電子檔案在建設(shè)工程項目中的管理及動態(tài)應(yīng)用研究

吳小平

（浙江安吉經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會，浙江 湖州 313300）

建設(shè)單位作為建設(shè)項目的發(fā)起者、所有者、使用者、管理者，是建設(shè)五方主體中唯一一個從項目發(fā)起（立項）到項目移交、使用，全過程引領(lǐng)的單位，也是整個項目建設(shè)過程中最具話語權(quán)的單位，經(jīng)手了項目大多數(shù)的檔案、資料。由建設(shè)單位牽頭引領(lǐng)檔案管理才能保證項目檔案的全面性和完整性，如此，檔案才能為建設(shè)單位的項目管理提供能量來源和變革基礎(chǔ)。本文僅就項目檔案中的電子檔案進行闡述。

電子檔案是指在項目建設(shè)過程中通過計算機等電子設(shè)備形成的、對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的文字、表格、CAD圖、聲像等各種形式的歷史記錄。

1 前期策劃

1.1 制度、機構(gòu)的建立

電子檔案的建立、管理、應(yīng)用，首先需要由建設(shè)單位牽頭組織各主要參建單位參與，針對項目檔案形成一套完整的管理辦法、制度，包括檔案資料的收集、歸檔、整理、移交，設(shè)置專職或兼職檔案管理人員、單獨檔案室的配備和明確項目人員在檔案管理方面的職責(zé)和行為。

1.2 框架的搭設(shè)

以往的檔案資料往往是被動型，即有什么檔案資料存什么檔案資料，有多少份存多少份，往往導(dǎo)致后期資料的缺失或不足，所以在項目前期需對項目檔案資料進行規(guī)劃，將項目檔案資料分為立項申報、勘察設(shè)計、工程準(zhǔn)備、工程實施、竣工及試運行5個階段，并詳細列出每個階段需要收集哪些資料，其中哪些資料為核心資料和一般資料，每種資料需要多少份數(shù)以及如何電子化處理。

（1）立項申報階段：主要有項目建議書及報批文件，項目選址意見書及其報批文件，可行性研究報告及其評估、報批文件，設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書及其報批文件等。

（2）勘察設(shè)計階段：主要有地質(zhì)水文勘察報告，總體規(guī)劃設(shè)計，方案設(shè)計，初步設(shè)計及其報批文件，施工圖設(shè)計文件等。

（3）施工準(zhǔn)備階段：主要有征地拆遷、移民文件、施工許可、招標(biāo)投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議等。

（4）施工階段：主要形成開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要，施工組織設(shè)計方案及報批文件，施工計劃、施工技術(shù)及安全措施，施工工藝文件，原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)驗單，建筑材料試驗報告，設(shè)計變更文件，各種施工記錄，隱蔽工程驗收記錄及照片，工程質(zhì)量檢查、評定，技術(shù)總結(jié)，施工預(yù)、決算，交工驗收記錄證明，竣工報告、竣工圖，監(jiān)理規(guī)劃、細則，月報、會議紀(jì)要，工作聯(lián)系單、通知單，質(zhì)量事故報告、旁站記錄，工期管理文件等。

（5）竣工及試運行階段：主要形成試運行文件、項目竣工驗收報告、工程設(shè)計總結(jié)、工程施工總結(jié)、工程監(jiān)理總結(jié)、項目質(zhì)量評審文件、工程審計文件、專項驗收審批文件、竣工驗收文件等。

2 過程實施

2.1 電子檔案的收集

電子檔案主要有以下4類：

文本文件：指文字編輯軟件制作的文字文件、表格文件等，歸檔時重點收集定稿電子文件和正式文件的掃描件，如會議紀(jì)要，正式文件掃描件可作為依據(jù)，定稿電子文件方便檢索文字內(nèi)容。

圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機、手機等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件，掃描件前期立項文件、審批文件以及過程中重要通知、往來函件等采用PDF格式進行存儲，減少文件體量并方便閱覽，重要節(jié)點、重點部位、重要事件等形成的照片以文件夾形式進行存儲并將文件夾命名為時間+事件。

影音文件：指以數(shù)碼攝像機、手機、錄音機等設(shè)備或電腦制作的視頻、聲頻文件，主要有宣傳資料、重要事件的錄像錄音等，將其命名為時間+事件進行存儲。

圖形文件：指設(shè)計文件或繪圖獲得的靜態(tài)文件，主要為設(shè)計圖紙、bim模型等，將其按版本時間進行歸類，并注明其軟件版本，有必要時將相關(guān)軟件進行存儲。

電子檔案收集的要求：

項目文件材料收集的完整性：參照《建設(shè)項目文件材料歸檔范圍》結(jié)合項目的實際情況，制定《項目文件材料歸檔范圍》，歸檔范圍內(nèi)的文件都必須收集?？紤]到項目檔案的多頭移交，文件收集過程中應(yīng)多保存幾份（一般要求2份以上），保持文件整潔。數(shù)碼照片應(yīng)無污物、無破損、無劃痕、無花點。本單位、直接審批單位形成的管理性文件必須確保原件。確保檔案整體完整、單項工作檔案完整、文本完整、簽字完備。

