數(shù)字化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的優(yōu)化研究

劉麗雅 金華市環(huán)衛(wèi)服務(wù)中心

在數(shù)字化時(shí)代下，各行業(yè)工作都開始應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理中，在會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，全面提升工作效率。數(shù)字化技術(shù)，對(duì)行業(yè)發(fā)展模式影響大，同時(shí)為會(huì)計(jì)檔案管理提供新機(jī)遇，通過數(shù)字化技術(shù)提升檔案管理效率。在事業(yè)單位發(fā)展中，會(huì)計(jì)檔案的作用價(jià)值高，凸顯出檔案管理工作重要性。在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理中，全面發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，能夠高效完成檔案管理工作。

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)字化內(nèi)容

（一）會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)字化內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案管理，逐漸朝著數(shù)字化趨勢(shì)發(fā)展，利用現(xiàn)代多媒體技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并且存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。會(huì)計(jì)檔案管理，涉及數(shù)字化內(nèi)容：電子檔案存儲(chǔ)、備份，優(yōu)化管理制度、數(shù)字化思想意識(shí)、分類處理，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)字化優(yōu)勢(shì)

第一，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，能夠縮小紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間，提升檔案利用率，延長(zhǎng)檔案存儲(chǔ)時(shí)間，同時(shí)降低檔案保存要求。第二，節(jié)省人力與物力：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，需要大量人力與物力存儲(chǔ)，特別是紙質(zhì)版檔案，存儲(chǔ)損壞率高、難度大，需要定期維護(hù)管理檔案。第三，資源共享：管理會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化，注重建設(shè)信息平臺(tái)，傳輸信息數(shù)據(jù)，便于各部門共享資源，促進(jìn)數(shù)據(jù)交流溝通，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。第四，統(tǒng)一化管理：紙質(zhì)檔案管理期間，檔案年限與保密權(quán)限不同，因此具備不同的管理標(biāo)準(zhǔn)。傳輸至互聯(lián)網(wǎng)，需要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理，簡(jiǎn)化檢索與查閱流程，便于統(tǒng)一化管理。第五，保證會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案記錄資料，無法及時(shí)更新資料，且年久失修的資料價(jià)值喪失。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存儲(chǔ)資料，可以隨時(shí)更新資料，保證會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性，提升會(huì)計(jì)檔案管理效率。第六，存儲(chǔ)范圍大：會(huì)計(jì)數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，明顯高于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理，多表現(xiàn)在存儲(chǔ)空間擴(kuò)大，降低財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度，減少日常工作量。財(cái)務(wù)人員不再需要手工計(jì)算，將數(shù)據(jù)信息輸入到軟件中，能夠快速制作財(cái)務(wù)報(bào)表，出錯(cuò)率低，整體效率高。現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理范圍大，明顯大于傳統(tǒng)檔案管理范圍，能夠促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展，提升檔案管理工作質(zhì)量，為事業(yè)單位數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。第七，檔案管理?xiàng)l件嚴(yán)格：通常情況下，會(huì)計(jì)檔案管理工作中，以數(shù)字化技術(shù)為主，能夠快速查閱數(shù)據(jù)信息，提升檔案管理效率，是光盤會(huì)計(jì)、磁盤會(huì)計(jì)管理無法實(shí)現(xiàn)的。但是，會(huì)計(jì)數(shù)字化發(fā)展，對(duì)檔案管理?xiàng)l件提出嚴(yán)格要求，需要做好科學(xué)化存儲(chǔ)，避免檔案受到破壞影響，減少額外損失。在會(huì)計(jì)信息處理中，如果出現(xiàn)異常情況，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)采取安全保障措施，同時(shí)發(fā)出預(yù)警通知，確保會(huì)計(jì)人員盡早發(fā)現(xiàn)問題，采取有效措施予以處理，維護(hù)會(huì)計(jì)信息安全性。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

