基于財(cái)務(wù)視角談合同管理中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范— 以A公司為例

許芬芬 浙江德斯泰新材料股份有限公司

企業(yè)合同管理所涉及的內(nèi)容較為廣泛，涉及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此需要企業(yè)做好經(jīng)濟(jì)合同中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理工作。針對(duì)合同管理過程中所涉及的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，不僅包含合同自身固有的或者極易引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，也有客觀因素所引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要對(duì)合同管理之中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)有一定清晰的認(rèn)知，以此來采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

一、經(jīng)濟(jì)合同中財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)概述

經(jīng)濟(jì)合同中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是指由于不確定性而導(dǎo)致的經(jīng)營活動(dòng)損失，以及因不可預(yù)見因素而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失[1]。企業(yè)在簽訂合同時(shí)要注意防范與控制這些潛在和顯露出來且能夠被識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)。合同的管理不到位，導(dǎo)致公司在實(shí)際經(jīng)營中出現(xiàn)了許多問題，因此要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。對(duì)于企業(yè)而言，合同管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜且關(guān)鍵的工作內(nèi)容。尤其需要財(cái)務(wù)管理人員參與到合同管理之中，以此為合同的相關(guān)決策進(jìn)行數(shù)據(jù)分析等，為決策的科學(xué)性提供保障。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員的參與也能夠有效地提升對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的控制，減少由于不確定因素所導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)，有效的控制合同管理的成本。所以公司在今后管理中必須加強(qiáng)重視合同管理工作，使之規(guī)范化。

二、A企業(yè)在合同管理中的現(xiàn)狀

目前大多數(shù)企業(yè)沒有設(shè)專人管理合同，部分企業(yè)雖有設(shè)專人對(duì)合同進(jìn)行管理，但財(cái)務(wù)人員對(duì)合同管理參與程度較低，可能僅限于合同簽訂后留財(cái)務(wù)存檔。尤其是協(xié)議履行前期，財(cái)務(wù)人員對(duì)協(xié)議簽署方的經(jīng)營范圍、協(xié)議履約實(shí)力，誠信資質(zhì)等未進(jìn)行核實(shí)評(píng)價(jià)[2]。協(xié)議履行時(shí)期，財(cái)務(wù)人員對(duì)協(xié)議具體內(nèi)容、條件等缺乏認(rèn)識(shí)，不能做出詳盡的解析，造成在簽訂合同時(shí)可能出現(xiàn)各種問題。協(xié)議簽署后，未跟進(jìn)協(xié)議的落實(shí)情況，對(duì)協(xié)議落實(shí)過程中存在的問題發(fā)現(xiàn)不及時(shí)，從而影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行。財(cái)務(wù)人員只能通過業(yè)務(wù)部門傳來的相關(guān)單據(jù)，按照對(duì)應(yīng)單據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行記賬核算，對(duì)已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)卻沒有及時(shí)收到業(yè)務(wù)部的相關(guān)單據(jù)，財(cái)務(wù)人員未了解發(fā)生的業(yè)務(wù)，未做記賬核算；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息傳遞不對(duì)稱導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺失，使財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)失真，影響報(bào)表使用者對(duì)報(bào)表的使用。

合同管理制度不完善，現(xiàn)階段A公司的合同管理制度不完善，在實(shí)際操作中存在很多問題。約定履行評(píng)審不明確，包括約定責(zé)任主體不清楚，協(xié)議擬定事項(xiàng)模糊不清、約定數(shù)額高低不相符、約定時(shí)間有誤、約定編號(hào)重復(fù)等[3]。合同簽訂程序不規(guī)范，如先交易后補(bǔ)充簽訂合同，先施工后簽訂合同、隨意變更、終止合同，隨意解除合同、臨時(shí)通知、口頭承諾等。這些都給A公司造成了一定程度上的損失與風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也影響到企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。

合同管理部門與企業(yè)管理部門之間的溝通不暢也是關(guān)鍵的問題。合同管理部門與企業(yè)管理部門之間缺乏有效溝通，或者在工作之中未能夠充分考慮到其他部門活動(dòng)，無法形成統(tǒng)一的意見，便會(huì)逐漸地走向孤立狀態(tài)。這一孤立狀態(tài)也會(huì)導(dǎo)致冗員冗務(wù)問題，對(duì)簡(jiǎn)化合同審批流程存在不利，使得企業(yè)整體辦公效率不高，誘發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。比如，部門之間缺乏有效的溝通會(huì)引起一些需要聯(lián)系企業(yè)實(shí)際情況制定的條目出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致合同管理財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加，并且一些因素有礙于企業(yè)的發(fā)展。

