企業(yè)智能化協(xié)同辦公實踐

許曦

（中國鐵建投資集團(tuán)有限公司，北京 100000）

0.引言

人工智能的迅速發(fā)展將深刻改變?nèi)祟惖纳鐣?、改變世界，通過將人工智能技術(shù)與日常辦公應(yīng)用場景相結(jié)合，提出智能公文管理、智能辦公助手等應(yīng)用場景。而隨著語音識別、指令交互、搜索引擎、深度學(xué)習(xí)等人工智能基礎(chǔ)技術(shù)逐步成熟完善，在協(xié)同管理及移動辦公軟件領(lǐng)域的應(yīng)用將更加深入。

1.總體業(yè)務(wù)概述

智能化協(xié)同辦公業(yè)務(wù)是將傳統(tǒng)意義上相互獨立管理的公文、會議、事項進(jìn)行統(tǒng)一管理，打通業(yè)務(wù)模塊之間的壁壘，提高信息數(shù)據(jù)在各個業(yè)務(wù)之間的一致性，提供用戶更加易用、人性化的管理功能。

智能化協(xié)同辦公以“事件”為核心，將公文、會議和日常辦公中的各項公務(wù)活動緊密聯(lián)系在一起。首先，公文、會議、公務(wù)活動之間通過“事件”相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)文與會、文與公務(wù)活動、會與公務(wù)活動相互轉(zhuǎn)化和關(guān)聯(lián)。其次，通過對文會事的活動化和實例化，與企業(yè)內(nèi)部的各項管理指標(biāo)對應(yīng)，實現(xiàn)對標(biāo)考核。

在以上實際情況中，我們不難發(fā)現(xiàn)，對于參與其中的各項具體辦公業(yè)務(wù)，雖然在辦理流程和功能上自成體系，但自始至終都有一個具體的“事”在業(yè)務(wù)之間起了關(guān)鍵的橋梁作用，可以通過這件“事”將整個業(yè)務(wù)辦理過程給“拎”起來，達(dá)到相互關(guān)聯(lián)，簡易查詢的目的。因此其中的“事”，我們就定義為文會事一體化管理的核心“事件”；相互關(guān)聯(lián)關(guān)系，則是通過智能關(guān)聯(lián)來實現(xiàn)；而“拎”起來，則是為用戶提供統(tǒng)一的關(guān)聯(lián)查詢圖譜。

2.智能化應(yīng)用場景

2.1 事件生成

事件是對企業(yè)某種經(jīng)營活動的一種概括性描述，例如上例中的“企業(yè)資產(chǎn)重組準(zhǔn)備事項”即一種典型的“事件”。同時，會議的議題也可以是一種“事件”，例如“2021年度信息化投入預(yù)算編制”等。事件的產(chǎn)生可以由自動和人工兩種模式。

（1）自動產(chǎn)生：系統(tǒng)可以對近年來的系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)文本如公文、會議、公務(wù)活動的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，并按照一定的規(guī)則生成公務(wù)事件主題，即“事件”；

（2）手工產(chǎn)生：人工干預(yù)，由各部門進(jìn)行上報并審核，通過后生成事件庫。

建議系統(tǒng)在實施時，兩種模式同時進(jìn)行，以增加機(jī)器學(xué)習(xí)的準(zhǔn)確度。事件定義完成后，系統(tǒng)就會生成企業(yè)的事件數(shù)據(jù)庫。此時事件即可被各項公務(wù)活動查詢和引用、關(guān)聯(lián)。

2.2 智能關(guān)聯(lián)

智能關(guān)聯(lián)的過程，實際上是利用“事件”對文、會、事（督辦），以及其他公務(wù)活動關(guān)聯(lián)在一起的過程。智能關(guān)聯(lián)模型按照智能程度，可分為手工關(guān)聯(lián)（強(qiáng)關(guān)聯(lián)）、主動關(guān)聯(lián)（強(qiáng)關(guān)聯(lián)）、自動關(guān)聯(lián)（大數(shù)據(jù)智能建模）三種模式。

2.2.1 手工關(guān)聯(lián)

手工關(guān)聯(lián)，是一種傳統(tǒng)意義上從一個模塊向另一個模塊直接發(fā)起業(yè)務(wù)交互的過程。例如會議決議模塊中，可以直接發(fā)起督辦任務(wù)。公文模塊中可以直接發(fā)起督辦等等。這種直接發(fā)起的方式，系統(tǒng)即將公文、會議、督辦等業(yè)務(wù)進(jìn)行相互連接，通過關(guān)聯(lián)圖譜（后續(xù)功能介紹）來進(jìn)行展示和利用。

例：手工關(guān)聯(lián)，公文模塊中發(fā)起督辦，督辦模塊中創(chuàng)建督辦并初始化。

公文中發(fā)起督辦（如圖1）。

圖1 發(fā)起公文督辦

督辦任務(wù)初始化：督辦任務(wù)在初始化時，可以將公文的標(biāo)題、任務(wù)來源名稱、主辦部門、主辦人、分管領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行自動的初始化（如圖2）。

