面向資產(chǎn)管理的高校圖書館編目外包質(zhì)控研究

李煒峰 宋海艷 彭佳 張潔

作者簡介：李煒峰（1980— ），上海交通大學(xué)圖書館助理館員;宋海艷（1981— ），上海交通大學(xué)圖書館副研究館員;彭佳（1979— ），上海交通大學(xué)圖書館館員;張潔（1982— ），上海交通大學(xué)圖書館副研究館員。

摘 要：文章從編目外包對圖書資產(chǎn)管理的影響入手，梳理了圖書資產(chǎn)管理對編目外包的管理要求，以上海交通大學(xué)圖書館編目外包質(zhì)控管理實(shí)踐為例，在嚴(yán)格落實(shí)資產(chǎn)管理要求、選擇合適的編目外包公司、注重業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)、提高管理水平等方面提出了相關(guān)建議，以期高校圖書館更好地開展圖書資產(chǎn)管理工作。

中圖分類號：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1588（2022）02-0064-05

關(guān)鍵詞：高校圖書館;編目外包;質(zhì)量控制;圖書資產(chǎn)管理

圖書館編目外包屬于圖書館業(yè)務(wù)外包，于20世紀(jì)90年代被引入我國[1]。朱復(fù)成于2000年發(fā)表的《美國圖書館業(yè)務(wù)外包的得失及啟示》是我國最早介紹圖書館編目外包和信息外包的文章。朱復(fù)成認(rèn)為，編目外包的成功與否主要取決于圖書館是否能夠做出正確規(guī)劃并簽訂合同，以及監(jiān)督檢查合同的執(zhí)行情況[2]。2004年，中山大學(xué)舉辦了“文獻(xiàn)資源建設(shè)與供需方互動研究”研討會，程煥文教授從信息技術(shù)發(fā)展壓力和工作重心轉(zhuǎn)移推動兩方面分析了圖書館采編業(yè)務(wù)外包的必要性，并結(jié)合中山大學(xué)圖書館的實(shí)踐情況，指出圖書館采編業(yè)務(wù)外包可造就雙贏局面，是圖書館不可忽視的發(fā)展趨勢[3]。另外，有研究者根據(jù)美國圖書館界多年的編目外包發(fā)展歷程提出，科學(xué)合理的編目外包是圖書館節(jié)省人力、物力、財(cái)力以及提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量的有效途徑[4]。因此，我國圖書館的編目外包得到快速發(fā)展。

1 編目外包給圖書資產(chǎn)管理帶來的實(shí)際影響

根據(jù)服務(wù)場所分類，編目外包通常分為駐場外包、異地外包及混合形式。編目外包的主要內(nèi)容包括編目、驗(yàn)收入藏、貼條形碼、裝防盜磁條、蓋館藏章、貼書標(biāo)等[5]。編目外包有利于圖書館節(jié)約人力成本，提高工作效率，節(jié)省工作時間[6]。但是，隨著編目外包的普遍化，因外包公司從業(yè)人員專業(yè)知識欠缺、人事變動頻繁等引起的數(shù)據(jù)質(zhì)量差、后續(xù)成本增加已成為高校圖書館不可忽視的重大問題[7]。近年來，我國有關(guān)部門印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知》《教育部關(guān)于規(guī)范和加強(qiáng)直屬高校國有資產(chǎn)管理的若干意見》《教育部直屬高等學(xué)校國有資產(chǎn)管理暫行辦法》等文件，對國有固定資產(chǎn)的入賬、登記、驗(yàn)收、規(guī)范使用、清查盤點(diǎn)等工作提出了更加嚴(yán)格的管理要求。圖書文獻(xiàn)資源是高校圖書館國有固定資產(chǎn)的重要組成部分，高校圖書館應(yīng)進(jìn)一步根據(jù)內(nèi)控制度、資產(chǎn)審計(jì)等要求，強(qiáng)化對圖書文獻(xiàn)資源的精細(xì)化管理。高校圖書館的編目外包質(zhì)控管理情況直接影響其圖書資產(chǎn)管理的規(guī)范性和成效。一方面，編目外包涉及的圖書登記、驗(yàn)收流程和圖書加工的規(guī)范性與圖書資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)相關(guān);另一方面，編目外包涉及的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量與圖書資產(chǎn)檢索、服務(wù)和處置管理相關(guān)。因此，在圖書資產(chǎn)管理方面，高校圖書館應(yīng)更加重視編目外包質(zhì)控管理，提高圖書資產(chǎn)管理的效率和水平。

