第三方食品檢測委托協(xié)議書的規(guī)范書寫方式分析

◎ 吳雙雙，馬 曉，王爭光，張大強

（河南泰慶質(zhì)量檢測有限公司，河南 鄭州 450000）

河南泰慶質(zhì)量檢測有限公司（以下簡稱公司）承接食品企業(yè)客戶委托檢測時，由于部分業(yè)務(wù)人員對委托協(xié)議書的書寫規(guī)范性不夠重視或?qū)I(yè)性不強，容易導(dǎo)致樣品流轉(zhuǎn)、檢測或者報告編審環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，進而影響樣品受理、實驗室檢測及出具檢測報告的效率，嚴(yán)重時甚至造成與客戶之間的糾紛，影響公司的信譽和服務(wù)質(zhì)量。針對公司委托協(xié)議書書寫時經(jīng)常出現(xiàn)的問題，本文從委托協(xié)議書的規(guī)范書寫、書寫時需注意的事項及委托檢測業(yè)務(wù)人員需具備的能力3個方面進行總結(jié)分析，旨在提升第三方食品檢測委托業(yè)務(wù)受理的效率。

1 委托協(xié)議書的規(guī)范書寫

由業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶需求并結(jié)合公司檢測能力，指導(dǎo)客戶完成委托協(xié)議書的書寫，委托協(xié)議書的內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容。

1.1 委托方信息

委托方信息包括委托單位名稱、地址、委托單位電話、送樣人及電話。

1.2 樣品信息

樣品信息包括樣品名稱、樣品批號、生產(chǎn)、購進或加工日期、保質(zhì)期、樣品數(shù)量、規(guī)格型號、商標(biāo)、樣品等級、生產(chǎn)單位、聯(lián)系電話、樣品狀態(tài)、包裝形式、樣品保存要求、樣品類型及危險類型。若某些信息不能標(biāo)識，則應(yīng)以“/”代替，注意多個樣品時請書寫附表，附表具有同等法律效力。

（1）預(yù)包裝和非定量包裝的樣品名稱應(yīng)同樣品標(biāo)簽保持一致，散裝樣品名稱以客戶提供為準(zhǔn)。當(dāng)樣品名稱同樣品本身明顯不符合時，應(yīng)當(dāng)和客戶進行再次確認。

（2）商標(biāo)以樣品或者包裝上標(biāo)識的為準(zhǔn)，包括注冊商標(biāo)（右上角或右下角標(biāo)注“R”或“注”注冊標(biāo)記，或者直接標(biāo)明是“注冊商標(biāo)”）和商標(biāo)申請注冊中商標(biāo)（標(biāo)注TM），商標(biāo)主要包括文字、圖形、字母、數(shù)字、三維標(biāo)志、顏色組合及上述要素的組合。

（3）樣品數(shù)量要跟實際送樣量相符，樣品需要檢查是否符合檢測要求。樣品數(shù)量應(yīng)以包、盒、袋等詞標(biāo)明，具體形式如3包、4盒、5袋，若每個獨立包裝含有小包裝也應(yīng)明確標(biāo)注。散裝樣品也應(yīng)明確其重量，如1 kg。

（4）樣品的規(guī)格型號要清晰明確，具體以100 g/包、200 g/盒等形式標(biāo)注，計量單位和規(guī)格型號的規(guī)范表述參照《食品安全國家標(biāo)準(zhǔn) 預(yù)包裝食品標(biāo)簽通則》（GB 7718—2011）[1]。

（5）樣品等級涉及到質(zhì)量指標(biāo)判定時需明確寫出。例如，小麥粉應(yīng)明確標(biāo)注特制一等、特制二等、標(biāo)準(zhǔn)粉或普通粉。

