事業(yè)單位檔案管理效能提升策略分析

趙慧敏

摘 要：在事業(yè)單位的人才開(kāi)發(fā)管理過(guò)程中，人事檔案管理工作起到關(guān)鍵的推動(dòng)和支撐作用。人事檔案管理工作的高效開(kāi)展不僅能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人事管理工作提供真實(shí)有效的信息，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位最佳效能匹配，還能為事業(yè)單位干部的考核、選用和晉升提供重要的參考信息，從而保證事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。但當(dāng)前事業(yè)單位在實(shí)際人事檔案管理過(guò)程中，由于管理人員意識(shí)淡薄、制度建設(shè)不完善等問(wèn)題，都使得事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展未取得預(yù)期效果。因此，本文通過(guò)簡(jiǎn)析有關(guān)檔案管理效能的概念界定及理論基礎(chǔ)，明確人事檔案管理工作的重要意義，針對(duì)人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出提升人事檔案管理效能的合理方法，進(jìn)而完成事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、制度化建設(shè)，以幫助事業(yè)單位更好地發(fā)揮人事檔案的社會(huì)價(jià)值，使其更好地制定發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;效能提升

干部人事檔案是干部個(gè)人履歷狀況的最直接反映，是多方位、多角度調(diào)查干部綜合能力，機(jī)構(gòu)人力資源部開(kāi)展選拔人才工作中的重要憑證。其內(nèi)容包括頗深，例如：干部個(gè)人關(guān)鍵經(jīng)歷、組織關(guān)系、思想道德建設(shè)狀況、質(zhì)量風(fēng)格、業(yè)務(wù)水平、獎(jiǎng)罰調(diào)節(jié)等皆歸屬于在其中。不難看出，干部人事檔案針對(duì)干部個(gè)人及其企事業(yè)單位都擁有重要的知名度，因而，搞好干部人事檔案管理工作針對(duì)弘揚(yáng)公平、公正標(biāo)準(zhǔn)，造就優(yōu)良的團(tuán)隊(duì)氛圍，及其體現(xiàn)企事業(yè)單位中管理能力極其重要。可是，伴隨著在我國(guó)人事制度現(xiàn)行政策的持續(xù)改革創(chuàng)新，干部人事檔案管理工作的一些問(wèn)題或是暴露了出來(lái)，下邊文中就將明確提出這種僅存的問(wèn)題，并為處理這種難點(diǎn)出謀劃策。

一、相關(guān)概念界定及理論基礎(chǔ)

（一）檔案管理效能基本特征

檔案管理是人事部門全方位了解和考核一個(gè)人的重要依據(jù)。檔案管理效能是在高效管理檔案的基礎(chǔ)上，提升檔案的利用率和實(shí)用價(jià)值。受檔案內(nèi)容影響，檔案管理效能也同樣具有檔案的現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、機(jī)密性和動(dòng)態(tài)性。隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，各行業(yè)企業(yè)的人員調(diào)動(dòng)和流動(dòng)相對(duì)頻繁，這時(shí)檔案管理就要及時(shí)完成檔案信息的動(dòng)態(tài)更新和優(yōu)化完善，以保證檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。同時(shí)檔案信息包含員工重要的履歷和思想價(jià)值觀念、家庭背景等信息，因此其具有機(jī)密性。

（二）檔案管理效能提升的主要作用

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，高素質(zhì)的專業(yè)人才已成為各行業(yè)領(lǐng)域相互競(jìng)爭(zhēng)的重點(diǎn)，尤其是當(dāng)前海量的數(shù)據(jù)信息，都在一定程度上對(duì)檔案管理的效能提出了較高要求。在檔案管理過(guò)程中制定完善的制度體系，并積極引入先進(jìn)的信息化技術(shù)，深入挖掘檔案信息中潛在的使用價(jià)值，重視提升檔案管理效能，既能保證企業(yè)人力資源的合理配置，實(shí)現(xiàn)人崗最佳效能匹配，還能為企業(yè)決策的制定提供重要的參考依據(jù)，從而幫助企業(yè)優(yōu)化發(fā)展戰(zhàn)略，有利于促進(jìn)行業(yè)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

（三）事業(yè)單位檔案管理效能提升的主要功能

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展也離不開(kāi)人事檔案管理的支撐作用。通過(guò)提升事業(yè)單位檔案管理效能，幫助事業(yè)單位管理人員深入研究員工的綜合素質(zhì)，既能推動(dòng)事業(yè)單位科學(xué)合理的使用人才，發(fā)揮人才潛能優(yōu)勢(shì)，從而為事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展提供重要的人才保障，又能結(jié)合人員以往的工作經(jīng)驗(yàn)、思想水平和價(jià)值觀念等數(shù)據(jù)信息，科學(xué)進(jìn)行人員崗位調(diào)動(dòng)和晉升等人事管理工作，從而使其充分發(fā)揮自身才能，推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。

