浙江大學(xué)：校務(wù)治理從經(jīng)驗驅(qū)動轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)驅(qū)動

文/洪波

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化社會的高速發(fā)展，數(shù)字校園向智慧校園逐步邁進(jìn)，不斷構(gòu)建與完善智慧校園建設(shè)已成為學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略的重要內(nèi)容。智慧校園信息化，立足于學(xué)生、老師、職工、校友、校外人員的需求，改善和提升學(xué)校的科研環(huán)境、教學(xué)管理、生活服務(wù)、人才培養(yǎng)和對外溝通等環(huán)境，最終實現(xiàn)智慧校園信息在線的目的。因此，構(gòu)建智慧高效新校務(wù)治理信息化體系成為構(gòu)建智慧校園的關(guān)鍵一步。

為全面貫徹落實黨的十九屆四中、五中全會和全國教育大會精神，加快浙江大學(xué)（以下簡稱“浙大”）數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程，強(qiáng)化服務(wù)意識，加快建設(shè)高效運行、主動服務(wù)、科學(xué)決策、智能監(jiān)管的新型教育治理模式，根據(jù)《浙江大學(xué)進(jìn)一步全面深化改革實施方案》《2020年浙江省深化“最多跑一次”改革推進(jìn)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型工作要點》等文件要求，結(jié)合浙江大學(xué)“最多跑一次”改革推進(jìn)的實際情況，實施“一事一表一庫一平臺”建設(shè)工程（以下簡稱“四個一”工程），初步建成服務(wù)便利化、管理精準(zhǔn)化、運行高效化、決策科學(xué)化的高校校務(wù)治理信息化轉(zhuǎn)型新模式。

現(xiàn)狀與問題

現(xiàn)狀

浙大高度關(guān)注師生需求，自2012年起開展“一流管理、服務(wù)師生”主題活動，一直以“師生的時間是學(xué)校最寶貴的財富”為理念，多次在全校范圍內(nèi)發(fā)布服務(wù)師生相關(guān)的文件通知。同時,浙大積極響應(yīng)浙江省“最多跑一次”，全面推進(jìn)學(xué)校數(shù)字化改革，開展“最多跑一次”“最多找一人”工程，提升師生的體驗感、獲得感和幸福感。

2013～2018年構(gòu)建行政辦事大廳、校務(wù)服務(wù)網(wǎng)，搭建流程平臺，打造跨部門業(yè)務(wù)流程，推進(jìn)“最多跑一次”工程，初步實現(xiàn)學(xué)校校務(wù)治理；2017～2020年，啟動網(wǎng)上浙大建設(shè)，實施“最多找一人”工程，構(gòu)建浙大釘、浙大云計算、學(xué)在浙大等平臺，加快推進(jìn)學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型；2021年是“十四五”開局之年，啟動網(wǎng)上浙大2.0建設(shè)、推進(jìn)學(xué)校數(shù)字化改革，實施“四個一”工程，深度服務(wù)院系、服務(wù)基層、服務(wù)師生。

問題

當(dāng)前，校務(wù)服務(wù)網(wǎng)深度整合行政服務(wù)辦事大廳、網(wǎng)上辦事大廳、校務(wù)服務(wù)平臺、校務(wù)資訊平臺，推行“最多跑一次”，初步實現(xiàn)了展現(xiàn)、申請、審批、服務(wù)一體化。但是，校務(wù)信息化治理還存在著一些亟待解決的問題：業(yè)務(wù)獨立成孤島、入口繁多難查找、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)格式雜、多次重填體驗差等。

1.業(yè)務(wù)獨立，入口繁多。各個業(yè)務(wù)部門建立了不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間又互相獨立，只管平臺自己的業(yè)務(wù)，無關(guān)聯(lián)性。隨著信息化的快速發(fā)展，各個部門也建立了眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)，師生常常找不到業(yè)務(wù)線上辦理地址，有時即使線上辦理完成，還需線下協(xié)同，找多個部門，辦理不便，體驗感差。

