高校行政管理工作改革探索研究

王啟東

(煙臺職業(yè)學院，山東 煙臺 264670)

1 高校行政管理體系的含義及內(nèi)容

行政管理是指政府依法對國家事務、自身事務和社會公共事務的管理[1]，高校管理作為行政管理的一部分，有高校特有的管理方式，隸屬于社會公共事務的管理范疇。在我國，高校行政管理的主要目的是為了實現(xiàn)學校的教育目標，它是依托于高校的組織機構和管理制度而進行的高校組織活動，通過靈活的管理方式指導師生整合可以利用的資源，從而實現(xiàn)對高校各項事務的高效有序管理。

我國高校內(nèi)部的行政管理體制經(jīng)過多次調(diào)整，當前全面實行黨委領導下的校長負責制。高校黨委對本校工作實行全面領導和負責，切實發(fā)揮領導核心作用。校長是學校的法定代表人，黨委支持校長獨立負責地行使職權，全面負責教學、科研、行政管理工作。通常情況下，各個高校都有一套獨特的行政管理體系，行政人員不僅要對接政府的方針政策和高校發(fā)展戰(zhàn)略，還要在黨委和校長的領導下，采取相應的措施和方法實現(xiàn)政策的落實和執(zhí)行。因此，高校的行政管理不僅協(xié)調(diào)了高校與政府、社會之間的關系，還協(xié)調(diào)了校內(nèi)各院、系和部門之間的關系。正是因為有各個行政管理崗位人員的存在，才能確保高校正確貫徹執(zhí)行黨的教育方針政策，為高校各個組成部分有序高效地運行提供基礎服務與保障。

2 高校行政管理體系的地位及性質(zhì)

高校行政管理是一個復雜的管理系統(tǒng)，它既是權力機構又是服務機構，兼具管理性與服務性，是一項多層次、寬廣度、高難度的工作。一方面，高校行政管理服從于國家意志和公共利益，具有鮮明的政治性、權威性。在高等教育管理方面，政府發(fā)揮著重要的宏觀規(guī)劃和指導作用，能夠推進高校內(nèi)部管理體系的運行。高校要以國家政府下發(fā)的各項教育方針政策為指導，通過行政行為制定高校內(nèi)部的規(guī)章制度和發(fā)展戰(zhàn)略，并建立起相應的管理體制和運行機制，確保政令暢通、規(guī)范有序的校園生活。另一方面，高校的行政管理是學校教學科研的支持體系與有力保障。高校內(nèi)的管理活動繁瑣復雜，管理者需要有較強的服務意識，需要秉承以人為本的理念協(xié)調(diào)處理好校內(nèi)各項事務，只有這樣才能滿足學校教學與科研的需要，實現(xiàn)高校人才培養(yǎng)目標和社會服務目的[2]。因此，高校內(nèi)的行政管理本質(zhì)上是基于教育活動而采用的階梯，管理的目的是更好地服務于教學和科研，也更好地服務于高校的整體發(fā)展。在高校運轉(zhuǎn)過程中，管理作為一種手段而存在，服務才是管理的目的。綜上可知，高校行政管理在高校管理體系中既處于領導組織地位，又處于保障和服務的基礎地位，二者相輔相成，互為一體?？梢哉f，管理就是服務，缺乏服務的管理是缺少血肉的，缺乏管理的服務是缺少靈魂的。

3 高校行政管理體系的作用及意義

在我國，高校行政管理水平是衡量高校辦學質(zhì)量的重要標準，只有完善的行政管理體系才能保證高校的教學和科研活動得以正常開展。所以，行政管理工作在高校中發(fā)揮著重要作用，其中最突出的就是指導作用、協(xié)調(diào)作用和約束作用。

