網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

張丹

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，使得信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，加速行業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新的同時(shí)，有效提高工作質(zhì)量和效率，為人們的工作帶來(lái)極大便利?，F(xiàn)階段，各行各業(yè)都在積極引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，就事業(yè)單位而言，通過(guò)開(kāi)展檔案管理活動(dòng)，建立檔案管理信息系統(tǒng)、公共機(jī)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、培養(yǎng)檔案信息管理人才、提高檔案安全，并完善事業(yè)單位檔案管理信息化，本文即是在這樣的背景下引申出來(lái)的。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代;檔案管理工作;事業(yè)單位

為進(jìn)一步加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位的管理水平，可通過(guò)完善檔案管理工作來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以使事業(yè)單位的運(yùn)作更加科學(xué)、合理，工作更加高效。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作中，要明確互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所發(fā)揮的重要作用，并充分發(fā)揮其在檔案管理工作中的價(jià)值。嘗試將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)納入檔案工作管理各個(gè)環(huán)節(jié)中，有助于新時(shí)期事業(yè)單位管理水平大幅度提升。

一、新時(shí)期檔案管理的重要性

1.有助于全面加快建設(shè)成功社會(huì)

當(dāng)今社會(huì)正處于信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)技術(shù)飛速發(fā)展時(shí)期，各方面都發(fā)生了重大變化，信息存儲(chǔ)問(wèn)題成為檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)。如何在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等信息融合環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，是事業(yè)單位檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)。另外，事業(yè)單位作為國(guó)家財(cái)政撥款的社會(huì)組織，創(chuàng)新觀念和管理方法，能夠加快全面建設(shè)小康社會(huì)，保證檔案資源的充分利用，提高資源利用效率，進(jìn)一步發(fā)揮職能部門作用，更好地服務(wù)于政府和社會(huì)。

2.為進(jìn)一步落實(shí)“四個(gè)理解”做出貢獻(xiàn)

社會(huì)發(fā)展離不開(kāi)檔案管理的不斷完善。我國(guó)正處于全面建設(shè)小康社會(huì)時(shí)期。檔案管理在新時(shí)期有著廣闊的發(fā)展空間。完善檔案管理可有效避免檔案丟失和信息失真，對(duì)全面建設(shè)小康社會(huì)、促進(jìn)社會(huì)發(fā)展具有重要作用。新時(shí)期事業(yè)單位完善檔案管理有利于深化“四個(gè)全面”的貫徹落實(shí)。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理的作用

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理非常重要，通過(guò)信息技術(shù)手段，特別是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)不僅可以提高工作效率，還能提供不同單位之間的溝通聯(lián)系，并能夠在各單位、部門之間快速檔案分發(fā)，信息共享。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案管理手段由傳統(tǒng)的實(shí)物紙張管理向信息管理轉(zhuǎn)變，提高工作效率，某種程度上可以減輕工作壓力、簡(jiǎn)化工作流程，提高了檔案使用價(jià)值。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅可以保證當(dāng)前檔案信息的采集，而且對(duì)其管理也進(jìn)行重要的智能化工作。

三、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中面臨的問(wèn)題

依據(jù)我國(guó)《檔案法》規(guī)定，事業(yè)單位檔案管理必須逐步明確和完善相應(yīng)的規(guī)章制度，使事業(yè)單位的檔案管理與法律法規(guī)相適應(yīng)，以此保證檔案管理質(zhì)量逐步提高，形成統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的制度。有法可依，有章可循，以及檔案管理、設(shè)施的不斷完善對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和建設(shè)發(fā)揮出極其重要的作用。但是，目前事業(yè)單位的檔案管理仍難以滿足社會(huì)需要，其差距主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案管理制度不健全，設(shè)備簡(jiǎn)陋

事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)存在缺陷，某些相關(guān)制度還不夠規(guī)范，具體管理任務(wù)的制訂和實(shí)施不理想，相關(guān)數(shù)據(jù)收集和呈現(xiàn)范圍不規(guī)范，效率低下。一些事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了改革，由于沒(méi)有得到有關(guān)部門的充分落實(shí)和支持，實(shí)際效果非常有限。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，傳統(tǒng)的管理模式逐漸被信息化管理模式所取代，而隨著檔案管理系統(tǒng)中檔案數(shù)量的增加，掃描儀和微電磁儀器等相應(yīng)處理設(shè)備的需求也越來(lái)越大，但是，從目前的情況來(lái)看，大多事業(yè)單位缺乏足夠的設(shè)備。

2.風(fēng)險(xiǎn)性高、重視度不夠

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，盡管事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理有很多好處，但因?yàn)殚_(kāi)發(fā)時(shí)間短暫，一些風(fēng)險(xiǎn)因素仍然存在。例如，與紙質(zhì)檔案管理相比，信息化檔案管理模式需要將檔案數(shù)據(jù)下載到云端，會(huì)增加個(gè)人信息被盜的風(fēng)險(xiǎn)，甚至可能對(duì)國(guó)家安全和經(jīng)濟(jì)造成損失。

