高校圖書固定資產(chǎn)管理的困境及優(yōu)化對策研究

■王 勇

（福建師范大學(xué)數(shù)學(xué)與統(tǒng)計學(xué)院，福建 福州 350117）

高校是實(shí)施“科教興國”開拓人才渠道的主要陣地，是培養(yǎng)創(chuàng)新型、復(fù)合型人才、產(chǎn)生科研成果的基地。在培養(yǎng)擔(dān)當(dāng)民族復(fù)興大任時代新人的背景下，實(shí)現(xiàn)高等教育的內(nèi)涵式發(fā)展，需要從價值、目標(biāo)、動力、路徑、精神、資源六個維度全方位推進(jìn)，其中資源稟賦是高校實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必要條件，資源汲取能力已然成為高校發(fā)展不可或缺的核心要素之一。隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展、辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、資金來源渠道的多樣化，高校固定資產(chǎn)得以迅速膨脹，高校對固定資產(chǎn)的管理也越來越重視、越來越規(guī)范。但是高校圖書館固定資產(chǎn)作為一項(xiàng)重要的固定資產(chǎn)卻沒有得到同樣的重視，尤其是對圖書固定資產(chǎn)的管理大多有名無實(shí)。圖書固定資產(chǎn)因其種類多樣、數(shù)量龐大，決定了它不同于房屋建筑物、實(shí)驗(yàn)室各類儀器設(shè)備、行政辦公設(shè)備等其他固定資產(chǎn)，對其管理的難度較大。本文從固定資產(chǎn)管理的角度來分析高校圖書固定資產(chǎn)管理存在的諸多問題，以期發(fā)揮圖書固定資產(chǎn)對教學(xué)科研工作服務(wù)的效用，實(shí)現(xiàn)高等教育的內(nèi)涵式發(fā)展。

一、高校圖書固定資產(chǎn)的特征

高校圖書固定資產(chǎn)種類多樣、數(shù)量龐大，廣義上是指紙本圖書、電子圖書[1]，但是依據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)有著不同的分類。從載體形態(tài)出發(fā)可以分為普通圖書、傳統(tǒng)紙質(zhì)期刊、縮微資料和電子圖書、電子期刊、視聽資料、數(shù)據(jù)庫等；從來源渠道的角度分類，分為自購圖書、捐贈圖書、單位內(nèi)部編制交流研討資料和開展業(yè)務(wù)過程中所形成的資料;從使用期限看，既包括使用期限超過一年的(如普通圖書、電子圖書等)，又包括使用期不到一年，且到期后能裝訂成冊繼續(xù)使用的(如期刊、報紙等)。高校圖書固定資產(chǎn)不管是依據(jù)何種分類方法進(jìn)行分類，其主要目的都是為高等教育提供物質(zhì)保障，高等教育的性質(zhì)決定了高校圖書固定資產(chǎn)與一般固定資產(chǎn)存在差異性，其特征如下：其一，配置領(lǐng)域的非營利性。高校圖書資產(chǎn)一般不直接從事生產(chǎn)經(jīng)營活動，不直接創(chuàng)造物質(zhì)財富，不承擔(dān)保值增值任務(wù)。其主要作用是用于日常的教學(xué)科研活動，為培養(yǎng)高素質(zhì)人才、促進(jìn)科學(xué)技術(shù)發(fā)展和提升人民素質(zhì)提供物質(zhì)基礎(chǔ)。其二，資金來源的管控性。隨著教育體制的變革、辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大，高校圖書固定資產(chǎn)來源渠道呈現(xiàn)多元化，但固定資產(chǎn)資金來源渠道相對較為單一，主要依靠國家財政撥款和貸款，社會引資和捐贈占比小。其三，表現(xiàn)形態(tài)的多樣化。高校圖書固定資產(chǎn)包括中外文圖書、中外文期刊、光盤、軟件、數(shù)據(jù)庫、電子圖書、課件、電子期刊、系統(tǒng)平臺等[2]。其四，使用效益的社會性。高等教育作為一種準(zhǔn)公共產(chǎn)品，決定高校圖書固定資產(chǎn)投入使用是為社會提供公共產(chǎn)品，應(yīng)當(dāng)更加注重社會效益，實(shí)現(xiàn)高校圖書固定資產(chǎn)服務(wù)社會的職能。