首先，行政管理工作涉及到整個高校的運轉(zhuǎn)，具有明顯的指導作用。從學校的整體發(fā)展方面來講，高校行政管理服從于政府的教育行政管理，因而其教育宗旨、方針政策等能夠指導高校的發(fā)展方向；從具體工作方面來講，政府領導下的高質(zhì)量行政管理能夠為下屬人員的工作開展指明方向，提高工作效率，推動工作進程。其次，在部門眾多、功能復雜的高校環(huán)境中，行政管理的協(xié)調(diào)作用也十分重要。具體包括以下三個方面：一是協(xié)調(diào)學術與行政的關系，即掌握并處理學校行政領導、行政執(zhí)行人員與從事學術研究的教師、專家以及學生之間的關系；二是協(xié)調(diào)各部門之間的功能關系，合理設置行政管理部門，明確各部門的服務內(nèi)容和要求；三是協(xié)調(diào)組織架構與管理創(chuàng)新的關系，讓內(nèi)部溝通更加高效和迅速，提升高校內(nèi)部協(xié)同工作的能力[3]。再次，行政管理的另一個突出作用表現(xiàn)在對學校內(nèi)部各部門及其員工的約束和監(jiān)督。沒有規(guī)矩不成方圓，行政人員通過對教職工的工作情況進行監(jiān)督檢查，督促教職工及相應的學校部門端正工作態(tài)度，履行工作職責，保證高校教育工作的質(zhì)量，維護高校的正常運行和持續(xù)健康發(fā)展。

高校內(nèi)的行政管理把各環(huán)節(jié)各部門聯(lián)合成一個健康有序的有機體，并通過各種行政管理手段有效地組織高校教學、科研活動，在高校運行與發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的保障作用。尤其是在當前我國高等教育深化改革的大背景下，行政管理在高校中的地位愈加凸顯，建立一支專業(yè)化的行政管理隊伍對于高等教育的深化改革具有十分重要的意義。

4 高校行政管理工作改革的探索

4.1 改革管理制度，創(chuàng)新管理服務理念

高校作為特殊的社會組織，有其自身的運行邏輯，這使得科層管理理論在高校的適用性受到限制[4]。因此，高校中的科層管理制度必須在原有基礎上加以借鑒和超越，從而提高管理效率，建立起適合高校運轉(zhuǎn)的管理體系。

首先，可以通過減少決策層與執(zhí)行層中間的管理層級，壓縮職能部門和機構，增加管理幅度，變垂直管理為扁平化管理。高校行政機構改革要從實際出發(fā)，合理界定各行政部門的職能，在此基礎上，通過合理設置和精簡機構、裁減管理人員等方式來減少管理層次，實現(xiàn)權力中心的適當下移與分散，建立起層級適中、反應靈敏、運轉(zhuǎn)高效的管理體系。管理層次的減少可以加速信息傳遞，提高組織機構的運轉(zhuǎn)效率；與此同時，更多的決策權流向基層行政人員手中，基層人員的活力和創(chuàng)造力得到激發(fā)，工作熱情和工作質(zhì)量也會進一步提高。其次，高校行政管理人員應當進一步樹立“管理即服務”的理念，自覺增強服務意識，充分發(fā)揮崗位服務職能。行政管理兼具管理和服務的雙重性，服務是管理的本質(zhì)，在管理中為師生提供服務是高校管理者的最終目標[5]。管理是實現(xiàn)目標的手段，管理的目的是避免發(fā)生問題，兩者不能夠偏廢。如果管理缺乏服務就會變成令人無所適從的粗暴管理，這種管理往往會引起人們的反感，管理規(guī)定越嚴厲，人們越反抗，管理就失去了意義。同樣，如果服務離開了管理就會變成缺乏支撐條件的無序服務，會產(chǎn)生方方面面的問題。因此，行政管理者必須摒棄“官本位”的觀念，將管理與服務統(tǒng)一于自己的職權和工作之中，通過規(guī)范有序的管理為師生創(chuàng)造良好的教育教學和學術研究環(huán)境，從而更好地發(fā)揮出高校教書育人、科學研究、社會服務等職能。