整理的系統(tǒng)性：就是對歸檔文件的有序排列和編號工作。整理內(nèi)容包括項目文件價值鑒定、分類和組卷。

文件的準(zhǔn)確性：一是文件內(nèi)容與反映的施工對象、建設(shè)工程一致；二是同一項目文件內(nèi)容之間相協(xié)調(diào)一致。

項目檔案移交的及時性。各單位每項工作完成后應(yīng)及時向檔案員移交相關(guān)的文件。采取預(yù)立卷的形式，加強對文件的管理。

2.2 紙質(zhì)資料的電子化處理

建設(shè)工程的資料量較為龐大，所有紙質(zhì)資料進行掃描工作量龐大，所以其中需要進行篩選，對于不同的資料采用不同的方式進行處理，對于核心資料以及重要文件進行全盤掃描，一般資料特別是參考性資料，可以采用重要頁碼掃描結(jié)合文本形式進行電子化處理，而對于類似會議紀(jì)要這樣既是重要文件又需要經(jīng)常查閱的文件，采用掃描加文本形式。

（1）檔案的掃描：紙質(zhì)資料在電子化處理過程中應(yīng)核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與紙質(zhì)資料是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。掃描分辨率一般應(yīng)當(dāng)選擇≥150dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率應(yīng)當(dāng)選擇≥300dpi。

（2）圖像的處理：對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。

①發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。

②發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。

③發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

④對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，圖像偏度不得大于3°。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

⑤應(yīng)遵循在不改變檔案記錄信息的前提下，去除數(shù)字圖像中影響可識度的雜質(zhì)，如黑點、黑邊、黑線、圈畫的標(biāo)記等以提高圖像的整潔度。對黑邊的去除不得簡單地運用裁邊的方法進行。

⑥對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為1個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

2.3 電子檔案的整理存儲

將整個項目分為立項申報、勘察設(shè)計、工程準(zhǔn)備、工程實施、竣工及試運行5個階段，電子文件按階段進行分類整理，同時與紙質(zhì)檔案保持一致。整理后采用電腦、移動硬盤、云盤3方備份，最大程度保證電子檔案的完整性。

2.3.1 立項申報階段

文件材料根據(jù)審批事項的內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷。

2.3.2 勘察設(shè)計階段

文件材料按照設(shè)計的不同階段和專業(yè)分別整理組卷。

2.3.3 工程準(zhǔn)備階段

①招投標(biāo)及承發(fā)包合同文件（按照招投標(biāo)工作程序及合同內(nèi)容分別整理組卷）（招勘察、招設(shè)計、招監(jiān)理、招施工，其中施工又有場地平整的、土建安裝的、智能的、室外市政和景觀設(shè)計的、原材料、招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)、合同）。

②專項申請、批復(fù)文件（按審批事項及相關(guān)手續(xù)辦理過程分別整理組卷）（各專項的審批文件、消防、白蟻、防雷、環(huán)保、人防等）。

2.3.4 工程實施階段

①工程管理文件（按問題并結(jié)合時間，分別進行整理組卷）一些專題，價格調(diào)整、進展、整改、資金、人事、簡報、會議記錄、聲像（單體照片、開工典禮、竣工驗收照片、基礎(chǔ)施工、室外工程、新工藝、主體施工、原地貌、工程管理）。

②計量支付報表、計劃進度報表按合同段結(jié)合時間整理組卷。

③各合同段施工管理文件材料以合同段為單位，按工作程序并結(jié)合問題，分別集中整理組卷。

④原材料質(zhì)量保證文件如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷。

⑤各項施工文件除各單位、分部、分項工程質(zhì)量評定表及匯總文件可按合同段集中整理組卷外，其余文件材料均應(yīng)按照單位、分部、分項工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分，分別整理組卷。

⑥設(shè)備文件材料按專業(yè)及用途分別整理組卷。

⑦竣工圖按照專業(yè)或單位工程結(jié)合圖號分別整理組卷，并編制設(shè)計變更一覽表。

2.3.5 竣工及試運行階段

文件材料按照觀測檢測記錄及報告、各專項驗收和竣工驗收工作內(nèi)容分別整理組卷。

2.4 電子目錄的建立

圖1

電子目錄的建立是電子檔案管理的關(guān)鍵，一份好的電子目錄的建立可以極大程度方便電子檔案的管理及應(yīng)用，大大節(jié)約資料的調(diào)取時間。

信息完整：將文件的主要信息在目錄中錄入，如前期資料、往來函件需要注明主體單位、時間、保存份數(shù)、借閱情況等。

關(guān)鍵詞設(shè)置：工程中經(jīng)常需要找尋某些決定、信息來源，在電子目錄中設(shè)置文件的關(guān)鍵詞就十分必要了，可以利用excle等軟件自帶的查找功能幫助快速找到相關(guān)文件。