事業(yè)單位的檔案資料中保存著很多與單位發(fā)展密切相關(guān)的重要信息，這些信息與事業(yè)單位工作的開(kāi)展密不可分，如員工個(gè)人資料、詳細(xì)的工作報(bào)告等，如果管理不當(dāng)，可能會(huì)造成數(shù)據(jù)信息泄露、侵犯?jìng)€(gè)人隱私等嚴(yán)重后果。因此，完善檔案管理對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，應(yīng)高度重視檔案管理工作。但是，事實(shí)并非如此，即使檔案管理工作再完善，也不能給事業(yè)單位帶來(lái)任何經(jīng)濟(jì)利益，所以大多數(shù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不高。這種消極態(tài)度也會(huì)影響到檔案管理人員和單位的其他部門人員，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性存在認(rèn)知偏差，認(rèn)為其只是一項(xiàng)文件整理和維護(hù)工作。另外，受單位領(lǐng)導(dǎo)消極態(tài)度的影響，檔案工作人員很少在工作上下功夫，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理長(zhǎng)期處于混亂狀態(tài)。檔案管理人員不能及時(shí)登記相關(guān)檔案，耽誤工作時(shí)間，最后積累得越來(lái)越多，造成檔案文件不完整，影響事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案信息資源利用效率低下

檔案信息對(duì)于提高事業(yè)單位的價(jià)值來(lái)說(shuō)非常重要，可以為事業(yè)單位提供準(zhǔn)確的信息資源。為了促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，大多數(shù)事業(yè)單位更加重視檔案的收集、保存、分類，對(duì)檔案信息利用并不進(jìn)行詳細(xì)和深入的研究，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理中“重存儲(chǔ)、輕使用”的局面普遍存在。

4.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理人員自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力不高，無(wú)法有效解決檔案管理中的一些問(wèn)題，加上人員流動(dòng)和配置不足，影響了檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的疏忽和人力資源的缺乏，許多事業(yè)單位的檔案管理員都是兼職，主要精力都花在了其他工作上。在檔案的存儲(chǔ)過(guò)程中，許多檔案都存在著數(shù)據(jù)缺乏、存取困難、管理不完善等問(wèn)題。檔案管理員工職業(yè)素質(zhì)較低、工作穩(wěn)定性較差。

5.檔案管理信息化建設(shè)缺乏落實(shí)

大多數(shù)事業(yè)單位的信息基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺乏先進(jìn)的硬件設(shè)施和軟件。事業(yè)單位的檔案管理，在文件保存過(guò)程中大多是紙質(zhì)文件，沒(méi)有引入信息化管理，并且沒(méi)有建設(shè)文件處理的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)，因此很難正確處理和存儲(chǔ)檔案信息。

6.檔案信息化管理手段落后

有些事業(yè)單位的檔案管理仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，信息化管理程度低。有些文件不能及時(shí)歸檔，沒(méi)有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理工作效率低下。有些單位沒(méi)有專門的檔案室，沒(méi)有配套的硬件設(shè)備，也沒(méi)有相應(yīng)的軟件工具，導(dǎo)致檔案的存儲(chǔ)和傳輸出現(xiàn)問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，存在著霉、蟲(chóng)蛀等影響檔案文件使用的現(xiàn)象。因此，要想做好檔案管理工作，檔案管理部門必須徹底改變，采用信息化管理手段，并通過(guò)各種媒體向全社會(huì)大力宣傳檔案，提高公眾對(duì)檔案工作的理解、重視，提高公眾對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

四、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代完善事業(yè)單位檔案管理工作的措施

1.完善事業(yè)單位檔案管理制度

要完善事業(yè)單位檔案管理體系，就必須提高檔案管理水平，制訂相應(yīng)的政策和整改措施，確保檔案管理人員對(duì)資料的管理和監(jiān)察，以及提供相應(yīng)的硬件和軟件，做好充足的準(zhǔn)備工作。事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理方面引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案管理的獨(dú)立性，建立以信息化為主體的檔案管理系統(tǒng)，從而提升檔案信息的調(diào)取、下載、傳閱便利性。在對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔的過(guò)程中，要及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化，安全起見(jiàn)，還需將檔案信息進(jìn)行備份，并且建立評(píng)價(jià)體系。檔案管理信息化系統(tǒng)能夠使檔案的收集、處理、存儲(chǔ)、訪問(wèn)等更加便捷。

