本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)的智能化設(shè)計(jì)

王偉

摘 要：通過本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)的智能化設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)本科生檔案的轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)登記上傳、轉(zhuǎn)遞影像上傳、轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)自動(dòng)比對、轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)管理、檔案及時(shí)流轉(zhuǎn)。最終建成一個(gè)功能比較完備、數(shù)據(jù)比較智能的本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：本科生;檔案轉(zhuǎn)遞;遠(yuǎn)程登記;智能化;設(shè)計(jì)

由于高校的學(xué)生檔案往往缺乏專業(yè)檔案部門的管理，人手也經(jīng)常缺乏，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理水平普遍不高，能夠建立一個(gè)基本能用的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)屬不易，更遑論將系統(tǒng)建設(shè)得先進(jìn)且完善。目前，高校的本科生檔案轉(zhuǎn)遞有通過學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞的，也有幾乎手工操作的。其中，比較先進(jìn)的做法是通過學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。這種學(xué)生檔案管理系統(tǒng)雖然具有登記、轉(zhuǎn)遞的基本功能，但卻沒有轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)的自動(dòng)比對功能，也沒有影像上傳功能，更沒有自動(dòng)比對后延遲轉(zhuǎn)遞功能。這種登記方式往往不統(tǒng)一，有的是學(xué)生自己登記，有的則是集體數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。調(diào)檔函、戶口簿復(fù)印件等往往采取接收快遞或者現(xiàn)場提交方式，接收紙質(zhì)材料。還有一個(gè)比較嚴(yán)重的問題，就是由于各種原因，相當(dāng)數(shù)量的學(xué)生離校后其本人檔案仍然滯留在學(xué)校，給學(xué)校造成了很大的管理和庫房壓力。

隨著高校整體建設(shè)的發(fā)展和信息化技術(shù)的飛速進(jìn)步，建設(shè)一個(gè)功能更加完善、數(shù)據(jù)更加智能的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)成為迫切需要。

一、設(shè)計(jì)目的

通過建設(shè)本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)本科生檔案的轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)登記上傳、轉(zhuǎn)遞影像上傳、轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)自動(dòng)比對、轉(zhuǎn)遞數(shù)據(jù)管理、檔案及時(shí)流轉(zhuǎn)。本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)分為本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記界面、管理界面兩部分。

二、主要設(shè)計(jì)指標(biāo)

1.實(shí)現(xiàn)個(gè)人檔案分類及時(shí)流轉(zhuǎn)

將檔案轉(zhuǎn)遞分為“現(xiàn)在轉(zhuǎn)遞”“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”兩種?！艾F(xiàn)在轉(zhuǎn)遞”的轉(zhuǎn)遞依據(jù)分為六項(xiàng)，分別是回省報(bào)到證（報(bào)到證抬頭單位是戶籍所在地的人才管理機(jī)構(gòu)）、工作報(bào)到證（報(bào)到證抬頭單位是有檔案接收資質(zhì)的工作單位或工作單位所在地的人才管理機(jī)構(gòu)）、滬籍戶口簿（本人頁和有住址的首頁）、回省調(diào)檔函（調(diào)檔函抬頭單位是戶籍所在地的人才管理機(jī)構(gòu)）、工作調(diào)檔函（調(diào)檔函抬頭單位是有檔案接收資質(zhì)的工作單位或工作單位所在地的人才管理機(jī)構(gòu)）、考學(xué)調(diào)檔函（調(diào)檔函抬頭單位是考研、考博、插班生、轉(zhuǎn)學(xué)、高中復(fù)讀的學(xué)校）。轉(zhuǎn)遞依據(jù)只能選擇一項(xiàng)，采用下拉框方式。報(bào)到證上傳藍(lán)聯(lián)，戶口簿上傳本人頁和有住址的首頁，調(diào)檔函全部上傳。

“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”的轉(zhuǎn)遞依據(jù)分別是外地戶口簿（本人頁和有住址的首頁）、滬籍戶口簿（本人頁和有住址的首頁）。轉(zhuǎn)遞依據(jù)只能選擇一項(xiàng)。采用下拉框方式。按照“老人老辦法，新人新辦法”的原則，只有畢業(yè)年度為2021年及以后的才可以勾選延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）。檔案保留期限默認(rèn)二年。到期的檔案自動(dòng)進(jìn)入留校到期一類，由檔案館按照學(xué)生登記的原戶籍所在地的檔案接收單位轉(zhuǎn)回原籍。

