方美翠 蘇 雪 翟姣姣
隨著財政預算管理體制的改革,在管理會計的引領(lǐng)下,為滿足宏觀經(jīng)濟政策和內(nèi)部管理需要,很多高校借助人工智能、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),建立了綜合財務信息管理平臺,進一步推動了經(jīng)濟業(yè)務與財務管理的融合,逐步實現(xiàn)了業(yè)務信息系統(tǒng)與財務信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享,財務管理逐步進入“大智移云”下的智能財務時代,高校財務管理的職能也從事后報告向事前謀劃,從業(yè)務管控向業(yè)務協(xié)同,從人工辦理向智能財務轉(zhuǎn)變,高校財務工作的內(nèi)容與目標發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變。如果財務部門仍然保持著傳統(tǒng)的以計量、確認、核算、報告等“核算會計”為主線的財務崗位設置和職責分工,已無法滿足財政預算管理一體化改革、管理會計應用推廣、業(yè)財融合和智能財務時代的管理要求,亟須對高校財務崗位設置和職責分工進行重構(gòu)和優(yōu)化研究。
同時,2019 年財政部發(fā)布的《會計基礎工作規(guī)范》第十一條要求:“各單位應當根據(jù)會計業(yè)務需要設置會計工作崗位”;一些省市也相繼發(fā)布了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設基本指引要求:單位應當依法合理設置會計崗位,明確崗位職責及分工,確保不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。這也為重構(gòu)高校財務崗位設置和職責研究提供了政策指引。因此,理順高校財務管理體制,重構(gòu)財務崗位設置和職責,整合財務機構(gòu)和人員,是促進高校財務管理轉(zhuǎn)型,提升財務治理能力的先決條件。
高校財務崗位是組成高校財務組織機構(gòu)的最小單位,是根據(jù)高校財務組織機構(gòu)的職能定位和業(yè)務發(fā)展需要,按照一定原則對所承擔的工作事項進行劃分和歸類而設置的邊界限定。崗位職責是崗位必須承擔的工作范圍、工作任務和工作責任,是財務人員在工作過程中必須遵守的基本原則。高校財務職能決定了財務組織結(jié)構(gòu),也是財務崗位設置和職責劃分的目標和要求。因此,要優(yōu)化高校財務崗位設置和職責分工,就必須在財政預算管理一體化改革、管理會計應用推廣、業(yè)財融合和智能財務時代,明確高校財務組織的職能定位和業(yè)務發(fā)展要求。
新時期,高校從外延擴張轉(zhuǎn)型為內(nèi)涵建設,要求財務管理職能由核算反映型向決策支持型轉(zhuǎn)變。高校財務管理必須運用戰(zhàn)略管理、預算管理、成本管理、績效管理、風險管理等管理會計工具,以學校發(fā)展戰(zhàn)略為導向,以預算管理為重點,對學校教學科研管理和業(yè)務能力各個層面進行全面的分析評價,站在學校運營和發(fā)展的角度配置資源,為學校規(guī)劃決策、評價分析、風險管控等各項經(jīng)濟活動提供有用的財務信息并予以科學合理的指導,以幫助學校及時調(diào)整戰(zhàn)略,做出正確決策,實現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃。構(gòu)建高校對內(nèi)提升單位財務管理水平和風險管控能力、對外服務財政管理和宏觀經(jīng)濟治理的財務職能雙向拓展新格局,財務崗位設置也要適應由“核算會計”向“管理會計”轉(zhuǎn)變的職能需求。