二、高校圖書固定資產(chǎn)管理的困境

近年來，高校圖書固定資產(chǎn)總值增長迅速，大部分高校也都加強(qiáng)了對圖書固定資產(chǎn)的管理，但長期以來圖書固定資產(chǎn)管理沒有受到應(yīng)有的重視，在管理上仍然存在盲點(diǎn)和偏向?？偟膩砜?，目前高校圖書固定資產(chǎn)管理在技術(shù)、制度、管理、監(jiān)督層面都不同程度的存在困境。

（一）技術(shù)困境：信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用程度較低，存在“信息孤島”

高校利用信息技術(shù)手段來管理固定資產(chǎn)已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢，不僅為固定資產(chǎn)管理提供一種新的技術(shù)手段，還能為提高高校建設(shè)水平提供發(fā)展機(jī)遇[3]。高校利用信息化技術(shù)建立圖書固定資產(chǎn)信息化管理平臺，用來有效管理日漸龐大的圖書固定資產(chǎn)。雖然資產(chǎn)管理部門的工作效率提高，但是大部分高校對于信息化管理平臺應(yīng)用局限于錄入、查詢、統(tǒng)計、匯總借閱流通、遺失賠償?shù)然A(chǔ)管理功能，而對圖書資產(chǎn)分析、考核、評價等深層次功能應(yīng)用程度較低，很大程度上限制了圖書固定資產(chǎn)管理的信息化水平。另外，固定資產(chǎn)信息化管理平臺建設(shè)初期，管理者的信息化意識尚未完全轉(zhuǎn)變，僅僅是基于部門工作需要將傳統(tǒng)手工或電子記賬等方法轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)手段來處理。尤其是信息資源共建共享機(jī)制尚未建立，無法實(shí)現(xiàn)與資產(chǎn)綜合管理部門系統(tǒng)、財務(wù)部門系統(tǒng)進(jìn)行有效對接，導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以共享和利用，無法發(fā)揮信息化在流程優(yōu)化中的作用，形成了“信息孤島”。

（二）制度困境：管理規(guī)章制度不健全，造成管理混亂

高校固定資產(chǎn)管理是一項(xiàng)政策性、系統(tǒng)性、連續(xù)性很強(qiáng)的工作，在實(shí)施管理過程中不僅需要專業(yè)的管理機(jī)構(gòu)、管理人員、管理手段，更重要的是建立和完善各種相匹配的管理制度[2]。但就目前情況而言，大多數(shù)高校圖書固定資產(chǎn)管理規(guī)章制度不健全，管理混亂現(xiàn)象突出。雖然圖書館建立借閱管理制度、破損賠償制度，但卻沒有制訂科學(xué)合理的、具體可操作的圖書固定資產(chǎn)管理辦法、圖書固定資產(chǎn)采購入賬制度、圖書固定資產(chǎn)分類管理制定、圖書固定資產(chǎn)折舊報廢制度和圖書固定資產(chǎn)清查制度等，導(dǎo)致圖書資產(chǎn)管理工作無章可循，無據(jù)可依，無法實(shí)現(xiàn)圖書固定資產(chǎn)的周期管理。同時，高校圖書固定資產(chǎn)管理缺少配套的績效考核機(jī)制。在人員績效考核方面，高校屬于事業(yè)單位性質(zhì)，人員的管理職責(zé)、工作業(yè)績在一定程度上不影響工資的高低，造成人員責(zé)任意識薄弱，工作積極性不高。在固定資產(chǎn)績效考核方面，高校圖書固定資產(chǎn)的非營利性特征決定了在教學(xué)科研中使用固定資產(chǎn)而創(chuàng)造的價值很難選取衡量指標(biāo)和進(jìn)行定量分析，可操作性不足，難以真正反映出固定資產(chǎn)的使用情況。

