檔案治理工作對(duì)地方志編寫的作用分析

劉鳳英

（遼河油田檔案館，遼寧 盤錦 124000）

引言

對(duì)比私營(yíng)組織而言，國(guó)企單位更注重檔案保護(hù)治理[1]。一部分是檔案的建立和具有權(quán)威性組織治理制度；另一部分是適當(dāng)使用科學(xué)數(shù)據(jù)管理手段，不但可以提高檔案治理任務(wù)的水準(zhǔn)，而且可以優(yōu)化整合和改進(jìn)相應(yīng)的治理經(jīng)驗(yàn)，使國(guó)企的檔案治理得到進(jìn)步。

一、檔案治理基本任務(wù)的重要作用

1.現(xiàn)階段檔案治理進(jìn)步局勢(shì)

現(xiàn)階段科技創(chuàng)新快速發(fā)展的局勢(shì)下，檔案治理的基本任務(wù)與進(jìn)步方針和任務(wù)實(shí)質(zhì)已經(jīng)發(fā)生了許多更改和完備，特別是在現(xiàn)階段檔案治理中改變?nèi)蝿?wù)量大、雜亂檔案分工、工作效率不高等問(wèn)題，就必須完善現(xiàn)代檔案資料體系，促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案的進(jìn)步。此外，還要有預(yù)見(jiàn)性等的科學(xué)進(jìn)步觀點(diǎn)以及解決初始檔案存留的弊端。而且，現(xiàn)階段檔案治理創(chuàng)建不僅可以高效地提升國(guó)企檔案治理效勞的水準(zhǔn)和成果，而且可以資源化、創(chuàng)新化和合理化地提升國(guó)企檔案管理工作的水平。

2.檔案基礎(chǔ)任務(wù)在當(dāng)今檔案治理中的影響

檔案編纂的標(biāo)準(zhǔn)化治理，檔案的確切化編目，檔案分類的無(wú)序化是當(dāng)今檔案治理的改進(jìn)方向。在國(guó)家檔案治理制度中，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案任務(wù)體制可以高效減少檔案遺失和工作錯(cuò)誤的可能性，明確化檔案目錄策劃，避免檔案工作人員調(diào)職對(duì)事業(yè)部門造成的不利影響。檔案整合資源數(shù)據(jù)分析總結(jié)，不但高效率提高了國(guó)家有關(guān)部門的檔案治理的效率和成果，而且減輕了館藏檔案的任務(wù)緊張。利用資料庫(kù)核查可以提高檔案信息的工作效率，可定期銷毀保管期限已滿的檔案，從而可以增加檔案空間的使用率，減少有關(guān)部門不必要的管制的投資[2]。

二、檔案保管利用和方志的特性

1.檔案治理的特性

檔案治理是一項(xiàng)特殊的知識(shí)，是檔案信息的留存和實(shí)踐使用。其擁有知識(shí)性、效勞性、技術(shù)性和政時(shí)性的特點(diǎn)。檔案的知識(shí)性取決于其實(shí)質(zhì)。檔案是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的記錄，是文化進(jìn)步的原始憑證。因此，能夠表現(xiàn)出檔案是歷史的延續(xù)，歷史數(shù)據(jù)可以突出文化的繼承。因此，檔案具有知識(shí)特征。一切推進(jìn)經(jīng)濟(jì)繁榮和未來(lái)發(fā)展的信息都是寶貴的檔案資料。所以，檔案同時(shí)也有一定的勞效性。對(duì)于不一樣的部門和公司的記錄反映了勞效的不同。國(guó)家機(jī)關(guān)的檔案管理是為了提升任務(wù)勞效進(jìn)而明白反映黨在不同時(shí)段的任務(wù)側(cè)重點(diǎn)和進(jìn)步目標(biāo)。公司檔案勞效是多種多樣的。首先，企業(yè)根據(jù)員工記錄準(zhǔn)確的信息，知道員工的工作歷史、學(xué)習(xí)成績(jī)、社會(huì)貢獻(xiàn)等，從而清晰地掌控人員的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度以及聘用與辭退決定。其次，企業(yè)信息生產(chǎn)資料是企業(yè)的生存關(guān)鍵，所以這些材料為各個(gè)時(shí)段的生產(chǎn)和處理問(wèn)題提供了技術(shù)支持，提升了公司的生產(chǎn)生活效益。部分檔案在某些層面是加密的，比如，國(guó)家創(chuàng)新重點(diǎn)技術(shù)，宇航空間技術(shù)，武器參數(shù)和數(shù)據(jù)等不屬于公共檔案。此外，還對(duì)文件的保密性進(jìn)行了分類。不同的文件訪問(wèn)權(quán)不同。核心員工能夠訪問(wèn)大量的高層次信息，而普通員工僅可以閱查到的公眾信息。

