信息時代如何做好檔案管理工作探思

楊曉波

摘 要：作為機關(guān)單位管理體系的重要組成部分，檔案管理工作的整體質(zhì)量直接影響著機關(guān)單位的管理水平。隨著信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯現(xiàn)出了一定的滯后性和低效性。這就要求檔案管理部門必須要堅持與時俱進的基本原則，針對檔案管理模式進行改進和創(chuàng)新，爭取在提高檔案管理質(zhì)量和效率的同時，也能促進機關(guān)單位管理體系的優(yōu)化與完善，從而順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢?；诖?，本文首先對信息時代下的檔案管理工作的內(nèi)容和特點進行了介紹，然后結(jié)合機關(guān)單位檔案管理的基本情況，著重闡述了信息時代做好檔案管理工作的有效策略，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)管理人員有所啟示。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;工作方法

引言

近年來，在基層黨建工作大范圍開展的影響下，檔案管理工作在黨建工作體系當中的重要地位日益突出，對于檔案管理部門及相關(guān)管理人員來說，只有不斷強化檔案管理的實效性，才能為提高黨員干部的黨性素養(yǎng)提供可靠的保障，進一步落實基層黨建工作的基本要求。隨著信息時代的到來，檔案管理工作面臨著全新的發(fā)展要求和目標，加強檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為當務(wù)之急，因此我們必須要對創(chuàng)新性的工作方法進行積極探索，這樣才能將檔案管理的有效價值充分體現(xiàn)出來。

1.信息時代下檔案管理工作的概述

檔案管理是指對檔案信息進行搜集、整理、存儲、保管和編輯等工作，隨著當今時代科技的發(fā)展，受信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響，檔案管理變得越來越方便。新的管理方式解決了檔案管理復(fù)雜性和效率低等問題，同時也降低了管理人員在管理上投入的時間和精力，同時還提高了工作的準確率[1]。便利的同時也帶有一些局限性，為了使信息管理工作得到保障，在使用新技術(shù)的同時，要求必須由行政部門進行監(jiān)督和指導(dǎo)，以保證管理的有效性和可靠性。檔案管理在發(fā)展中形成兩個特點：其一是當今時代信息管理不得違反與之有關(guān)的法律條文，嚴格依照行政部門要求進行;其二是當今時代檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)系統(tǒng)化，電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案。

2.信息時代下做好檔案管理工作的實踐策略

2.1完善登記工作

當前，隨著科技的發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)大面積普及，隨之而來的也有一些弊端，檔案管理工作在系統(tǒng)上較為分散，給技術(shù)人員帶來管理的困難，而且可能還會發(fā)生意外災(zāi)害，如遇到自然災(zāi)害等無法避免的因素，造成檔案信息的丟失，從而影響信息的真實性和完整性。針對這個問題，計算機的強大功能起到重要作用，這是一項以數(shù)據(jù)庫為核心的運行模式，包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)加工應(yīng)用到各個信息系統(tǒng)。計算機強大的存儲能量為檔案管理工作提供了良好的環(huán)境，而計算機另一特點自動化則減輕了工作人員的負擔，思維邏輯較強為信息系統(tǒng)的條理性提供了更大的可能性。技術(shù)人員可以借助此功能整理分散的信息，將其做好登記記錄，以便后續(xù)歸入總系統(tǒng)，防止檔案的的丟失，總系統(tǒng)有記錄與備份，如遇到丟失的情況，可以從總系統(tǒng)調(diào)出相應(yīng)的資料。與此同時，計算機還有其特有優(yōu)勢，可以將信息做好分類、整理工作，方便工作人員隨時查找信息和補充，方便應(yīng)對各種突發(fā)狀況[2]。

2.2完善管理體制

傳統(tǒng)檔案信息管理的弊端就是整個信息系統(tǒng)較為分散，在記錄的過程中，可能造成信息的丟失和缺失，是信息無法保存完整的主要原因，使檔案管理系統(tǒng)缺少可靠性與安全性，所以檔案管理體制的創(chuàng)新成為了解決此問題的重要策略。信息越來越多，如不建立完整的檔案信息管理體系，將會無法記錄完整的數(shù)據(jù)信息。鑒于此，檔案管理部門首先就要建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺，將信息采集、信息存貯、信息管理等工作環(huán)節(jié)納入統(tǒng)一管理體系當中，這樣不僅能夠提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率，而且還能強化檔案管理體系的完整性和系統(tǒng)性，這對避免檔案管理資源的極大浪費是十分重要的[3]。此外，檔案管理部門還需要建立檔案管理標準，針對數(shù)據(jù)格式、管理方式等內(nèi)容進行明確規(guī)定，不斷推進檔案管理標準化建設(shè)，這樣才能切實提高檔案管理的信息化水平，從而最大限度的減少安全風(fēng)險。

2.3加強檔案資源共享

相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化檔案管理最顯著的特點就是具有較強的共享性，憑借現(xiàn)代管理技術(shù)的此項優(yōu)勢，檔案管理部門可以將檔案資源形成一個整體，這樣不僅方便查找和使用，而且還能促進檔案管理體系的完善。因此，檔案管理部門必須要充分發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，借助信息技術(shù)對檔案資源進行分類，同時形成一個系統(tǒng)的信息鏈，以此實現(xiàn)檔案信息資源的共享。與此同時，檔案管理部門還需要明確各項管理工作的職責(zé)和范圍，并將管理職責(zé)落實到個人身上，這樣才能在資源共享的基礎(chǔ)上進行相互監(jiān)督，從而確保檔案信息資源得到保護。

2.4加強人員培訓(xùn)

作為檔案管理的組織者和踐行者，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接決定著檔案管理的整體效果。在信息時代背景下，要想更好地落實檔案管理工作的基本要求，各級政府及相關(guān)職能部門必須要加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平，以便更好地滿足檔案管理信息化建設(shè)的實際需要。一方面，需要加強對檔案管理人員的理論培訓(xùn)，促使他們能夠掌握豐富的理論知識，同時認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性，這樣才能在理念層面引導(dǎo)管理人員進行改變，從而調(diào)動他們的積極性。另一方面，需要為檔案管理人員提供豐富的實踐機會，促使他們能夠?qū)⒂嬎銠C技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當中，并在實際工作中總結(jié)問題和經(jīng)驗，以此強化檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)，從而提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。

3.總結(jié)

以上文章可得，在當今時代信息化的基礎(chǔ)上，首先要提升那個檔案管理的質(zhì)量水平，為此必須順應(yīng)新時代的科學(xué)技術(shù)發(fā)展，將信息管理事業(yè)和現(xiàn)代化相結(jié)合落到實處，做到檔案管理和新時代的科技發(fā)展完美結(jié)合。其次在對檔案管理制度的不斷創(chuàng)新和體系的完善中，管理人員要提高對管理手段的創(chuàng)新意識，為檔案管理事業(yè)鋪開平坦的就前進道路，最終達到所預(yù)期的管理效果。

參考文獻：

[1]宗孝麗.信息時代如何做好檔案管理工作[J].工作指導(dǎo)，2018，10（04）：101.

[2]吳明清.信息時代如何做好檔案管理工作[J].經(jīng)營管理者，2017，9（15）：114-115.

[3]李小瑩.試論信息化時代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，14（02）：86.