2.實(shí)現(xiàn)地址和歸檔材料的系統(tǒng)自動(dòng)比對

在不同轉(zhuǎn)遞依據(jù)下，系統(tǒng)分別進(jìn)行不同程度的自動(dòng)比對。自動(dòng)比對戶籍地址和檔案接收單位的地址、自動(dòng)比對工作單位地址和檔案接收單位的地址，從省市自治區(qū)比對到地級市一級（直轄市則比對到市轄區(qū)），一致的話相關(guān)欄目變綠，不一致的話相關(guān)欄目變紅。

同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行歸檔材料比對。只比對畢業(yè)/離校年度為2020年及以后的;對畢業(yè)/離校年度為2020年之前（不包括2020年）的，則不比對歸檔材料。如果已經(jīng)辦理歸檔，則材料核對變綠，顯示“材料已歸”，如果全部沒有辦理歸檔或者部分沒有辦理歸檔，則材料核對變紅，顯示“材料不全”，并顯示缺哪些材料。

3.實(shí)現(xiàn)影像上傳

實(shí)現(xiàn)調(diào)檔函、戶口簿復(fù)印件在系統(tǒng)中的影像上傳，取消紙質(zhì)文件的接收。由于報(bào)到證白聯(lián)一般是放在學(xué)生個(gè)人檔案袋中，所以報(bào)到證白聯(lián)的實(shí)體接收還需要繼續(xù)保留。

當(dāng)轉(zhuǎn)遞依據(jù)選擇報(bào)到證時(shí)，請學(xué)生上傳報(bào)到證的藍(lán)聯(lián)，以方便檔案館的工作人員人工審核報(bào)到證的抬頭單位信息;當(dāng)轉(zhuǎn)遞依據(jù)選擇戶口簿時(shí)，顯示上傳戶口簿（本人頁和有住址的首頁），以方便檔案館工作人員人工審核戶口簿的信息，系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置有了戶口簿影像后才可以確認(rèn)提交登記信息;當(dāng)轉(zhuǎn)遞依據(jù)選擇調(diào)檔函時(shí)，請學(xué)生上傳調(diào)檔函，以方便檔案館工作人員人工審核調(diào)檔函的信息，系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置有了調(diào)檔函影像后才可以確認(rèn)提交登記信息。

影像上傳時(shí)要注意達(dá)到以下要求：系統(tǒng)要求上傳報(bào)到證藍(lán)聯(lián)時(shí)，如學(xué)生手中沒有報(bào)到證藍(lán)聯(lián)影像，也可以上傳報(bào)到證白聯(lián)影像。比如，報(bào)到證白聯(lián)已交檔案館學(xué)生檔案室，學(xué)生手中既無報(bào)到證藍(lán)聯(lián)影像也無白聯(lián)影像，則請將此情況寫一份說明，拍照上傳?；厥≌{(diào)檔函、工作調(diào)檔函、考學(xué)調(diào)檔函須有學(xué)生姓名等基本信息。上傳戶口簿時(shí)請將本人頁和有住址的首頁一并上傳（兩頁并為一頁上傳），不能只上傳其中一頁。

三、主要設(shè)計(jì)內(nèi)容

1.建立現(xiàn)場登記系統(tǒng)

以上海市某高校為例，自1994年合并后，就建立了學(xué)生檔案信息管理數(shù)據(jù)平臺(tái)。在經(jīng)歷過幾次大的改造提升后，可以進(jìn)行轉(zhuǎn)遞結(jié)果在線查詢。2015年，該校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)又進(jìn)行了升級改造，具有檔案管理、檔案轉(zhuǎn)遞、標(biāo)簽打印、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出等功能。2020年1月，又新增了現(xiàn)場登記系統(tǒng)，將新生、畢業(yè)生材料歸檔、各種學(xué)籍發(fā)文、查閱、政審、出具證明、復(fù)印、材料借閱歸還、交報(bào)到證等日常辦理事項(xiàng)均實(shí)現(xiàn)了信息化管理?，F(xiàn)場登記系統(tǒng)代替了紙頭登記材料，記錄了歸檔、利用、接收轉(zhuǎn)遞依據(jù)的工作痕跡，為本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記的歸檔材料自動(dòng)比對提供了前提條件。

2.開發(fā)本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記界面

（1）本科生檔案轉(zhuǎn)遞登記采取學(xué)號(hào)、身份證號(hào)、驗(yàn)證碼登錄的方式。只有檔案現(xiàn)狀為在校的才可以登錄。登錄后顯示畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞須知的具體內(nèi)容，閱讀后點(diǎn)擊“同意”可進(jìn)入下一步。顯示學(xué)生的學(xué)號(hào)、姓名、身份證號(hào)、學(xué)院、專業(yè)。