總的來說，高校管理制度的改革應當在原有科層制的基礎上，利用其正向功能，通過對組織結構進行扁平化創(chuàng)新來消除科層制組織結構負面的影響，實現(xiàn)高質(zhì)量的行政管理；同時，又要提高管理人員素質(zhì)，形成以教學和科研為中心的管理服務理念，在提高行政管理效率的同時，形成學術自由自治的發(fā)展局面。只有這樣，才能使得行政管理成為高校改革與發(fā)展道路上的堅實保障。

4.2 完善內(nèi)部管理，平衡學術權力與行政權力

當今，高校規(guī)模不斷增大，教育方式發(fā)生了變革，高校的治理主體擴展到了教師、行政部門、企業(yè)、政府部門等多個方面，治理主體日益多元化。其中行政管理和學術管理是高校管理中最重要的兩個方面，二者交織成為大學獨有的管理結構，共同為大學目標的實現(xiàn)而服務[6]。在黨委領導、校長負責的制度下，行政權力的地位明顯高于學術權力。然而高校作為一個學術團體，當學術性事務與行政性事務交叉之時，學術權力的良好運行可以更加有效地提高學校決策的科學性。因此，要想平衡學術權力與行政權力，就應該從以下兩個方面入手。

首先，應該促進學術權力參與高校事務決策。我們必須認識到學術權力的推進并非削弱黨的行政權力，而是在面對學術性問題時，充分發(fā)揮高校學者們的積極作用，依靠學者自己對學術問題的研究和見解，積極行使自主權和發(fā)言權，在黨的領導下以更科學的態(tài)度決定學術性的事務。也就是說，學術權和行政權的適度交叉可以在管理層和專家學者之間架起溝通的橋梁，可以提高學術決策的科學性，保障學術權的充分發(fā)揮。其次，建議建立學術權力和行政權力相互平衡、相互協(xié)調(diào)的管理機制。一方面要清楚界定學術權和行政權的職權范圍，制訂明確完備的制度和流程，保證兩者各自權力的有效實施，規(guī)范各自的權力運行；另一方面要充分發(fā)揮黨委的宏觀調(diào)控作用，著眼于全局，把握高校整體的發(fā)展方向，處理好學術權力與行政權力之間的協(xié)調(diào)與監(jiān)督關系。例如，涉及到學術發(fā)展、學科建設、學術不端等事務時，學術權力應發(fā)揮主要作用，此時行政權力可以監(jiān)督學術權力的實施，保障其合理合法。二者相互協(xié)調(diào)，共同為高校發(fā)展貢獻力量。

總之，高校需要的是高效的行政管理體系而不是“行政化”，所有的學術權力和行政權力的運行都是為了更好地開展教學科研活動。倘若高校能夠在學術權和行政權之間建立平衡的運行機制，既符合高校學術發(fā)展規(guī)律，又可以使高校自身有序運行、適應外部環(huán)境，就能夠更好地促進我國高校深化改革目標的實現(xiàn)。

4.3 建立有效溝通機制，確保工作效率

信息溝通是進行行政決策的基礎和依據(jù)。組織內(nèi)各成員之間的有效溝通可以幫助彼此相互了解，促進團隊意識的形成；上下級之間的有效溝通不僅可以幫助領導從下級那里獲得更多的信息，有助于領導者做出更科學的決策，還可以幫助下級更加深入地了解領導的想法，有助于下級成員更快更好地完成領導布置的各項任務。

