新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新研究

蘇志紅

關(guān)鍵詞：檔案;檔案管理;創(chuàng)新研究

摘 要：檔案是在社會活動中形成的有價(jià)值的文獻(xiàn)資料的統(tǒng)稱。文章從新形勢下檔案管理和服務(wù)工作的特點(diǎn)、原則及方法出發(fā)，提出通過提高人才素質(zhì)、重視資源建設(shè)、探索管理服務(wù)，讓檔案“活”起來，滿足國家和人民對檔案管理工作的需求，做到檔案管理工作為人民服務(wù)，為新時(shí)代社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

中圖分類號：G250?? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?? 文章編號：1003-1588（2022）03-0102-03

1 背景

《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定，檔案是指過去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的，對國家和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄[1]，發(fā)揮著獨(dú)特的價(jià)值和作用，將人類記憶延續(xù)成為聯(lián)系過去和未來的信息傳送紐帶，將人類的發(fā)展歷史完整地保存下來，成為后人探究和探索歷史發(fā)展的重要信息庫[2]。重視檔案和檔案管理工作，是中國共產(chǎn)黨的傳統(tǒng)和優(yōu)勢之一[3]。長期以來，檔案及檔案管理服務(wù)工作在國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。在開啟全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家新征程時(shí)代背景下，檔案管理機(jī)構(gòu)要從檔案管理和服務(wù)工作的性質(zhì)、特點(diǎn)、原則及方法出發(fā)，滿足國家和人民需求，做到檔案管理工作為人民服務(wù)，為新時(shí)代社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

2 檔案工作的特點(diǎn)

2.1 私密性

檔案的首要屬性是私密性。個(gè)人檔案是個(gè)人學(xué)習(xí)、生活和工作等人生軌跡的忠實(shí)記錄，具有鮮明的個(gè)人特質(zhì)和印記。檔案首先是個(gè)體檔案，在個(gè)體檔案的基礎(chǔ)上形成單位或社會檔案，這也才有了管理的需要。檔案管理人員要以高度的責(zé)任心保障個(gè)人的檔案秘密不外泄。

2.2 服務(wù)性

檔案是一種社會存在或社會記錄，是為特定的個(gè)體或社會服務(wù)的，供查詢及保存使用，是一種歷史見證，具有鮮明的服務(wù)屬性。靜止的檔案具有較大的社會保存價(jià)值，但還要根據(jù)個(gè)體或單位檔案之間的靜止符號及檔案之間的相互關(guān)系，揭示出具有某種規(guī)律的內(nèi)容，更好地為社會服務(wù)。

2.3 社會性

檔案是社會實(shí)踐的產(chǎn)物，能夠反過來指導(dǎo)社會實(shí)踐，而檔案機(jī)構(gòu)開展的社會化服務(wù)使檔案的價(jià)值得到進(jìn)一步提升。檔案是國有無形資產(chǎn)，檔案管理機(jī)構(gòu)利用檔案開展社會化服務(wù)是國有資產(chǎn)共享共用的要求，是完善公共文化服務(wù)體系、順應(yīng)時(shí)代潮流的必然之舉[4]。

2.4 完整性

檔案的系統(tǒng)完整性是指檔案由個(gè)體檔案匯聚而成為專業(yè)、行業(yè)、年代檔案或交叉檔案，要做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，體現(xiàn)出檔案的動態(tài)性收藏。檔案收藏不是一次性的，而是要不斷補(bǔ)充，使其更為豐富。檔案的收藏介質(zhì)不限于紙質(zhì)，還包括聲光電等介質(zhì)。只要有需要，檔案收藏就要盡可能完整，還要遵循一定的管理規(guī)則，使檔案管理工作做到排放有序、雜而不亂、亂而有序，做到互相支撐、互為印證。

2.5 價(jià)值性

檔案是時(shí)代印記的保存和價(jià)值的體現(xiàn)，是一種權(quán)力建構(gòu)的產(chǎn)物，具有強(qiáng)烈的價(jià)值引導(dǎo)性，旨在塑造民眾對國家、民族的集體認(rèn)同感，體現(xiàn)出強(qiáng)烈的公共價(jià)值取向[5]。檔案的價(jià)值體現(xiàn)在其真實(shí)性，可以保存文化、傳承文明、還原歷史、服務(wù)社會。

