中職學校采購管理制度體系的建立與實踐

楊瑞增,趙建勛,趙帥

(天津市第一商業(yè)學校，天津 300180)

隨著國家對中等職業(yè)教育的重視程度逐年提升，政府投入日益加大。中職學校采購工作的資金既是學校正常運營的基本支出之一，又是各級教育部門和財政部門支持職業(yè)教育的項目支出的組成部分。因此，中職學校的采購工作對于中職學校的運行和教學水平的提升發(fā)揮著至關重要的作用。但是中職學校的采購管理工作的水平以及制度體系的建設與采購工作的重要程度的匹配度還存在一定的欠缺。

一、中職學校采購工作的開展現(xiàn)狀及存在問題

(一)法律法規(guī)的契合度不強

中職學校的采購管理工作根據(jù)財政部門的相關法律法規(guī)分為自行采購和政府采購，而國家對于政府采購工作是有一套系統(tǒng)的、完善的法律法規(guī)體系的。這些法律法規(guī)主要包括：2003年1月實施，2014年8月修正的《中華人民共和國政府采購法》、2015年3月起施行的《中華人民共和國政府采購法實施條例》、2017年10月起施行的《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(財政部令第87號)等。此外，財政部門每年還要發(fā)布《政府采購集中采購目錄和限額標準》等文件，明確規(guī)定了集采目錄以內以及集采目錄以外、限額標準以上的采購項目為政府采購；集采目錄以外、限額標準以下的采購項目為自行采購。但在實際工作中，中職學校在執(zhí)行《采購管理制度》時存在不嚴不實的現(xiàn)象，采購工作與法律法規(guī)的契合度不強。

(二)采購職責的清晰度不明

偏重教學工作而忽略采購工作是中職學校普遍存在的問題。由于中職學校受辦學規(guī)模和組織機構的限制，一般沒有單獨的采購部門，采購工作往往是由資產管理或后勤保障部門來監(jiān)管；即使有獨立的采購部門，也是將采購工作與資產等工作合并管理。部分中職學校負責采購管理工作的人員是非專業(yè)、非正編人員。中職學校對采購工作缺乏統(tǒng)一管理極易造成重復采購和資源浪費的現(xiàn)象。

(三)編制預算的準確性不足

部分中職學校隨用隨采，采購隨意性較大，不重視編制年度采購預算。個別中職學校甚至沒有編制年度采購預算的習慣。即使編制了年度采購預算的學校，在實際執(zhí)行過程中，也會經常因教學、招生、項目建設等因素的變化而調整。由于中職學校采購需求部門分散，資金渠道不同，尤其教學設備采購技術參數(shù)復雜且種類繁多，采購服務項目內容繁雜且難度較大，采購管理人員難以及時地完成采購計劃的申報。另一方面，采購項目還存在著時間緊、任務急的情況，最終造成采購實際發(fā)生額往往與年初預算差別較大，甚至出現(xiàn)超預算采購，致使采購預算缺乏準確性、時效性，形同虛設。

(四)與其他工作的配合度不佳

中職學校的采購工作并不是一項單獨的工作，它與學校的預算編制、資產管理、合同簽訂、報銷入賬、驗收使用等各項工作聯(lián)系緊密，涉及學校的財務處、資產處、校長辦公室等多個部門，任何一項工作一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都不能使采購管理工作形成有效的閉環(huán)，造成采購管理工作存在漏洞，不利于中職學校內部管理的審計以及外部相關單位的檢查。因此，在采購工作執(zhí)行過程中需要對各流程、各環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和把控，使采購工作及其關聯(lián)工作做好做實。

綜上所述，中職學校要想完善采購管理工作，解決上述在采購管理工作中存在的不足，建設一套完整的制度體系是非常重要的。

二、建立“1+X”的采購管理制度體系

“1+X”采購管理制度體系就是指1個中職學校采購管理制度和多個采購管理規(guī)定(辦法)，其中，采購管理制度為總領，各項采購管理規(guī)定作為有效補充的管理制度體系。

