論開展檔案數(shù)字化建設的思考與實踐

文/王永福

隨著信息化技術的迅速發(fā)展，對檔案工作提出了新時期的使命，即“新時代檔案數(shù)字化工作”。檔案工作的數(shù)字化建設是順應時代發(fā)展的新要求和新使命大勢，新時代檔案管理者應持續(xù)學習檔案數(shù)字化知識，提高數(shù)字化能力及檔案公共服務能力，逐步提高檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，持續(xù)推進檔案數(shù)字化建設進程

隨著檔案管理信息技術的不斷提高，檔案數(shù)字化建設提上了議事日程，為新時期檔案數(shù)字化工作提供了新的研究課題。面對這一新時期檔案管理工作的新機遇和挑戰(zhàn)，我們作為檔案工作者要不斷學習有關檔案數(shù)字化知識、提高數(shù)字化處理的能力，提高加快檔案數(shù)字化建設步伐，就應該積極面對。但是，檔案數(shù)字化建設之路并非一朝一夕之功，而是要在對檔案數(shù)字化有清晰的認識的基礎上，對新時期檔案數(shù)字化之路進行規(guī)劃和解決，才能形成結(jié)構(gòu)有序、能夠及時供人使用、資源共享便捷的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。

一、檔案數(shù)字化建設的緊迫性

隨著時間的推移，關鍵決策、快速部署、精確領導也就刻不容緩，對相關職能部門的工作檢查要求及時、高效，隨著社會各界對檔案信息資源的需求越來越高，迫使為它們提供資料的部門必須轉(zhuǎn)變管理、檢索和提供使用的傳統(tǒng)方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝?、及時、便捷的方式為各個方面的管理、檢索和利用者提供現(xiàn)代化、功能化的服務。將檔案管理機關的建設發(fā)展理念從封閉式管理向開放式共享轉(zhuǎn)變，從單一的檔案保管利用向信息收集、管理、服務轉(zhuǎn)變，只有真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能突破檔案管理時遇到的重重障礙，實現(xiàn)信息資源的合理配置、科學管理和高效優(yōu)質(zhì)服務。

二、檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容

（一）數(shù)字化建設要注重系統(tǒng)的總體水平提升

構(gòu)建完整的數(shù)字檔案體系是檔案數(shù)字化建設的核心工作，系統(tǒng)的縱向和橫向環(huán)節(jié)都要達到一定的橫縱深層次融合，并在區(qū)域網(wǎng)絡中進行關聯(lián)互通，發(fā)揮整體優(yōu)勢，增強系統(tǒng)的整體性、綜合性及完整運算力，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化并共享。系統(tǒng)某一節(jié)點乃至到某個重要的節(jié)點出現(xiàn)故障阻礙，都可能會對系統(tǒng)產(chǎn)生梗阻。當然，需要各個結(jié)點的橫縱向使用能力并行不悖是不符合實際的，“并行不?！币彩菑臋n案數(shù)字化系統(tǒng)建設理想建設中設想的。為了獲得值得借鑒的數(shù)字化經(jīng)驗，鼓勵和支持先進單位優(yōu)化數(shù)字化水平，并在某些單位進行更高水平的試點實驗，這對于整個檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設是具有參考價值和推廣價值的，但要形成先進的、完整的系統(tǒng)，單純依靠少數(shù)先進節(jié)點無法形成，其建設是基于整個系統(tǒng)節(jié)點互幫互助、相互融合的。

（二）推進檔案數(shù)字化，就必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

檔案數(shù)字化建設水平標準化、規(guī)范化程度滯后，應用軟件繁多，雜亂無章，將嚴重阻礙整個數(shù)字化體系的總體發(fā)展。很久以前，這個問題取得了一定的共識，使得我們的檔案管理格局從電腦系統(tǒng)擴展到了整個檔案信息化的集中管理，是新時期檔案數(shù)字化總體思路質(zhì)的飛躍。檔案自動化涵蓋了檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，將其建立完善可以真正實施檔案標準，使檔案的相關業(yè)務規(guī)范化、標準化。檔案標準規(guī)范本身也是系統(tǒng)工程，把握兩者相輔相成、相互促進的辯證關系，是推進檔案數(shù)字化建設的必勝法寶。