預算管理一體化改革是全國財政系統(tǒng)運用信息化手段深化預算管理制度改革,落實黨的十九大報告:“建立標準科學、規(guī)范透明、約束有力的預算制度,全面實施績效管理”的重要舉措。2021 年8 月16 日,云南省財政廳對標財政部統(tǒng)一的規(guī)范和標準,完成了對省屬高校預算管理一體化的升級。升級后,一是高校預算編制進一步細化。年度預算要細化到每一個項目,落實到具體部門,對應到每一類經(jīng)濟科目;二是強化項目的全生命周期管理。按照“先有項目,后安排預算”的原則,把項目作為預算管理的基本單元,把預算支出全部以項目的形式納入項目庫管理,推動了預算編制的科學化、精準化;三是加強高校全口徑收入統(tǒng)籌管理,優(yōu)化資源配置。要求高校將依法依規(guī)取得的各類收入納入預算管理,未納入預算的收入不得安排支出,統(tǒng)籌安排結(jié)轉(zhuǎn)2 年以上的全部存量資金,切實提高財政資金的使用效益。
這就要求高校不斷強化預算管理“謀事在前、花錢在后”的理念,強化資金統(tǒng)籌管理和科學配置,確保預算編制的科學性,提高財政資金的使用效益。高校財務管理的職能從事中反映、事后監(jiān)督向事前謀劃、事中管控、事后反饋的業(yè)務協(xié)同型轉(zhuǎn)變,財務管理的重點也轉(zhuǎn)移到以服務學校整體發(fā)展戰(zhàn)略為目標,實現(xiàn)財務管理與業(yè)務發(fā)展的緊密融合,落實預算、核算、支付、決算全方位一體化銜接管理,提高財務工作效率。財務崗位設置的重心也要進行調(diào)整前移,由“事后報告”向“事前謀劃”轉(zhuǎn)變,以滿足財政預算管理體制改革的需要。
為適應高校高質(zhì)量發(fā)展的需要,為構(gòu)建業(yè)務流、財務流、資金流通暢的管理機制,許多高校利用人工智能、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),建立了綜合財務信息管理平臺,進一步推動了經(jīng)濟業(yè)務與財務管理的融合,逐步實現(xiàn)了業(yè)務信息系統(tǒng)與財務信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享,財務管理逐步邁入“大智移云”下的數(shù)智化時代。各個業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)匯總到綜合財務信息管理平臺共享共用;會計基礎工作交給RPA 機器人去完成;財務管理工作逐步向自助化、標準化和共享化邁進。通過數(shù)據(jù)賦能,高校財務管理職能從簡單重復的“會計核算”向“人機協(xié)同”和“業(yè)務協(xié)同”的決策支持型轉(zhuǎn)變。財務崗位設置也要重新構(gòu)建,才能契合數(shù)智化時代的財務管理職能。
通過組織人員對在昆的典型性高校進行了實地調(diào)研,并對典型高校財務崗位設置和人員配備情況進行調(diào)研分析研究后發(fā)現(xiàn),典型性高校在財務崗位設置、職責分工等方面存在以下主要問題:
高校財務處是隸屬于高校的行政職能部門,一般實行職能式的層級管理架構(gòu),即在財務負責人下,設置2至3 名分管不同科室的副處長,再下設會計科、出納科、收入科、預算科、綜合科、分校區(qū)報賬科等職能科室。在財務職能的整體架構(gòu)上,側(cè)重于核算職能科室安排,弱化管理職能配置,沒有將財務向業(yè)財?shù)目v深延伸,形成立體化、全方位的財務管理體系。這種單一的以核算型為主的職能組織結(jié)構(gòu),部門之間分工明確,職責清晰,但自成體系,各自為陣,信息溝通成本高,業(yè)務銜接不暢,協(xié)同性不夠,既不利于業(yè)務與財務的深度融合,也不利于財務管理的轉(zhuǎn)型,更不適應新時期高校財務管理的職能定位,重組高校財務組織架構(gòu)勢在必行。