二、人事檔案管理工作的關(guān)鍵意義

（一）為人事管理工作提供真實(shí)有效的信息

人事檔案管理是對(duì)從業(yè)人員人事材料的收集、整理、保管和利用等全過(guò)程的管理，完整、真實(shí)的人事檔案信息是事業(yè)單位進(jìn)行人事管理的重要工具。事業(yè)單位各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開(kāi)展又離不開(kāi)各職能部門、各崗位員工的支持和推動(dòng)。因而，機(jī)關(guān)事業(yè)單位重視提高人事檔案管理工作效能，可以深入研究人事檔案信息，幫助管理人員在最短時(shí)間內(nèi)全面了解員工的家庭背景、教育經(jīng)歷、工作情況以及獲得獎(jiǎng)項(xiàng)和價(jià)值觀念等內(nèi)容，從而為事業(yè)單位人事管理工作的開(kāi)展提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，有助于幫助事業(yè)單位管理人員作出科學(xué)決策。

（二）人事管理工作的重要依據(jù)

事業(yè)單位相比其他企業(yè)而言對(duì)員工的晉升考核更加嚴(yán)格。事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)開(kāi)展和優(yōu)化完善人事檔案管理工作，能夠保證將員工以往的工作經(jīng)歷真實(shí)地呈現(xiàn)出來(lái)，這可以為事業(yè)單位管理人員在干部考核和選用等方面提供嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)支撐和參考依據(jù)。如下表所示，事業(yè)單位不同崗位的晉升都需要依賴于人事檔案中的內(nèi)容，以確保管理人員能夠結(jié)合干部個(gè)人的工作表現(xiàn)、思想建設(shè)等情況而做出科學(xué)調(diào)整，從而保證事業(yè)單位未來(lái)人才梯隊(duì)建設(shè)完善，推動(dòng)事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）對(duì)人力資源配置的優(yōu)化作用

在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位要想充分發(fā)揮員工潛能，使其在工作崗位上保持較高的工作質(zhì)量和效率，就需要事業(yè)單位管理人員正確認(rèn)知每個(gè)員工的求學(xué)經(jīng)驗(yàn)、工作經(jīng)驗(yàn)、過(guò)往取得的成就以及思想品德等全方位的信息，以確保事業(yè)單位根據(jù)實(shí)際的崗位需求和員工個(gè)人真實(shí)的履歷做到精準(zhǔn)匹配，從而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位資源合理配置。同時(shí)，人力資源管理工作呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)變化特點(diǎn)，隨著事業(yè)單位體制改革的深化，在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，不可避免地存在人員流動(dòng)、崗位變動(dòng)等情況，這時(shí)事業(yè)單位人力資源管理工作的高效開(kāi)展就能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人力資源配置的優(yōu)化，從而最大限度發(fā)揮人事檔案的社會(huì)價(jià)值，提高其利用率。

三、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，自身素質(zhì)不高

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，優(yōu)秀的復(fù)合型人才已成為各行業(yè)爭(zhēng)奪的優(yōu)秀資源。部分事業(yè)單位管理人員在新市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，為進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，也開(kāi)始重視企業(yè)人力資源管理工作的開(kāi)展，強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的質(zhì)量和效率。但仍有部分事業(yè)單位管理人員的責(zé)任意識(shí)較為淡薄，自身素質(zhì)和管理理念無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，不能正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作對(duì)實(shí)現(xiàn)自身資源合理配置、確保事業(yè)單位不斷發(fā)展的關(guān)鍵價(jià)值，促使事業(yè)單位相關(guān)人事檔案管理的制度建設(shè)流于形式，無(wú)法得到嚴(yán)格落實(shí)，就會(huì)影響甚至阻礙人事檔案社會(huì)價(jià)值優(yōu)勢(shì)的高效發(fā)揮，既不利于事業(yè)單位合理進(jìn)行人力資源配置，還會(huì)影響事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。

（二）管理制度不完善

人事檔案管理工作的開(kāi)展需要多職能部門和各崗位員工的積極配合，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理制度建設(shè)不完善，缺乏必要的規(guī)章制度，不僅無(wú)法保證從事人事檔案管理工作的人員正確認(rèn)知自身的崗位職責(zé)，從而導(dǎo)致其在日常人事檔案管理過(guò)程中不可以嚴(yán)格按照事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)定開(kāi)展工作，還會(huì)由于管理人員對(duì)人事檔案工作的宣傳不到位，加重各職能部門之間存在的信息壁壘，從而影響人事檔案管理部門工作業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，同時(shí)會(huì)由于員工不配合等問(wèn)題而導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容不真實(shí)和不完整，無(wú)法高效發(fā)揮人事檔案的社會(huì)價(jià)值。

