（作者單位：福建省工業(yè)設(shè)備安裝有限公司）