1.高校財務崗位設置以核算型為主,會計核算或報賬中心占財務崗位的大半,預算管理、財務管理、信息化等崗位弱化,成本管理、績效管理、內(nèi)控管理、業(yè)務支持等管理會計崗位相對缺失,而且高校與高校之間的財務崗位設置沒有統(tǒng)一的規(guī)范或指引,各具特色,已不適應新時期高校財務管理的業(yè)務發(fā)展需求。
2.目前高校所采取的分散、封閉、手工操作的財務工作方式已不能滿足智能財務管理的需要,財務工作任務也轉(zhuǎn)變?yōu)楦鶕?jù)學校對財務管理的要求建立各種分析決策模型,提供數(shù)據(jù)驅(qū)動的決策支持。這就需要通過設置新的崗位來構(gòu)建大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)、優(yōu)化流程,完善和優(yōu)化財務管理中產(chǎn)生的問題和異常數(shù)據(jù)管理,為改進業(yè)務管理提供及時的決策信息和建議;同時,還需要安排一批精通財務、善于管理、熟悉業(yè)務的管理專家團隊,對高校發(fā)展戰(zhàn)略、教學科研、財務管理和新技術(shù)進行研究,為高校財務水平提升、業(yè)務管理優(yōu)化、新技術(shù)運用提供綜合咨詢和決策服務,進一步提高財務管理水平,滿足高校高質(zhì)量發(fā)展的需求。因此,重構(gòu)高校財務崗位設置也勢在必行。
在高校調(diào)研時發(fā)現(xiàn):由于一些高校沒有采取流程再造等科學的崗位職責分工方式,在全面梳理整個財務工作任務、工作流程的基礎上,劃分崗位職責,實行崗位責任制管理。此外,高校財務崗位設置受事業(yè)單位定編定崗的人才管理制度限制,須根據(jù)核定的崗位總量、結(jié)構(gòu)比例、職級等情況,設置具體的財務工作崗位。因此,雖然外部經(jīng)濟環(huán)境和宏觀政策發(fā)生了變化,內(nèi)部財務管理職能和管理手段也發(fā)生了改變,但由于編制調(diào)整不及時,財務部門往往只是將新增職能和業(yè)務在科室之間或崗位之間進行重新劃分,并沒有從整體架構(gòu)上對崗位職責進行科學合理的調(diào)整,從而導致高校財務崗位職責普遍存在交叉、重疊、遺漏、過時、分工不明、職責不清的問題,不利于財務部門建立科學的權(quán)責體系,不利于有效解決分工協(xié)作問題,不利于減少推諉扯皮現(xiàn)象,部分高校還存在不相容崗位未進行分離的情況,重建高校財務崗位職責勢在必行。
為滿足財政預算管理改革、管理會計應用推廣、業(yè)財融合及智能財務時代下,高校財務組織機構(gòu)的職能定位和業(yè)務發(fā)展要求,針對典型性高校財務崗位設置、職責分工等方面存在的問題,擬通過財務組織架構(gòu)重組、財務管理崗位重構(gòu)、財務崗位職責重建等方式,構(gòu)建涵蓋優(yōu)化會計核算職能、強化財務管理功能、提高財務服務質(zhì)量、深化業(yè)財管深度融合、突出分析決策職能的既有分工又有協(xié)作的高校財務崗位職責管理體系。
1.財務組織擬橫向拓展到規(guī)劃決策、評價分析、風險管控、成本管理、智能支持和運行維護等管理會計職能。在撤并原核算科室為核算服務支持科、收入管理科的基礎上,增設管理會計科、財務管理科、信息管理科等職能科室,并增加由副處長和各科室負責人組成的專家智囊團隊,使核算職能得到優(yōu)化,管理會計功能得到強化,分析決策職能得到凸顯。
2.縱向通過人工智能手段,以共享方式將科室財務管理功能延伸并融合到各業(yè)務管理層面,建立以業(yè)財融合為目標的報賬共享中心,并在核算服務支持科下,設置由核算會計與業(yè)務管理部門的財務助理(或科研助理)共同組建的財務教學、財務科研、財務資產(chǎn)、財務基建、綜合費用及分校區(qū)財務等以項目核算服務支持為目的的中心班組,建立以業(yè)財融合為目標的報賬共享中心。從而構(gòu)建橫向以核算服務、財務管理、分析評價、決策支持、數(shù)智化管理等有機融合的業(yè)、財、管一體化管理機制,縱向形成以科室為單位,下設以項目核算服務支持為目的的中心班組和由特定財務管理崗位組成的矩陣式組織體系。為提升財務服務質(zhì)量,深化業(yè)財管深度融合,提高財務綜合治理能力提供助力。重組后典型性高校的財務組織架構(gòu)如圖1。