（三）干部人事檔案管理經(jīng)費(fèi)投入缺乏

時(shí)下，盡管伴隨著時(shí)代的進(jìn)步與人事管理制度的持續(xù)改革創(chuàng)新，干部人事檔案管理工作早已擁有非常大的改進(jìn)與提高，可是資金分配不夠這一原有弊端仍然還長(zhǎng)時(shí)間存在著。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在資產(chǎn)運(yùn)行上并不高度重視對(duì)檔案資料管理工作的投入，導(dǎo)致檔案管理單位的辦公標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法獲得改進(jìn)，庫(kù)房的管理與許多基本配備均不能做到規(guī)定規(guī)范，許多乃至不能滿足一切正常的辦公規(guī)定。在其中最需要留意的是2個(gè)問(wèn)題：一是為完成閱檔室黨員干部檔案管理人員辦公室、檔案室的“三室分離”，盡管此“三室”皆是干部人事檔案管理工作的完成實(shí)際操作地址，但她們的職責(zé)不盡相同，如果不開(kāi)展彼此之間分離出來(lái)反而是錯(cuò)亂排列在同一地區(qū)內(nèi)，那必定會(huì)造成干部人事檔案管理工作的混亂開(kāi)展，顯而易見(jiàn)會(huì)為工作員的作業(yè)產(chǎn)生大量多余的不便;二是為完成防火安全、防污、防高溫、防潮、防光、防有害物質(zhì)、防盜、防有害生物防治這“八防”，如上所述，早已可以充足感受到干部人事檔案針對(duì)黨員干部自己與企業(yè)運(yùn)行管理的主要功效，因而維護(hù)好這種檔案資料的必要性也就顯而易見(jiàn)了。此外，檔案管理者為了確保檔案資料資料的安全防護(hù)與詳細(xì)投入了許多艱辛，機(jī)構(gòu)也是有責(zé)任給他造就更為安全性、有安全保障的辦公環(huán)境，僅有那樣它們才可以更為高度重視自己的工作中，提高工作質(zhì)量與工作效能。

（四）管理方式落后

新時(shí)期先進(jìn)的信息化技術(shù)憑借自身不受時(shí)間、地域約束以及覆蓋面積廣泛等優(yōu)勢(shì)，已被廣泛應(yīng)用到各行業(yè)領(lǐng)域。當(dāng)前事業(yè)單位人員數(shù)量的增多，使得人事檔案管理工作日益復(fù)雜，這時(shí)為有效提升人事檔案管理效能，需要其積極引入先進(jìn)的信息化技術(shù)和管理理念，以降低人為操作的難度。但部分事業(yè)單位出于經(jīng)濟(jì)成本等因素考慮，其尚未全面普及信息化電子檔案管理方式，依舊存在手工辦公模式，或者半信息化和半手工辦公相互融合的方式，這不僅會(huì)影響人事檔案管理工作效率的提升，還無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效查找和應(yīng)用，甚至存在一定的保管隱患，威脅檔案信息安全，從而阻礙事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)的開(kāi)展。

四、提升人事檔案管理效能的合理方法

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

干部檔案是搞好干部工作中的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)之一，依靠干部檔案掌握干部在不同階段的主要表現(xiàn)，歷史地全方位對(duì)待干部檔案，把干部檔案管住、用好是一項(xiàng)很重要的工作中，我國(guó)在1990年制訂了《干部檔案工作中規(guī)章》，中央組織部發(fā)過(guò)[1988]5號(hào)、[1996]55號(hào)、[1998]13號(hào)文檔，對(duì)加強(qiáng)干部檔案管理制訂了一系列政策法規(guī)現(xiàn)行政策，展現(xiàn)了對(duì)干部檔案工作中的高度重視。只需高度重視的企業(yè)，檔案就管得好，基本上設(shè)備健全，有專用型檔案?jìng)}庫(kù)、鐵制柜、中央空調(diào)等，領(lǐng)導(dǎo)干部貫徹落實(shí)，工作人員貫徹落實(shí)，檔案裝訂好。領(lǐng)導(dǎo)干部不夠高度重視的企業(yè)，檔案裝訂管理就差，不說(shuō)設(shè)備，就連裝訂專用工具也沒(méi)有，原材料參差不齊不全，很多年未裝。因此，務(wù)必提升各個(gè)各職能部門對(duì)人事部門檔案管理方面的了解，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理方面的領(lǐng)導(dǎo)干部，人事部門檔案管理方面應(yīng)由各個(gè)各單位主要領(lǐng)導(dǎo)親自承擔(dān)抓總。