（6）樣品狀態(tài)需書寫清楚，如固體、液體、半固體及固液混合體等。

（7）包裝形式需書寫清楚，如預(yù)包裝、非定量包裝、散裝。包裝材料需寫明，如塑料袋裝、瓶裝、紙盒裝和易拉罐裝等。

（8）樣品保存要求需書寫清楚，如常溫、冷藏（1～5 ℃）、冷凍（-18～-22 ℃）、避光及干燥等。

（9）樣品類型需書寫清楚，如食品、食品添加劑、非食品等；危險樣品需書寫清楚，如易燃易爆、腐蝕性、毒性（非劇毒）及遇潮易燃等。對送檢樣品中包含的任何已知或潛在的危害，如有毒有害、放射性、爆炸性或易傳染等樣品，應(yīng)當(dāng)事先告知公司。

1.3 檢測信息

檢測信息包括檢測項目、檢測方法、判定依據(jù)和檢測說明。

（1）檢測項目的名稱需用國際公用名稱、通用名稱、常用名稱等表述，有判定依據(jù)時，按照判定標(biāo)準(zhǔn)里面的表述書寫。

（2）檢測方法和判定依據(jù)根據(jù)產(chǎn)品具體情況選擇，選擇時需注意可能出現(xiàn)的特殊情況。例如，有些樣品檢測方法所用的標(biāo)準(zhǔn)指向非最新的標(biāo)準(zhǔn)；大腸菌群的檢測方法《食品安全國家標(biāo)準(zhǔn) 食品微生物學(xué)檢驗大腸菌群計數(shù)》（GB 4789.3—2016）和《食品衛(wèi)生微生物學(xué)檢驗 大腸菌群測定》（GB/T 4789.3—2003）均有效；樣品采用判定依據(jù)如GB 2760、GB 2762時需要根據(jù)生產(chǎn)日期選擇哪個年代號的標(biāo)準(zhǔn)進行判定。

（3）檢測說明需書寫清楚采用委托方指定的標(biāo)準(zhǔn)方法或方案、同意采用本公司指定的標(biāo)準(zhǔn)方法或方案、經(jīng)委托單位認可同意分包，并寫明分包項目。

1.4 服務(wù)要求

需明確選擇報告類型（紙質(zhì)、電子版報告）、資質(zhì)印章（CMA、CNAS、CNAS+ilac·MRA、CATL）。并明確報告數(shù)量、結(jié)果是否評價、報告送遞方式、是否退回樣品、服務(wù)周期、檢測服務(wù)收費及其他要求。委托協(xié)議書服務(wù)要求信息欄如圖1所示。

圖1 委托協(xié)議書服務(wù)要求信息欄截圖

1.5 備注

書寫上述內(nèi)容不能明確表明客戶需求的信息，如體現(xiàn)同批次多規(guī)格、報告附樣品照片等信息需進行備注，另外涉及判定的產(chǎn)品類別、產(chǎn)品標(biāo)簽標(biāo)示值（如酒精度、總酸等）也需要備注清楚。

1.6 委托單位聲明和檢測單位聲明

委托單位聲明和檢測單位聲明分別由委托單位代表和檢測單位代表簽名、蓋章，并書寫受理日期。

2 委托協(xié)議書書寫時的注意事項

2.1 委托方信息

業(yè)務(wù)人員在承接業(yè)務(wù)時，應(yīng)對送檢委托人進行身份確認，并且詢問委托檢驗的用途（企業(yè)發(fā)證檢測、型檢、出廠檢驗或者進商超），個人委托應(yīng)提供個人委托聲明和身份證明[2]。注意涉及案件類的產(chǎn)品檢測，委托人需經(jīng)審批后再行委托。