（一）管理問題

會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理不到位，極大影響檔案管理效果，多表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，事業(yè)單位管理工作中，不同因素限制影響大，事業(yè)單位在管理專業(yè)化、系統(tǒng)化方面存在問題，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，由兼職人員負(fù)責(zé)管理檔案。在管理期間，容易出現(xiàn)不規(guī)范行為。第二，工作制度滯后。在會(huì)計(jì)檔案管理制度中，沒有規(guī)定檔案規(guī)范、移交與整理工作，致使具體工作的依據(jù)不足。第三，數(shù)據(jù)冗雜問題，多是由于檔案數(shù)據(jù)隨意操作和篡改，降低檔案信息真實(shí)性，還會(huì)降低工作效率。檔案管理不到位問題明顯，不注重信息內(nèi)容更新，影響檔案數(shù)據(jù)權(quán)威性、有效性。

（二）安全問題

數(shù)字化背景下，網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)、信息系統(tǒng)、存儲(chǔ)器等成為檔案管理工作基礎(chǔ)，但是為實(shí)際工作帶來較大影響，降低會(huì)計(jì)檔案管理效果。會(huì)計(jì)檔案管理中，存在較多安全隱患，具體如下：第一，相關(guān)人員誤操作，對(duì)檔案材料真實(shí)性影響大，致使數(shù)據(jù)信息失真。第二，技術(shù)問題：計(jì)算機(jī)防火墻、網(wǎng)絡(luò)管理軟件應(yīng)用不足，致使系統(tǒng)癱瘓。文件數(shù)據(jù)格式、版本更新轉(zhuǎn)換問題，致使會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)損壞或丟失，泄漏檔案數(shù)據(jù)信息，影響用戶操作。第三，檔案管理環(huán)境，包括存儲(chǔ)環(huán)境、管理環(huán)境，當(dāng)發(fā)生災(zāi)害、意外問題時(shí)，則會(huì)損壞檔案數(shù)據(jù)，增加事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)損失。第四，針對(duì)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案，盡管實(shí)際應(yīng)用與存儲(chǔ)存在優(yōu)勢(shì)，然而材料為電子格式，即使篡改也不會(huì)留下痕跡，極易引發(fā)安全問題。此種情況下，會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作，阻礙檔案管理工作未來發(fā)展。

三、數(shù)字化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化對(duì)策

（一）以數(shù)字化方式處理檔案管理問題

會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理，借助數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，轉(zhuǎn)變紙質(zhì)載體資料，編制電子檔案，通過網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化技術(shù)聯(lián)接并存儲(chǔ)，科學(xué)管理會(huì)計(jì)檔案信息，建立會(huì)計(jì)檔案信息庫(kù)，共享會(huì)計(jì)檔案信息。會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理，可以縮小存儲(chǔ)空間占比，提升檔案利用率，增加經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)可以確保檔案資料歸檔、查詢、檢索便利性，提升信息服務(wù)共享自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

數(shù)字化管理期間，紙質(zhì)檔案、電子檔案并存，會(huì)增加事業(yè)單位檔案管理難度。在事業(yè)單位中，不僅包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等材料，同時(shí)包括數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)、數(shù)字化賬簿、憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表。會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理，以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，具備占地面積小、存儲(chǔ)量大優(yōu)勢(shì)。相比于傳統(tǒng)檔案，數(shù)字化管理復(fù)雜，需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)查看信息，對(duì)管理人員素質(zhì)能力要求嚴(yán)格。數(shù)字化環(huán)境下，檔案管理必須確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全性、完整性。實(shí)行數(shù)字化管理，能夠提升信息利用率，共享會(huì)計(jì)檔案資源，要求系統(tǒng)具備防盜功能，避免黑客入侵、病毒感染等。

（二）完善管理制度，加大設(shè)施投入

數(shù)字化背景下，會(huì)計(jì)檔案管理以計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲(chǔ)與掃描技術(shù)，轉(zhuǎn)換會(huì)計(jì)信息檔案。檔案信息以文字、聲音、圖像方式存儲(chǔ)。為了做好檔案信息收集、存儲(chǔ)、閱讀、檢索，必須完善相關(guān)管理細(xì)則。事業(yè)單位要提升檔案管理投資力度，建設(shè)會(huì)計(jì)檔案管理體系。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料，實(shí)行信息化分類管理，加快信息收檔、查詢速度，減少管理人力與物力投入，確保會(huì)計(jì)檔案管理效果。

