公立醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與應(yīng)用

摘 要：隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們的物質(zhì)與精神生活水平逐漸得到改善和不斷提升，目前我國(guó)人口老齡化的趨勢(shì)逐漸加重，我國(guó)醫(yī)療體系面臨著更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。公立醫(yī)院作為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的主流，其發(fā)展與建設(shè)對(duì)于醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步有著重大的影響，而公立醫(yī)院的檔案有助于推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，這也就需要相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)不斷加強(qiáng)院內(nèi)檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理工作方式，充分發(fā)揮檔案在實(shí)際工作與生活中的應(yīng)用。文章通過(guò)對(duì)公立醫(yī)院檔案在實(shí)際生活與工作中應(yīng)用發(fā)揮的效用進(jìn)行探究，分析并探討了醫(yī)院檔案管理的工作方法以及應(yīng)用等問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 檔案管理 應(yīng)用創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：F016.3;G270

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2022）02-238-02

檔案是企業(yè)或單位信息資源的整合，在日常的管理和工作中起到很大的作用。尤其是一些公立醫(yī)院的檔案，它們集合了醫(yī)院的行政、人事和醫(yī)療等各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的文件信息，公立醫(yī)院常見(jiàn)的檔案內(nèi)容包括基礎(chǔ)建設(shè)、人事、醫(yī)療數(shù)據(jù)等，具備原始不可再生的特質(zhì)，是醫(yī)院在發(fā)展歷史中的一份見(jiàn)證和權(quán)威的憑據(jù)。當(dāng)前正處于我國(guó)新一輪醫(yī)療改革的大環(huán)境下，公立醫(yī)院要想取得較大的突破則需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和潮流，需要進(jìn)一步創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的工作，構(gòu)建一種全新的檔案管理模式。首先，管理人員要清楚了解醫(yī)院內(nèi)部檔案信息構(gòu)成，并合理規(guī)劃這部分檔案信息;其次，提升檔案從業(yè)人員的知識(shí)儲(chǔ)備量與職業(yè)素養(yǎng)，從多角度推動(dòng)公立醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，使其更夠更好地服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作。因此，筆者認(rèn)為，做好醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新工作關(guān)系著公立醫(yī)院的能否順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，同時(shí)也是我國(guó)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的重要表現(xiàn)，對(duì)于推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。

一、公立醫(yī)院檔案管理應(yīng)用

（一）醫(yī)院內(nèi)部管理工作

做好檔案管理工作是醫(yī)院日常管理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，醫(yī)院檔案承載了醫(yī)院的各類信息，如歸檔的病歷承載了前來(lái)就診的詳情記錄、人事檔案記載了醫(yī)院來(lái)往的職工信息及調(diào)度記錄等，它可以給醫(yī)院的決策者提供有效的信息依據(jù)及保障。簡(jiǎn)單來(lái)講，檔案管理工作的成果直接影響到醫(yī)院的業(yè)務(wù)管理水準(zhǔn)及服務(wù)品質(zhì)，是醫(yī)院日常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理部門(mén)可以通過(guò)業(yè)務(wù)端收集、匯總、分析醫(yī)療衛(wèi)生、人事等檔案資料，對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作情況進(jìn)行規(guī)劃、考核、監(jiān)控、檢查，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化的檔案管理方法。

（二）教學(xué)研究工作

醫(yī)學(xué)教研工作一直是醫(yī)療事業(yè)的重要組成部分，尤其是在新醫(yī)療改革的背景下，醫(yī)院要想提升自己的教研水平與質(zhì)量，獲取更多的醫(yī)學(xué)科研成果，需要參考并借助許多醫(yī)學(xué)案例及資料。醫(yī)院在進(jìn)行臨床治療與日常人事、行政等工作中會(huì)產(chǎn)生一些信息及文件資料，而這些文件分類歸檔后，則構(gòu)成醫(yī)院的檔案。醫(yī)院的檔案既展示了醫(yī)院成長(zhǎng)歷程，又可用于醫(yī)院日常的教研工作、人才調(diào)度等工作，為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展、教學(xué)研究提供了良好的信息基礎(chǔ)。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理，深入了解檔案內(nèi)容，提升檔案利用率。

（三）資料的查閱與宣傳

醫(yī)院的檔案涵蓋了醫(yī)院生存和發(fā)展的每一個(gè)階段，除了日常管理的病案材料，還包括基建檔案、財(cái)政辦公室檔案、人力資源檔案等，這些病案材料和信息能夠真實(shí)地反映整個(gè)醫(yī)院生存和發(fā)展過(guò)程，是醫(yī)院發(fā)展、日常管理運(yùn)行的重要材料，可以為醫(yī)院的宣教工作提供更多的信息與數(shù)據(jù)支撐。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