2.完善檔案信息化管理工作方式

要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)，改革檔案管理工作方法，完善工作流程，需要運(yùn)用信息化概念管理檔案，改變以往以手工操作和紙張為基礎(chǔ)的信息傳輸方式，提高檔案管理信息化程度，逐步推行檔案管理信息化政策，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，進(jìn)而使用數(shù)據(jù)庫(kù)恢復(fù)、AOS數(shù)據(jù)訪問(wèn)、比較、分析等功能。工作過(guò)程中，也要依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，積極取締與之相關(guān)的人力管理方式，如在多個(gè)部門間做到檔案信息的及時(shí)傳輸、將檔案進(jìn)行分類儲(chǔ)存、將機(jī)密文件進(jìn)行備份或設(shè)置密碼等，從而優(yōu)化檔案信息化管理工作方式，讓管理模式體現(xiàn)出較足的優(yōu)越性。

3.完善人員配置，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的關(guān)鍵之一是如何快速整合混亂的數(shù)據(jù)，有效解決傳統(tǒng)文件存儲(chǔ)和資源共享問(wèn)題。其中利用各大高校的資源是建設(shè)數(shù)據(jù)中心的重要途徑，也是檔案管理信息化建設(shè)的重要部分，這就對(duì)檔案管理工作提出了更高要求?；诖?，檔案管理相關(guān)人員要有敏銳的觀察力，及時(shí)抓住機(jī)遇，積極參與數(shù)據(jù)中心建設(shè)，與相關(guān)技術(shù)部門共同實(shí)施，對(duì)當(dāng)前的檔案管理信息化方案進(jìn)行回顧和總結(jié)，對(duì)所有相關(guān)數(shù)據(jù)特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類，并結(jié)合實(shí)際情況確定數(shù)據(jù)中心的模塊布局和內(nèi)部邏輯，制訂相關(guān)備份制度，保證數(shù)據(jù)中心能夠全面覆蓋所有單位結(jié)構(gòu)，提高工作效率，降低檔案信息采集成本，為開(kāi)展檔案信息服務(wù)提供高質(zhì)量、堅(jiān)實(shí)的保障。

4.建立新型檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，已經(jīng)讓傳統(tǒng)檔案管理方式的落后性體現(xiàn)得尤為明顯，迫切需要采用全新的檔案管理模式，信息化檔案管理模式正是在時(shí)代的需求中應(yīng)運(yùn)而生。以電腦為載體、以信息技術(shù)為輔助的全新檔案管理模式正在被更多單位接受，專業(yè)管理軟件可以有效地幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)快速有序地輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中。AOS將文件從接入網(wǎng)中分離出來(lái)，并將數(shù)據(jù)發(fā)送到站點(diǎn)，使其能夠訪問(wèn)文件，這在文件管理中節(jié)省了大量的精力和時(shí)間，又節(jié)省了工作人員的時(shí)間，同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)注意網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，避免個(gè)人竊取檔案信息。精細(xì)化的信息管理應(yīng)該對(duì)已經(jīng)形成的信息進(jìn)行更新、驗(yàn)證、分析和評(píng)價(jià)，然后采取精細(xì)化管理，提高信息的利用率。在監(jiān)測(cè)信息和預(yù)警方面，制定了業(yè)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)化，使機(jī)構(gòu)得到健全的管理，信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性更高。利用動(dòng)態(tài)記分卡對(duì)cada管理板進(jìn)行分析，完成辦公板和通訊板的工作，為工作帶來(lái)方便。

5.加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)用云技術(shù)提高數(shù)據(jù)共享

為改善檔案管理和信息化水平，有必要加大信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，同時(shí)對(duì)國(guó)外優(yōu)秀檔案管理方法進(jìn)行有效借鑒。云技術(shù)在社會(huì)工作中的應(yīng)用進(jìn)入完善和全面推廣階段。其技術(shù)特點(diǎn)可能不僅依賴于云技術(shù)作為信息處理的有效支撐，而且一方面進(jìn)一步拓展了信息存儲(chǔ)領(lǐng)域和信息處理速度，此外，通過(guò)技術(shù)手段為檔案信息的處理提供了良好的數(shù)據(jù)庫(kù)，它可以加快文件信息的傳輸和高效處理。例如，智能算法可以加快文件搜索速度，提高作業(yè)執(zhí)行效率，并通過(guò)海量的信息存儲(chǔ)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容管理，最大限度上減少存儲(chǔ)時(shí)間，為工作內(nèi)容和工作方式提供更為便捷的方式。