2 圖書資產(chǎn)管理對編目外包質(zhì)控管理提出的新要求

2.1 固定資產(chǎn)管理：驗(yàn)收登記，賬卡相符

《關(guān)于加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知》規(guī)定，行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位為滿足自身開展業(yè)務(wù)活動或其他活動需要而控制的，使用年限和單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)。高校圖書館應(yīng)按規(guī)定登記固定資產(chǎn)賬簿，定期與固定資產(chǎn)卡片進(jìn)行核對，確保賬卡相符，在固定資產(chǎn)卡上載明固定資產(chǎn)的基本信息、財(cái)務(wù)信息及使用信息，并隨資產(chǎn)全生命周期管理動態(tài)更新?！督逃恐睂俑叩葘W(xué)校國有資產(chǎn)管理暫行辦法》規(guī)定，高校應(yīng)當(dāng)建立健全國有資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、入賬、保管、領(lǐng)用、維護(hù)等相互制約的管理制度，加強(qiáng)國有資產(chǎn)日常管理[8]。高校圖書館應(yīng)加強(qiáng)對編目外包質(zhì)控的過程監(jiān)管，既要增強(qiáng)圖書驗(yàn)收、登記、標(biāo)記等工作的規(guī)范性，又要加大館員在驗(yàn)收登記時的監(jiān)管和復(fù)核力度，把好圖書資產(chǎn)管理的入口關(guān)。

2.2 內(nèi)部控制管理：風(fēng)險防控，程序合規(guī)

財(cái)政部于2012年印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》指出，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制是指通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，實(shí)現(xiàn)對行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險的防范和管控[9]。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的目標(biāo)包括保證經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，以有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)效率。因此，高校圖書館應(yīng)樹立編目外包風(fēng)險防控意識，注重對外包人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)及數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，根據(jù)清單核實(shí)到館圖書的種數(shù)、冊數(shù)、價格、批次等數(shù)據(jù)，為后續(xù)的圖書資產(chǎn)使用、服務(wù)和處置等提供準(zhǔn)確的信息。

2.3 資產(chǎn)審計(jì)管理：制度規(guī)范，資產(chǎn)安全

教育部于2015年印發(fā)的《教育部關(guān)于加強(qiáng)直屬高等學(xué)校內(nèi)部審計(jì)工作的意見》要求高校應(yīng)加強(qiáng)學(xué)校資產(chǎn)管理審計(jì)，規(guī)范學(xué)校資產(chǎn)管理，提高資產(chǎn)使用效益[10]。高校圖書館應(yīng)重點(diǎn)審計(jì)資產(chǎn)配置、使用、處置和對外投資是否符合規(guī)定，將資產(chǎn)管理與預(yù)算管理、財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，防止高校資產(chǎn)流失。編目外包是資產(chǎn)入賬的重要環(huán)節(jié)，高校圖書館應(yīng)主動加強(qiáng)制度建設(shè)，使相關(guān)業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行規(guī)范、有效，保障資產(chǎn)安全。

3 上海交通大學(xué)圖書館編目外包質(zhì)控管理實(shí)踐

為了解決人力減少的問題，提高圖書上架效率，上海交通大學(xué)圖書館（以下簡稱“上交大館”）于2007年開始探索和開展駐館編目外包工作，其中，外包的工作內(nèi)容主要有圖書拆包、系統(tǒng)驗(yàn)收、建立資產(chǎn)簿、書目數(shù)據(jù)套錄、添加單冊、系統(tǒng)典藏、貼標(biāo)簽、貼條碼、裝磁條、蓋館藏章等，館員主要負(fù)責(zé)圖書驗(yàn)收、資產(chǎn)簿復(fù)核和管理、書目數(shù)據(jù)校對、書目數(shù)據(jù)原編、系統(tǒng)典藏管理及外包現(xiàn)場管理等工作。隨著我國對圖書資產(chǎn)管理要求的精細(xì)化，上交大館根據(jù)圖書資產(chǎn)管理、資產(chǎn)審計(jì)等要求，持續(xù)完善編目外包質(zhì)控管理工作。