首先，應拓寬信息溝通傳遞渠道，保證信息傳遞迅速、及時。一條很有價值的信息，如果傳遞速度過慢，就可能失去時效性，變得毫無價值。因此，高校行政部門與服務對象之間要建立起暢通的溝通渠道，包括會議、文件、通知、公告等正式的溝通方式和微信網(wǎng)絡、電話、口頭通知等非正式的溝通方式。研究表明，口頭與書面混合的方式溝通效果最佳[7]。其次，要規(guī)范信息傳遞，保證信息的準確性和科學性。高校在管理溝通中的信息復雜多樣，在傳遞過程中要注意準確分析，并合理規(guī)范、科學整合信息，必要時可以通過雙向溝通進行核實與確認，消除信息傳遞過程中的干擾，避免誤解和誤傳，影響指令的執(zhí)行。此外，還應采用條塊結合的溝通方式，促進各部門間的橫向溝通。各部門人員在向上負責的同時，還應該建立同級別的不同部門之間的協(xié)作關系，形成網(wǎng)格化的溝通機制與管理機制，實現(xiàn)平行溝通。當不同部門之間的壁壘被打破，各組織之間的溝通互動也會增強，當遇到問題時就能夠?qū)崿F(xiàn)不同部門之間的快速聯(lián)動，有效地提高行政人員的工作應變能力，進而提升服務水平和辦事效率。與此同時，為了讓學校信息更為通暢，管理更為扁平化，高校還可以采取更多人性化的措施。比如，學校主要校領導每隔一段時間就可以邀請校內(nèi)不同部門、院系的師生共同交流對學校發(fā)展的看法，同時也為不同院系之間的融合創(chuàng)造平臺；也可以利用網(wǎng)絡形式，開通網(wǎng)上信箱，方便學校領導傾聽基層教職工和校內(nèi)學生的想法。

4.4 完善績效考核制度，建立高效激勵機制

激勵機制是指通過一定的激勵方法來激發(fā)人們的主觀能動性，促使其更好地投入到工作中的一種管理手段。在高校中，科學合理的激勵機制能夠全面調(diào)動教職工潛在的工作熱情，能夠提高高校自身辦學效益和管理水平，幫助其更好地適應高等教育發(fā)展的新形勢[8]。

完善激勵機制是加強高校內(nèi)部管理的重要方面。首先，要打破高校內(nèi)“鐵飯碗”的定律。高校應當裁撤冗員，按需設崗，通過公開招聘與競爭選拔優(yōu)秀人才，避免養(yǎng)閑散人員。在人員管理上全面推行合同管理，實行聘期考核制度，激發(fā)管理人員的競爭意識，避免人浮于事，保持高校內(nèi)部積極向上的工作氛圍。其次，要健全績效考核與薪酬管理制度。薪酬激勵是應用最廣泛的一類激勵方法，它最基本也最有效。高校應適度提高行政人員的薪酬水平，以此增加崗位的吸引力和競爭力，同時應公平公正地考察管理人員對其崗位的勝任能力，根據(jù)其工作水平和貢獻大小來確定獎金的發(fā)放比例，建立起“優(yōu)勞優(yōu)酬”的高校自主的工資分配體系。再次，暢通晉升渠道也是一個十分有效的激勵方法。工齡和資歷不應該成為行政管理者職位晉升的絆腳石，高校應當任人唯才，科學合理地考核教職工的工作能力，并采取優(yōu)勝劣汰的方式調(diào)整職位和分配報酬，以此激發(fā)行政管理人員的工作積極性，增強其競爭意識。最后，精神與情感激勵也不能忽視，因為得到別人的認可是許多人的心聲，無論是員工還是領導。精神激勵與情感激勵更加注重用情感去感動人，它建立在人與人互相尊重的基礎上，通過情感共鳴使被管理者感受到溫暖，并獲得自信與成就感。當員工感受到友善和溫度，就會獲得更加強大的內(nèi)驅(qū)力，促使他們主動地思考和投入，以更加積極的態(tài)度面對工作。

高校行政管理一個多層次、寬廣度、高難度的復雜化的管理系統(tǒng)，是學校教學科研的支持體系與有力保障。隨著時代與社會的發(fā)展，與時俱進地更新管理服務觀念逐漸成為了高校行政管理人員的必修課，高校行政管理工作的改革與創(chuàng)新已刻不容緩。然而，高校行政管理的改革與創(chuàng)新也是一項復雜且艱巨的任務，并非一朝一夕就能完成的工作。在進行改革的過程當中，相關的管理層必須要有“刮骨療毒”的決心，樹立正確的工作目標，采取科學合理的措施，長期堅持，不斷思考研究，深入實踐，才能保證科學、優(yōu)質(zhì)、高效的行政管理工作，更好地推動我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展。