新時(shí)代學(xué)校綜合檔案室建設(shè)與管理研究

牛文娟

（晉江市紫峰中學(xué)，福建 晉江 362200）

1 新時(shí)代學(xué)校綜合檔案室面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

學(xué)校檔案是學(xué)校在從事教育、教學(xué)、德育、科研、黨工團(tuán)等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的原始記錄，是學(xué)校教育事業(yè)的重要組成部分。隨著我國進(jìn)入中國特色社會(huì)主義新時(shí)代，學(xué)校教育面臨著新的歷史任務(wù)。在新時(shí)代背景下，學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)和管理也面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。

1.1 學(xué)校綜合檔案室面臨的挑戰(zhàn)

1.1.1 檔案儲(chǔ)藏分散

從檔案的形成來看，學(xué)校檔案是以校長(zhǎng)室、校務(wù)辦公室、黨建辦公室、教務(wù)處、政教處、總務(wù)處、保衛(wèi)處、團(tuán)委會(huì)等處室為單位逐漸形成和積累的。長(zhǎng)期以來，學(xué)校檔案龐雜無序，分散在各個(gè)處室。且各處室檔案的管理和使用各自為政，又因各處室沒有專職檔案人員，導(dǎo)致常年積累的檔案雜亂無序，甚至被丟棄。從檔案的利用情況來看，學(xué)校檔案利用者具有很大的隨意性。在名目繁多的工作檢查和個(gè)人使用中，檔案的利用手續(xù)不夠規(guī)范，不能及時(shí)返還歸檔，導(dǎo)致散落遺失。

1.1.2 檔案用房落后

雖然學(xué)校檔案隨著學(xué)校的建立而起步，隨著學(xué)校的發(fā)展而增長(zhǎng)，但是綜合檔案室建設(shè)起步晚，基礎(chǔ)弱。一方面，很多學(xué)校在成立初期往往沒有檔案意識(shí)，沒有建設(shè)綜合檔案室。隨著學(xué)校的發(fā)展，檔案的重要性越來越凸顯。這就需要分門別類、豐富翔實(shí)的檔案來滿足學(xué)校發(fā)展的各項(xiàng)需求，但因?yàn)槿狈Y金和場(chǎng)所等原因，很多學(xué)校都沒有建設(shè)完善的綜合檔案室。另一方面，學(xué)校教育往往以立德樹人為根本任務(wù)，在實(shí)施教育教學(xué)過程中都會(huì)緊緊圍繞學(xué)生來提供各種教育教學(xué)資源。學(xué)校大都會(huì)根據(jù)辦學(xué)條件要求，從實(shí)用的角度配備各種功能室來滿足教育教學(xué)的需求。但各級(jí)各類文件，不管是對(duì)于初中校的義務(wù)教育標(biāo)準(zhǔn)化驗(yàn)收，還是高中校的達(dá)標(biāo)評(píng)估，都沒有對(duì)配置綜合檔案室提出硬性要求。沒有明晰的評(píng)估指標(biāo)以及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校缺乏重視，這是導(dǎo)致綜合檔案室建設(shè)薄弱的重要原因。

1.1.3 檔案意識(shí)薄弱

社會(huì)檔案意識(shí)是一個(gè)國家、一個(gè)地區(qū)文明程度的標(biāo)志之一，既取決于社會(huì)文明程度，反過來又對(duì)其產(chǎn)生影響。同樣地，學(xué)校檔案意識(shí)是衡量一個(gè)學(xué)校辦學(xué)水平和質(zhì)量的標(biāo)志之一，既取決于學(xué)校辦學(xué)水平和質(zhì)量，反過來又對(duì)其產(chǎn)生很大影響。目前大多學(xué)校檔案意識(shí)薄弱，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，對(duì)檔案管理監(jiān)管力度不夠；二是負(fù)責(zé)檔案工作的人員檔案意識(shí)弱，業(yè)務(wù)能力差，大多是課時(shí)不夠的教學(xué)人員臨時(shí)兼職。學(xué)校應(yīng)重視檔案，只有分管領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的檔案意識(shí)增強(qiáng)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，提升學(xué)校的辦學(xué)水平。

1.2 新時(shí)代學(xué)校綜合檔案面臨的機(jī)遇

1.2.1 國家對(duì)檔案的重視

新時(shí)代背景下，隨著國力的提高和社會(huì)的進(jìn)步，我國對(duì)檔案的重視程度也越來越高。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，國家主席習(xí)近平簽署第47號(hào)主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行。時(shí)任國家檔案局局長(zhǎng)陸國強(qiáng)指出：“修訂檔案法是貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于做好新時(shí)代檔案工作的重要指示，為做好新時(shí)代檔案工作提供法律制度遵循。”作為實(shí)施基礎(chǔ)教育的學(xué)校也要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》精神，做好學(xué)校檔案工作。國家對(duì)檔案的重視，為學(xué)校提高檔案管理水平提供了重要的工作導(dǎo)向。因此，學(xué)校要重視檔案工作，加大檔案管理力度，積極推進(jìn)綜合檔案室建設(shè)，為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。