2.地方志的特性

編寫的志書(shū)是一部闡述了地區(qū)性基本內(nèi)容的工具書(shū)，收錄了社會(huì)文化地理學(xué)，人類文明歷史，當(dāng)?shù)胤睒s發(fā)展等各個(gè)方面的區(qū)域性學(xué)識(shí)。首先，地方志是明確唯一的本地記錄。從該地區(qū)各層次的事件記錄來(lái)看，該地區(qū)沒(méi)有離開(kāi)主線的發(fā)展，該區(qū)域的各種事件的發(fā)生還有威望人物的出現(xiàn)都要記載。區(qū)域內(nèi)無(wú)關(guān)問(wèn)題還是非區(qū)域問(wèn)題，一般都不會(huì)出現(xiàn)在地方志中。因?yàn)槠渲羞€包含了該地區(qū)的民族特色和生活民俗，既突出了該地區(qū)的特色，又易于編排，提高了地方志的閱讀性和確切性。其次，地方志擁有年代特征。由于時(shí)間的推移，地方志會(huì)持續(xù)革新其內(nèi)容，使其有著獨(dú)特的年代特征。不要對(duì)沒(méi)有發(fā)生的事情或?qū)?lái)即將出現(xiàn)的事情做分析記載，也不要做錯(cuò)誤的時(shí)間空間記錄。這也說(shuō)明地方志的記載順序是按時(shí)間排列的，記錄了一定時(shí)期人類進(jìn)步，生活情況和物質(zhì)發(fā)展等[3]。

三、檔案保管利用對(duì)地方志的影響

1.檔案保管與利用是方志編纂的根本

地方志在某種程度上類似于檔案管理，都是對(duì)現(xiàn)實(shí)發(fā)生的事件的確切記載，在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按專題對(duì)檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果。檔案保管利用工作為方志編纂工作奠定了基礎(chǔ)，是保護(hù)檔案原件和長(zhǎng)遠(yuǎn)流傳的有效措施，也是提高檔案部門工作水平的一個(gè)重要途徑（圖1所示）。

圖1 檔案的利用與開(kāi)發(fā)

編纂方志的標(biāo)準(zhǔn)是講事實(shí)不遺漏，符合史實(shí)，檔案則要“維護(hù)黨和國(guó)家確切的歷史精神面貌”。編纂地方志需要利用大量資料，主要以館（藏）檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，而且也是最穩(wěn)妥的信息本源。只有充分使用大量的檔案，才能編纂出詳細(xì)可信的史書(shū)，從而反映出真實(shí)事件的真實(shí)情況。我們都知道，檔案是歷史的真實(shí)記錄，指數(shù)編纂者應(yīng)正確對(duì)待檔案編研的內(nèi)容，堅(jiān)持實(shí)事求是。按照客觀事物的本來(lái)面目反映事物，只報(bào)喜不報(bào)憂的做法，不僅妨礙領(lǐng)導(dǎo)對(duì)真實(shí)情況的了解和掌握，同時(shí)容易形成誤導(dǎo)，以至于造成領(lǐng)導(dǎo)決策失誤，貽誤解決問(wèn)題的時(shí)機(jī)。因此，檔案對(duì)于歷史探討和編纂高水準(zhǔn)的地方志至關(guān)重要。編纂地方志與檔案工作之間，既有不同之處，又有緊密的內(nèi)在聯(lián)系；檔案是史料；方志是歷史系統(tǒng)記錄，如果編制方志不使用檔案，則地方志就是無(wú)根之木，無(wú)源之水，檔案也就失去了其重要作用。從其主要意義上講，檔案只有在編成志書(shū)之后才能發(fā)揮其“資政”的作用。地方志是一本地區(qū)性的功能百寶書(shū)。志書(shū)是某一時(shí)期事情發(fā)生記載的全部，檔案是切實(shí)發(fā)生的事件實(shí)時(shí)記載的集合。因此，檔案是編纂地方志的根本。近些年來(lái)，國(guó)內(nèi)檔案治理日趨規(guī)范，檔案分類更加明晰，而且檔案時(shí)間主線更加明了。這是當(dāng)?shù)鼐帉懼緯?shū)整理的最首要的信息。例如，它具有足夠的脫貧致富經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)不同的扶貧因素規(guī)劃了不同的扶貧路線，并根據(jù)地方特點(diǎn)實(shí)施了有針對(duì)性的扶貧戰(zhàn)略。把這些想法和規(guī)劃以及脫貧攻堅(jiān)的全部歷程記錄在冊(cè)，為以后減貧發(fā)展的進(jìn)程積累了價(jià)值經(jīng)驗(yàn)，如此就是檔案信息資料。而全國(guó)各個(gè)地區(qū)正在踴躍編制志書(shū)，檔案是其編制至關(guān)重要的文獻(xiàn)[4]。