信息化水平滯后也是影響企業(yè)合同管理的重要因素。企業(yè)合同管理信息化水平低是現(xiàn)存的問題之一。部分項(xiàng)目合同管理當(dāng)下情況相對(duì)分散，有關(guān)歸檔程序與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求等沒有進(jìn)行明確的規(guī)定。同時(shí)，相關(guān)履約環(huán)節(jié)也并未進(jìn)行科學(xué)的監(jiān)督控制，履約之后的評(píng)估與總結(jié)工作也并未真正有效的實(shí)施，與合同管理相關(guān)的整體流程十分粗放。一些單位在合同簽訂方面所運(yùn)用的是手工作業(yè)的形式，對(duì)于信息的收集與存儲(chǔ)等相對(duì)滯后，導(dǎo)致合同管理的整體信息化水平較低，繼而增加合同管理的成本。

三、加強(qiáng)合同管理的措施

A公司作為一家大型民營高新技術(shù)公司必須不斷完善現(xiàn)代經(jīng)營方式與財(cái)務(wù)管理水平，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)也要重視對(duì)相關(guān)法律法規(guī)及政策制度進(jìn)行學(xué)習(xí)，結(jié)合本公司實(shí)際情況研究探索可執(zhí)行的或者切實(shí)落實(shí)到位的合同管理方案等。通過上述一系列的措施，加強(qiáng)企業(yè)合同管理水平，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率。

（一）建立和健全企業(yè)內(nèi)控制度

制定相應(yīng)的《經(jīng)濟(jì)合同管理制度》和《內(nèi)控管理制度》，這是對(duì)合同實(shí)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、法律化管理的必要前提條件，也使得合同管理有明確的制度依據(jù)及主要保證。在《經(jīng)濟(jì)合同管理制度》中，應(yīng)當(dāng)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，不僅要對(duì)不同類型合同的訂立流程、審核辦法、審批程序進(jìn)行明確規(guī)定，并且對(duì)合同的變更、補(bǔ)充、中斷、終止等事項(xiàng)進(jìn)行明確規(guī)定?！秲?nèi)控管理系統(tǒng)》中應(yīng)當(dāng)確定合同用章OA辦理流程，規(guī)定合同專用章必須由財(cái)務(wù)人員管理，在啟用合同專用章之前需要先進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同用印辦理登記，財(cái)務(wù)人員及時(shí)進(jìn)行有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同和公章使用的記錄與操作。針對(duì)重大投入和重大費(fèi)用項(xiàng)目，明確責(zé)任，落實(shí)具體措施，并報(bào)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)及銷售總監(jiān)審核和公司總經(jīng)理審定。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)合同管理全程監(jiān)督

1.合同簽訂前，財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同相關(guān)文件進(jìn)行全面的審查，確保企業(yè)能夠按照要求履行合約。對(duì)于銷售合同，應(yīng)對(duì)客戶的信用等級(jí)、客戶資金支付、自身的履約能力、產(chǎn)品質(zhì)量保證、違約風(fēng)險(xiǎn)、稅收等方面進(jìn)行跨部門進(jìn)行評(píng)審，財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)對(duì)合同審評(píng)中涉及貨款回收期限和客戶支付方式、結(jié)算方式、結(jié)算條款和協(xié)議有效時(shí)間等方面的把關(guān)，降低合約履行過程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)于政府采購合同，重點(diǎn)對(duì)供商應(yīng)資質(zhì)、產(chǎn)品交付能力、交付時(shí)間、支付方式、支付條件、稅收等方面進(jìn)行評(píng)審。對(duì)于售后合同，重點(diǎn)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、付款期限等問題進(jìn)行評(píng)審。