1.2.2 學(xué)校對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理的需求

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國家全部檔案，是我國檔案工作的組織原則和管理體制，是多年來行之有效的檔案和檔案工作“集中統(tǒng)一管理”原則的繼續(xù)和發(fā)展。學(xué)校檔案來源分散，大多集中在各個(gè)處室。各處室既產(chǎn)生檔案，也保存、管理和使用檔案。每個(gè)處室既是檔案形成者又是檔案利用者。各處室檔案的管理和使用既彼此獨(dú)立又相互交叉，隨著檔案的增多和檔案利用的加強(qiáng)，就越來越需要建立一個(gè)單流型檔案信息系統(tǒng)來集中統(tǒng)一管理檔案。因此，學(xué)校建立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理學(xué)校各個(gè)處室形成的各種類別的檔案，不但有利于加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，而且有利于維護(hù)檔案的完整和安全。

2 新時(shí)代學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)與管理

在新時(shí)代，學(xué)校在應(yīng)對(duì)檔案管理工作挑戰(zhàn)的同時(shí)，更應(yīng)該抓住機(jī)遇，建設(shè)和完善綜合檔案室，時(shí)刻用習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想武裝頭腦，努力做好新時(shí)代學(xué)校檔案工作，滿足學(xué)校發(fā)展和教育教學(xué)等方面的檔案利用需求。

2.1 完善綜合檔案室建設(shè)，加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理

新時(shí)代背景下，學(xué)校在資金投入和場(chǎng)地分配上能更有條件支持綜合檔案室的建設(shè)，盡力做到檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開。對(duì)于新校區(qū)或者新建學(xué)校，綜合檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可以一步到位，有利于檔案工作的開展。檔案庫房只用來保存檔案，有利用于保障庫房檔案的安全。辦公室用來作為檔案工作人員辦公的場(chǎng)所，方便工作人員做檔案入庫前的整理工作。單獨(dú)的閱覽室既方便查閱者查閱檔案，又可以配置監(jiān)控防止查閱者涂改、損毀、丟失檔案。三者中檔案庫房最重要，對(duì)于辦公場(chǎng)所有限的學(xué)校，應(yīng)首先保障檔案庫房用房。

綜合檔案室?guī)旆康奈恢眠x址和防護(hù)非常重要，完善學(xué)校綜合檔案室要從安全和長(zhǎng)期保管檔案的需求出發(fā)。一般選擇樓房的某個(gè)部位作檔案室?guī)旆浚灰才旁诘叵率一蝽攲?，也不要安排在樓房?jī)蓚?cè)，還要遠(yuǎn)離衛(wèi)生間、熱水房、配電室等。學(xué)校綜合檔案室要在校長(zhǎng)或者分管副校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下開展檔案工作，為方便領(lǐng)導(dǎo)查閱、監(jiān)督和檢查，綜合檔案室一般設(shè)置在領(lǐng)導(dǎo)辦公室同一樓層。檔案庫房的防護(hù)，要切實(shí)做好檔案“八防”即防高溫、防高濕、防光、防蟲、防塵、防霉、防火和防盜。保管檔案的條件或環(huán)境的變化很容易造成檔案的損毀。例如，在防火方面，庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁煙火，檔案工作人員要在醒目的位置張貼“嚴(yán)禁煙火”的標(biāo)識(shí)。將綜合檔案室建設(shè)納入學(xué)校常規(guī)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給予適當(dāng)?shù)馁Y金支持，確保綜合檔案室各項(xiàng)設(shè)備配備齊全。

我國檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。學(xué)校綜合檔案室受上級(jí)檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。學(xué)校綜合檔案室建設(shè)初期以及檔案管理中遇到困難都可以尋求上級(jí)檔案部門及教育主管部門的幫助與支持。完善的學(xué)校綜合檔案室，又可以為學(xué)校的各級(jí)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收順利通過提供翔實(shí)的材料，從而進(jìn)一步提高學(xué)校的辦學(xué)水平。為做好學(xué)校檔案工作，就要明確一名分管檔案工作的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定職責(zé)分工。學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)具有科學(xué)性、管理性的工作。學(xué)校檔案種類齊全、數(shù)量龐雜、形式多樣，要管理好這些檔案，必須進(jìn)行科學(xué)有效的管理，在庫存檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案編研，最大限度地滿足學(xué)校各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。

