試析煤炭建設項目檔案管理工作

文/艾曉康

隨著智能化技術與煤炭產業(yè)的不斷融合發(fā)展，礦井智能化水平的不斷提高，煤炭建設項目要求檔案工作要充分發(fā)揮信息化技術及專業(yè)軟件的優(yōu)勢，組建專職機構、配備以專兼職人員為基礎的檔案工作管理網絡和制定符合基建項目特點的檔案管理制度，實現檔案精細化管理，達到檔案專項驗收、項目竣工及創(chuàng)優(yōu)達標的要求，開創(chuàng)檔案工作新局面

榆橫礦區(qū)南區(qū)趙石畔煤礦建設項目隸屬陜西投資集團，礦井設計生產能力6.0Mt/a，服務年限71.7a，建設總工期52個月，計劃于2025年5月礦井聯合試運轉。趙石畔煤礦在項目籌備初期，針對檔案管理工作進行了諸多探索和實踐，但對標行業(yè)檔案智能化管理的新要求，還存在一定的差距，現對新要求下如何做好煤炭建設項目檔案管理工作進行分析，提出相應的對策。

一、形成統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準的“三統(tǒng)一”的檔案管理機制

統(tǒng)一管理：由于煤礦工程建設具有投資大、規(guī)模大、單位工程多、參建單位多、人員結構復雜等特點[1]，從立項到建成投產，時間跨度達十年之久，包含礦、土、安裝工程的設計、審批、招標、預算、施工、竣工等一系列資料，所以在項目建設初期，必須建立檔案工作崗位責任制，明確各級管理人員的檔案管理職責。同時將監(jiān)理、施工單位歸入項目檔案管理體系內，明確參建單位檔案管理職責，形成建設單位、監(jiān)理單位、施工單位三位一體檔案管理體制，統(tǒng)一管理。

統(tǒng)一制度：項目籌備階段，即成立檔案管理專項工作小組，根據國家、行業(yè)有關要求，制定檔案管理年度目標，部署項目檔案日常管理工作，負責組織、協調基建全過程檔案資料管理，并根據基建項目的特點，制定了《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案借閱管理制度》等十余項制度，確保建設工程檔案管理有章可循。

統(tǒng)一標準：項目建設初期，依據《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2018）、《科學技術檔案案卷的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《煤炭建設工程資料管理標準》（NB/T51051-2016）、《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》（NB/T51065-2016）、《建筑工程施工質量驗收統(tǒng)一標準》（GB50300-2013）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《建設工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014）等標準、規(guī)范制定了適用煤礦基建特點的《趙石畔煤礦（6.0Mt/a）建設項目資料收集、歸檔管理規(guī)定》，涵蓋煤礦基建期檔案分類、檢查與考核、竣工文件整編要求等全部內容，明確職責，落實責任，確保項目檔案管理各項工作有效開展。

二、做到工程進度與檔案的協調統(tǒng)一，確保工程檔案質量

建設項目檔案是指導、檢查建設項目決策是否科學、合理的重要依據[2]，所以檔案管理嚴格遵循“統(tǒng)一管理、科學規(guī)范、完整準確、有效利用”的管理方針，嚴格實行檔案管理與工程建設“三同步”（竣工文件的編制與工程進度同步、竣工文件的積累、整編、審定與工程進度同步、竣工檔案的提交與工程竣工同步）與“四統(tǒng)一”（統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一軟件）原則，利用專業(yè)軟件，以單位工程作為文件管理的基本單元，實行文件包管理，根據文件內容的多少組成一個卷冊或若干個卷冊，在施工過程中及時充實文件包中的各項記錄。同時在項目建設過程中，根據施工進度不定期開展檔案工作專題會議，對各參建單位檔案工作進行梳理，提出不足，不斷完善改進項目檔案管理工作，并聯合各技術專業(yè)人員及檔案管理人員進行檔案專項檢查，檢查各參建單位檔案規(guī)范性、檔案同步性、檔案收集整理等各項檔案工作是否符合規(guī)范，對不符合項進行通報并要求其按期整改，形成問題閉環(huán)，同時要求各單位對檢查中發(fā)現的問題舉一反三，提高檔案管理水平，保證了檔案更好地反映工程進度，實現工程檔案的優(yōu)質。

三、嚴格執(zhí)行檔案監(jiān)督機制及檔案移交驗收審查程序，確保檔案齊全、規(guī)范、系統(tǒng)

單位工程資料組卷、移交前，建設、監(jiān)理及參建單位依據《煤炭建設工程資料管理標準》（NB/T51051-2016）、《趙石畔煤礦（6.0Mt/a）建設項目資料收集、歸檔管理規(guī)定》等相關標準、規(guī)定，細化檔案組卷、移交工作，進一步明確檔案組卷原則、組卷方法、文件排列、編目、裝訂、檢索工具的編制、照片檔案收集與整理、電子文件歸檔與整理。同時，加強落實檔案監(jiān)督、檢查工作，嚴格執(zhí)行檔案移交驗收程序，確保各類檔案齊全、規(guī)范。一是項目前期文件、準備階段資料、合同招投標文件移交時，需由經辦人和相關負責人審核確認；二是工程檔案移交無施工單位、監(jiān)理單位、建設單位工程主管部門負責人簽字審核，檔案管理人員不得辦理移交證書；三是工程款結算時無工程檔案移交證書，不予結算，財務部門不予付款；四是設備儀器付款時，無設備資料移交清單，不予進行結算。通過嚴格執(zhí)行檔案監(jiān)督、檢查機制，完成各類竣工檔案的歸檔工作。

四、運用計算機技術，實現檔案數字化管理

隨著計算機在社會各個領域中的滲透和應用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足時下工作發(fā)展需要[3]，需充分利用現有智能化技術，推動企業(yè)檔案數字化建設，為利用檔案提供高效、便捷的服務。利用OCR等技術高質量完成檔案數據庫建設是實現智能化檔案管理的基礎，管理者運用計算機軟件對檔案進行輔助管理，檔案系統(tǒng)與OA、MIS系統(tǒng)有效結合，對檔案進行排序、整合、統(tǒng)計、保密等級上的劃分，進而實行自動歸納整理保存，實現自動歸檔。同時開發(fā)手機APP，根據查閱權限快速檢索到相關檔案資料，提升檔案利用效率。

綜上所述，建設項目檔案管理的內容繁多復雜，工程檔案也是工程驗收和工程評優(yōu)的必要條件，所以必須層層夯實責任，推動檔案管理各項舉措順利實施，實現智能化檔案管理，為公司開發(fā)利用檔案信息、服務生產經營工作提供有力保證。