圖2 公文督辦圖示

2.2.2 主動關(guān)聯(lián)

主動關(guān)聯(lián)相對于手工關(guān)聯(lián)，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)相互之間固有的邏輯性。例如會議決議和督辦、公文辦文意見與督辦、公務(wù)活動與日程之間，存在某些特定的關(guān)聯(lián)關(guān)系。系統(tǒng)可以自動分析并主動發(fā)起這種關(guān)聯(lián)邏輯，幫助用戶主動構(gòu)建關(guān)聯(lián)模型。

（1）公文自動督辦。當(dāng)公文的閱辦屬性選項為“辦文”時，自動對主辦部門生成督辦任務(wù)，并進(jìn)行任務(wù)信息的初始化。

（2）意見自動督辦。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)批示意見中含有“辦理”“主辦”等字樣時，自動根據(jù)意見分析承辦部門并生成督辦任務(wù)。

（3）決議自動督辦。會議決議生成后，自動對會議主辦部門生成決議督辦任務(wù)。

（4）日程與公務(wù)活動聯(lián)動?？筛鶕?jù)公務(wù)活動的時間安排，例如：會議召開情況、任務(wù)計劃等自動生成對應(yīng)日程，配合APP、微信等進(jìn)行提醒（如圖3）。

圖3 日程提醒

2.2.3 自動關(guān)聯(lián)

自動關(guān)聯(lián)，即用戶沒有通過手工點擊或手工觸發(fā)接續(xù)流程（業(yè)務(wù)），但是系統(tǒng)在進(jìn)行詳細(xì)的文本分析后，通過規(guī)則設(shè)定，認(rèn)定多個業(yè)務(wù)之間存在一定聯(lián)系的情況下，自動以事件進(jìn)行關(guān)聯(lián)的過程。其技術(shù)核心，是采用自然語言分析和處理技術(shù)（NLP，Natural Language Processing），實現(xiàn)對文本內(nèi)容的人工智能分析和畫像。

自動關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)重點在以下幾個部分：

（1）文本畫像：利用NLP自然語言分析和處理技術(shù)，對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，建立“文本畫像”。每個業(yè)務(wù)實例（流程文件）均存在一個特定的文本畫像。

（2）比對關(guān)聯(lián)：系統(tǒng)比對相互的文本畫像，如果滿足一定條件（例如畫像相似度達(dá)到某一比例、存在強(qiáng)關(guān)聯(lián)、滿足事件的先后關(guān)系等），系統(tǒng)自動將兩個業(yè)務(wù)實例進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

（3）修正學(xué)習(xí)：自動關(guān)聯(lián)后允許特定權(quán)限用戶進(jìn)行手工修正，系統(tǒng)自動分析并學(xué)習(xí)，完善自動關(guān)聯(lián)模型。

自動關(guān)聯(lián)的關(guān)鍵，是提供足夠多的學(xué)習(xí)模板，并在合適的時間人工干預(yù)，從而讓機(jī)器不斷完善自動關(guān)聯(lián)的模型，逐步提升關(guān)聯(lián)的準(zhǔn)確度。

系統(tǒng)利用主動關(guān)聯(lián)模型+自動（智能）關(guān)聯(lián)模型，可以提供諸如關(guān)聯(lián)圖譜查詢、公文寫作參考、公文擬辦矩陣、事件自動報告等一系列智能化的公文應(yīng)用。

2.3 關(guān)聯(lián)圖譜查詢

在關(guān)聯(lián)查詢的實際應(yīng)用中，手動關(guān)聯(lián)只是整個文件關(guān)聯(lián)性中的很少的一部分，除此之外大量的相關(guān)文件需要手動進(jìn)行梳理和查找。關(guān)聯(lián)圖譜可以有效的解決這一難題，根據(jù)公文的內(nèi)容進(jìn)行摘要和關(guān)鍵字分析，自動將公文歸屬于對應(yīng)的事項（事項本身需要人工建立）。用戶在查看關(guān)系圖譜時，既包含了手動強(qiáng)關(guān)聯(lián)的文件，也包含了系統(tǒng)自動分析和關(guān)聯(lián)的文件（如圖4）。

圖4 關(guān)聯(lián)圖譜查詢

關(guān)聯(lián)圖譜以事件為核心，將與此事件相關(guān)的業(yè)務(wù)實例進(jìn)行關(guān)聯(lián)，提供用戶查詢訪問的快速響應(yīng)。通過點擊業(yè)務(wù)類型，可以快速查看當(dāng)前類型下業(yè)務(wù)的具體辦理結(jié)果，以便用戶快速梳理和決策。

2.4 公文寫作參考

公文在寫作時，用戶經(jīng)常會去查找以往自己或他人起草的，類似的公文情況，避免在前面公文中出現(xiàn)的問題在此次公文編寫中出現(xiàn)同樣的問題，同時也需要為本次寫作提供一些參考。傳統(tǒng)的方式即根據(jù)關(guān)鍵字去搜索。但是這種搜索方式有幾個弊端：