（三）管理困境：管理意識淡薄，責(zé)任主體不明確

基于高校的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，當(dāng)前一部分高校重錢輕物、重買輕管、重賬輕實(shí)的思想相當(dāng)嚴(yán)重，對固定資產(chǎn)管理的重要性認(rèn)識不足，重視不夠，管理意識比較薄弱[4]。在高校內(nèi)部管理中，校級領(lǐng)導(dǎo)、管理人員的管理思想、管理手段受模式慣性的影響以及傳統(tǒng)教育管理思想的根深蒂固，對圖書固定資產(chǎn)管理的關(guān)注度明顯低于對日常的教學(xué)科研工作的關(guān)注度，圖書固定資產(chǎn)管理思想仍停留在“經(jīng)費(fèi)”觀念上，認(rèn)為國家財政撥款的圖書固定資產(chǎn)只需要完成教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)等方面，無需關(guān)注固定資產(chǎn)的效益性。而且大多數(shù)高校尚未設(shè)立專門的圖書固定資產(chǎn)的統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)和形成完整的管理體系，圖書固定資產(chǎn)管理通常由圖書館、固定資產(chǎn)管理處、財務(wù)管理處等部門進(jìn)行分塊管理，“條塊分割”的管理模式致使各個部門之間的相互銜接不夠，缺乏必要的溝通協(xié)商，“誰都管，誰都管不了，誰都不負(fù)責(zé)”等現(xiàn)象頻發(fā)，在管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)失管、失控，固定資產(chǎn)管理效率低下。

（四）監(jiān)督困境：監(jiān)督機(jī)制不健全，帳實(shí)不符現(xiàn)象突出

根據(jù)委托代理理論，委托人為了防止代理出現(xiàn)損害自身利益和怠工行為，必須進(jìn)行監(jiān)督。目前，高校在固定資產(chǎn)監(jiān)督方面缺少專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，更缺少牽頭部門來統(tǒng)籌整個高校固定資產(chǎn)的管理和監(jiān)督。雖然圖書固定資產(chǎn)作為高校固定資產(chǎn)的一部分，承擔(dān)的重要職責(zé)就是為教學(xué)、科研等保障信息來源，但高校資產(chǎn)管理部門、圖書館領(lǐng)導(dǎo)、工作人員對圖書資產(chǎn)的管理認(rèn)識不足，對圖書固定資產(chǎn)管理的監(jiān)管義務(wù)薄弱。圖書固定資產(chǎn)因其自身種類多、體積小、數(shù)量大的特殊性，加之部分資產(chǎn)管理人員未按照標(biāo)簽管理規(guī)范粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，導(dǎo)致盤點(diǎn)工作難度較大，加上沒有固定的盤點(diǎn)制度和周期性地清查，無法清楚掌握圖書固定資產(chǎn)的真實(shí)情況，賬實(shí)不符、資產(chǎn)流失的現(xiàn)象普遍存在。

三、高校圖書固定資產(chǎn)管理的優(yōu)化對策

高校圖書固定資產(chǎn)管理工作的優(yōu)化不僅對于提高資產(chǎn)管理效率至關(guān)重要，也能為高校管理工作提供借鑒思路。特別是在信息化時代和政府會計改革的大背景下，高校想要解決圖書固定資產(chǎn)管理中存在的問題需要從技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、監(jiān)管創(chuàng)新這四個方面出發(fā)，來提升高校圖書固定資產(chǎn)的管理效率。

（一）技術(shù)創(chuàng)新：打破信息壁壘，建立信息共享機(jī)制

當(dāng)前，制約高校圖書固定資產(chǎn)管理效率的一個重要因素是管理手段落后，因此，高校圖書固定資產(chǎn)管理應(yīng)不斷完善資產(chǎn)管理信息化平臺，建立信息共享機(jī)制。將圖書固定資產(chǎn)的信息共享、傳輸、反饋給資產(chǎn)管理部門、財務(wù)管理部門等，相關(guān)職能部門可以隨時查詢和獲取圖書固定資產(chǎn)信息，從而極大提高管理效率和工作質(zhì)量。具體而言，一是根據(jù)圖書館具體實(shí)際，開發(fā)適合使用的圖書固定資產(chǎn)管理信息化平臺，其平臺不僅要涵蓋圖書固定資產(chǎn)的申請、審批、購置、入庫、清查、報廢等全部內(nèi)容，還要設(shè)置相關(guān)職能部門和歸口管理部門的審核流程跟蹤反饋功能，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)可由多個部門進(jìn)行監(jiān)管。二是借助大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建圖書固定資產(chǎn)生命周期動態(tài)管理平臺，讓圖書固定資產(chǎn)有心跳、可感知。在圖書固定資產(chǎn)入賬之后，建立每項(xiàng)圖書固定資產(chǎn)的編號、名稱、廠家、數(shù)量、單價、總價、購置日期、存放地點(diǎn)等相關(guān)信息，除粘貼圖書分類號，還可以將帶有信息的二維碼標(biāo)簽粘貼在圖書固定資產(chǎn)上，管理者或使用者只需通過掃描二維碼即可獲取該圖書固定資產(chǎn)的相關(guān)信息，可以實(shí)現(xiàn)圖書固定資產(chǎn)多頭監(jiān)管和內(nèi)部處室對該固定資產(chǎn)生命周期的動態(tài)管理，進(jìn)而提升圖書固定資產(chǎn)管理效能和提升內(nèi)控水平。