2.數(shù)據(jù)格式雜。通常各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)由不同的運營商承接，各個承接商數(shù)據(jù)系統(tǒng)格式不一，學(xué)校又未強(qiáng)制執(zhí)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式雜，難以回饋主數(shù)據(jù)庫。主數(shù)據(jù)庫未建立強(qiáng)制、完善的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，因此數(shù)據(jù)服務(wù)開放體系有待完善。

“四個一”實踐

以“最多跑一次”改革為總牽引，“四個一”建設(shè)工程正在以師生工作學(xué)習(xí)最緊密的事項和業(yè)務(wù)作為突破口，直擊痛點，進(jìn)一步精簡師生辦事負(fù)擔(dān)，打造良好的“網(wǎng)上辦事空間”“個人信息空間”和“信息發(fā)布空間”，扎扎實實為師生辦實事。

“四個一”實施思路為加強(qiáng)系統(tǒng)溝通效率，構(gòu)建學(xué)校統(tǒng)一的公共數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一全校數(shù)據(jù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；圍繞學(xué)校校務(wù)事項，梳理部門業(yè)務(wù)服務(wù)，梳理出“一窗式”線上業(yè)務(wù)流程，建成相應(yīng)的業(yè)務(wù)體系；并匯聚融合各部處院系信息化系統(tǒng)，建成一體化應(yīng)用支撐平臺與校務(wù)服務(wù)平臺（如圖1所示）。

圖1 “四個一”平臺架構(gòu)

“四個一”工程項目主要包含教職工入職一件事、本科生入學(xué)一件事、導(dǎo)師資格申報、公共數(shù)據(jù)庫、浙大服務(wù)平臺等典型應(yīng)用與服務(wù)。

開展教職工“入職一件事”改革試點，推動業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組。由教職工入職各相關(guān)單位在原有服務(wù)事項基礎(chǔ)上，結(jié)合辦公業(yè)務(wù)，梳理出“入職一件事”的流程，按照“辦理一件事、只填一張表”的基本原則，重新設(shè)計填寫表單，優(yōu)化工作流程，把原先至少跑3次、填4張表、至少等2天完成的“入職”現(xiàn)有辦事流程縮減到老師只填“一張表”、只跑“一次腿”，切實提升校務(wù)服務(wù)水平，提高辦事效率，節(jié)約師生的寶貴時間。

開展本科生“入學(xué)一件事”改革試點，推動報到入學(xué)事項優(yōu)化重組。針對新生入校進(jìn)多個系統(tǒng)、跑多個報到點、填多張表等問題，開展新生“入學(xué)一件事”改革試點工作，推動入學(xué)事項優(yōu)化重組；打造人臉庫系統(tǒng)，搭建出靈活、易維護(hù)的人臉特征識別平臺。實現(xiàn)本科新生在入校報到前，通過移動端完成基礎(chǔ)信息采集、安全考試、宿舍申請、財務(wù)繳費、照片采集、接站、行李托運等環(huán)節(jié)；到校后只需刷臉打印報到單，完成現(xiàn)場報到高效體驗的流程；宿舍入住時，各部門根據(jù)學(xué)生網(wǎng)上填報信息準(zhǔn)備所有物品，學(xué)生直接到宿管處領(lǐng)取并辦理入住手續(xù)。

“一表”數(shù)據(jù)賦能，提升服務(wù)師生能力?！耙粡埍怼碧顖笙到y(tǒng)，通過建立個人數(shù)字檔案系統(tǒng)和電子表格清單化管理制度，對全校各部門常用的表單填報事項進(jìn)行了梳理，整合了填報過程中的共性字段，開發(fā)部署在線電子表格，運用共享數(shù)據(jù)最大程度精簡數(shù)據(jù)填報工作，實現(xiàn)師生員工各類數(shù)據(jù)表格的自動填充。以研究生導(dǎo)師資格申報為試點，推動全?！耙粡埍怼狈?wù)。

制定公共數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打造公共數(shù)據(jù)庫。依據(jù)梳理出的公共數(shù)據(jù)資源目錄，對公共數(shù)據(jù)進(jìn)行了鏈接與匯聚，并以此為基礎(chǔ)建設(shè)公共數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建以“數(shù)據(jù)發(fā)布、數(shù)據(jù)申請、數(shù)據(jù)使用、數(shù)據(jù)管控、數(shù)據(jù)監(jiān)測”為完整流程的數(shù)據(jù)服務(wù)開放體系；12個部門的數(shù)據(jù)源，8個數(shù)據(jù)集，5719萬條數(shù)據(jù)記錄容納其中。“入學(xué)一件事”“入職一件事”“研究生導(dǎo)師招生資格申報”填表中心等試點工作都在此平臺基礎(chǔ)上穩(wěn)步運行。