（1）權(quán)限問題：可能自己想要查找的文件并沒有權(quán)限查詢到；

（2）關(guān)鍵字缺陷：僅通過標(biāo)題關(guān)鍵字查詢，查詢到的內(nèi)容不一定是自己想要的；

（3）內(nèi)容問題：寫作過程中內(nèi)容變化了，想找材料參考很難。

為了切實解決以上問題，為用戶創(chuàng)造輕松、標(biāo)準(zhǔn)的公文寫作環(huán)境，智能公文管理的公文寫作參考功能可以幫助用戶快速查找想要的參考文檔。

系統(tǒng)自動根據(jù)發(fā)文種類、標(biāo)題關(guān)鍵字、文件內(nèi)容，對公文進(jìn)行精準(zhǔn)畫像，并與歷史公文進(jìn)行自動比對，推薦出最接近當(dāng)前公文寫作內(nèi)容的相似公文。同時，相似公文自動按照多維度歸集，例如按照單位名稱、所在欄目（模塊），這樣用戶可以快速根據(jù)自身需要，切換參考文檔的范圍。

2.5 事件自動報告

線下領(lǐng)導(dǎo)匯報、工作總結(jié)中，避免不了“這件事現(xiàn)在做得怎么樣”的提問，而回答者在傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)中往往需要反復(fù)查詢，到處搜尋資料，而且信息的完整性不盡如意。因此在文會事一體化的基礎(chǔ)上，提供了“事件自動報告”的功能，可以很好的回答“這件事現(xiàn)在做得怎么樣”類型的問題（如圖5）。

圖5 自動生成事件報告

（1）概覽：即事件/議題的描述信息。

（2）議題進(jìn)展：最近引用該事件/議題的有關(guān)業(yè)務(wù)流程情況。

（3）督辦任務(wù)：與該事件/議題有關(guān)的督辦任務(wù)的辦理進(jìn)度情況。

（4）其他相關(guān)：除公文、督辦以外的，其他與當(dāng)前事件/議題有關(guān)的業(yè)務(wù)流程辦理情況。

報告導(dǎo)出：支持將報告以Word格式文件直接導(dǎo)出。

2.6 量化對標(biāo)

有了前面文會事一體化模塊中收集到的各項數(shù)據(jù)，各項公務(wù)活動的完成率、辦理效率、持續(xù)時間、完成質(zhì)量（主觀評價）等，均可分析并納入對標(biāo)考核模塊加以量化。典型的例如公文效率分析、督辦任務(wù)辦結(jié)情況分析等，均屬于量化對標(biāo)的范疇，為用戶提供更加直觀的決策參考。

2.7 移動智能助手

“智能語音助手”核心功能包括智能辦公和智能問答。

智能辦公：用戶輸入（語音/文字），通過語音識別、語義理解，在辦公場景中人機(jī)交互完成工作。

智能問答：根據(jù)用戶輸入的問題，通過語義理解和問答匹配，給出準(zhǔn)確的回答。

企業(yè)員工可以像聊天一樣完成日常辦公及指令下達(dá)，如考勤、日程、電話、短信、請假、處理協(xié)同、查詢數(shù)據(jù)等工作。

通過集成第三方語音平臺的語音識別、語義解析、語音合成、語音喚醒、人臉識別、文字識別等技術(shù)，并結(jié)合協(xié)同平臺的智能引擎，可以實現(xiàn)更加豐富的智能應(yīng)用：

工作提醒：喚醒智能辦公機(jī)器人、播報今日安排、播報重要信息。

查找信息：找人、查協(xié)同、查文檔、查報表、查報銷、查公告、查待辦、調(diào)用表單模板。

快捷命令：打電話、發(fā)短信、打開應(yīng)用（如天氣、線路、機(jī)票）、聲紋簽到、簽退。

安排工作：安排協(xié)同、我要請假、安排任務(wù)、安排報銷、安排日程、發(fā)起會議。

3.使用關(guān)鍵技術(shù)

（1）自然語言分析和處理技術(shù)（NLP，Natural Language Processing）。（2）自動語音識別（Automatic Speech Recognition）。（3）語義分析（Semantic Analysis）。（4）深度學(xué)習(xí)（Deep Learning）。（5）全文搜索引擎（Elasticsearch）。

4.結(jié)語

針對企業(yè)智能化公文的訴求，本文針對性的做了各種智能化辦公業(yè)務(wù)場景的概述，針對各業(yè)務(wù)場景中的信息化手段做了詳細(xì)的說明，在基于國家相關(guān)的公文管理規(guī)定以及安全性法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，顯著的提升企業(yè)辦公業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量，為企業(yè)由電子化辦公轉(zhuǎn)向數(shù)字化智能化辦公提供理論支持和實踐經(jīng)驗。