2.2 樣品信息

核對樣品基本信息書寫的真實正確，確?？蛻羲鶗鴮懙臉悠沸畔⑴c樣品真實信息相符。樣品數(shù)量需跟實際送樣量相符，并核實送樣量是否滿足檢測要求，特殊送樣量如檢測黃曲霉毒素B1，樣品數(shù)量應(yīng)不少于1 kg[3]。當(dāng)客戶送檢樣品的樣品量無法滿足檢測需求時，業(yè)務(wù)人員應(yīng)告知客戶，商議刪減項目或備齊樣品數(shù)量后再行受理。商標(biāo)以樣品包裝上標(biāo)識的為準(zhǔn)，若無商標(biāo)標(biāo)識則不能體現(xiàn)商標(biāo)。散裝樣品或無商標(biāo)標(biāo)識的樣品需要體現(xiàn)商標(biāo)時，需要客戶提供商標(biāo)注冊證明，并注意核實商標(biāo)分類和注冊人是否符合。

2.3 檢測信息

注意檢測項目、檢測方法、判定依據(jù)的有效性及是否偏離，執(zhí)行的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)需要客戶提供，并核實企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是否備案、有效。核查檢測方法資質(zhì)情況、實驗室有無能力檢測，如檢測方法無資質(zhì)或?qū)嶒炇覠o能力檢測時，應(yīng)告知客戶，詢問客戶是否接受分包，征得客戶同意后實施分包[4]。涉及分包項目，需要提交分包申請表和分包機構(gòu)的分包項目資質(zhì)。如果分包機構(gòu)不在本公司合格供應(yīng)商名錄，需要提前與受理人員以及質(zhì)量技術(shù)部報備，以便對其進行資質(zhì)審核等合格性評審（資質(zhì)審核需要提供分包方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、分包項目資質(zhì)頁復(fù)印件）。

2.4 委托協(xié)議書的修改及變更

經(jīng)雙方簽字生效的委托協(xié)議書在執(zhí)行過程中，任何信息的更改均需填寫委托協(xié)議書變更申請表。涉及變更的內(nèi)容需第一時間通知相關(guān)科室，避免檢測錯誤情況發(fā)生。

3 委托檢測業(yè)務(wù)人員需具備的能力

3.1 具備專業(yè)的知識儲備

指導(dǎo)客戶書寫委托協(xié)議書時，業(yè)務(wù)人員需要根據(jù)客戶需求，制定檢測項目及報價，為客戶提供技術(shù)支持。其需要熟悉食品分類、國家抽檢細則、生產(chǎn)許可發(fā)證細則和相關(guān)產(chǎn)品檢測標(biāo)準(zhǔn)，并了解實驗室的檢測能力、機構(gòu)資質(zhì)情況、業(yè)務(wù)流程等[5]。這樣才能與客戶充分的溝通，簽訂有效的委托協(xié)議書，提高委托業(yè)務(wù)效率，提升客戶體驗感。

3.2 了解相關(guān)政策法規(guī)，具有識別風(fēng)險的能力

對于客戶的委托檢測，需要對相關(guān)政策法規(guī)保持敏感度，并時刻保持風(fēng)險防范意識，包括法律風(fēng)險、質(zhì)量安全風(fēng)險、環(huán)境風(fēng)險等，當(dāng)客戶提出特殊要求時，需要客戶提供證明材料，避免對公司造成不必要的影響，把好風(fēng)險防控的第一關(guān)[6]。

3.3 具有良好的服務(wù)意識和溝通能力

委托檢測時，作為與客戶溝通的第一人，除了需要具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力外，還要具有接待禮儀、飽滿的熱情及待人接物、溝通表達的親和力等，以客戶為中心，有效傾聽客戶的需求，提供合理的建議和技術(shù)支持，取得客戶的認同和信賴。

4 結(jié)語

委托協(xié)議書的書寫是第三方食品檢測業(yè)務(wù)受理的第一步，其規(guī)范性對委托業(yè)務(wù)的效率和正確性起到非常重要的作用。因此，第三方檢測機構(gòu)應(yīng)加強委托協(xié)議書規(guī)范書寫的重視和培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)受理人員的專業(yè)性，提高第三方食品檢測公司委托業(yè)務(wù)受理的效率，合理規(guī)避風(fēng)險，提高客戶的信任感和滿意度。