疫情背景下供應(yīng)商質(zhì)量管理探討

惠榮

摘 要：2020年席卷全球的COVID-19，其影響廣泛而持久，如何確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定且滿足質(zhì)量要求成為各家企業(yè)工作的重中之重。本文將風(fēng)險管理的思維引入供應(yīng)商管理以應(yīng)對疫情下的重重困難和約束，在過度控制和控制不足中尋找平衡點，最大程度地確保供應(yīng)鏈和安全供給。

關(guān)鍵詞：COVID-19;疫情;供應(yīng)商質(zhì)量

中圖分類號：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.11.018

2020年席卷全球的新型冠狀病毒沖擊了各行各業(yè)，尤其是勞動密集型行業(yè)很大程度上面臨人力資源暫時性或長期性不足，鼓勵辦公室人員居家辦公的政策增加了工程師和管理人員對生產(chǎn)一線及時有效把控和指導(dǎo)的難度;為限制新冠病毒的擴散而出臺的旅行和貿(mào)易限制則大幅度增加了供應(yīng)商管理的難度，常規(guī)的出差、審核、拜訪無法實現(xiàn)，當(dāng)出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時，客戶和供方因無法現(xiàn)場考察取證而極大地影響了對問題的理解和有效解決，雙方均有一種鞭長莫及的無助感。

疫情在樹起障礙的同時，也啟發(fā)供應(yīng)商質(zhì)量管理人員突破障礙打開新思路。本文將從此次疫情下如何將風(fēng)險分析和管理的思維滲透到供應(yīng)商質(zhì)量管理中總結(jié)一些心得。

及時有效的溝通強化合作伙伴關(guān)系以及有效的風(fēng)險分析和管理顯得比任何時候都更為重要。質(zhì)量和成本是繞不開的話題，卻不一定互相對立沖突，好的風(fēng)險分析和管理是兩者兼得的密鑰，在過度控制和控制不足中找到平衡點。

1 將風(fēng)險管理的思維運用到有效溝通中

有效溝通越來越多地被應(yīng)用在企業(yè)管理上，常見主流商業(yè)管理課程如EMBA、MBA及其他各類企業(yè)培訓(xùn)等均將“有效溝通”作為管理者必備的一項素質(zhì)要求包含在內(nèi)。在供應(yīng)商質(zhì)量管理中，作為客戶代表在與供應(yīng)商溝通時如何突出有效兩個字呢？

1.1 預(yù)判可能出現(xiàn)的問題，幫助供應(yīng)商清醒地認(rèn)知、識別、管理風(fēng)險，防患于未然

為應(yīng)對疫情帶來的人力資源不足與供貨壓力的矛盾，供應(yīng)商有可能做一些相應(yīng)的變更，而不恰當(dāng)?shù)淖兏芾頃裣沦|(zhì)量隱患。此時，預(yù)判因為疫情可能出現(xiàn)的變更，調(diào)研供應(yīng)商是否存在變更，變更的風(fēng)險管理以及相應(yīng)的應(yīng)對措施可以起到很好的提醒、預(yù)警、督促的作用。調(diào)研的問題可以考慮幾個方向：

（1）制程速度是否調(diào)整并超出原先定義的規(guī)格范圍。

（2）是否取消了一些被認(rèn)為是不增值的過程，如檢驗、為了消除某些潛在不良而執(zhí)行的過程前處理或后處理、功能性測試等。

（3）是否降低了過程監(jiān)控的頻次和抽樣數(shù)量。

（4）是否降低了終檢的頻次和抽樣數(shù)量。

（5）是否有使用臨時工來進(jìn)行檢驗包裝等。

調(diào)研應(yīng)著重變更的風(fēng)險管理和應(yīng)對措施，在確保供應(yīng)的狀況下保證質(zhì)量是關(guān)鍵。

1.2 強化供應(yīng)商風(fēng)險分析，加強IQC來料檢驗

質(zhì)量管理人員可以將供應(yīng)商按風(fēng)險高、中、低等級進(jìn)行分類管理。風(fēng)險等級可以根據(jù)供應(yīng)商的質(zhì)量體系的完備性、供應(yīng)商在過去1～3年內(nèi)的質(zhì)量表現(xiàn)，以及調(diào)研結(jié)果綜合評定 。對于中高風(fēng)險供應(yīng)商可識別出具體的風(fēng)險，要求供應(yīng)商給出相應(yīng)的規(guī)避措施并要求供應(yīng)商增強廠內(nèi)的探測內(nèi)容及覆蓋范圍、方式、方法、頻次和數(shù)量。同時加強來料檢驗的頻次、數(shù)量、抽樣方式，并考慮針對具體的風(fēng)險增加檢驗項目，盡量將潛在的不良對生產(chǎn)的影響降到最低。