3 檔案工作的原則

3.1 黨管檔案原則

習(xí)近平總書記對檔案工作作出了重要批示，指出加強(qiáng)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)?！吨腥A人民共和國檔案法》也明確指出堅(jiān)持中國共產(chǎn)黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。東西南北中，黨政軍民學(xué)，黨是領(lǐng)導(dǎo)一切的，各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，確保檔案事業(yè)發(fā)展與國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展水平相適應(yīng)。各級檔案管理機(jī)構(gòu)要遵循黨管檔案的原則，從思想意識和行動上全面接受黨的領(lǐng)導(dǎo)，以利于黨的檔案事業(yè)永續(xù)發(fā)展。

3.2 為人民服務(wù)原則

全心全意為人民服務(wù)是黨的根本宗旨。習(xí)近平總書記反復(fù)強(qiáng)調(diào)，人民就是江山，江山就是人民。得江山靠的是人民的心，守江山守的也是人民的心，要得到民心就要始終代表最廣大人民的根本利益，要守住民心就要一切從人民利益和需求出發(fā)，充分滿足人民對美好生活的向往。檔案管理工作要在黨的領(lǐng)導(dǎo)下圍繞人民需要開展工作，切實(shí)以人民利益為中心，穩(wěn)固人民江山。

3.3 分級管理原則

檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。在國家檔案主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，對檔案劃分密級，對不同密級的檔案實(shí)行不同的管理措施，既可以適當(dāng)解決檔案管理工作人員欠缺、全面管理檔案心有余而力不足的問題，又可以把主要精力放在重要的檔案管理方面，抓住工作重點(diǎn)，提高工作效率。

3.4 保密性原則

檔案本身就具有私密性特點(diǎn)，保密性是檔案管理工作的基本原則。保密性不僅需要相關(guān)的規(guī)章制度予以保障，還需要檔案管理工作人員具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，具有良好的職業(yè)操守，一切按規(guī)章制度辦事。

4 做好檔案管理工作

4.1 提高人才素質(zhì)

人才是黨的事業(yè)興衰成敗的關(guān)鍵，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人才素質(zhì)，不僅需要提高新形勢下檔案管理人員的政治操守，還需要提高其職業(yè)操守、專業(yè)水平和各類技能，更好地做到檔案管理工作為黨服務(wù)、為人民服務(wù)，為新時(shí)代中國特色社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。其中，政治素質(zhì)是首位的，牽涉到為誰服務(wù)的問題。政治素質(zhì)涉及政治態(tài)度、政治修養(yǎng)和政治信念等多方面，檔案工作又具有極強(qiáng)的保密性，如果工作人員沒有堅(jiān)定的政治信念和過硬的政治素質(zhì)，就不能絕對遵守保密協(xié)定，嚴(yán)守國家及個(gè)人秘密。檔案工作者要帶著對歷史、對民族、對國家、對祖國下一代高度負(fù)責(zé)的熱情和責(zé)任感做好檔案工作[6]。

同時(shí)，檔案工作是一種枯燥的職業(yè)，每天面對的是看起來雜亂無序的文檔，要做好檔案工作，揭示檔案內(nèi)部的規(guī)律性，使雜亂無序的檔案按一定規(guī)律排序，達(dá)到存取方便、管理自由、服務(wù)社會的目的，不僅需要技術(shù)、設(shè)備等，更需要個(gè)人情懷。檔案整理一頁頁核對、審核、蓋章，收集整理好每一份檔案，并分類、編號、裝訂，再打印目錄，進(jìn)行掃描，每個(gè)環(huán)節(jié)都不允許出現(xiàn)任何紕漏[7]，需要真正做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，這就需要檔案管理人員細(xì)心、耐心，有愛心和情懷才能長久堅(jiān)持，將平凡的職業(yè)做出偉大的成績，光榮而艱巨。

4.2 重視資源建設(shè)

