大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作路徑分析

李秋娟

摘要：大數(shù)據(jù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理工作注入了新的活力，提供了新的管理方式，帶來(lái)了巨大的變化。企業(yè)要抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展的機(jī)遇，與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)規(guī)范，不斷挖掘企業(yè)檔案的價(jià)值，為相關(guān)人員提供精準(zhǔn)服務(wù);同時(shí)要直面大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理中面臨的各類問(wèn)題，科學(xué)規(guī)劃與統(tǒng)籌，善于分析并解決，只有這樣才能開(kāi)創(chuàng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作應(yīng)用的新局面。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案管理;工作路徑

引言

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，企業(yè)必須要對(duì)檔案管理工作引起高度的重視，充分利用各項(xiàng)信息化技術(shù)來(lái)加強(qiáng)檔案信息化、信息化建設(shè)，對(duì)原有的觀念以及管理方式進(jìn)行改良與優(yōu)化，這樣才能夠有效推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

1大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案管理的必要性概述

大數(shù)據(jù)，為IT行業(yè)術(shù)語(yǔ)，簡(jiǎn)而言之就是大批量的資料，指的是所涉及的資料體量規(guī)模巨大到無(wú)法通過(guò)目前常規(guī)軟件工具，在一定時(shí)間內(nèi)達(dá)到管理、處理、并整理的數(shù)據(jù)集合，需要采取全新的處理方式才能夠具備更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力及流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率及多樣化的信息資產(chǎn)。

大數(shù)據(jù)環(huán)境中，企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了很大程度的變化，逐漸從以往的紙質(zhì)檔案管理模式過(guò)渡到電子化、信息化檔案管理模式。與此同時(shí)，近年來(lái)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展中，電子化、信息化檔案數(shù)量也逐漸增多。并且，因企業(yè)檔案的類型繁多，包括人事檔案、文書(shū)檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、印章檔案等。將大數(shù)據(jù)技術(shù)作為依托，對(duì)企業(yè)各類型的檔案都實(shí)行信息化管理，檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整理以及歸檔和利用效率都能夠得到有效提高。此外，在企業(yè)檔案信息化管理工作中通過(guò)引進(jìn)安全管理技術(shù)，如防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等，可促使企業(yè)檔案的信息化安全管理水平得到很大提升。

總之，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理能夠促進(jìn)企業(yè)檔案工作效率的提升，也進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理安全水平的提升。由此可見(jiàn)，做好企業(yè)檔案信息化管理方面的工作刻不容緩。

2大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)

2.1能有效改善檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要以紙質(zhì)方式存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案數(shù)量多的企業(yè)，需要大量的空間存儲(chǔ)，這就對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境提出了更高的要求，在濕度、溫度、防水、防火、防蟲(chóng)等方面都有極其嚴(yán)格的規(guī)定，而且隨著時(shí)間的推移，會(huì)出現(xiàn)紙張老化，導(dǎo)致紙張變脆或字跡模糊的現(xiàn)象。另外企業(yè)存儲(chǔ)的各類檔案，由于數(shù)據(jù)類型的差別，往往會(huì)造成相關(guān)聯(lián)的檔案不能存放在一起，為查檔工作帶來(lái)很大困難。大數(shù)據(jù)背景下，檔案資料以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)，將紙質(zhì)檔案、圖片檔案、視頻檔案等以電子數(shù)據(jù)的形式，按照規(guī)范原則統(tǒng)一存儲(chǔ)到設(shè)備當(dāng)中，極大地提高了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量。而且現(xiàn)在硬盤(pán)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)量巨大，一塊硬盤(pán)就可以存儲(chǔ)TB級(jí)的數(shù)據(jù)量，以往成千上萬(wàn)張紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在一塊硬盤(pán)就能存儲(chǔ)，在極大地節(jié)省存儲(chǔ)空間的同時(shí)更加易于保存。另外，電子數(shù)據(jù)往往會(huì)備份使用，即使系統(tǒng)出現(xiàn)故障，我們也能找到備份數(shù)據(jù)，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理并不會(huì)將所有檔案進(jìn)行復(fù)印留存。以上都能說(shuō)明從安全性和操作性上，大數(shù)據(jù)檔案管理能提高檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量。