(一)制定中職學校采購管理制度

《采購管理制度》應包括采購的范圍、采購項目的分類、資金渠道來源、采購實施的分類、采購方式的分類、采購流程、售后服務、時限與時效等內容。其中，采購流程又是制度中的重點內容，主要包括：年度采購預算申報、采購申請、政府采購計劃申報、委托采購、競價與招投標、合同的簽訂與執(zhí)行、采購項目驗收、付款與立賬等。該《采購管理制度》要既適用于學校的自行采購項目又適用于學校的政府采購項目。同時，《采購管理制度》對中職學校采購工作的指導應具有覆蓋面廣、層次分明的特點。

(二)相關管理規(guī)定、管理辦法作為補充

《采購管理制度》是中職學校采購工作制度保障的總領，為了更好地保障采購工作的順利實施，還需要制定相關的管理規(guī)定作為補充。具體應包括以下內容：《采購合同簽訂管理規(guī)定》、《采購評審現(xiàn)場監(jiān)督管理規(guī)定》、《年度采購預算編報管理規(guī)定》、《采購申請管理規(guī)定》、《采購進口產品、變更政府采購方式審批審核管理規(guī)定》、《采購驗收管理規(guī)定》、《政府采購質疑投訴答復管理規(guī)定》、《采購檔案管理規(guī)定》、《涉密采購項目范圍管理規(guī)定》、《采購合同履行預警提示管理辦法》、《履行采購合同執(zhí)行跟蹤管理辦法》、《自行采購項目管理規(guī)定》、《實施政府采購中心網(wǎng)上商城采購管理細則》等。

中職學校的采購管理制度體系并不是一成不變的，而是根據(jù)法律法規(guī)、工作實際、審計檢查能夠隨時修訂、隨時調整、隨時補充的，從而保證學校采購工作的順利開展和實施。

三、中職學校采購管理制度體系的工作實踐

(一)采購管理制度體系要契合各級法律法規(guī)的內容

中職學校采購管理制度體系要以政府采購法律法規(guī)為綱領、為準繩。中職學校的采購管理制度體系既要滿足自行采購工作管理，又要滿足政府采購工作管理。其中，涉及政府采購項目的管理內容必須符合國家的政府采購法律法規(guī)，當法律法規(guī)出現(xiàn)調整和修訂時，必須對學校的《采購管理制度》和相關管理規(guī)定進行修訂。例如：2019年起，根據(jù)《天津市財政局關于印發(fā)天津市2019年政府集中采購目錄和采購限額標準的通知》(津財采〔2018〕39號)，市級預算單位的政府分散采購限額標準由原來的20萬元提高至50萬元，因此采購管理制度體系中涉及政府采購限額標準的內容以及劃分政府采購、自行采購分類的內容都要進行修訂以符合法律法規(guī)的內容。

(二)采購管理制度體系要明確采購管理部門的職責

采購管理制度體系是由采購管理人員制定的。在有獨立的采購部門的學校，采購部門就是責任主體，而在無獨立采購部門的學校，則采購負責人就是責任主體。通常情況下，學校的所有采購工作都應該委托學校采購部門開展和實施，確保采購工作符合法律法規(guī)、符合規(guī)章制度。同時，制度中應明確在采購活動過程中，采購需求部門只負有輔助和配合的職責，包括：申報采購預算、提交采購申請、提供技術參數(shù)、接收采購貨物、監(jiān)督合同履約、負責項目驗收、發(fā)起報銷流程、管理固定資產的職責等。采購管理制度體系的建立可以使采購管理工作過程中的職責明確，從而避免推諉扯皮的現(xiàn)象。

(三)采購管理制度體系要監(jiān)督編報采購預算的準確性

編制和申報采購預算是中職學校執(zhí)行采購活動的首要工作。在《采購管理制度》和《年度采購預算編報管理規(guī)定》中要明確采購預算的內容，各采購需求部門編報的采購預算要考慮整個年度所有的采購支出，既包括自行采購又包括政府采購；在資金渠道方面既包括基本支出又包括項目支出。此外，還要標注出準備提交采購申請的時間。采購管理部門或人員負責根據(jù)《政府集中采購目錄和采購限額標準》等文件進行篩選，將政府采購項目預算匯總，提交學校財務處上報財政局(廳)，避免政府采購預算的錯報、漏報。在采購工作的執(zhí)行過程中，采購部門或人員要對采購預算進行監(jiān)督，對采購預算執(zhí)行不達標的部門要進行提醒和督促，避免年底突擊采購。同時，采購部門或人員也要對采購預算做到無預算不采購和應采盡采，避免無預算采購和超預算采購。

