事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升策略研究

摘要：事業(yè)單位應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展潮流，將最為基礎(chǔ)的檔案工作做好，為深化改革、提質(zhì)增效做好準(zhǔn)備。事業(yè)單位檔案管理工作雖然持續(xù)開展、不斷進(jìn)步，但是在效率提升方面還有較大的空間，因此，事業(yè)單位有必要遵循整體、精準(zhǔn)、嚴(yán)格的原則，革新檔案工作思路，采用制度先行、專人專管、分類管理、信息化管理的方式來提高檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率;策略

事業(yè)單位是我國一種特殊的社會服務(wù)組織，其不同于政府機關(guān)部門，也不同于企業(yè)。事業(yè)單位主要涉及到教育、醫(yī)療衛(wèi)生、科技、文化等具有社會公益性質(zhì)的行業(yè)，事業(yè)單位的規(guī)模往往不小，內(nèi)部人員眾多，每天需要存儲、更新的檔案較多，這些檔案直接影響到事業(yè)單位的正常運行，提升檔案管理工作效率是促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部改革的重要基礎(chǔ)。

一、提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的原則

（一）整體性

事業(yè)單位在開展檔案管理工作時應(yīng)遵循整體性的原則，應(yīng)將檔案管理工作統(tǒng)一于檔案管理部門，一般來說人事檔案由人事部門管理，文書檔案由辦公室檔案處管理，其他資料性、成果性檔案可由各部門進(jìn)行管理，需要存檔的內(nèi)容資料有專門的檔案室，可以存儲紙質(zhì)、音頻、影像等不同檔案資料，同時，可以基于檔案管理平臺存儲電子檔案資料。

（二）精準(zhǔn)性

事業(yè)單位檔案管理工作還應(yīng)遵循精準(zhǔn)性的原則，要求檔案管理必須精準(zhǔn)到人、事、物，精準(zhǔn)到事業(yè)單位工作的各個環(huán)節(jié)，由此才能做好各類檔案的管理工作，并及時收集檔案資料，將檔案內(nèi)容進(jìn)行錄入、補充。另外，要知道檔案上的一個小的錯誤可能會引發(fā)很多不必要的爭議，因此，必須要確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

（三）嚴(yán)格性

事業(yè)單位檔案管理工作必須嚴(yán)格謹(jǐn)慎，不能抱著粗心大意、得過且過的態(tài)度，而是要在嚴(yán)格的管理制度下，嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和流程來開展相關(guān)工作，確保所有獲取到的檔案信息都是準(zhǔn)確的，并且要保持小心謹(jǐn)慎的態(tài)度，仔細(xì)對照檢查，避免后期因為檔案記錄的錯誤影響正常工作。

二、提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的策略

（一）制度先行，優(yōu)化細(xì)化檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理制度應(yīng)與時俱進(jìn)，如果檔案管理制度還未更新的話，要及時結(jié)合新形勢、新情況進(jìn)行優(yōu)化和更新，并進(jìn)一步細(xì)化相關(guān)規(guī)定的內(nèi)容，確保制度先行，基于制度規(guī)范管理實效。一是要明確檔案信息的錄入制度，結(jié)合不同類型檔案的管理要求制作下發(fā)不同的模板，要求相關(guān)人員按照模板形式來填寫信息、完善內(nèi)容;二是要做好檔案佐證信息的錄入，比如人員獲獎情況，需要將獲獎的公告、蓋章的獎狀證書、獎?wù)碌纫話呙?、?fù)印、拍照的形式進(jìn)行資料留存，像人員的身份證、戶口本、工作證、資格證等也需要留存復(fù)印件，由此，可以進(jìn)一步完善檔案信息;三是完善檔案的檢查制度，要定期對檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查，要求形成檔案責(zé)任管理制，檔案內(nèi)容的提交、填寫者都對檔案的準(zhǔn)確性負(fù)有責(zé)任;四是制定保密制度，要求相關(guān)人員對檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密;五是要以半年、年度為期限，對一些無法隨時更新的檔案內(nèi)容進(jìn)行定期更新。

（二）專人專管，結(jié)合實際劃分檔案類型

事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)采用專人專管的制度，并合理調(diào)配檔案管理人員，讓有能力、有技術(shù)的檔案管理專業(yè)人才來負(fù)責(zé)檔案管理工作，如果事業(yè)單位的檔案管理人員非專業(yè)出身、又缺乏經(jīng)驗的話，應(yīng)及時組織培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素養(yǎng)，另一方面，有必要選拔專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才加入到事業(yè)單位的檔案管理工作中。另外，要按照對檔案的分類管理要求，有序開展檔案管理工作。結(jié)合各事業(yè)單位的實際情況劃分檔案管理類型，比如劃分為人事檔案、文書檔案、項目檔案、財務(wù)檔案等，再根據(jù)不同類型檔案的管理要求制定相應(yīng)的管理制度、體系，創(chuàng)新管理方式，從而實現(xiàn)適用性的區(qū)分管理，有效提高不同類型檔案管理的效率。

（三）信息化管理，充分應(yīng)用檔案管理平臺

在信息化時代，事業(yè)單位應(yīng)充分應(yīng)用檔案管理平臺來提高電子檔案的管理效率，并保障電子檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、安全性。就當(dāng)前來看，很多事業(yè)單位都采取電子檔案、紙質(zhì)檔案并行的“雙保險”管理制度，基于檔案信息化管理平臺來看，相應(yīng)的信息錄入和查看更為便捷，平臺中的搜索功能可以支持檔案信息的關(guān)鍵詞搜索，其中的群組功能可以實現(xiàn)同類型檔案的有效管理，而且可以外接掃描儀、打印機等設(shè)備，從而快速實現(xiàn)檔案信息的錄入。電子檔案和紙質(zhì)檔案可以形成互為佐證、互為補充的格局，在電子檔案便于查閱信息時，就可以不用去翻閱查找紙質(zhì)檔案，大大節(jié)約了檔案調(diào)閱的時間，而且檔案信息化管理平臺還具備信息整理、分析的功能，可以直接導(dǎo)出檔案管理及相關(guān)信息的基本情況，彌補人力開展檔案管理的不足，提高檔案管理工作效率。

三、總結(jié)

綜上所述，在新時代背景下，事業(yè)單位需要進(jìn)一步提高工作實效，檔案管理工作屬于事業(yè)單位的日常事務(wù)性工作，具有一定的技術(shù)含量，需要專人專管，各部門之間充分協(xié)調(diào)溝通，及時收集各類檔案信息資源，做好分類管理，并應(yīng)用好檔案信息管理平臺，從而在保障檔案信息準(zhǔn)確無誤的基礎(chǔ)上，提高檔案管理工作效率。

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作者簡介：陳雯淇（1979-08），女（漢族），湖南衡陽，衡陽市職業(yè)技能鑒定管理中心，本科學(xué)歷，助理館員，主要從事檔案管理研究。