2.2能不斷挖掘檔案的潛在價(jià)值

企業(yè)檔案的價(jià)值，主要表現(xiàn)在企業(yè)平時(shí)的查檔服務(wù)和利用上，想要深挖檔案的潛在價(jià)值，不僅要解決好檔案存儲(chǔ)的完整性，更重要的是將相關(guān)聯(lián)的檔案緊密串聯(lián)到一起，挖掘其潛在價(jià)值，為企業(yè)相關(guān)人員提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)。借助大數(shù)據(jù)檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，能推動(dòng)手動(dòng)紙質(zhì)化查閱向電子化查閱方向轉(zhuǎn)變，通過(guò)設(shè)置相關(guān)篩選條件，對(duì)檔案進(jìn)行深層次研究分析，從大量檔案資源中提取出全新的內(nèi)容，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，同時(shí)能根據(jù)各類不同的需求，定制多樣化的服務(wù)，使得企業(yè)檔案管理向先進(jìn)性、智能化方向發(fā)展，改變了傳統(tǒng)模式下檔案管理效率低、精準(zhǔn)度不高等問(wèn)題，推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作長(zhǎng)足發(fā)展與進(jìn)步。

3大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案信息化管理建設(shè)的有效路徑

3.1建立企業(yè)檔案信息化管理體制或細(xì)則

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要使其有效實(shí)施就必須有一套完善的體系。目前，我國(guó)一些企業(yè)還未建立起完善的事檔案信息管理機(jī)制和系統(tǒng)，這樣在具體執(zhí)行中必然無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)的管理。事實(shí)上，一個(gè)完善的檔案信息管理機(jī)制和管理制度，直接影響到企業(yè)自身的發(fā)展，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)成為企業(yè)管理工作體系的一部分，可從根本上保證這一工作順利進(jìn)行。同時(shí)，落實(shí)是一項(xiàng)制度的關(guān)鍵，明確責(zé)任是落實(shí)的重要前提，所以要積極完善相關(guān)配套措施，比如制定一系列配套制度，包括獎(jiǎng)懲細(xì)則、人事信息報(bào)送和修訂等，從而保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

3.2強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，若要加強(qiáng)企業(yè)檔案的信息化，就必須進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)和軟硬件提出了更高的要求，同時(shí)也要求建立包括企業(yè)檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)、高性能計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施。但上述基礎(chǔ)配套設(shè)施的完善以及檔案系統(tǒng)的維護(hù)離不開(kāi)資金的支持，因此企業(yè)需要加大檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度。與此同時(shí)，企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)中要做好自身的整體規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略，并將相關(guān)的監(jiān)管措施不斷完善，企業(yè)內(nèi)部其他部門(mén)也應(yīng)該在理解的基礎(chǔ)上給予更大的支持。各級(jí)檔案局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層反映人事檔案信息化建設(shè)的重要性、緊迫性，努力爭(zhēng)取人力、財(cái)力、物力方面的資源。除積極配置硬件設(shè)施外，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)重視軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，借助外包模式，設(shè)計(jì)符合企業(yè)檔案管理要求的軟件。

3.3加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

之前，企業(yè)在實(shí)施人力資源管理時(shí)一般都根據(jù)人力資源的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行主觀管理，但這種管理模式不夠正確。而且隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，也為科學(xué)、客觀的管理提供了極大的可能性。人力資源管理是企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理時(shí)，需要將各要素信息化，使之具有可比性，將人力管理與數(shù)據(jù)信息緊密結(jié)合，充分發(fā)揮其價(jià)值。首先，合理整合企業(yè)檔案信息資源，在管理系統(tǒng)中對(duì)原數(shù)據(jù)的管理、歸檔編號(hào)、流程定制、分類、統(tǒng)計(jì)、檢索與利用、模板設(shè)定及應(yīng)用等功能模塊進(jìn)行設(shè)置。對(duì)于沒(méi)有機(jī)密性的企業(yè)檔案信息，按照檔案管理的規(guī)定，在信息化企業(yè)平臺(tái)上進(jìn)行公開(kāi)管理，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各功能模塊的權(quán)限控制，防止因權(quán)限管理不當(dāng)而泄露信息，有效保障了文件所有者的個(gè)人信息安全。其次，加大開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)企業(yè)現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)的功能。例如，為使有關(guān)人員能夠快速地查詢、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息，企業(yè)需要積極構(gòu)建基于數(shù)字企業(yè)平臺(tái)的通用人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)及檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并完善包括身份管理、檢索、聯(lián)機(jī)瀏覽、打印等多種功能。最后，受企業(yè)管理體制改革的影響，檔案信息要及時(shí)更新。因此，需要積極構(gòu)建檔案信息更新功能，以確保在人員有變動(dòng)時(shí)，檔案管理人員能及時(shí)更新企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息管理的動(dòng)態(tài)。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集各類原始檔案資料，提取有用信息并加以分析、整合，最終為企業(yè)日益增長(zhǎng)的檔案信息需求和服務(wù)功能需求提供更精準(zhǔn)、高效的服務(wù)，是企業(yè)檔案管理的新發(fā)展方式。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)檔案管理需要記錄的信息數(shù)量及種類會(huì)更加復(fù)雜，企業(yè)內(nèi)部大數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)及大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理也面臨著挑戰(zhàn)。

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