圖1 重組后典型性高校財務組織的整體架構(gòu)
針對當前高校在財務崗位設置方面存在的問題,本著不相容職務相互分離的原則,以“優(yōu)化調(diào)整核算會計、統(tǒng)籌收入管理、強化管理會計功能、加強財務管控能力、提高信息化智能水平、提升財務綜合治理能力”為目標,構(gòu)建涵蓋預算、核算、支付、決算管理一體化,包括資金資產(chǎn)、基建采購、教學科研等各管理環(huán)節(jié)的,橫向到邊、縱向到底既相互牽制,又分工協(xié)作的矩陣式崗位管理體系。
針對典型性高校財務崗位職責存在交叉、重疊、遺漏、過時、分工不明、職責不清的問題,根據(jù)高校財務崗位設置時所承擔工作事項的邊界限制和任務要求,本著數(shù)智化財務共享的分工原則和分工思路,擬以“人人有事做,事事有人做,人機協(xié)同,業(yè)財融合”的分工理念和職責“不交叉、不重疊、不遺漏,既分工又銜接”的分工原則,橫向通過對財務管理各環(huán)節(jié)的核算服務支持、收入管理、財務管理、管理會計、數(shù)智化財務、業(yè)財融合等工作流程的梳理和再造,科學合理地將財務管理職責分解到每個財務崗位,并建立崗位責任制管理。縱向通過對科室與科室之間、崗位與崗位之間、上下級之間和財務部門與業(yè)務部門之間的權(quán)責進行科學的分類,形成既分工又協(xié)作、上下一盤棋的崗位權(quán)責管理體系,提升財務綜合治理能力。
本文建議采取以下具體措施,構(gòu)建橫向到邊、縱向到底的矩陣式財務崗位職責管理體系。
建立財務報賬共享中心,在核算服務支持科下,與業(yè)務部門財務助理或科研助理共同組建:“教學項目核算支持、科研項目核算支持、資產(chǎn)采購核算支持、基建項目核算支持、工資個稅核算支持、綜合費用核算支持、分校區(qū)核算支持及出納”等崗位,憑證復核采取交叉復核的方式進行。通過財務報賬共享中心、遠程報賬系統(tǒng)、智能機器人、線上簽批、憑證影像化、財商融合平臺突破時間、空間對會計核算服務職能的限制,打開信息交流通道,將資金、資產(chǎn)、采購、業(yè)務、資源、校區(qū)管理等深度融合,齊抓共管,促進業(yè)財管工作共享共治,深度協(xié)同,提升財務服務質(zhì)量和業(yè)務支持融合。
在收入管理科下設收入籌措及票據(jù)管理、教育收費及非稅收入管理、稅收收入及稅收管理等全口徑收入管理崗位,以適應預算管理一體化要求,統(tǒng)籌學校收入管理,多渠道籌措學校內(nèi)涵建設資金,提高資金保障能力。
在管理會計科下設“財務戰(zhàn)略規(guī)劃管理(科長兼)、預算管理、業(yè)務項目支持管理、績效管理、成本管理、決算及財務分析”六個崗位,強化管理會計功能。
1.新增“財務戰(zhàn)略規(guī)劃管理”崗位,提升財務決策支持水平。為學校的規(guī)劃決策、分析評價、風險管控等活動提供有用的財務信息,并給予科學合理的指導,以幫助學校及時調(diào)整戰(zhàn)略、實現(xiàn)戰(zhàn)略規(guī)劃的正確決策。
2.新增“業(yè)務項目支持管理”崗位,統(tǒng)籌學校預算項目管理,促進業(yè)財管深度融合,以滿足預算管理一體化對高校財務管理職能由“事后監(jiān)督”向“事前謀劃”的轉(zhuǎn)變,強化“先謀事后排錢”的預算管理理念,加強項目儲備和審核論證,優(yōu)化和完善項目庫,協(xié)助熟悉各項業(yè)務活動的人員,提供管理會計各崗位的技術(shù)和業(yè)務支持。
