事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展探討

文/魏 巍

在信息時(shí)代的背景下，以大數(shù)據(jù)為代表的前沿科技被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)，在人事檔案管理中也起到了極其重要的作用。本文主要就事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及其發(fā)展進(jìn)行了深入的探討以及詳細(xì)的研究，并根據(jù)作者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)檔案管理信息化模式的優(yōu)點(diǎn)以及事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中面臨的困境提出了相應(yīng)的意見和建議

現(xiàn)階段，事業(yè)單位人事管理工作中需要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化的重要性，并盡快采取措施，推進(jìn)這一工作的發(fā)展，使得檔案的使用效率更高，使之有效地服務(wù)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。然而，在實(shí)際操作過程中事業(yè)單位人事檔案的信息化建設(shè)存在重視程度不足，缺乏規(guī)范性，加上安全性等問題，進(jìn)而影響了人事檔案管理的信息化發(fā)展。針對(duì)這些問題的解決，加速檔案信息化建設(shè)實(shí)屬必然。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化的重要性

（一）提升人事檔案管理水平

在信息技術(shù)還未出現(xiàn)之前，人事檔案管理工作必須要借助大量的人力、物力、財(cái)力針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集整理。同時(shí)，在管理的過程當(dāng)中還會(huì)由于人為因素等影響產(chǎn)生一些許多錯(cuò)誤[1]。這直接影響著人事檔案資料的管理效率和質(zhì)量。通過在事業(yè)單位人事檔案管理過程當(dāng)中借助信息化的管理模式，采用計(jì)算機(jī)和先進(jìn)的信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行有效的管理，便捷了人事檔案的查詢和使用問題，提升了人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

（二）保證了相關(guān)資料的完整性和全面性

傳統(tǒng)形式下的檔案資料管理工作，由于人為因素、環(huán)境因素以及其他因素的影響造成一些檔案丟失損毀和破壞等問題，而通過采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)海量的人事檔案進(jìn)行管理能夠盡可能地降低和避免上述問題。還可以借助關(guān)鍵詞查詢等相關(guān)操作降低檔案翻閱的頻率和次數(shù)，預(yù)防丟失和損毀等問題。

（三）提升事業(yè)單位人事管理的水平

在檔案管理工作中充分發(fā)揮出信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享[2]。通過對(duì)檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和系統(tǒng)化的管理、分析、查詢和應(yīng)用，為事業(yè)單位中相關(guān)工作人員的崗位調(diào)動(dòng)、績(jī)效考核以及調(diào)動(dòng)升遷提供有價(jià)值的參考依據(jù)，進(jìn)而帶動(dòng)事業(yè)單位人事管理工作的轉(zhuǎn)型與升級(jí)。

二、信息化檔案管理模式的具體優(yōu)勢(shì)

（一）管理模式更加省時(shí)省力

相比傳統(tǒng)形式下的檔案管理工作，在進(jìn)行檔案查找的時(shí)候，信息化管理工作在其實(shí)際應(yīng)用過程當(dāng)中具有更加明顯的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，有效地避免了傳統(tǒng)檔案管理工作量大、效率低以及分類查詢和分類難度大，且容易出現(xiàn)一些低級(jí)錯(cuò)誤等相關(guān)問題[3]。除此之外，還可以使得相關(guān)數(shù)據(jù)一經(jīng)錄入就可以進(jìn)行多次利用，進(jìn)而加大了信息的查詢速度。

（二）檔案存儲(chǔ)更加便捷與安全

傳統(tǒng)形式下的檔案都是紙質(zhì)檔案，極易受到環(huán)境條件的影響，如受潮、蟲蝕。此外，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行反復(fù)的查閱也會(huì)對(duì)其產(chǎn)生較大的損壞，同時(shí)也存在著一定的安全隱患問題。檔案信息化管理使得檔案材料錄入庫(kù)和存儲(chǔ)都變得更加便捷。同時(shí)，通過借助信息化手段添加密鑰能夠防止相關(guān)信息出現(xiàn)失竊或者泄露的問題。采用云存儲(chǔ)等方式還能夠提升存儲(chǔ)容量，保證存儲(chǔ)的安全性以及保密性。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中所存在的問題

（一）人事檔案管理工作不夠規(guī)范化

人事檔案在開展信息化工作的過程中存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理不規(guī)范的問題。絕大多數(shù)事業(yè)單位的人事檔案管理及信息化建設(shè)沒有較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的流程[4]。在這種情況之下就會(huì)使得檔案的信息化管理系統(tǒng)不能夠在實(shí)際操作過程當(dāng)中得以有效利用。

（二）缺乏復(fù)合型人才

檔案管理工作人員的專業(yè)能力以及綜合素養(yǎng)都有待提升。檔案管理部門缺乏一些具備專業(yè)檔案管理知識(shí)和熟練計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的相關(guān)工作人員。除此之外，由于事業(yè)單位中的檔案管理工作其普遍待遇都不是很高，因此使得相關(guān)工作人員年齡相對(duì)較大且不具備工作熱情，工作效率低下，進(jìn)而造成了大量信息化建設(shè)效率不高，工作滯后等問題[5]。

四、事業(yè)單位開展的信息化建設(shè)的實(shí)施策略

（一）有效推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)

檔案管理制度的建設(shè)工作對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作尤為重要。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理制度的建設(shè)可以促使檔案管理工作變得更加科學(xué)和高效，同時(shí)在實(shí)際建設(shè)工作中要充分結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際，強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。保證相關(guān)硬件和軟件的統(tǒng)一性、一致性和規(guī)范性，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上建立科學(xué)完善且全面化的檔案管理制度。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的檔案信息化人才

必須要高度重視檔案管理信息化人才的重要性，在工作中營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，通過借助聘請(qǐng)專家專題培訓(xùn)、實(shí)體考察和業(yè)務(wù)交流等多種形式為檔案管理人員提供更加常規(guī)化且專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷提升工作人員的信息化業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)。此外，還需提升其責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)，培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)、高水平的檔案管理人才。

（三）提升信息化硬件配置

在開展人事檔案信息管理工作時(shí)，硬件設(shè)施配置得當(dāng)，對(duì)于檔案信息管理工作起到了重要的作用。事業(yè)單位想要發(fā)展好檔案工作，必須高度重視硬件的配置工作，通過配置標(biāo)準(zhǔn)化的硬件設(shè)備，能夠更好促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理工作的需求，促使事業(yè)單位人事檔案管理工作變得更加具有安全性、完整性和有效性。

上述分析研究表明，對(duì)于事業(yè)單位而言，人事檔案的信息化管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的重要工作。從上到下都應(yīng)該從思想上重視起來，克服困難，不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，促使事業(yè)單位人事檔案管理從傳統(tǒng)檔案管理逐步邁向智慧型的管理，提升其管理水平和效率。