（二）制度創(chuàng)新：完善管理制度，提高資產(chǎn)管理效率

圖書固定資產(chǎn)用于教學(xué)和科研活動，為培養(yǎng)和造就社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展所需要的人才提供物質(zhì)支持。高校黨委和行政決策層要重視圖書固定資產(chǎn)管理，注重頂層設(shè)計，不僅要建立起涉及圖書固定資產(chǎn)歸口管理、招標(biāo)采購、日常使用保管、監(jiān)督檢查以及績效考評的閉合鏈條體系，還要建立起配套的人事、財務(wù)等各項(xiàng)制度。高校圖書固定資產(chǎn)管理提質(zhì)增效離不開完備的內(nèi)部管理制度，因此，高校應(yīng)在國家相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上根據(jù)自身的工作需要建立健全圖書固定資產(chǎn)內(nèi)部管理制度。一是圖書固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度，具體為登記制度、資產(chǎn)清查制度等；二是圖書固定資產(chǎn)采購內(nèi)控制度，具體為采購申請-審核制度、采購機(jī)構(gòu)評估和準(zhǔn)入制度、采購合同制度、采購驗(yàn)收-退貨管理機(jī)制等；三是圖書固定資產(chǎn)使用與管理制度，高校應(yīng)當(dāng)制定圖書固定資產(chǎn)目錄，對圖書固定資產(chǎn)逐一進(jìn)行分類編碼，建立圖書固定資產(chǎn)檔案詳細(xì)記錄制度；四是圖書固定資產(chǎn)報廢制度，高校應(yīng)該健全圖書固定資產(chǎn)報廢制度。針對使用期滿，經(jīng)過長期借閱周轉(zhuǎn)，殘破不全無法修復(fù)的書刊等資產(chǎn)申請報廢處理。報廢、報損、對外贈予的圖書必須嚴(yán)格按圖書固定資產(chǎn)處置程序辦理相關(guān)手續(xù)，簡化高校內(nèi)部報廢審批程序，但要確保程序執(zhí)行的科學(xué)性，遵循“收支兩條線”原則，根據(jù)固定資產(chǎn)情況及時在圖書管理軟件上減少資產(chǎn)數(shù)，保證賬實(shí)相符。

（三）管理創(chuàng)新：提高管理意識，規(guī)范管理機(jī)構(gòu)

高校固定資產(chǎn)管理不僅要有良好的管理技術(shù)、管理制定，管理人員的管理意識和管理水平同樣重要。高校固定資產(chǎn)管理效率提高的首要前提是高校管理者、使用者需要具備固定資產(chǎn)管理意識，強(qiáng)化對固定資產(chǎn)管理重要性的認(rèn)知[5]，在強(qiáng)化認(rèn)知的基礎(chǔ)上設(shè)立專門的固定資產(chǎn)的統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，嚴(yán)格按照“統(tǒng)一管理，明確崗位，責(zé)任到人、帳實(shí)相符、定期核查、獎優(yōu)罰劣”的原則建設(shè)該固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)和實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的負(fù)責(zé)制管理模式。上級主管部門需要加強(qiáng)對固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，為圖書固定資產(chǎn)管理工作的順利開展提供組織保證，以期實(shí)現(xiàn)全校圖書資源互通、共享。依據(jù)上級領(lǐng)導(dǎo)的要求，由固定資產(chǎn)管理部門主導(dǎo)，建立由圖書館牽頭的圖書固定資產(chǎn)管理小組，研究并制定出圖書固定資產(chǎn)管理制度和配套的實(shí)施細(xì)則，并發(fā)揮圖書管理人員的主觀能動性，堅決貫徹執(zhí)行管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)圖書固定資產(chǎn)的體制化管理，保證圖書固定資產(chǎn)完整和安全。同時，高校必須加強(qiáng)圖書資料固定資產(chǎn)管理信息化建設(shè)，根據(jù)各種專業(yè)知識的內(nèi)在相關(guān)性，我們可以將部門的信息資源優(yōu)化整合成一個復(fù)合體，如各種數(shù)據(jù)庫、電子書和紙質(zhì)書形成學(xué)科分類的特色數(shù)據(jù)庫，提高圖書固定資產(chǎn)的服務(wù)質(zhì)量和效率。