檔案是歷史的原始憑證，檔案史料是最可靠的信息。歷代史學(xué)家主要依靠檔案資料來(lái)編纂自己的史記和編年史。地方志是一本關(guān)于一個(gè)區(qū)域的經(jīng)濟(jì)變更，人文進(jìn)步等一系列的綜合性文獻(xiàn)，也是一本地區(qū)性功能百寶書(shū)。志史內(nèi)容詳實(shí)，全面準(zhǔn)確，地方特色和時(shí)代特征更加突顯。數(shù)據(jù)信息源頭主要是檔案?，F(xiàn)階段，持續(xù)修編新的方志，所用資料為各個(gè)類別志書(shū)及新的地方圖例，數(shù)據(jù)利用和編纂和管理目錄、相關(guān)的文獻(xiàn)，在編著和治理保護(hù)過(guò)程中形成簡(jiǎn)單明晰的文本、圖形、表格、照片、音頻等資料，而且國(guó)家各層次部門積極配合、竭盡全力。這些是記載一個(gè)區(qū)域從無(wú)到有，從貧苦到繁榮的全部。對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有直接保護(hù)和間接利用的價(jià)值，因此檔案的存在對(duì)地方志有著極其深遠(yuǎn)的影響[5]。

2.檔案給方志的編纂簡(jiǎn)便化

國(guó)內(nèi)檔案館保管與利用的專門化水準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展，檔案保管儲(chǔ)存方法也逐步從簡(jiǎn)單的紙質(zhì)版向電子版多元化進(jìn)步。國(guó)家也逐步側(cè)重檔案保管與利用。如果想要完美地開(kāi)展檔案整治任務(wù)，國(guó)家就應(yīng)該將該學(xué)術(shù)專業(yè)提升為一級(jí)學(xué)科，并且投資更多的科研人員以及先進(jìn)設(shè)備；等等，這樣有利于地方志的編纂任務(wù)的發(fā)展與進(jìn)步。國(guó)內(nèi)的許多檔案儲(chǔ)存量巨大。由于檔案治理任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，其獲得了巨大進(jìn)展。將檔案詳細(xì)分類存檔，保存完好。各個(gè)產(chǎn)業(yè)和地區(qū)檔案也有了長(zhǎng)足的發(fā)展，專業(yè)保存水平持續(xù)提高。記錄儲(chǔ)存和管理部門二者的關(guān)系也逐步密切。檔案內(nèi)容更全面、范圍更廣、分類更詳細(xì)，極大程度方便了地方志的編纂工作。由于現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)化和科技化的發(fā)展，越來(lái)越多的原始紙質(zhì)文本被電子數(shù)字化并作為電子文檔存儲(chǔ)。在文件訪問(wèn)和咨詢角度效率變高，對(duì)于電子文件，我們?cè)诓檎夷繕?biāo)文件時(shí)只需要在已經(jīng)規(guī)范好的文本里輸入關(guān)鍵詞就能夠搜索到所有文件條目，減少了找到紙質(zhì)文件的信息所需要花費(fèi)的精力及時(shí)間。要查找一份或一批文件檔案條目，少則幾秒，多則幾分鐘就能實(shí)現(xiàn)，大大提高了檢索效率，節(jié)省了檢索時(shí)間，對(duì)于大規(guī)模、范圍廣的編譯，提供了方便。而且，計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)具有邏輯運(yùn)算功能，檢索詞之間可以靈活組配，可以盡可能準(zhǔn)確地檢索到所需檔案信息，有較高的查全率和查準(zhǔn)率。通過(guò)通信設(shè)備、線路和各種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)可以為分散的、遠(yuǎn)距離的利用者提供快速的聯(lián)機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案的異地查詢和檔案信息資源的共享（圖2所示）。

