疫情防控期間檔案管理工作體會(huì)

劉立杰 薛亦杉 尹淑茹

疫情就是命令，防控就是責(zé)任。國際檔案館理事會(huì)和國際信息專員會(huì)議2020年發(fā)表了一篇題為《新冠疫情昭示：危機(jī)時(shí)刻記錄職責(zé)愈發(fā)重要不能停擺》的文章，得到了世界數(shù)據(jù)系統(tǒng)、文件管理者和行政管理者國際協(xié)會(huì)、國際數(shù)據(jù)科學(xué)委員會(huì)、研究數(shù)據(jù)聯(lián)盟、數(shù)字保存聯(lián)盟等諸多相關(guān)國際組織的大力支持。自新冠肺炎疫情發(fā)生以來，滄州市各級(jí)檔案部門按照全國統(tǒng)一部署，積極配合相關(guān)部門的疫情防控工作，堅(jiān)決服從各級(jí)黨委、政府的統(tǒng)一指揮，積極創(chuàng)新疫情防控期間的工作方法，做好檔案的有效收集、管理與服務(wù)工作。

一、 各級(jí)檔案部門迅速響應(yīng)

（一）印發(fā)通知，為檔案工作指方向

在新型冠狀病毒全球蔓延的嚴(yán)峻形勢(shì)下，檔案管理工作也面臨諸多問題[1]。從疫情初期各級(jí)檔案館的管理工作情況來看，各級(jí)檔案部門對(duì)疫情期間檔案的收集與管理工作重視不夠，收集工作落實(shí)不到位，許多檔案不能及時(shí)歸檔，致使檔案部門無法進(jìn)行有效管理，從而影響檔案提供利用的效果。河北省檔案管理部門先后印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)新冠肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》和《疫情防控期間檔案收集整理工作指引》，統(tǒng)籌全省疫情防控期間檔案工作，為做好疫情期間的檔案收集、管理與利用等工作指明方向，為各級(jí)檔案部門更好地進(jìn)行管理提供指導(dǎo)。

（二）檔案管理部門立足職責(zé)，做好檔案管理工作

在疫情防控行動(dòng)中，各級(jí)檔案部門主動(dòng)作為，自覺擔(dān)責(zé)，做好疫情防控期間檔案的收集、管理與提供利用等工作[2]。各級(jí)檔案部門貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記重要指示精神，深刻認(rèn)識(shí)檔案的重要性，提高政治站位，對(duì)疫情期間形成的檔案進(jìn)行收集、管理、保存，做好歷史的記錄者。比如，疫情發(fā)生以來，我單位干部職工一直沖在疫情防控第一線，積極與檔案部門溝通聯(lián)系尋求指導(dǎo)，按要求指派專人負(fù)責(zé)相關(guān)檔案工作，做到及時(shí)移交檔案，根據(jù)相關(guān)檔案規(guī)范，堅(jiān)持全過程、全方位、全載體地收集與管理，確保疫情期間收集檔案的完整。

（三）檔案部門充分挖掘檔案信息，提供決策支撐

各檔案管理部門充分發(fā)揮先鋒作用，積極參與疫情防控，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)充分挖掘檔案信息，為抗擊疫情提供檔案方面的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的資政作用。根據(jù)疫情防控工作的實(shí)際需要，我單位及時(shí)組織檔案工作人員，整理突發(fā)公共衛(wèi)生事件方面相關(guān)的檔案，深入挖掘館藏檔案資源，為抗擊此類突發(fā)事件提供重要參考，特別是2003年“非典”疫情的相關(guān)檔案。各級(jí)檔案部門通過挖掘相關(guān)檔案信息，為疫情防控各項(xiàng)工作的開展和決策部署提供有力支撐。在疫情期間，對(duì)于有查檔業(yè)務(wù)需求的單位或個(gè)人，各級(jí)檔案部門也響應(yīng)國家號(hào)召，特事特辦，在落實(shí)防控工作的同時(shí) ，及時(shí)高效提供檔案查閱利用服務(wù)。

二、檔案部門進(jìn)行檔案工作的具體實(shí)踐

（一）“應(yīng)收盡收”，確?？挂哔Y料真實(shí)全面

防疫期間，收集工作是防疫檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是一個(gè)最重要、最復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)[3]。我單位充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，靈活采用辦公網(wǎng)絡(luò)、微信小程序、手機(jī)APP、發(fā)送短信等方式，加強(qiáng)對(duì)各類檔案的收集和歸檔工作，確保各類檔案真實(shí)全面。及時(shí)收集新冠肺炎疫情防控相關(guān)數(shù)據(jù)，做到全面收集疫情防控檔案。堅(jiān)持檔案管理、疫情防控、后勤保障、安全保密、科研教育、人員管理等多邊協(xié)調(diào)配合，做到“應(yīng)收盡收”。