（2）增加畢業(yè)年度選擇功能。畢業(yè)年度為下拉式，可以選擇年度，但只能選擇登記時(shí)間所在的當(dāng)年度或者之前的年度，不能選登記時(shí)間以后的年度。

（3）登記界面沒有兩部分：一部分是基本信息登記，包括學(xué)生聯(lián)系電話、家庭地址、戶籍地址。家庭地址的格式（直到縣、區(qū)一級的地址都是選擇式，省市自治區(qū)——地級市——縣、區(qū)，具體某路某號(hào)的地址是填寫式）;戶籍地址的格式同家庭地址的格式。省市自治區(qū)——地級市——縣、區(qū)都是可選擇式，是最新的行政區(qū)劃，如上?，F(xiàn)在沒有閘北區(qū)，原閘北區(qū)的戶籍現(xiàn)在都應(yīng)選靜安區(qū)。

另一部分是辦理事項(xiàng)登記，辦理事項(xiàng)分“現(xiàn)在轉(zhuǎn)遞”“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”兩種。也就是申請檔案馬上轉(zhuǎn)遞或者申請檔案保留二年至到期后再轉(zhuǎn)遞?！艾F(xiàn)在轉(zhuǎn)遞”和“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”只能勾選其中一項(xiàng)，不能同時(shí)勾選。學(xué)生需要填寫檔案接收信息，包括檔案接收單位、接收單位地址、接收單位郵編、收件人、收件電話五項(xiàng)。檔案接收單位地址的格式是：省市自治區(qū)——地級市——縣、區(qū)——具體地址，直到縣、區(qū)一級的地址都是選擇式（類似于京東、淘寶等的選擇式）。具體某路某號(hào)的地址是填寫式。辦理事項(xiàng)、轉(zhuǎn)遞依據(jù)如何選擇可見下圖。

（4）學(xué)生遠(yuǎn)程登記后的修改和刪除。當(dāng)學(xué)生在“現(xiàn)在轉(zhuǎn)遞”或者“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”登記后，檔案狀態(tài)仍為在校，需要修改登記信息的，則點(diǎn)擊“修改”按鈕，修改好后確認(rèn)保存;需要?jiǎng)h除登記信息的，則點(diǎn)擊“刪除”按鈕，將整條登記信息全部刪除。學(xué)生在系統(tǒng)里只能有一條轉(zhuǎn)遞登記信息，不能新增，只能修改、刪除。

（5）提交登記信息后，系統(tǒng)會(huì)立刻進(jìn)行地址比對和材料比對。如系統(tǒng)提示“地址不一致”，則請學(xué)生核對相應(yīng)轉(zhuǎn)遞依據(jù)的地址信息是否一致，有誤即進(jìn)行修改;如系統(tǒng)提示“材料不全”，則請學(xué)生提醒輔導(dǎo)員將有關(guān)畢業(yè)材料歸檔。如系統(tǒng)提示“不比對地址”“不比對材料”“地址一致”“材料全”，則無須理會(huì)。

3.開發(fā)本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記管理界面

（1）新增“本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記管理”菜單，有審核通過、內(nèi)轉(zhuǎn)通過、打印、導(dǎo)出、修改、刪除、返回、查詢等按鈕。在系統(tǒng)對地址、歸檔材料自動(dòng)比對的基礎(chǔ)上，再由工作人員對登記的信息進(jìn)行審核，審核通過的信息即自動(dòng)打星號(hào)進(jìn)入“檔案轉(zhuǎn)移”界面。

可以通過學(xué)號(hào)、姓名、狀態(tài)、登記日期、審核日期這些途徑單獨(dú)或者綜合查詢登記信息?！胺祷亍卑粹o的功能是將已經(jīng)審核通過的數(shù)據(jù)返回“待審核”狀態(tài)。點(diǎn)擊“修改”則可以由工作人員對學(xué)生的登記信息進(jìn)行修改。對難以修改成功的或者不需要保留的登記信息，工作人員可以點(diǎn)擊“刪除”按鈕刪除整條信息。