此外，全體圖書管理人員要樹立圖書固定資產(chǎn)精準(zhǔn)化管理的思想理念，這就要求高校資產(chǎn)管理部門要將精細(xì)化管理理念滲入日常的工作中。定期組織單位資產(chǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)管理員等相關(guān)人員參加部門內(nèi)部培訓(xùn)。具而言之，可以邀請有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)管理人員、專家圍繞學(xué)校固定資產(chǎn)日常管理規(guī)定及最新規(guī)章制度等主題對資產(chǎn)管理隊伍開展專題培訓(xùn)，深化“固定資產(chǎn)精細(xì)化管理”理念，增強(qiáng)學(xué)習(xí)、貫徹和執(zhí)行精細(xì)化管理指令的自覺性與堅定性。

（四）監(jiān)管創(chuàng)新：完善監(jiān)督措施，提升管理制度執(zhí)行力

當(dāng)前，高校圖書固定資產(chǎn)管理效率低下問題已在一定程度上得以改善，但在管理過程中仍然存在諸多問題，究其原因，是監(jiān)督和評估機(jī)制缺乏。為解決管理混亂問題，高校需要監(jiān)督固定資產(chǎn)的購置、使用、保值、清查、核資、評估、保護(hù)的全過程。首先，要建立“高校-資產(chǎn)管理部門-圖書館”三級監(jiān)督體系。高校層面需要做好頂層設(shè)計，對固定資產(chǎn)管理制度的建立與執(zhí)行狀況進(jìn)行總體監(jiān)督。資產(chǎn)管理部門要對資產(chǎn)的損失、浪費(fèi)、保管、處置及使用效益進(jìn)行監(jiān)督。圖書館要對圖書固定資產(chǎn)的登記、領(lǐng)用、使用等情況進(jìn)行監(jiān)督。其次，建立健全固定資產(chǎn)管理的績效考核評價制度和責(zé)任追究制度。因高校固定資產(chǎn)的非盈利性，績效考核指標(biāo)具有一定的特殊性即無法全部量化，因此，在績效考核指標(biāo)設(shè)計時要將定量分析與定性分析相結(jié)合，值得注意的是在設(shè)置指標(biāo)時不僅要注意其科學(xué)性、合理性，更要注意其是否具有可操作性。將量化的指標(biāo)與管理人員的收入、晉升相掛鉤，激勵和約束其工作行為。此外，積極發(fā)揮內(nèi)部審計部門作用，定期或不定期地展開審計工作，針對圖書固定資產(chǎn)的審計應(yīng)當(dāng)包括其出借、剔除、報廢、盤盈、盤虧等，尤其注重圖書固定資產(chǎn)的盤虧，保證其盤虧在可控范圍內(nèi)，同時查明盤虧原因，保證高校圖書固定資產(chǎn)的完整性。

四、總結(jié)

高校圖書固定資產(chǎn)的管理是高校圖書館和高校固定資產(chǎn)管理部門工作人員共同面臨的一個問題，但長期以來，高校圖書固定資產(chǎn)管理并未引起高校管理者足夠的重視，不論是管理思想、規(guī)章制度還是管理的方式方法等都相對落后，使得高校圖書固定資產(chǎn)管理效率低下。

高校圖書固定資產(chǎn)管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有從技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、監(jiān)管創(chuàng)新這四個方面出發(fā)建立健全管理體系，才能夠提升高校圖書固定資產(chǎn)的管理效率，并最大限度地發(fā)揮圖書固定資產(chǎn)的效益。