1.3 出現(xiàn)重大質(zhì)量問題，強化問題、現(xiàn)象、表征、失效模式、失效機理的梳理

疫情下，因為常規(guī)的現(xiàn)場拜訪無法實施，雙方均無法取得現(xiàn)場一手資料。這時作為供應(yīng)商管理人員需要更好地?fù)?dān)當(dāng)起溝通的橋梁。解決問題的關(guān)鍵是充分的理解問題，如實、正確、準(zhǔn)確、全面地描述問題、現(xiàn)象、表征、失效模式對于理解問題至關(guān)重要。

（1）問題可以理解為現(xiàn)實（是什么）和理想（應(yīng)該是什么）之間相差的結(jié)果，而且需要現(xiàn)在或?qū)聿扇⌒袆?。一個好的問題的描述應(yīng)該包含實際是什么，要求或規(guī)格是什么，什么時間在哪兒探測到的，多少不良率。最好有實際不良圖片或輔以圖示化的描述。

（2）現(xiàn)象是事物表現(xiàn)出來的，能被人感覺到的一切情況。比如伴隨問題能夠看到、聽到、聞到、觸摸到的異常，不良是否有規(guī)律性包括位置規(guī)律，時間或批次規(guī)律，分布規(guī)律等。

（3）表征可以通過用物理的或化學(xué)的方法對物質(zhì)進(jìn)行物理或化學(xué)性質(zhì)的分析、測試或鑒定從而可以更好地幫助理解失效模式和失效機理。

2 將風(fēng)險管理的思維運用到供應(yīng)商審核中

將風(fēng)險分析納入供應(yīng)商審核計劃的制定中，包含兩個維度：

（1）廣度，即審核的供應(yīng)商范圍，綜合評估供應(yīng)商的風(fēng)險水平，識別出高風(fēng)險供應(yīng)商作為審核重點。2020年，因為旅行的限制，年初指定的審核計劃無法實施，隨著疫情的影響不斷擴大，一方面現(xiàn)場審核的計劃不斷后延甚至擱置，另一方面疫情下的質(zhì)量隱患又在攀升。作為供應(yīng)商質(zhì)量管理的重要手段之一，審核必須找到一條切實可行的路徑。從方式上需要革新，從審核范圍上需要重新考量。原本整年的審核計劃壓縮到了少于半年的時間完成，這對供應(yīng)商質(zhì)量管理人員來說是非常大的挑戰(zhàn)。此事需要調(diào)整審核計劃，將審核人員的時間和精力高質(zhì)量放在高風(fēng)險的供應(yīng)商身上。如何識別高風(fēng)險的供應(yīng)商呢？我們建議綜合考慮原材對客戶產(chǎn)品的影響以及供應(yīng)商的質(zhì)量體系、質(zhì)量風(fēng)險，將風(fēng)險等級做一個歸類，根據(jù)不同的等第做出不同的反應(yīng)，圖1是筆者給出的參考。

（2）深度，即針對各個供應(yīng)商審核的重點及深度。因公司定位、技術(shù)、管理、子供應(yīng)商選擇等方方面面的差異，各家供應(yīng)商的能力是不同的，如一刀切地制定審核計劃，審核可能無法做到有效、精準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)問題。供應(yīng)商質(zhì)量管理人員需要收集供應(yīng)商的綜合技術(shù)水準(zhǔn)、質(zhì)量體系水平、過往的質(zhì)量表現(xiàn)、質(zhì)量事件及改善措施、上次審核的主要問題，以及近一年產(chǎn)生過的變更歷史等作為審核計劃制定的輸入，需要識別出供應(yīng)商的主要問題和薄弱環(huán)節(jié)并適當(dāng)增加審核在這些方面的比重和深度。

3 開發(fā)遠(yuǎn)程審核流程及指導(dǎo)意見

上節(jié)我們講到審核范圍需要重新考量，審核方式也需要革新。當(dāng)現(xiàn)場審核無法實施時，我們需要開發(fā)遠(yuǎn)程審核的可行性和可操作性。

遠(yuǎn)程審核的方式通常采用視頻會議的方式進(jìn)行，如果條件允許可以結(jié)合VR技術(shù)。遠(yuǎn)程審核的內(nèi)容以體系審核為主，制程部分審核的有效性不高，可以流程、系統(tǒng)、文件、記錄的完備性為主，以AIAG主要工具（FMEA、控制計劃、MSA、SPC）的實施情況和設(shè)備的點檢、維護(hù)保養(yǎng)為重點。條件允許的話可以請求供應(yīng)商支持車間現(xiàn)場視頻以完成執(zhí)行記錄的抽樣檢查。