3.1 梳理潛在風(fēng)險點(diǎn)，建立內(nèi)部控制制度

自2016年起，上交大館在學(xué)校財(cái)務(wù)處、資實(shí)處的指導(dǎo)下，編制了《圖書文獻(xiàn)資料內(nèi)部控制操作規(guī)范》，內(nèi)容包括內(nèi)控概述、管理體制與運(yùn)行機(jī)制、預(yù)算編制、招投標(biāo)、采購與驗(yàn)收、使用與管理、剔舊與捐贈、信息化管理、績效考評、監(jiān)督與評價等。上交大館針對圖書文獻(xiàn)資源驗(yàn)收工作，確定了內(nèi)控目標(biāo)，即根據(jù)清單核實(shí)到館圖書種數(shù)、冊數(shù)、價格、批次等數(shù)據(jù)，確保圖書的數(shù)量和質(zhì)量符合采購要求。為了確保實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)，上交大館梳理了兩個潛在的風(fēng)險點(diǎn)，分別為紙質(zhì)資源驗(yàn)收程序不規(guī)范和紙質(zhì)資源書目數(shù)據(jù)存在錯誤，并針對潛在風(fēng)險采取了以下控制措施：一是建立嚴(yán)格的紙質(zhì)資源交付使用驗(yàn)收制度，規(guī)定由不同崗位的工作人員共同開展驗(yàn)收工作，確保圖書信息登記的準(zhǔn)確性、完整性。二是通過招標(biāo)的方式確定合適的編目外包公司，定期開展編目外包人員培訓(xùn)工作，并要求編目館員不斷加大對書目數(shù)據(jù)的校對質(zhì)控力度，提高紙質(zhì)圖書編目質(zhì)量，為讀者提供良好的檢索、服務(wù)體驗(yàn)。

3.2 規(guī)范業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)監(jiān)督管理

3.2.1 規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程。為了加強(qiáng)對編目外包工作的指導(dǎo)，上交大館制定并持續(xù)更新《紙質(zhì)文獻(xiàn)資源編目總則》《中文加工與編目細(xì)則和基本流程》《外文加工與編目細(xì)則和基本流程》《標(biāo)簽加裝與轉(zhuǎn)換流程》《文獻(xiàn)資源典藏分配方案》等工作流程規(guī)范，使編目外包工作的流程更加規(guī)范。

3.2.2 實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。2019年，上交大館發(fā)布了《圖書資產(chǎn)管理辦法》，要求相關(guān)工作人員及時對采購的圖書資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收，并建立資產(chǎn)臺賬，已被納入圖書資產(chǎn)的文獻(xiàn)資源不得滯留賬外，由編目外包公司開展圖書拆包驗(yàn)收及后續(xù)的編目、典藏、加工等具體工作。上交大館立足資產(chǎn)管理和風(fēng)險控制要求，設(shè)計(jì)了如上頁圖1、圖2所示的《上海交通大學(xué)圖書館圖書驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)表》及《中外文圖書驗(yàn)收（分類）統(tǒng)計(jì)表》，使圖書驗(yàn)收及相關(guān)工作過程有據(jù)可循，實(shí)現(xiàn)對編目外包工作的閉環(huán)管理。

3.2.3 注重現(xiàn)場管理。除注重業(yè)務(wù)規(guī)范、業(yè)務(wù)監(jiān)督外，上交大館還注重在編目外包現(xiàn)場的溝通、協(xié)調(diào)和管理。2021年，上交大館在落實(shí)內(nèi)部控制管理要求的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步制定了《圖書編目加工工作場所管理規(guī)范》，對編目外包工作場所的工作區(qū)域劃分、消防安全、安全管理及疫情防控等事項(xiàng)進(jìn)行了更加細(xì)化的規(guī)定，以保障編目外包工作的有序開展。

3.3 建立多層級管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)編目數(shù)據(jù)質(zhì)量管理

為了提高編目外包管理效率和管理水平，上交大館建立了多層級的管理團(tuán)隊(duì)，詳見圖3。編目外包公司工作人員的具體工作包括圖書驗(yàn)收、數(shù)據(jù)套錄、圖書典藏、圖書加工等，由上交大館指定編目外包公司駐館工作組長，方便及時溝通與協(xié)調(diào)編目外包具體工作。上交大館在崗位設(shè)置中明確了編目外包現(xiàn)場管理館員的職責(zé)，由其直接對接編目外包公司駐館工作組長，以協(xié)調(diào)編目工作安排、人員管理等事宜。對于編目外包公司駐館工作組長無法解決的事宜，由編目外包現(xiàn)場管理館員直接與編目外包公司負(fù)責(zé)人對接，協(xié)調(diào)并共同解決相關(guān)問題。圖書館編目校對館員負(fù)責(zé)發(fā)現(xiàn)編目數(shù)據(jù)存在的質(zhì)量問題，并與編目外包公司駐館工作組長溝通協(xié)調(diào)，及時解決相關(guān)問題。圖書館業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的職責(zé)是向圖書館編目外包現(xiàn)場管理館員傳達(dá)管理要求，并與編目外包公司負(fù)責(zé)人溝通協(xié)調(diào)編目外包相關(guān)的重大問題，以及根據(jù)編目校對館員的建議，對編目數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提出更高的管理要求。