會(huì)計(jì)檔案管理中，必須高度重視安全問題。會(huì)計(jì)管理人員存檔時(shí)，明確存檔范圍，注重文檔資料存儲(chǔ)目標(biāo)性、分類有序性，避免工作失誤所致檔案丟失。為了維護(hù)會(huì)計(jì)檔案資料安全性，必須做好會(huì)計(jì)檔案環(huán)境管理，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)安保。事業(yè)單位派遣專人檢測(cè)和維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，減少病毒與黑客影響。由專人管理會(huì)計(jì)文檔，減少文檔損壞與丟失。針對(duì)高機(jī)密性文件與數(shù)據(jù)，事業(yè)單位利用數(shù)據(jù)加密方式存儲(chǔ)，維護(hù)文檔安全性與機(jī)密性。計(jì)算機(jī)快速檢索資料，確保管理人員核算與查詢數(shù)據(jù)，為管理人員提供數(shù)據(jù)、信息核算服務(wù)，確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息完整性。

數(shù)字化背景下，事業(yè)單位開展會(huì)計(jì)檔案管理，極易受到軟件與硬件配置影響。所以，領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)，加大軟件與硬件投入力度，定期組織管理人員參與培訓(xùn)，將核算人員逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砣藛T，建立便于管理的數(shù)字化文檔。部分會(huì)計(jì)檔案的管理模塊，依賴于財(cái)務(wù)管理軟件，比如資產(chǎn)、報(bào)表、總賬數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，能夠提升數(shù)據(jù)查閱、信息錄入效率。所以，事業(yè)單位注重會(huì)計(jì)檔案管理，做好信息化設(shè)施建設(shè)工作，做好管理人員新技術(shù)、新設(shè)備培訓(xùn)，使其適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化管理要求。

加大設(shè)施投入的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造良好硬件環(huán)境。事業(yè)單位按照會(huì)計(jì)檔案硬件環(huán)境，升級(jí)和改造管理檔案硬件，于單位內(nèi)部建設(shè)檔案室，做好硬件設(shè)備防潮與防磁處理。此外，針對(duì)會(huì)計(jì)管理檔案，制定授權(quán)批準(zhǔn)制度，按照規(guī)定查詢和處理檔案，研究多種防御技術(shù)，維護(hù)會(huì)計(jì)檔案信息安全性，以免日常使用丟失檔案數(shù)據(jù)，增加事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)損失。注重計(jì)算機(jī)系統(tǒng)監(jiān)管，安裝會(huì)計(jì)檔案軟件，做好軟件日常維護(hù)，以確保會(huì)計(jì)檔案信息安全性。設(shè)置檔案入侵提醒功能，能夠盡早發(fā)現(xiàn)檔案系統(tǒng)安全隱患。

（三）強(qiáng)化數(shù)字化管理意識(shí)，提升檔案水平

為了做好會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理，必須加強(qiáng)管理人員的思想認(rèn)知，使其高度重視檔案的數(shù)字化管理，落實(shí)各項(xiàng)工作管理制度，加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)力度。事業(yè)單位注重會(huì)計(jì)檔案管理人才建設(shè)，注入新活力，引進(jìn)高端管理人才。組織檔案管理人員參與教育培訓(xùn)，確保財(cái)務(wù)人員經(jīng)過培訓(xùn)考核后，能夠提升知識(shí)技能水平。此外，注重加強(qiáng)管理人員掃描技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培養(yǎng)，不斷提升信息技術(shù)使用水平，成為會(huì)計(jì)檔案管理主體。事業(yè)單位管理時(shí)，鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)新技術(shù)、新設(shè)備，建立人員評(píng)價(jià)與考核制度，不斷提升會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。只有在單位內(nèi)部建立全員負(fù)責(zé)機(jī)制，才能夠?qū)?shù)字化管理意識(shí)落實(shí)到檔案管理中，確保管理人員了解檔案管理的價(jià)值。