構(gòu)建浙大服務(wù)平臺，實現(xiàn)“一站式”辦理。構(gòu)建浙大服務(wù)平臺，整合校務(wù)服務(wù)網(wǎng)、協(xié)同辦公系統(tǒng)辦文、辦事、辦公及填報服務(wù)，發(fā)揮平臺聚合作用，統(tǒng)一全校師生應(yīng)用與服務(wù)訪問入口，實現(xiàn)事項“一站式”辦理，應(yīng)用“一站式”訪問。

浙大服務(wù)平臺建成七大中心：任務(wù)中心、辦事中心、應(yīng)用中心、資訊中心、填表中心、日程中心、個人中心。其中任務(wù)中心對接協(xié)同辦公系統(tǒng)、流程平臺、網(wǎng)上辦事等發(fā)文辦事平臺，生成待辦、已辦、申請等列表，各項事宜一目了然，提供快捷的辦公事宜通道。辦事中心模塊整合全校各職能部門的審批和服務(wù)事項，實現(xiàn)校務(wù)服務(wù)統(tǒng)一導(dǎo)航、統(tǒng)一認(rèn)證、統(tǒng)一查詢、統(tǒng)一受理、統(tǒng)一評價，著力打造建設(shè)集約、服務(wù)集聚、數(shù)據(jù)集中、管理集成的現(xiàn)代化行政樞紐，形成高效、透明的校務(wù)生態(tài)系統(tǒng)。融合浙大百事通，面向全校師生提供辦事服務(wù)、常見問題、規(guī)范性文件、通訊錄、學(xué)校文件、資訊、課程等“一站式”搜索服務(wù)。

浙大服務(wù)平臺為師生提供個性化的應(yīng)用與服務(wù)門戶，師生可通過平臺辦文、辦事、信息查詢、應(yīng)用與事項收藏、資訊訂閱等，進(jìn)一步提升了用戶服務(wù)體驗。

建設(shè)成效

過去，新生入學(xué)報到需要2小時左右；2021年，6300余新生通過網(wǎng)上“入學(xué)一件事”注冊報到并實現(xiàn)照片采集，刷臉打印報到單，1分鐘內(nèi)即可完成；

過去，新教職工入職需一天時間；2021年，1100余名新教職工通過“入職一件事”流程辦理，至少節(jié)約5小時，總計節(jié)約5500余小時；

過去，辦公入口分散在不同的平臺；如今，“一站式”數(shù)智門戶全新升級，整合117項應(yīng)用服務(wù)、648項辦事事項，浙大釘激活人數(shù)達(dá)11萬人，日活躍用戶9萬人，日均會議623次，日均語音通話409次，浙大釘及浙大服務(wù)平臺日均登錄46萬次；

過去，填表項項重填、必填；如今，個人相關(guān)信息由公共數(shù)據(jù)平臺推送，無需個人多次填報。

由經(jīng)驗驅(qū)動轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)驅(qū)動，由中心化治理轉(zhuǎn)向去中心化，不斷優(yōu)化高效的動態(tài)反饋，“四個一”工程充分運用“校務(wù)理念創(chuàng)新+信息技術(shù)創(chuàng)新+校務(wù)流程創(chuàng)新+治理方式創(chuàng)新”四位一體架構(gòu)，初步形成服務(wù)便利化、管理精準(zhǔn)化、運行高效化、決策科學(xué)化的校務(wù)治理數(shù)字化改革新模式。在“十四五”期間學(xué)校將進(jìn)一步深入推進(jìn)“四個一”工程建設(shè)。以提升服務(wù)為目標(biāo)，以數(shù)據(jù)治理為核心，節(jié)約每一位師生的寶貴時間，讓師生在細(xì)節(jié)中獲得體驗感、獲得感和幸福感。