3.設置“預算管理”專門崗位,加強預算資金的統(tǒng)籌管理和科學配置,確保預算編制的科學性、合理性和精準性,提高預算資金的使用效益。
4.單設“績效管理”崗位,把全面實施財政預算績效管理的職能要求落到實處,把“支出必問效,無效必問責”的財政資金管理理念貫穿于預算執(zhí)行的始終。同時,將預算項目績效評價職能前移,通過入庫前的項目績效評價,確保入庫項目依據(jù)充分、需求合理、績效目標準確,實現(xiàn)財政資源優(yōu)化配置。
5.設置事中的“成本管理”崗位,建立成本核算體系,運用系統(tǒng)的成本管理方法,對高校運營成本進行監(jiān)控,提高資金使用效益。
6.設置事后的“財務分析”崗位,通過不同時期財務數(shù)據(jù)的對比分析,發(fā)現(xiàn)潛在問題和存在隱患的地方,并加以修正,確保高校財務資金活動安全平穩(wěn)運行。
通過建設管理會計崗位,形成財務決策、執(zhí)行、管控、分析監(jiān)督、績效評價的有機合力,推動高校財務管理由“核算會計”向“管理會計”轉(zhuǎn)型,提升財務綜合治理能力。
在調(diào)整保留財務管理科原有的“綜合管理崗、文秘檔案管理崗”外,增加“總稽核”和“內(nèi)部控制管理”兩個崗位。
1.增設“總稽核”崗位。一是對重大經(jīng)濟業(yè)務事項原始憑證的真實性、完整性、合規(guī)性及賬務處理的正確性進行二次審核;二是對系統(tǒng)稽核后的賬務處理進行人工復核、抽核,通過“人機協(xié)同”進一步完善和優(yōu)化系統(tǒng)核算中產(chǎn)生的問題,強化財務處內(nèi)部管理的監(jiān)督和把關(guān)。
2.專門設置“內(nèi)部控制管理”崗位。由于《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》等政策指引是由財政部制定下發(fā)的,所以,很多高校的內(nèi)部控制領(lǐng)導小組辦公室都設在財務處,由財務處來牽頭實施學校內(nèi)部控制建設工作。財務處內(nèi)部就必須設置專門的“內(nèi)部控制管理”崗位,統(tǒng)籌學校內(nèi)部控制管理的體制機制建設,協(xié)調(diào)六大業(yè)務層面及時更新內(nèi)部控制制度和流程,組織業(yè)務部門對各經(jīng)濟管理環(huán)節(jié)的風險點進行梳理,制定適合學校的內(nèi)控規(guī)則和制度,每年填報行政事業(yè)單位內(nèi)部控制評價報告,按照財政部的要求,加強對學校經(jīng)濟管理的風險控制和風險管理,提高財務管控能力,促進學校綜合管理水平的提高。
隨著人工智能的快速發(fā)展,高校財務管理逐步向數(shù)智化邁進,這就需要良好的網(wǎng)絡支撐以及軟硬件的支持。在保留信息科原有“信息運維”崗位的基礎上,通過增加“系統(tǒng)架構(gòu)管理”和“數(shù)據(jù)分析管理”兩個崗位,提高財務信息數(shù)智化水平。
1.增設“系統(tǒng)架構(gòu)”管理崗位。運用系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)、流程挖掘技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)對學校財務數(shù)字化、智能化綜合管理平臺進行建設和完善。