圖2 2020第三屆數(shù)字中國(guó)建設(shè)峰會(huì)

3.檔案工作與編寫方志相輔相成、相互促進(jìn)

一方面，方志的編纂豐富了館藏檔案，促進(jìn)了檔案編研工作；另一方面，編纂方志需要依據(jù)檔案材料，檔案部門館藏的檔案材料越完整、越豐富，才能越便于方志的編寫。然而，要想豐富館藏，只有拓寬思路，廣開(kāi)征集渠道，將散存在社會(huì)和個(gè)人手中的具有重要價(jià)值的各種檔案材料進(jìn)行收集?！哆|寧省志·石油天然氣開(kāi)采工業(yè)志》（1986—2005）是《遼寧省 志（1986—2005）》一部專業(yè)志，本書(shū)以遼寧省油氣勘探開(kāi)發(fā)為主，詳細(xì)記述了遼寧省石油天然氣開(kāi)采工業(yè)發(fā)展歷程。本書(shū)涉編內(nèi)容時(shí)間跨度長(zhǎng)達(dá)20年，涉及內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，加之各行各業(yè)發(fā)展變化較大，欲追本尋源，首尾相應(yīng)，編纂完整、準(zhǔn)確的志書(shū)，需要調(diào)研和查閱的檔案工作量非常之大，期間也向各二級(jí)單位征集檔案相關(guān)材料。綜上所述，檔案館為編修史志提供了主要資料來(lái)源，而編修方志反過(guò)來(lái)也促進(jìn)了檔案資料的搜集，不僅豐富了館藏，更是促進(jìn)了檔案館編研工作的開(kāi)展[6-8]。

方志的編纂使檔案材料得到更好的補(bǔ)充和考證。檔案材料的考證是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅細(xì)致的工作。對(duì)于浩瀚的檔案資料，僅僅靠檔案部門來(lái)考證，力量明顯不足。另外，檔案部門作為檔案的保管單位，基本是從保管檔案角度出發(fā)，也難于發(fā)現(xiàn)檔案在入庫(kù)前有缺漏和問(wèn)題，因此，檔案部門參與方志的編修，是借用社會(huì)力量進(jìn)行考證檔案材料是否完整的有利契機(jī)。編修志書(shū)在利用檔案時(shí)，完全有必要對(duì)檔案材料進(jìn)行研究課考證，進(jìn)而就暴露出了檔案材料的缺失問(wèn)題，也就能夠得以將問(wèn)題進(jìn)行考證和解決?？梢钥吹贸觯瑱n案是編纂方志的重要依據(jù)，而編纂方志又反過(guò)來(lái)對(duì)檔案材料進(jìn)行考證，促進(jìn)了檔案的征集。因此，編纂方志與檔案工作是互相促進(jìn)、相輔相成的。

結(jié)語(yǔ)

由此可見(jiàn)，一部觀點(diǎn)鮮明、資料翔實(shí)、質(zhì)量較高的地方志書(shū)，不論是官修還是私纂，都會(huì)利用大量的檔案資料。假如沒(méi)有檔案或者檔案資料殘缺不全，就會(huì)直接影響編志工作及志書(shū)的質(zhì)量。所以說(shuō)，檔案是編纂方志最系統(tǒng)、最完整、最可靠、最重要的史料來(lái)源之一?，F(xiàn)代的檔案工作，不僅要繼承這個(gè)傳統(tǒng)，而且要在全面建成小康社會(huì)，創(chuàng)造性地發(fā)揚(yáng)這個(gè)傳統(tǒng)，以便于充分發(fā)揮檔案館這個(gè)檔案史料基地的作用[9-10]。

在信息快速發(fā)展的階段，國(guó)家部門也要順應(yīng)現(xiàn)階段的檔案保管與利用的進(jìn)步走向，擁有最科學(xué)的手段，招收創(chuàng)新型人才，切實(shí)提高其基本任務(wù)的效率，從而完成人才團(tuán)隊(duì)的打造。通過(guò)多方面的整合延伸，創(chuàng)建完備的治理體系，不但有效提高了各個(gè)部門檔案管理效勞水準(zhǔn)，而且保證其在職員工有效履行職責(zé)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展目標(biāo)。