遠(yuǎn)程審核計劃的制定：審核員需要基于風(fēng)險評估以及可行性來制定審核計劃?？梢罁?jù)以下因素來識別出供應(yīng)商的主要問題和薄弱環(huán)節(jié)，作為制定審核計劃的輸入：

（1）供應(yīng)商的自評。

（2）供應(yīng)商的綜合技術(shù)水準(zhǔn)。

（3）供應(yīng)商的質(zhì)量體系水平。

（4）供應(yīng)商的質(zhì)量表現(xiàn)。

（5）近期重大的質(zhì)量事件及分析改善。

（6）過往質(zhì)量事件的系統(tǒng)原因分析。

（7）上次審核主要發(fā)現(xiàn)及改善結(jié)果。

（8）工廠與供應(yīng)商開展的改善項目在實施過程中的主要問題。

（9）供應(yīng)商近一年產(chǎn)生過的變更歷史及變更管理。

（10）供應(yīng)商對于AIAG主要工具的實施狀況。

遠(yuǎn)程審核計劃的溝通、準(zhǔn)備和調(diào)整：準(zhǔn)備和實施遠(yuǎn)程審核比現(xiàn)場審核有更多的限制因而也更為復(fù)雜，所以遠(yuǎn)程審核的開展需要得到供應(yīng)商的大力支持。做好審核前的溝通和準(zhǔn)備工作非常重要。溝通可以集中在：（1）供應(yīng)商的硬件條件和遠(yuǎn)程審核的可操作性，審核計劃需要依據(jù)供應(yīng)商的實際條件做必要的調(diào)整。對于系統(tǒng)完善的供應(yīng)商而言，遠(yuǎn)程審核可操作性較高，但是對于依賴紙質(zhì)檔的供應(yīng)商而言則可操作性大幅度降低，供應(yīng)商需要大量的準(zhǔn)備工作來展示和證明工廠的質(zhì)量體系和質(zhì)量管理過程是持續(xù)穩(wěn)定有效的。而在其中，審核員必要的抽樣檢查也需要得到供應(yīng)商的理解和支持。供應(yīng)商需要按審核員的抽樣去調(diào)取資料，并將相關(guān)記錄以視頻或拍照方式呈現(xiàn)。因而整個過程需要審核員以及被審核對象雙方極大的耐心和高度的配合。（2）供應(yīng)商對于保密性的準(zhǔn)則和審核限制，這也是審核計劃可能調(diào)整的原因。（3）遠(yuǎn)程審核的語言要求，被審核人員與審核人員是否可以順暢的溝通。語言的障礙是影響遠(yuǎn)程審核有效性和效率的關(guān)鍵因素，審核無法現(xiàn)場觀察，被審核人員準(zhǔn)確清晰的展示和解釋變得尤其重要。（4）AIAG主要工具應(yīng)用的證據(jù)（如FMEA、控制計劃、MSA、SPC）。（5）審核問題的響應(yīng)時間，考慮到紙質(zhì)檔證據(jù)需要一定的響應(yīng)時間，可預(yù)先與供應(yīng)商溝通證據(jù)提供方式及可允許的合理的相應(yīng)時間。推薦OCR （Optical Character Recognition/Reader） 或者拍照錄像的方式。

遠(yuǎn)程審核計劃的執(zhí)行和報告：審核過程中，隨機抽樣依然是必須的，可在前期審核計劃溝通時強調(diào)證據(jù)的準(zhǔn)備方式。審核過程的時間控制非常重要， 這也需要前期充分溝通避免低效的審核。種種限制導(dǎo)致遠(yuǎn)程審核比現(xiàn)場審核更加疲勞，審核員和被審核對象需要做好充分的思想準(zhǔn)備，并合理安排審核內(nèi)容及時間表。遠(yuǎn)程審核中，如果因配合問題或者技術(shù)問題導(dǎo)致原有的審核計劃無法完全實施，那么此次審核應(yīng)被定義為不完整的審核，審核結(jié)果無效。在審核內(nèi)容得以保證的情況下，審核結(jié)束后應(yīng)對供應(yīng)商的質(zhì)量體系和過程管控總體的風(fēng)險做出清晰的判斷，并對于此次審核是否可以替代現(xiàn)場審核給出明確的結(jié)論。

4 結(jié)語

2021年疫情的影響還在持續(xù)，希望本文對企業(yè)供應(yīng)商管理人員有一定的啟發(fā)，大家共同作戰(zhàn)，確保供應(yīng)鏈的安全和質(zhì)量。

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