2.在締結(jié)合約時(shí)，協(xié)議由雙方法律代表人或委托代理人所訂立。經(jīng)相關(guān)人員辦好的審批登記手續(xù)后，由國家財(cái)政部門專人加封合同專用章，由業(yè)務(wù)部門依法進(jìn)行合同文本及相關(guān)資料的審批管理工作，并將合同原件抄送政府財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)并存檔。政府財(cái)務(wù)管理機(jī)關(guān)在接到合同后進(jìn)行審批，并填制合同管理臺(tái)賬。其合同管理臺(tái)賬表中清楚地記錄每份合同類型、簽訂單位、協(xié)議期限、簽約金額、協(xié)議執(zhí)行狀況、支付情況等有關(guān)信息，以做好協(xié)議實(shí)施的全過程，合同受到監(jiān)督，合同管理臺(tái)賬，可清晰掌握合同履行狀況和資金支出情況等管理狀況。必須嚴(yán)格按照規(guī)定的內(nèi)容和要求執(zhí)行，如果出現(xiàn)有問題或者是不完善之處，應(yīng)及時(shí)與供方聯(lián)系解決；一旦發(fā)現(xiàn)存在漏洞或不足時(shí)要立即提出解決方案并采取措施加以補(bǔ)充解決問題；若遇到不可抗力因素導(dǎo)致無法履行合約或是沒有完成交付合同而需要補(bǔ)簽協(xié)議后才能簽署相關(guān)事宜，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將問題處理完畢之后再次簽訂合同時(shí)再簽字、確認(rèn)相關(guān)條款的完整性。

3.最后，財(cái)務(wù)人員要對(duì)合同執(zhí)行的情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并根據(jù)實(shí)際發(fā)生狀況提出有效處理方案。在跟蹤過程中不但要進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證工作，同時(shí)也要注意相關(guān)質(zhì)量保證工作，要協(xié)調(diào)各單位積極檢查合同的交付、收回、開票、結(jié)算工作。對(duì)于財(cái)務(wù)條款內(nèi)容方面企業(yè)在簽訂合同時(shí)就相關(guān)條款做出明確規(guī)定；在履行義務(wù)時(shí)要充分考慮到對(duì)方是否有能力承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任等因素影響而出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)；如果遇到了不可抗力、重大損失時(shí)也可以采取合理合法方式解決糾紛或者是通過法律途徑來解決問題等等，從而達(dá)到合同順利實(shí)施和實(shí)現(xiàn)雙方利益最大化的目的。

4.定期整理合同管理臺(tái)賬，將按時(shí)履行完成的合同進(jìn)行驗(yàn)收評(píng)價(jià)并歸檔，可為后續(xù)篩選合作方提供資源。對(duì)沒有按時(shí)執(zhí)行完畢的條款，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步監(jiān)督業(yè)務(wù)部門及時(shí)跟進(jìn)，記錄未能完成合同履行的原因，進(jìn)一步做好合同履行工作，及時(shí)減少債權(quán)、債務(wù)的發(fā)生。企業(yè)要想更好地開展合同管理工作，就需要在思想上重視對(duì)財(cái)務(wù)管理和相關(guān)制度，并且將兩者有效結(jié)合起來。

5.建立健全合同管理人員考核機(jī)制與激勵(lì)措施：提高員工的積極性。對(duì)合同管理中出現(xiàn)問題，企業(yè)應(yīng)該及時(shí)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通并采取相應(yīng)措施。比如在簽訂合同時(shí)一定要注意條款內(nèi)容、時(shí)間以及標(biāo)準(zhǔn)等方面都需要詳細(xì)規(guī)定好這些細(xì)節(jié)要求和規(guī)范；另外還應(yīng)制定出完善獎(jiǎng)勵(lì)制度：對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的職工給予物質(zhì)或者精神上鼓勵(lì)；而對(duì)于一些工作態(tài)度不認(rèn)真，甚至違反公司規(guī)章制度的員工則予以批評(píng)教育或降職處理。

（三）提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力

在合同管理中，財(cái)務(wù)人員的工作主要是對(duì)合同簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督，而不是單純地進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。因此要想更好地為公司提供服務(wù)就要做到以下幾點(diǎn)：第一企業(yè)的財(cái)務(wù)人員要具備專業(yè)知識(shí)，不僅僅是會(huì)計(jì)和審計(jì)方面的人才。第二在合同管理過程中需要具有豐富經(jīng)驗(yàn)。公司可以聘請(qǐng)一些經(jīng)驗(yàn)豐富、有相關(guān)工作經(jīng)歷、熟悉法律法規(guī)等方面的高素質(zhì)工作人員參與到其中進(jìn)行指導(dǎo)與學(xué)習(xí)；同時(shí)還要對(duì)管理人員定期考核以提高其業(yè)務(wù)能力水平；第三則需要具備一定的法律意識(shí)以及社會(huì)責(zé)任感；第四是能夠正確處理各種矛盾沖突問題并及時(shí)化解糾紛，為企業(yè)贏得更多利潤空間和更高水平的財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)基礎(chǔ)?？偠灾贤芾硎且粋€(gè)全面系統(tǒng)性的工作。首先，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)該高度重視合同管理工作，明確合同管理在企業(yè)管理中的重要地位，建立健全的合同管理制度體系，設(shè)置專職的合同管理機(jī)構(gòu)并配齊人員。其次，加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)企業(yè)合同管理的監(jiān)督，確保合同管理工作的順利進(jìn)行。最后，企業(yè)負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍建設(shè)。