資源決定服務(wù)，資源是服務(wù)的基礎(chǔ)，檔案資源包括多方面，主要是紙質(zhì)載體資源，同時(shí)還有聲、光、電等數(shù)字介質(zhì)資源，根據(jù)檔案管理部門的職責(zé)和權(quán)限等要有不同的選取策略。檔案的內(nèi)容管理是應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，應(yīng)把反映個(gè)人成長或單位發(fā)展的歷史資料盡可能保全，同時(shí)，檔案資源建設(shè)不能盲目追求檔案數(shù)量，而要注重從社會整體的視角思考、重視檔案資源的質(zhì)量和種類[8]。

4.3 探索管理服務(wù)

資源建設(shè)和檔案服務(wù)是相輔相成的，二者互相促進(jìn)、共同提高。服務(wù)是一種存在，服務(wù)是資源開發(fā)的目的，沒有服務(wù)則資源存在的目的和意義就缺乏存在基礎(chǔ)。檔案的服務(wù)原則是物盡其才、人盡其用，檔案機(jī)構(gòu)要積極探索檔案管理和服務(wù)的有效模式，使檔案資源和管理共同為社會服務(wù)。

單位性質(zhì)不同、大小不一，承擔(dān)的職責(zé)各異，因此各館的管理和服務(wù)模式也呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，即手工管理服務(wù)和數(shù)字化管理服務(wù)，如：檔案收集的原則、方法、程序;檔案加工的程序、技術(shù)手段、流程、存放;檔案服務(wù)的流程、審核等。檔案管理機(jī)構(gòu)要做到從檔案產(chǎn)生、收集、加工、存放、管理和服務(wù)等各方面完整地體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)理念，滿足人民需求及黨和政府事業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)要注意，即使再先進(jìn)的管理系統(tǒng)和服務(wù)理念，都離不開配合手工服務(wù)模式的系統(tǒng)管理，人才是服務(wù)的主要因素，但現(xiàn)在鮮有純手工管理和服務(wù)模式的存在，多是以數(shù)字和手工管理服務(wù)相結(jié)合的模式，這也與現(xiàn)階段社會、經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展程度相適應(yīng)。

4.4 讓檔案“活”起來

管理的目的是利用，檔案管理就是讓檔案路徑形成某種規(guī)律性，達(dá)到快速存取、利用的目的，讓檔案“活”起來。活檔案是檔案管理和服務(wù)工作者追求的工作境界，也是體現(xiàn)自身工作能力、工作態(tài)度和工作水平的重要標(biāo)尺。管理人員針對不同的檔案，讓檔案“活”起來有不同的做法，如：針對紙質(zhì)載體的檔案，可以根據(jù)檔案分類原則進(jìn)行排序，清楚存放位置，快速利用;對電子內(nèi)容的檔案，要熟悉數(shù)據(jù)內(nèi)容，知道其存放地址規(guī)律，將相關(guān)的檔案建立聯(lián)系，構(gòu)成網(wǎng)狀存取結(jié)構(gòu)?；顧n案不是要檔案工作者記憶力驚人，記住所有管理檔案的內(nèi)容，而是要記住相關(guān)的規(guī)律性，依靠規(guī)律性快速查詢到與需求相關(guān)的檔案。

參考文獻(xiàn)：

[1] 中華人民共和國檔案法[EB/OL].[2021-03-04].http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/202006/14a5f4 f6452a420a97ccf2d3217f6292.shtml.

[2] 閆衛(wèi)文.淺議檔案工作的重要性和價(jià)值[J].新西部（理論版），2013（6）：96，105.

[3] 何虎生，雷引杰.中共中央檔案管理體系的初步沿革、特點(diǎn)與經(jīng)驗(yàn)[J].檔案學(xué)通訊，2021（3）：4-11.

[4] 潘君.新時(shí)期我國高校檔案機(jī)構(gòu)的發(fā)展定位及實(shí)現(xiàn)途徑[J].河南圖書館學(xué)刊，2021（3）：75-76.

[5] 晏秦.論檔案治理的內(nèi)涵、特征和功能[J].檔案管理，2017（4）：4-7.

[6] 閆衛(wèi)文.論檔案工作人員的基本素質(zhì)[J].新西部（理論版），2015（7）：100.

[7] 柏振樂.“活檔案”是這樣煉成的[N].中國檔案報(bào)，2019-04-11（04）.

[8] 趙東龍.高校檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策探討[J].檔案管理，2021（3）：121-122.

（編校：崔萌）