（2）在“辦理事項(xiàng)”下拉欄里默認(rèn)顯示“現(xiàn)在轉(zhuǎn)遞”的數(shù)據(jù)。而“延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）”以及“保留到期”的數(shù)據(jù)只有下拉選擇后才顯示。在“狀態(tài)”下拉欄里默認(rèn)顯示“待審核”的數(shù)據(jù)?！叭俊薄皩徍送ㄟ^”“內(nèi)轉(zhuǎn)通過”的數(shù)據(jù)只有下拉選擇后才顯示。在“轉(zhuǎn)遞依據(jù)”的下拉欄里默認(rèn)顯示全部。

（3）遠(yuǎn)程登記管理界面新增“保留到期”選擇項(xiàng)。延遲轉(zhuǎn)遞（保留二年）的數(shù)據(jù)到期后，該條詳細(xì)信息自動(dòng)進(jìn)入“保留到期”。

四、設(shè)計(jì)創(chuàng)新點(diǎn)

將本科生檔案的轉(zhuǎn)遞依據(jù)創(chuàng)新性分為七類，分別是回省報(bào)到證、工作報(bào)到證、滬籍戶口簿、外地戶口簿、回省調(diào)檔函、工作調(diào)檔函、考學(xué)調(diào)檔函。這種分類法便于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的自動(dòng)比對，在國內(nèi)尚未見到同樣的分類法。在國內(nèi)的本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)中，尚未發(fā)現(xiàn)有數(shù)據(jù)（包括地址和歸檔材料）的自動(dòng)比對。通過對戶籍地址、檔案接收單位、工作單位地址進(jìn)行規(guī)范，從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)比對，是創(chuàng)新性的做法。

對于學(xué)生檔案年年滯留這樣一個(gè)老大難的問題，能夠通過新的信息管理系統(tǒng)得到解決，使將來離校學(xué)生的個(gè)人檔案可以及時(shí)流轉(zhuǎn)，避免滯留和積壓在高校里。這樣既解決了問題，又實(shí)現(xiàn)了解決方式的信息化。

五、可能遇到的問題及其解決辦法

1.不同轉(zhuǎn)遞依據(jù)下的操作。轉(zhuǎn)遞依據(jù)包括七項(xiàng)，分別是回省報(bào)到證、工作報(bào)到證、滬籍戶口簿、外地戶口簿、回省調(diào)檔函、工作調(diào)檔函、考學(xué)調(diào)檔函。在不同轉(zhuǎn)遞依據(jù)下，針對每一種轉(zhuǎn)遞依據(jù)，進(jìn)行專門的影像上傳、地址比對、歸檔材料比對等操作。“地址比對”中的地址必須是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的地址信息，省市自治區(qū)——地級市——縣、區(qū)都是可選擇式，是最新的行政區(qū)劃，而具體某路某號(hào)的地址是填寫式。

2.自動(dòng)比對歸檔材料的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。由于某校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)自2020年1月起才有歸檔數(shù)據(jù)，所以在將來比對歸檔材料的過程中，只比對畢業(yè)年度為2020年及以后的;對畢業(yè)年度為2020年之前（不包括2020年）的，則不比對歸檔材料。對于結(jié)業(yè)生、退學(xué)生、轉(zhuǎn)出的插班生，在選擇“畢業(yè)年度”時(shí)選擇結(jié)業(yè)、退學(xué)、轉(zhuǎn)出的年度。

3.學(xué)院輔導(dǎo)員如何知曉“歸檔材料不全”。在學(xué)生自己看到提交后的登記信息界面，如果“材料核對”變紅，同時(shí)顯示“材料不全”，則系統(tǒng)提示學(xué)生“請?zhí)嵝演o導(dǎo)員將有關(guān)材料歸檔”。

4.學(xué)生如何快速知曉快遞單號(hào)。當(dāng)檔案現(xiàn)狀由“在?！北４鏋椤稗D(zhuǎn)出”時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送快遞單號(hào)到學(xué)生登記的手機(jī)中，并且提示學(xué)生其本人檔案近幾日將移交給郵局。這樣就可以實(shí)現(xiàn)快遞單號(hào)的精準(zhǔn)投放，為廣大學(xué)生節(jié)約了查詢信息的時(shí)間和精力，也解決了部分學(xué)生在登記后不重視轉(zhuǎn)遞結(jié)果的問題。

六、結(jié)論

通過本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)的智能化設(shè)計(jì)，完成本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案，最終建成一個(gè)功能比較完備、數(shù)據(jù)比較智能的本科生檔案轉(zhuǎn)遞遠(yuǎn)程登記系統(tǒng)。同時(shí)，這一系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可推廣性、可復(fù)制性，如果推廣普遍使用，將對各高校的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作起到較強(qiáng)的提升作用。

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（作者單位：上海大學(xué)檔案館）

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