4 面向資產(chǎn)管理的高校圖書館編目外包質(zhì)控建議

4.1 源頭規(guī)范：嚴(yán)格落實(shí)資產(chǎn)管理要求

無最低使用年限、單價相對較低、數(shù)量龐大、使用人數(shù)和次數(shù)較多、容易遺失等都是圖書資產(chǎn)獨(dú)有的特點(diǎn)，有別于家具、設(shè)備等其他固定資產(chǎn)。因此，在實(shí)際業(yè)務(wù)工作中，高校圖書館應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)資產(chǎn)管理要求，規(guī)范有序地開展圖書驗(yàn)收、登記與信息記錄工作，確保相關(guān)信息的完整、準(zhǔn)確，為后續(xù)的資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)、圖書檢索與服務(wù)、資產(chǎn)處置等工作提供明確的依據(jù)。

4.2 質(zhì)量控制：選擇合適的編目外包公司

為了保障編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量和驗(yàn)收的規(guī)范性，高校圖書館應(yīng)慎重選擇合適的編目外包公司，要求編目外包公司能夠獨(dú)立開展編目外包工作，避免因圖書采購供應(yīng)服務(wù)商變動造成的編目外包工作調(diào)整。高校圖書館在招標(biāo)時，應(yīng)綜合考慮編目外包公司的信譽(yù)、業(yè)務(wù)經(jīng)歷和工作人員的業(yè)務(wù)能力，并要求工作人員具有CALIS編目相關(guān)資質(zhì)及一定的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)和學(xué)習(xí)能力。同時，為了保障編目數(shù)據(jù)質(zhì)量的穩(wěn)定性，高校圖書館應(yīng)通過協(xié)商或簽訂合同的方式，避免因外包工作人員頻繁變動造成的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量下降等問題。

4.3 效能提升：注重業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)

外包服務(wù)過程的協(xié)調(diào)管理是高校圖書館編目外包質(zhì)控管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，高校圖書館應(yīng)與編目外包公司保持緊密的溝通和協(xié)調(diào)關(guān)系[11]。一方面，高校圖書館可以合同的形式與外包公司約定服務(wù)規(guī)則和規(guī)范，建立業(yè)務(wù)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，使編目外包公司能夠明確相關(guān)工作職責(zé);另一方面，高校圖書館可要求編目外包公司加快服務(wù)反饋和響應(yīng)速度，及時解決服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題和矛盾，提升圖書編目工作質(zhì)量。

4.4 系統(tǒng)保障：提高管理水平

高校圖書館必須建立健全用人機(jī)制及質(zhì)量控制機(jī)制，保持編目工作隊(duì)伍的穩(wěn)定，要求編目外包公司加大對外包數(shù)據(jù)的審校及維護(hù)力度[12]。高校圖書館應(yīng)不斷優(yōu)化編目外包工作細(xì)則、提升編目外包數(shù)據(jù)質(zhì)量，以外包自評、館員評價、業(yè)務(wù)部門評價及用戶評價等方式，定期開展編目外包服務(wù)成效評估工作，及時解決編目外包中存在的問題，持續(xù)創(chuàng)新編目外包管理方式，提高管理水平，使圖書編目工作更加高效、有序。

5 結(jié)語

經(jīng)過多年的發(fā)展，編目外包已成為高校圖書館提高服務(wù)效率、減輕館員壓力、減少圖書積壓的主要手段。但是，相關(guān)實(shí)踐證明，編目外包加重了高校圖書館的監(jiān)管負(fù)擔(dān)，增加了其風(fēng)險防控對象[13]。為了更加有效、規(guī)范地落實(shí)圖書資產(chǎn)管理要求，高校圖書館必須始終把編目外包質(zhì)控管理放在首位，不斷加強(qiáng)編目外包管理制度建設(shè)，持續(xù)、健康地開展圖書編目工作。

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（編校：馮耕）

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