6.提高對(duì)檔案管理信息化工作的重視，轉(zhuǎn)變思想觀念

加強(qiáng)檔案管理的計(jì)算機(jī)化，適當(dāng)討論和總結(jié)檔案管理的形式和政策，制定基于計(jì)算機(jī)的計(jì)劃，審查公共機(jī)構(gòu)和其他公共機(jī)構(gòu)的檔案管理計(jì)算機(jī)化工作，改進(jìn)檔案管理計(jì)算機(jī)化計(jì)劃，增加對(duì)信息基礎(chǔ)設(shè)施和建設(shè)的投資，構(gòu)建單一經(jīng)濟(jì)文化機(jī)制，并確定尊重公共機(jī)構(gòu)檔案管理電腦化的概念。為提高內(nèi)部人員對(duì)檔案管理信息化工作的重視，需要加大宣傳力度，將一切宣傳手段運(yùn)用起來(lái)，讓完善檔案管理工作的觀念深入人心，尤其要調(diào)動(dòng)檔案管理部門工作人員在完善檔案管理工作中的積極性和主動(dòng)性，方可為后續(xù)各項(xiàng)完善工作的順利推進(jìn)、穩(wěn)步落實(shí)做好鋪墊。

7.構(gòu)建一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高信息資源的利用效率

建立檔案信息管理平臺(tái)，在持續(xù)處理、采集的基礎(chǔ)上使檔案管理體系更趨完善。同時(shí)，在檔案管理中進(jìn)行檔案更新等工作的創(chuàng)新，根據(jù)實(shí)際情況和實(shí)際需求不斷更新數(shù)據(jù)庫(kù)，使其更好地為檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的業(yè)務(wù)單位服務(wù)。同時(shí)，檔案管理員必須對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收、登記、分類，并設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)窗口，方便相關(guān)人員。例如：可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式，基于外部電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的方法來(lái)提高數(shù)據(jù)效率，并通過(guò)促進(jìn)與政府相關(guān)的信息平臺(tái)和信息資源的整合，能夠提高數(shù)據(jù)有效性的作用。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理要注重紙質(zhì)檔案保存管理

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展下，事業(yè)單位檔案管理方式網(wǎng)絡(luò)化成為主要的檔案保存形式，但是對(duì)于檔案管理一項(xiàng)重要的管理工作就是留檔，對(duì)于紙質(zhì)檔案的保存與管理也是需要事業(yè)單位格外重視不能撇棄的，要加強(qiáng)檔案紙質(zhì)資料規(guī)范化，發(fā)揮檔案管理價(jià)值。檔案管理人員首先要對(duì)檔案資料進(jìn)行熟悉，了解文件的形成背景與使用形式，明確文件資料的種類和特點(diǎn)，做好紙質(zhì)檔案資料的歸類與分檔。其次，檔案管理工作人員要將有用和有價(jià)值的資料進(jìn)行立卷整理，將檔案資料規(guī)范整理，資料通過(guò)立卷整理有利于檔案的保管與使用。其次，要將收集好的資料進(jìn)行案卷整理，對(duì)文檔進(jìn)行分類，通過(guò)檔案管理人員對(duì)資料規(guī)律與聯(lián)系進(jìn)行分類。紙質(zhì)檔案管理對(duì)比網(wǎng)絡(luò)化檔案管理效率更慢，查找也會(huì)更不方便，但是，紙質(zhì)檔案對(duì)于政策書寫、歷史考察的作用網(wǎng)絡(luò)檔案管理無(wú)法取代。電子檔案管理是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，極大地推動(dòng)了現(xiàn)代檔案工作的開(kāi)展，但是單子檔案由于計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客襲擊等存在種種不穩(wěn)定因素，因此紙質(zhì)檔案的管理保存是不可取代的。

五、結(jié)語(yǔ)

只有充分利用事業(yè)單位檔案，才能更好地審查和保存檔案。在合并數(shù)據(jù)庫(kù)中，增加了恢復(fù)和查詢功能，以促進(jìn)公共機(jī)構(gòu)訪問(wèn)和使用檔案，幫助公共機(jī)構(gòu)做出更準(zhǔn)確、更科學(xué)的決策，使檔案信息不僅能夠記錄事業(yè)單位的歷史，而且能夠深化事業(yè)單位的改革，只有這樣才能提高事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程?？傊?，檔案管理是一項(xiàng)日常工作，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的中心方向。檔案管理工作較強(qiáng)的持續(xù)性，已成為事業(yè)單位工作人員普遍關(guān)注的問(wèn)題，因此，企業(yè)管理者要把握好經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，不斷改進(jìn)檔案管理方法。同時(shí)，企業(yè)管理者必須摒棄以往忽視檔案管理的觀點(diǎn)，提高檔案管理的重要性，最終形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，提高工作效率。檔案管理部門人員要不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高基本業(yè)務(wù)水平，最重要的是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門要加強(qiáng)溝通交流，相互提出建議。在雙方的共同努力下，從本質(zhì)上提高檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位和諧發(fā)展。

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[2]陳其灝.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理編目工作[J].社會(huì)科學(xué)：引文版，2017

（作者單位：鞍山市退役軍人服務(wù)中心）

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