（三）有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

國家檔案信息化工程建設的核心和基礎——檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的開發(fā)建設，是新時期檔案數(shù)字化工程的骨干力量。數(shù)據(jù)庫服務器的含義是依托于先進的數(shù)字化系統(tǒng)對檔案進行科學的分類管理和利用。數(shù)據(jù)庫服務器系統(tǒng)的建立是一個循序漸進的過程，由低到高、由單一到團體是一項長期的工作。經(jīng)過實踐摸索，我們認為在數(shù)據(jù)庫服務器建設的經(jīng)驗中最關鍵的是：領導重視，思想統(tǒng)一，堅持檔案數(shù)字化技術人員與檔案業(yè)務人員協(xié)同作戰(zhàn)，加強合作可以提高工作效率；面向應用，建立“活庫”，對數(shù)據(jù)庫服務器的“活性”進行利用頻率和使用效率的考核；突出重點，從單一的資料庫發(fā)展到系統(tǒng)資料庫等等。當前，如果我們能夠系統(tǒng)地完善綜合數(shù)據(jù)庫建設，完善各單位檔案目標庫建立聯(lián)系組網(wǎng)，形成通過區(qū)域網(wǎng)絡聯(lián)接的開放式、階梯式的數(shù)據(jù)庫服務器群，將進一步提高檔案自動化系統(tǒng)在新時期的運行效率。

三、檔案數(shù)字化建設的步驟

（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫

1.輸入文件級目錄

需要在檔案數(shù)據(jù)庫的服務器上輸入建館前期的檔案級目錄和案卷目錄。在建立檔案數(shù)據(jù)庫服務器時，可邊輸入邊掛接，一方面要進行檔案目錄輸入的補齊，另一方面又要對錄入檔案目錄的正確性、完整性進行檢驗，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫服務器的真實性、完整性和有效性。

2.通過采用科技設備以實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化管理

在實際應用中，建立檔案數(shù)據(jù)庫服務器能夠極大提升檔案的使用效率和工作效率，使用者對檔案館的數(shù)字化建設和資源共享的成效非常滿意。

（二）加強電子文件的收集和積累工作

今后數(shù)字檔案資料的館藏資源來源主要是電子檔案。職能部門在此之前只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案目錄，現(xiàn)在要求職能部門實行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙軌制存檔，一般是講電子檔案雙拷貝、雙備份，與紙質(zhì)檔案一起移交檔案信息中心，由各職能部門統(tǒng)一組織，統(tǒng)一保管。這不僅加快了檔案數(shù)字化的速度，而且大大節(jié)約了工作，又節(jié)省建立了數(shù)據(jù)庫服務器的工作時間，整體加快檔案數(shù)字服務器的建設進度及完整性。

（三）加大檔案管理軟件的推廣力度

檔案數(shù)字化文件是將數(shù)字化文件內(nèi)容、數(shù)字化文件載體、數(shù)字化文件顯示、修改的數(shù)字化計算機軟件和硬件平臺的有機結(jié)合。由于各種客觀因素，各個檔案館在進行數(shù)字化文檔時，所采用的軟件和平臺不盡相同，這為檔案數(shù)據(jù)庫的整合工作增加了一道難題。因此我們要認真對待這一問題，并采取相應的對策措施。印發(fā)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與國標數(shù)字化目錄格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度進行相應規(guī)范，并對軟件、數(shù)據(jù)格式進行了規(guī)范，保證了數(shù)據(jù)庫的高效且精確。

（四）建立了檔案信息中心網(wǎng)站

利用互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)域網(wǎng)等高科技術，向各級部門提供檔案信息，并可以進行查閱、借閱、移交、復印、掃描等環(huán)節(jié)，舉辦檔案數(shù)字化內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)展覽，展示本單位檔案數(shù)字化建設成果；新時期的經(jīng)濟建設和社會發(fā)展為檔案數(shù)字化提供了有利的環(huán)境，搭建了一個基于網(wǎng)絡的檔案文件查閱中心，并可以提供檔案的全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開的全社會目標。隨著檔案數(shù)字系統(tǒng)裝備更新迭代、擴容擴聯(lián)，為了保證共享、效率和便利三個目標的同時實現(xiàn)，電子文件的移植和運行工作也應在各個系統(tǒng)之間進行實時的遷移和串聯(lián)。

綜上所述，檔案數(shù)字化是一項極其重要的工作，檔案數(shù)字化又是一個長期而復雜的工作，不是一朝一夕就能完成的。在工作中，我們應該做到循序漸進，突出重點，注重實效和可持續(xù)發(fā)展。