數(shù)字化背景下，事業(yè)單位加強(qiáng)管理人員素質(zhì)能力，優(yōu)先錄取高學(xué)歷人才。針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人才，應(yīng)當(dāng)定期開展強(qiáng)化教育，圍繞崗位工作需求，分層次開展培養(yǎng)工作。組織檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，不斷優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理模式，加強(qiáng)管理人員對(duì)新技術(shù)、新設(shè)備的使用能力。事業(yè)單位建立考評(píng)機(jī)制，按照會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際情況考評(píng)。同時(shí)，鼓勵(lì)會(huì)計(jì)檔案人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息技術(shù)、新設(shè)備，做好會(huì)計(jì)檔案工作的專業(yè)技能與知識(shí)考核評(píng)分。針對(duì)新進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，需要詳細(xì)介紹會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)，使其借助專業(yè)能力、計(jì)算機(jī)技術(shù)，聯(lián)合會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)，為會(huì)計(jì)檔案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。事業(yè)單位設(shè)置多元考核體系，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化、平衡化發(fā)展。注重會(huì)計(jì)檔案管理信息化質(zhì)量考核，重點(diǎn)在于檔案信息化建設(shè)、運(yùn)行質(zhì)量、資產(chǎn)結(jié)構(gòu)等，以提升會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。檔案室人員任務(wù)與職責(zé)，必須制定崗位責(zé)任制度。遵循標(biāo)準(zhǔn)化要求，做好檔案與資料的采集、梳理、統(tǒng)計(jì)等工作，通過數(shù)字化方式存儲(chǔ)。實(shí)行開放制度，為科室管理提供檔案資料服務(wù)。注重提升信息工作的綜合建設(shè)能力，全面落實(shí)信息編輯工作，深度挖掘檔案價(jià)值。

（四）注重會(huì)計(jì)檔案安全管理

數(shù)字化依賴網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，所以安全隱患比較大。當(dāng)安全系數(shù)較低時(shí)，則會(huì)影響數(shù)據(jù)資料工作。因此，為了加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，事業(yè)單位需要完善檔案存儲(chǔ)硬件環(huán)境，有效開展檔案管理工作。單位內(nèi)部建立會(huì)計(jì)檔案室，注重設(shè)施防潮、防磁、防塵處理，為電子信息存儲(chǔ)提供優(yōu)質(zhì)環(huán)境。對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)安全隱患，由技術(shù)人員借助防火墻技術(shù)，深入研究計(jì)算機(jī)病毒隱患，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)屏障，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息安全，減少由于檔案數(shù)據(jù)丟失所致?lián)p失。針對(duì)信息化建設(shè)存在的問題，需要采取針對(duì)性措施，以免發(fā)展為大影響。

事業(yè)單位建立信息化管理平臺(tái)，維護(hù)數(shù)據(jù)信息完整性與安全性，實(shí)現(xiàn)各部門信息數(shù)據(jù)共享。信息化進(jìn)程中，必須高度重視檔案管理安全問題，要求事業(yè)單位注重管理安全風(fēng)險(xiǎn)，加大工作進(jìn)程進(jìn)度與管理力度，通過信息技術(shù)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系。同時(shí)，建立防火墻裝置，積極預(yù)防黑客與病毒攻擊，高效保護(hù)數(shù)據(jù)信息安全，建立電子化檔案，可以消除信息數(shù)據(jù)潛在風(fēng)險(xiǎn)。管理人員采集檔案數(shù)據(jù)，使用高清晰度掃描儀，將數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)焦芾砥脚_(tái)上，提升信息資源使用效果。建立數(shù)字信息平臺(tái)，連接上級(jí)網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)，及時(shí)更新、升級(jí)應(yīng)用軟件。在大數(shù)據(jù)社會(huì)環(huán)境下，對(duì)電子檔案管理的制度要求進(jìn)行嚴(yán)格控制，全面維護(hù)檔案信息的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，制定和完善管理制度與方法，充分發(fā)揮數(shù)字化管理作用，處理檔案管理問題，完善數(shù)字化管理制度，加大設(shè)施投入，強(qiáng)化管理人員的數(shù)字化管理意識(shí)，持續(xù)提升會(huì)計(jì)檔案管理水平，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，保障會(huì)計(jì)檔案安全管理效果。只有做好以上工作，才可以提升會(huì)計(jì)檔案管理效率與質(zhì)量，為事業(yè)單位發(fā)展提供資料參考，滿足新時(shí)代發(fā)展要求，擴(kuò)展會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理新局面。