(四)采購管理制度體系要協(xié)調各項相關工作的開展

《采購管理制度》要明確采購工作的整體流程，以及各環(huán)節(jié)中各相關部門的工作內容和工作職責，使采購工作形成一條分工明確的工作鏈，根據(jù)采購管理制度體系，使采購工作形成一條制度明確的標準鏈，發(fā)揮各部門的協(xié)同作用，使采購工作形成一條目標明確的目標鏈。通過采購管理制度體系的建立，使中職學校采購部門與預算部門、財務部門、資產管理部門、采購需求部門密切配合，符合協(xié)同開展工作的要求，形成預算、財務、采購、資產、使用的五位一體的閉環(huán)。同時還要滿足學校采購合同與財務賬、資產賬、實物賬的統(tǒng)一，確保學校資產賬賬相符、賬實相符，為學校固定資產的管理、保值、增值提供保障。

(五)采購管理制度體系要符合新增采購形式的要求

2017年以來，天津市政府采購中心相繼開通了自主競價平臺和網(wǎng)上商城平臺。兩個平臺的開設既體現(xiàn)了政府采購中心集采機構的主渠道作用，提高了服務質量和效率又協(xié)助采購人單位規(guī)范內部采購程序，確保財政支出的規(guī)范性。兩個平臺為中職學校提供了非常好的采購方式，其中自主競價采購主要針對服務類項目，網(wǎng)上商城采購主要針對貨物類項目，采購部門需要在第一時間將這兩種采購方式納入《采購管理制度》中。但是，這兩種采購形式涉及的都是小額零星采購，小額零星采購具有金額小、品種多，采購起來工作量大，大部分不屬于固定資產的特點。以網(wǎng)上商城平臺為例，目前中職學校的實訓耗材、學生獎品、后勤保障等各方面貨物類采購都可以通過此平臺實現(xiàn)。由于這些采購項目除了具有小額零星采購的特點還具有涉及需求部門多、采購隨意性大、網(wǎng)上商城供應商分散等特點，因此，采購部門需要制定相關管理規(guī)定加強網(wǎng)上商城小額零星采購的管理，定時定期接受各部門網(wǎng)上商城采購申請，整合采購項目、提高采購時效、降低采購復雜程度，進而為學校節(jié)約開支，規(guī)范貨物類采購行為，確保學校資金安全，提高采購資金使用效率。因此，《實施政府采購中心網(wǎng)上商城采購管理細則》應運而生，從而保證了網(wǎng)上商城采購形式順利、有效的開展和實施。

(六)采購管理制度體系要滿足內控審計檢查的需求

學校的采購管理工作也是學校內控管理工作的重要組成部分。內控管理體系對采購管理工作中的制度建設、崗位設置、崗位職責、崗位制衡、歸口管理、部門制約、采購預算與計劃管理、采購申請、采購驗收、采購業(yè)務質疑投訴答復、采購檔案管理以及涉密管理等方面提出了明確的要求，因此制定相關的管理規(guī)定作為有益補充勢在必行。同時，上級檢查和審計過程中提出：在采購管理機制方面要對采購合同履行預警提示、履行采購合同執(zhí)行跟蹤，這些也都需要相關的管理辦法進行支持和支撐。

綜上所述，中職學校采購管理制度體系的建立符合各級法律法規(guī)，滿足了內控審計檢查，是中職學校采購工作順利開展和實施的重要保障，能夠提高采購工作的質量和效率，防范各種損害采購資金的風險，發(fā)揮積極的監(jiān)督作用，從而為中職學校的持續(xù)健康發(fā)展保駕護航。