隨著新醫(yī)改的實(shí)施與推出，檔案管理工作的開(kāi)展趨于規(guī)范化，公立醫(yī)院在對(duì)檔案進(jìn)行管理上有了明顯的改善與提高，但在實(shí)際工作中仍舊存在一些問(wèn)題沒(méi)有得到深入的解決。

（一）現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)不充分，缺乏創(chuàng)新手段

一些醫(yī)院的管理者缺乏現(xiàn)代化檔案的管理意識(shí)，重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)醫(yī)院各種信息材料的收集與整理保存，并未真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。以人力資源檔案為例，由于醫(yī)院以醫(yī)療科研為主，過(guò)于要求人事、行政、后勤等服務(wù)于臨床一線，而忽視了幾者之間相輔相成的關(guān)系，使得在人力資源檔案管理方面存在很大的欠缺，如醫(yī)護(hù)人員的進(jìn)修證件、工作業(yè)績(jī)等應(yīng)歸檔的材料缺失，人力資源檔案內(nèi)容不齊全或者內(nèi)容未及時(shí)更新，影響檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

我國(guó)信息科學(xué)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的進(jìn)度，檔案管理方式也在不斷地升級(jí)，由傳統(tǒng)的純紙質(zhì)化管理向紙質(zhì)化與信息化并駕齊驅(qū)的管理方式轉(zhuǎn)變。但是就當(dāng)前公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在較大的問(wèn)題，尤其是缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能夠很好地發(fā)揮檔案管理信息系統(tǒng)的信息挖掘與使用功能，導(dǎo)致大部分的數(shù)字化檔案信息被遺棄或者閑置，無(wú)法真正地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的一站式管理。這種檔案管理的形式和傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的管理方法之間還存在一定的差距，不利于對(duì)檔案資源的有效利用和開(kāi)發(fā)。

（二）人員與基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊全

1.基礎(chǔ)設(shè)施落后。受當(dāng)前社會(huì)醫(yī)療需求及醫(yī)院經(jīng)營(yíng)收入等方面的影響，許多醫(yī)院將大部分的精力都集中在醫(yī)院研究及醫(yī)院診斷治療等業(yè)務(wù)方面，對(duì)于醫(yī)院檔案的維護(hù)管理工作往往投入有限。盡管絕大多數(shù)的公立醫(yī)院均已經(jīng)設(shè)置了專門(mén)的醫(yī)院檔案室，但是由于醫(yī)院檔案管理室的整體規(guī)劃性功能欠缺，空間狹窄，許多不同類型的檔案被混雜在一起，功能區(qū)域規(guī)劃不明確，檔案的收集管理和檔案存放使用地點(diǎn)公用，不符合我國(guó)當(dāng)前在檔案管理方面的要求，尤其是不符合醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。眾所周知，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案，其保存環(huán)境對(duì)于濕度及干燥性有著較高的要求，但是目前部分公立醫(yī)院因成本及其他方面原因，使得檔案管理室的配套設(shè)施不夠完備，如燃?xì)鉁缁鹌?、空調(diào)機(jī)、除濕器等，甚至部分醫(yī)院檔案室的溫度、濕度及安全不達(dá)標(biāo)，對(duì)檔案的保存與利用產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.管理人員綜合素質(zhì)有待提高。檔案管理對(duì)專業(yè)的要求很強(qiáng)，要求具有檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、醫(yī)學(xué)知識(shí)等相關(guān)專業(yè)的人員管理與使用。但是，目前醫(yī)院人員的分配更加傾向于醫(yī)療方面，負(fù)責(zé)檔案的管理人員大多是身兼數(shù)職，這部分人員更多的精力是放置在行政、人事等事務(wù)處理上，不能夠全身心地投入到檔案整理、更新與保護(hù)工作中;同時(shí)，目前負(fù)責(zé)檔案管理的人員其專業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)要求之間仍有較大的差距，難以滿足檔案管理的需求。

三、醫(yī)院檔案規(guī)范化管理與創(chuàng)新思路

（一）全面加強(qiáng)醫(yī)院管理者與各級(jí)管理人員的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理理念