超鏈接設(shè)置：在目錄中為文件設(shè)置超鏈接，當(dāng)確定了所需文件，可以一鍵式調(diào)取，不再需要逐個打開文件夾，提高了效率。

2.5 電子檔案的共享共建

項目在普遍的電腦存儲、移動存儲的基礎(chǔ)上，采用云盤進行項目資料的共享，讓電子檔案不在只能通過檔案管理員進行查閱補充，并利用云盤自帶的權(quán)限管理，為項目管理人員設(shè)置了相應(yīng)文件的權(quán)限，包括無權(quán)限、僅查看、下載查看、上傳下載等，在實現(xiàn)電子檔案的共享的同時也保證了資料的保密性，同時利用云盤的鏈接實現(xiàn)快速分享及調(diào)取。

圖2 電腦端

圖3 手機端

3 全過程應(yīng)用

電子檔案的應(yīng)用較多，本文就項目主要應(yīng)用進行概述。

3.1 決策

工程建設(shè)過程中會碰到許多需要決策的地方，需要各方主體一起商議決策，而每一個決策背后需要許多檔案資料支持，以往需要打印甚至通過檔案管理員進行調(diào)取復(fù)印，人手一份，但決策過程中常常需要調(diào)取未準(zhǔn)備的資料，整理過程費時費力，而建立了電子檔案后，可以隨時調(diào)取，方便決策。

3.2 現(xiàn)場施工

現(xiàn)場施工時不能攜帶大量圖紙，即使存在手機中，也往往有圖紙更新不及時、設(shè)計變更未存儲等問題，云盤電子檔案的調(diào)取可以較好解決施工錯誤返工。

3.3 檢查、視察的應(yīng)對

工程建設(shè)需要面臨大大小小各類檢查及領(lǐng)導(dǎo)視察，需要將相應(yīng)的資料搬進搬出，檢查后又需將檔案重新歸檔，較為麻煩且極易導(dǎo)致檔案的缺失、混亂，如果在項目建設(shè)中采用電子檔案應(yīng)對檢查，各類資料一覽無余，需要資料可直接調(diào)取，省時省力。

3.4 異地調(diào)取

工程全過程中需要辦理諸多手續(xù)，或者身在外地需要上報各種報表，電子檔案的存在可以實現(xiàn)異地調(diào)取，有效提高辦事效率。

3.5 文件分享

自博館項目參與單位較多，各單位間文件交流也較多，經(jīng)常遇到有需要某些文件而經(jīng)手人不在電腦邊情況，還有文件較大通過QQ、微信等通訊工具傳輸費時費力的情況，便可以通過云盤分享電子檔案及時解決。

3.6 檔案監(jiān)督

與紙質(zhì)資料情況只掌握在專職或兼職管理人員不同，電子檔案方便了管理人員對檔案資料的監(jiān)督，檔案有哪些缺失、什么檔案未及時歸檔均可隨時了解、督促。

3.7 檔案的歸檔及回溯

項目全過程中，建設(shè)四方主體（除建設(shè)單位外）在項目竣工結(jié)算或者權(quán)利義務(wù)清算完成后，便對該項目的檔案資料束之高閣，而建設(shè)單位仍需要在相當(dāng)長時間內(nèi)的后期運營維護中對歸檔后的檔案頻繁調(diào)取。采用電子檔案方便了檔案的調(diào)取，在遇到問題時亦能及時回溯，方便問題解決。

3.8 造價的控制

造價控制防止超概作為建設(shè)單位最重要的一項任務(wù)，在以往項目中，工程過程中形成的工程造價數(shù)據(jù)資料往往掌握在個人手中，建設(shè)單位只能階段性了解控制，而且較為滯后，而通過電子檔案的共享，對數(shù)據(jù)的真實性、及時性有了大幅改進，使建設(shè)單位能實時掌控項目造價信息，有效實現(xiàn)對概算的控制。

4 效果評價

電子檔案的管理有效提高了項目建設(shè)的效率，保證了項目檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和及時性，為項目的驗收移交以及創(chuàng)優(yōu)評比打下堅實基礎(chǔ)。

5 存在問題

5.1 電子檔案應(yīng)用的下沉

盡管項目各方主要管理人員已開始使用電子檔案，但很難下沉到現(xiàn)場管理班組，管理班組依然采用原有方式進行施工作業(yè)管理，且檔案資料的錄入、更新、補充工作的絕大部分依然由檔案管理人員完成，使電子檔案的普及性降低。

5.2 電子檔案管理應(yīng)用的推廣

電子檔案的管理應(yīng)用需要投入較多精力，且對管理人員經(jīng)驗要求較高，特別是前期框架和制度的建立，使得電子檔案管理推廣不易。

6 結(jié)語

電子檔案的管理是對紙質(zhì)檔案管理的補充和提升，需要不斷探索，加強對電子檔案管理應(yīng)用的發(fā)掘，當(dāng)越來越多人感受到電子檔案管理帶來的效益，才能推動電子檔案管理的發(fā)展，更能進一步推動檔案信息化、數(shù)字化的普及和應(yīng)用。