2.2 集中統(tǒng)一管理檔案，滿足學(xué)校檔案利用需求

學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本校形成的教學(xué)檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、教科研檔案、基建檔案、科技檔案等各類檔案，既有利于維護(hù)學(xué)校檔案的完整與安全，又便于學(xué)校對(duì)檔案的利用。學(xué)校檔案以各處室為單位形成居多，所以綜合檔案室要制定完善的檔案收集歸檔制度，讓各處室定期將檔案向?qū)W校綜合檔案室移交。檔案收集工作是檔案工作環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，是集中統(tǒng)一管理學(xué)校檔案的關(guān)鍵措施。只有將各處室檔案收集到學(xué)校綜合檔案室，才能做好后續(xù)的檔案整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。

學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理檔案，有效避免了各處室各自管理檔案的弊端，能夠更便捷地滿足學(xué)校、師生對(duì)檔案利用的需求。例如，學(xué)校迎接上級(jí)檢查時(shí)，各處室就不會(huì)出現(xiàn)拆借檔案而忘記歸還的現(xiàn)象。學(xué)校綜合檔案室會(huì)根據(jù)各處室提供的檔案需求材料清單提供復(fù)印件，如備檢材料中確需檔案原件或者需要用到的檔案材料非常多，檔案室會(huì)專門為同一類別的檔案裝盒以備檢查。提供備檢的檔案材料要做好登記，必須落實(shí)到誰借出誰簽名，借出人員歸還檔案時(shí)也要核對(duì)清楚借出檔案材料清單，如發(fā)現(xiàn)檔案材料錯(cuò)裝在其他地方時(shí)，要盡快核實(shí)找回入庫。師生如需使用檔案時(shí)，也不用跑遍各個(gè)處室去詢問，到學(xué)校綜合檔案室就可以登記查詢，檔案的集中統(tǒng)一管理為師生帶來了極大的便利。

2.3 提高教職工檔案意識(shí)，培養(yǎng)素質(zhì)過硬的檔案管理人員

在新時(shí)代背景下，越來越多的人了解檔案和檔案工作，也增加了對(duì)檔案的需求與利用。學(xué)校更要注重教職工檔案意識(shí)的培養(yǎng)，從校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、處室主任到教師、教輔人員都要了解到檔案的重要性。通過教職工大會(huì)，組織全體教職工學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，加深對(duì)檔案的了解與重視，在個(gè)人工作中才能有意識(shí)地愛護(hù)檔案，主動(dòng)移交檔案，并能提高個(gè)人對(duì)檔案的利用意識(shí)。學(xué)校檔案工作人員更要熟悉檔案法律法規(guī)，認(rèn)真解讀《中華人民共和國檔案法》《檔案條例》《學(xué)校檔案管理暫行辦法》等專門文件精神，遵循學(xué)校制定的檔案方面的規(guī)章制度和工作條例等，才能在學(xué)校檔案管理工作中做到有法可依、有章可循。

在新時(shí)代，各行各業(yè)都十分重視人才培養(yǎng)，使各類人才都能各盡其才、才盡其用。學(xué)校應(yīng)該根據(jù)檔案室的規(guī)模和檔案工作業(yè)務(wù)量來確定需要配備的檔案管理人員人數(shù)。為避免檔案管理人員的不穩(wěn)定性，學(xué)校應(yīng)向教育主管部門申報(bào)師資需求時(shí)，單獨(dú)列出對(duì)檔案專業(yè)人員的需求，并且將檔案管理人員列入事業(yè)編制，使其享有同教師一樣的干部待遇。只有檔案管理人員穩(wěn)定，才能確保檔案工作有條不紊地開展。同時(shí)，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)該具備良好的政治素質(zhì)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素養(yǎng)和理論修養(yǎng)，恪守檔案工作職業(yè)道德。其次，檔案管理人員應(yīng)具有檔案專業(yè)本科或以上學(xué)歷，通過系統(tǒng)的檔案專業(yè)理論學(xué)習(xí)，入職后能夠勝任學(xué)校檔案工作。最后，檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新意識(shí)和檔案管理現(xiàn)代化能力，要具備檔案人員上崗證，取得檔案專業(yè)技術(shù)職稱，并積極參加省級(jí)、市級(jí)的檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，及時(shí)更新檔案方面的知識(shí)，掌握系統(tǒng)完備的檔案專業(yè)知識(shí)，從而高效地、創(chuàng)造性地完成檔案工作。

綜上所述，新時(shí)代學(xué)校綜合檔案室挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存。學(xué)校應(yīng)該樹立良好的檔案意識(shí)，抓住綜合檔案室建設(shè)與管理的機(jī)遇，克服困難，因校制宜，完善學(xué)校綜合檔案室建設(shè)，集中統(tǒng)一管理學(xué)校檔案。還需要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理，培養(yǎng)素質(zhì)過硬的檔案管理人員，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展提供檔案服務(wù)，從而為提升辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量做出貢獻(xiàn)。