2.增加“數(shù)據(jù)分析”管理崗位。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、人工智能技術(shù)、可視化分析技術(shù),搭建大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng),對財務數(shù)據(jù)進行深度挖掘,將財務數(shù)據(jù)與學校業(yè)務指標、事業(yè)發(fā)展、宏觀經(jīng)濟財稅政策相聯(lián)系并進行全面分析診斷,出具綜合管理報告,為學校提供高質(zhì)量的決策支持數(shù)據(jù)和為上級監(jiān)管部門提供精準的監(jiān)控信息。數(shù)據(jù)分析不同于傳統(tǒng)的財務分析,傳統(tǒng)的財務分析是在傳統(tǒng)報表的基礎上編制分析報告,通過不同時期的財務指標對比,對學校的財務狀況和運營情況進行分析。而數(shù)據(jù)分析則更側(cè)重于為學校宏觀決策管理提供支持的綜合數(shù)據(jù)分析。
設置由財務處副處長及各科室負責人兼職組成的,處長直管的財務專家智囊團隊,包括“財務會計研究、管理會計研究、業(yè)務支持研究、財務新技術(shù)研究”,通過對財務、管理、戰(zhàn)略、業(yè)財融合、新技術(shù)運用方面的政策、制度、流程、運用進行深層次、多維度的分析研究,診斷和完善學校的財務戰(zhàn)略和財務管理,提高財務綜合治理能力。
基于上述財務崗位職責的分工原則和分工思路,在對整個財務工作和任務進行全面梳理的基礎上,通過采取流程再造方式,構(gòu)建橫向履蓋會計核算服務支持、全口徑收入管理、管理會計、財務管理、智能信息化管理和兼職專家智囊團隊的崗位職責;縱向構(gòu)建以報賬共享中心為依托,與業(yè)務管理部門財務助理共同組建的財務教學、財務科研、財務資產(chǎn)、財務基建、綜合費用及分校區(qū)財務等項目核算服務支持崗位職責,橫向涵蓋預算、核算、支付、決算、管控、監(jiān)督、決策支持等管理職能一體化,縱向包括資金資產(chǎn)、基建采購、教學科研等各管理環(huán)節(jié)的權(quán)責劃分,橫向到邊、縱向到底,既分工又協(xié)作的矩陣式財務崗位職責管理體系。
通過以上七項措施的優(yōu)化構(gòu)建,典型性高校具體的財務崗位設置及職責設計如表1 所示。
表1 典型性高校財務崗位設置及職責設計
根據(jù)高校財務崗位設置和職責優(yōu)化的目標要求,針對當前典型性高校在財務崗位設置和職責分工方面存在的問題,為滿足財政預算管理一體化改革、管理會計應用推廣、業(yè)財融合和智能財務時代下,高校財務組織機構(gòu)的職能定位和業(yè)務發(fā)展要求,對典型性高校財務組織架構(gòu)進行了重組、重構(gòu)了財務崗位設置,按照數(shù)智化財務共享的分工思路,通過流程再造方式,構(gòu)建橫向履蓋會計核算服務支持、全口徑收入管理、管理會計、財務管理、智能信息管理及兼職專家智囊團隊的崗位和職責;縱向以財務報賬共享中心為依托,與業(yè)務管理部門財務助理(或科研助理)共同組建的財務教學、財務科研、財務資產(chǎn)、財務基建、綜合費用及分校區(qū)財務等項目核算服務支持崗位和職責,既涵蓋預算、核算、支付、決算、管控、監(jiān)督、決策支持等管理崗位職能一體化,又包括資金資產(chǎn)、基建采購、教學科研等各管理環(huán)節(jié)的權(quán)責劃分,建立橫向到邊、縱向到底,既分工又協(xié)作的矩陣式財務崗位職責管理體系。為高校財務管理從“核算會計”向“管理會計”轉(zhuǎn)變,提升財務綜合治理能力提供借鑒。
同時,高校外部宏觀經(jīng)濟環(huán)境和財政管理體制在不斷變革,內(nèi)部財務管理職能和管理手段也在不斷變化,本文建議高校建立與財務高質(zhì)量發(fā)展職能定位相適應的崗位職責管理動態(tài)調(diào)整機制,對內(nèi)提升單位財務管理水平和風險管控能力,對外滿足財政預算管理和宏觀經(jīng)濟治理的財務職能要求,促進學校內(nèi)涵建設和提質(zhì)增效的可持續(xù)發(fā)展,為提升高校綜合治理能力提供助力。
引用
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