（四）增強(qiáng)部門之間的溝通配合

企業(yè)應(yīng)當(dāng)推動(dòng)財(cái)務(wù)部門參與到合同管理工作之中，展現(xiàn)財(cái)務(wù)部門的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。特別發(fā)揮其在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制等方面的作用。針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)財(cái)務(wù)部門的工作情況，首要的任務(wù)是優(yōu)化財(cái)務(wù)部門參與的積極性，后期監(jiān)管方面的水平等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將相關(guān)工作交到合同管理部、合同管理小組方面，尤其是全權(quán)負(fù)責(zé)且明確出于財(cái)務(wù)部門具體的合作內(nèi)容，對(duì)各項(xiàng)權(quán)責(zé)進(jìn)行明晰，以此促使財(cái)務(wù)部門能夠?qū)徍撕贤炗?、?zhí)行以及結(jié)算等方面的情況，尤其是該類環(huán)節(jié)之中可能涉及的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，需要有效的提升其監(jiān)督水平，同時(shí)對(duì)其實(shí)施預(yù)測(cè)與防范。如果其中涉及一些需要優(yōu)化合同條款、可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的情況，也可以制定針對(duì)性的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)解決方案，站在專業(yè)化的角度來為風(fēng)險(xiǎn)的防控做好保障。

（五）運(yùn)用信息化財(cái)務(wù)管理方式

站在企業(yè)角度分析，財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)還處于初期階段，需要重視系統(tǒng)功能的規(guī)劃，因此應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化。首先是站在全流程信息化的角度，綜合合同的立項(xiàng)到履約環(huán)節(jié)，對(duì)合同開展全流程閉環(huán)管理措施。其次，應(yīng)當(dāng)將集中開發(fā)與個(gè)性化間的問題開展綜合的分析，在科學(xué)調(diào)研與整體開發(fā)的基礎(chǔ)上，參照企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)，進(jìn)行個(gè)性化的開發(fā)?；蛘呓唤o其他分公司，促使其能夠自行使用二次配置權(quán)限。再者是開展合同信息化系統(tǒng)開發(fā)之前，做好相關(guān)的調(diào)研工作，獲得關(guān)于系統(tǒng)接口開發(fā)方面的可行性評(píng)估結(jié)果。然后應(yīng)當(dāng)提前開通數(shù)據(jù)上報(bào)通道，在合同管理的系統(tǒng)之中，所涉及的合同立項(xiàng)、尋源以及授權(quán)管理等內(nèi)容，同時(shí)包括各級(jí)公司之間的審批、交流以及反饋工作，因此應(yīng)當(dāng)開通該通道。最后，在進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)之前，需要按照現(xiàn)有的情況優(yōu)化制度內(nèi)容，保障合同從立項(xiàng)到最終評(píng)估都可以獲得制度的全程保障。另外，也應(yīng)當(dāng)站在整體流程角度來樹立企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)審批流程的通暢性。

四、總結(jié)

隨著中國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善，民營企業(yè)的市場(chǎng)壓力加劇，許多公司都開始重視財(cái)務(wù)管理，而合同成為一個(gè)主要手段，在社會(huì)經(jīng)營活動(dòng)中也起到了無法取代的功能。但是目前我國對(duì)合同管理方面還沒有形成規(guī)范性和系統(tǒng)性。所以，必須加強(qiáng)對(duì)這些法律法規(guī)體系及其有關(guān)政策問題的調(diào)研分析和討論并提供相關(guān)解決辦法，以推動(dòng)公司更好更快的執(zhí)行合約關(guān)系；另外也要注意培育優(yōu)秀人員，為企業(yè)成長(zhǎng)創(chuàng)造條件，使其在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。