（二）嚴(yán)密防控，檔案服務(wù)多樣化

新冠疫情防控形式嚴(yán)峻復(fù)雜，各界特別是疫情防控部門對(duì)檔案資料的利用需求持續(xù)增加，如何在這種特殊情況下做好檔案的服務(wù)利用，是檔案管理人員需要思考的問題。為此，各級(jí)檔案管理部門始終堅(jiān)持以目標(biāo)為導(dǎo)向、以問題為導(dǎo)向、以效果為導(dǎo)向的方法，采用線上線下并舉的方式對(duì)檔案移交和利用方式進(jìn)行創(chuàng)新[4]。通過檔案部門官網(wǎng)開通查詢口、微信公眾號(hào)信息公開、網(wǎng)上公益信箱等方式，面向社會(huì)與需要查閱檔案信息的公眾，做到檔案利用最大化，實(shí)現(xiàn)推送離線檔案查閱和“非接觸式”辦公服務(wù)相結(jié)合，做好檔案服務(wù)工作。同時(shí)，在保障文件安全的前提下，通過電話等方式進(jìn)行文件業(yè)務(wù)交換、一般文件核對(duì)、信息披露等服務(wù)，避免人員聚集的不必要接觸。

（三）完善制度建設(shè)，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平

檔案部門建立健全檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，逐步完善檔案管理制度建設(shè)，使檔案管理工作有法可依。我市檔案管理部門制定了檔案管理規(guī)定，每年定期開展檔案保管培訓(xùn)，平時(shí)加強(qiáng)與各單位檔案管理人員的溝通，進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化、制度化。

三、啟示與展望

（一）積極應(yīng)戰(zhàn)，主動(dòng)投身檔案管理工作

新冠肺炎疫情是自新中國成立以來，傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的一次重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件[5]。從疫情發(fā)生到全國人民共同抗擊疫情，檔案記錄下了全國人民共克時(shí)艱的真實(shí)過程[6]。作為檔案部門，我們應(yīng)主動(dòng)出擊、靠前服務(wù)，在疫情防控中努力發(fā)揮作用，檔案收集越及時(shí)、越全面、越豐富，越有利于做好當(dāng)前和今后的防控工作。不斷明確“檔案人”應(yīng)肩負(fù)的責(zé)任，主動(dòng)投身檔案管理工作，傳播檔案文化，展示檔案魅力，讓公眾認(rèn)識(shí)到檔案的寶貴價(jià)值，扛起了“蘭臺(tái)人”的責(zé)任。

（二）建立疫情防控檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

2020年2月，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于做好病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各級(jí)檔案部門提高政治站位，認(rèn)真履責(zé)，做好疫情防控期間的檔案工作。檔案部門要積極響應(yīng)國家政策，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立疫情防控檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，將檔案工作納入疫情防控體系，明確分工，力求科學(xué)管理。檔案部門在社會(huì)實(shí)踐中不是孤立的存在，檔案部門職能的實(shí)現(xiàn)必然與其他機(jī)構(gòu)和組織產(chǎn)生聯(lián)系與協(xié)作，所以要積極動(dòng)員社會(huì)各界力量，征集疫情防控檔案資料，促進(jìn)防控檔案工作高效開展，同時(shí)要不斷提升服務(wù)水平與能力，通過社會(huì)各方面檔案服務(wù)的潛移默化影響公眾的檔案意識(shí)[7]。

（三）做好疫情防控檔案資料匯編，發(fā)揮資政作用

檔案部門要主動(dòng)發(fā)揮檔案資政功能。疫情防控期間，檔案工作者要及時(shí)、有序整理各類疫情防控檔案資料，為各部門科學(xué)決策和復(fù)工復(fù)產(chǎn)提供有力支持， 根據(jù)疫情防控、復(fù)工復(fù)產(chǎn)的不同需要，有針對(duì)性地編制不同要素、不同側(cè)重、不同特點(diǎn)的數(shù)據(jù)匯編，突出檔案的資政參考作用。例如，根據(jù)傳染病疫情分布和核酸檢測(cè)結(jié)果大數(shù)據(jù)，為安全復(fù)工提供參考數(shù)據(jù);編制醫(yī)用防護(hù)裝備招標(biāo)要求文件資料匯編，為政府和企業(yè)提供精準(zhǔn)服務(wù)，快速協(xié)調(diào)生產(chǎn)方向和產(chǎn)能效率，為企業(yè)制定高效穩(wěn)健的生產(chǎn)方案助力。

（四）建立專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫，助力疫情防控下檔案工作

疫情防控期間，查檔需求越來越高，特別是在企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)有序進(jìn)行后，為便利公眾的查檔需求，應(yīng)建立國家級(jí)疫情防控檔案專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫，實(shí)行全國資源整合和信息共享[8]。專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含抗擊傳染病各個(gè)方面的歷史數(shù)據(jù)，包括防疫治療、核酸檢測(cè)、物資儲(chǔ)備、科研疫苗等，根據(jù)檔案管理需要，對(duì)防疫檔案進(jìn)行收集和管理，通過在線數(shù)據(jù)共享，最大限度地豐富全國學(xué)科數(shù)據(jù)庫。在國家層面，可以建立疫情防控網(wǎng)絡(luò)檔案利用中心，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考價(jià)值，造福子孫后代。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 張俐.防疫常態(tài)化下的高校檔案工作研究[J].城建檔案，2020（10）：112-114.

[4] 時(shí)曉靜.新冠肺炎疫情期間如何做好城建檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2020（8）：88-89.

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[6] 孫粲然. 疫情常態(tài)化防控形勢(shì)下的檔案工作思考[J]].科技視界，2021（10）：95-96.

[7] 宋怡佳.檔案治理背景下提升公眾檔案意識(shí)的思考[J].城建檔案，2021（8）：111-112

[8] 李瓊潔.基于共建共享的重大突發(fā)事件檔案資源整合策略[J].城建檔案2021（10）：98-101

作者單位：滄州市衛(wèi)生健康綜合監(jiān)督中心