現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理理念是做好醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)。因此，首先要加強(qiáng)醫(yī)院管理者與檔案管理人員的規(guī)范化管理意識(shí)。醫(yī)院在日常的工作中，要加強(qiáng)院內(nèi)各部門(mén)的檔案宣講工作，提升各部門(mén)、各單位、各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的檔案意識(shí)，讓每一位相關(guān)人員都能夠積極為做好醫(yī)院檔案管理工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。讓大家認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作關(guān)系著醫(yī)院的進(jìn)步與發(fā)展。人力資源檔案是醫(yī)院人才資源的信息庫(kù)，為醫(yī)院合理使用、合理配置人才提供了依據(jù)，因此在宣傳的過(guò)程中，要使得醫(yī)護(hù)人員意識(shí)到人力資源檔案與自己有著密切的聯(lián)系，關(guān)系到本人在醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展前途，爭(zhēng)取全院干部職工對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的全力支持。要利用各種機(jī)會(huì)，舉辦檔案管理的專題研討會(huì)、創(chuàng)新性專題會(huì)、論文寫(xiě)作等多種方法與活動(dòng)形式，來(lái)增強(qiáng)意識(shí)的培養(yǎng)，為后續(xù)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化和創(chuàng)新打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）多舉措并施，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理

醫(yī)院的檔案信息資源很多，涉及了人力資源、財(cái)務(wù)及醫(yī)療等多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)。要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，醫(yī)院就必須建立健全檔案管理制度，并加強(qiáng)管理知識(shí)儲(chǔ)備與專業(yè)技能培養(yǎng)，多舉措同時(shí)進(jìn)行。檔案管理人員要結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院業(yè)務(wù)與檔案管理實(shí)際情況，構(gòu)建一套適用于本單位的檔案管理體系，推動(dòng)醫(yī)院人力資源、財(cái)務(wù)、醫(yī)療等檔案管理、開(kāi)發(fā)及利用。如，首先在規(guī)范人事檔案管理時(shí)，從制度到落實(shí)需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定執(zhí)行;其次在進(jìn)行人事檔案材料收集時(shí)，可根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，采取經(jīng)常性、定期、集中收集相結(jié)合方式，及時(shí)更新人事檔案資料，以適應(yīng)最新工作需求。

（三）切實(shí)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在新一輪醫(yī)療改革背景下，現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理工作需要由一個(gè)具有專業(yè)性的檔案人才管理團(tuán)隊(duì)來(lái)負(fù)責(zé)組織和推進(jìn)。因此，醫(yī)院可以結(jié)合院方實(shí)際情況制定對(duì)應(yīng)的檔案管理人才培養(yǎng)方案，通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與技能的教育與培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。醫(yī)院可在內(nèi)部組織一些有關(guān)檔案管理理念及檔案管理技術(shù)的專題講座，培養(yǎng)醫(yī)院職工的檔案意識(shí)與管理技能;對(duì)外，醫(yī)院應(yīng)堅(jiān)持“走出去”的觀念，與第三方咨詢公司不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)合作，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)企業(yè)和國(guó)外先進(jìn)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理服務(wù)模式，讓醫(yī)院檔案管理人員“走出去”到沿海地區(qū)先進(jìn)的醫(yī)院學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技術(shù)、規(guī)范化的管理知識(shí)，并將學(xué)到的內(nèi)容與實(shí)際工作融會(huì)貫通，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理制度的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型和優(yōu)化升級(jí)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化管理，提升檔案利用率

在新時(shí)代背景下，加強(qiáng)檔案信息化管理仍舊是包括醫(yī)院在內(nèi)各企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展與創(chuàng)新的重心。常見(jiàn)的檔案信息化管理方式除了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、記錄及管理方式之外，還間接提高了檔案的利用率，打破時(shí)間與空間限制。醫(yī)院內(nèi)部在進(jìn)行檔案信息化變革的時(shí)候，可以將各職能部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)起來(lái)，確保檔案負(fù)責(zé)人可以通過(guò)系統(tǒng)同步的信息資料進(jìn)行檔案的管理工作。例如，建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)硬件等實(shí)現(xiàn)人事數(shù)據(jù)的手機(jī)、分析、處理等功能，迅速地為醫(yī)院決策層提供符合要求的職工信息，為醫(yī)院人才隊(duì)伍的建設(shè)提供預(yù)測(cè)憑據(jù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

時(shí)代的快速發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，人們的生活水平與生活需求有了質(zhì)的飛躍，人們對(duì)于就醫(yī)及醫(yī)療輔助有著更高的要求。因此為了適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)需要擁抱時(shí)代，擁抱變化。檔案作為醫(yī)院日常工作運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵部分，保障其信息完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性極為重要。為了促進(jìn)檔案管理工作有序開(kāi)展，充分發(fā)揮檔案的作用，公立醫(yī)院及其他機(jī)構(gòu)需要進(jìn)一步重視檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理，從人員、制度、資金、技術(shù)等多方面出發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目標(biāo)。

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（作者單位：內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院 內(nèi)蒙古呼和浩特 010000）

[作者簡(jiǎn)介：曹文波（1975—），男，漢族，內(nèi)蒙古烏蘭察布市人，內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院，研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理與現(xiàn)代化建設(shè)。]

（責(zé)編：若佳）

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