（二）提升管理者的管理意識(shí)和自身素質(zhì)

人事檔案管理工作相對(duì)繁瑣，涉及海量的數(shù)據(jù)信息，尤其是部分人事檔案的機(jī)密性要求較高，因此，為進(jìn)一步提升人事檔案管理效能，事業(yè)單位要強(qiáng)調(diào)管理者管理意識(shí)和自身素質(zhì)的增強(qiáng)，保證其在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中能夠具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)、責(zé)任心和職業(yè)素養(yǎng)。事業(yè)單位可定期開(kāi)展人事檔案管理工作的培訓(xùn)工作，一方面豐富人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)，使其熟練掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)和管理理念，高效完成傳統(tǒng)手工辦公向無(wú)紙化辦公模式的轉(zhuǎn)變。另一方面重點(diǎn)增強(qiáng)人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其正確認(rèn)知自身崗位的重要性，并增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識(shí)，以確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

（三）規(guī)范人事檔案管理制度

事業(yè)單位涉及職能部門眾多，確保人事檔案管理工作順利開(kāi)展，提高人事檔案利用率的關(guān)鍵在于規(guī)范事業(yè)單位的人事檔案管理制度，保證人事檔案管理人員能夠做到有制度可遵循。事業(yè)單位要結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展目標(biāo)，采用戰(zhàn)略、長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光正確規(guī)范人事檔案管理制度，同時(shí)強(qiáng)調(diào)人事檔案管理制度的動(dòng)態(tài)性，保證其能夠根據(jù)事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行細(xì)節(jié)性修訂和完善，確保人事檔案管理制度的實(shí)效性。同時(shí)事業(yè)單位要采用精細(xì)化管理模式，確保責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，保證人事檔案管理人員可以清晰、準(zhǔn)確地認(rèn)知自身的崗位職責(zé)和使命，以從根本上提升人事檔案管理效能。

（四）運(yùn)用全新的工作方式和手段

為有效提升當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理效能，事業(yè)單位要運(yùn)用全新的工作方式和手段，加大對(duì)人事檔案管理的投入力度，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善，確保其能夠定期優(yōu)化和更新計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，積極引導(dǎo)和推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、系統(tǒng)化方向持續(xù)發(fā)展，以全面提升事業(yè)單位人事檔案管理效率。事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際的人事檔案管理工作內(nèi)容，制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化流程和一體化系統(tǒng)，包括人事檔案的錄入、提取、保存等全過(guò)程，從而高效發(fā)揮先進(jìn)的信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中的價(jià)值優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的共享共通，同時(shí)制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限設(shè)置，以合理提升人事檔案存放的安全性能。

（五）加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施

依照《黨員干部檔案工作規(guī)章》第二十七條要求，黨員干部檔案保管單位，要?jiǎng)?chuàng)建牢固的、防火、防潮的專用型檔案資料庫(kù)房，配備鐵制的文件柜、庫(kù)房總面積每千卷需20至25平米，庫(kù)房?jī)?nèi)要設(shè)定中央空調(diào)、祛濕、救火等機(jī)器設(shè)備，庫(kù)房防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等設(shè)備，庫(kù)房、閱檔室、公司辦公室三室分離。因此，應(yīng)將人事檔案管理中心設(shè)定為不因盈利為目地的、經(jīng)費(fèi)預(yù)算由政府部門財(cái)政局補(bǔ)貼的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，改人事檔案付錢代管為政府部門沒(méi)有理由存放，還人事檔案為國(guó)家所有的本相

五、 結(jié)論

人事檔案管理工作是事業(yè)單位人力資源工作開(kāi)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。新時(shí)期為進(jìn)一步提升人事檔案管理效能，滿足事業(yè)單位人力資源管理需求，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位資源合理配置，要重視提升管理者的人事檔案管理意識(shí)和本身職業(yè)素養(yǎng)，保證其能恰當(dāng)認(rèn)知人事檔案管理的必要性，以逐漸標(biāo)準(zhǔn)人事檔案管理規(guī)章制度，確保人事檔案管理工作能夠獲得制度保障。同時(shí)，加大對(duì)人事檔案管理工作的信息化水平建設(shè)力度，以運(yùn)用全新的工作方式和管理手段，切實(shí)增強(qiáng)人事檔案管理效能。

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