大數(shù)據(jù)背景下檔案管理創(chuàng)新路徑研究

姜 銘

（咸寧廣播電視臺(tái)，湖北 咸寧 437000）

2020 年6 月20 日，新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》經(jīng)第十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過(guò)，特別增設(shè)了“檔案信息化建設(shè)”這一重要章節(jié)，強(qiáng)調(diào)要將檔案信息化納入各級(jí)發(fā)展規(guī)劃，為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理提出了新要求，為大數(shù)據(jù)背景下檔案管理事業(yè)繁榮發(fā)展提供了法律支持，為推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新指明了新方向。

1 大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵和特質(zhì)

1.1 大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

大數(shù)據(jù)區(qū)別于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)類(lèi)型，是一種無(wú)法在特定時(shí)間內(nèi)提取、整合和管理內(nèi)容的數(shù)據(jù)集合[1]。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)意味著一場(chǎng)理念創(chuàng)新和技術(shù)變革，對(duì)新時(shí)代檔案管理工作影響深遠(yuǎn)。

1.2 大數(shù)據(jù)的特質(zhì)

1.數(shù)據(jù)的海量性。數(shù)據(jù)量龐大是大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)特質(zhì)，互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代帶來(lái)的是暴增的數(shù)據(jù)量。因此，為準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)事物本身的價(jià)值，就必須監(jiān)測(cè)、掌握足夠多的數(shù)據(jù)信息，全面系統(tǒng)地進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、處理，真正了解事物的本質(zhì)。

2.數(shù)據(jù)的多樣性。數(shù)據(jù)來(lái)源的復(fù)雜多變就決定了大數(shù)據(jù)類(lèi)型的多樣性?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)和社交協(xié)作技術(shù)的發(fā)展，使得大數(shù)據(jù)類(lèi)型從傳統(tǒng)的格式化、結(jié)構(gòu)化型的數(shù)據(jù)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榘虢Y(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，更加強(qiáng)調(diào)精細(xì)化體驗(yàn)。

3.數(shù)據(jù)的高速性。大數(shù)據(jù)的另一顯著特質(zhì)即是高速性，一方面是數(shù)據(jù)產(chǎn)生的速度快，另一方面是速度處理的速度快?；ヂ?lián)網(wǎng)傳播技術(shù)的迅猛發(fā)展使得數(shù)據(jù)量激增，數(shù)據(jù)類(lèi)型更加多樣，因此，為確保數(shù)據(jù)本身的有效性，就必須要求數(shù)據(jù)處理速度更快，更加強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)處理。

4.數(shù)據(jù)的價(jià)值性。數(shù)據(jù)的重要意義在于能夠?qū)Ω黜?xiàng)決策和具體行動(dòng)提供幫助，在此基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)的價(jià)值和質(zhì)量就至關(guān)重要。而如何在海量的大數(shù)據(jù)中篩選出所需要的關(guān)鍵信息，修正數(shù)據(jù)的不確定性，提煉出數(shù)據(jù)的相對(duì)價(jià)值，也是大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來(lái)的挑戰(zhàn)。相較于傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)的價(jià)值更體現(xiàn)于從類(lèi)型多樣的數(shù)據(jù)中發(fā)掘?qū)ξ磥?lái)發(fā)展有重要作用的數(shù)據(jù)資源，并通過(guò)系統(tǒng)分析和深度利用，最終實(shí)現(xiàn)改善檔案工作的效果。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)意義

2.1 適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然要求

大數(shù)據(jù)時(shí)代新規(guī)劃、新媒體、新技術(shù)、新設(shè)備等的出現(xiàn)，要求檔案工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，積極推進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化目標(biāo)，提高檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、傳播、開(kāi)發(fā)利用效率，真正契合新時(shí)代發(fā)展目標(biāo)。

2.2 提高檔案工作水平的內(nèi)在要求

無(wú)論是檔案管理技術(shù)，還是檔案工作人員綜合素養(yǎng)，都必須要進(jìn)行革新、完善、提高，真正為構(gòu)建良好的檔案工作生態(tài)打好基礎(chǔ)，不斷提升檔案工作服務(wù)水平。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值增值的發(fā)展要求

新時(shí)代必須要進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值利用最大化，有效整合各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)資源，方便數(shù)據(jù)查詢(xún)、傳輸、開(kāi)發(fā)和共享，提高檔案工作效率，最大程度地滿(mǎn)足社會(huì)公眾實(shí)際需要，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)價(jià)值增值效應(yīng)。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 理念創(chuàng)新之檔案治理

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理不再是傳統(tǒng)的單一向、結(jié)構(gòu)化管理模式，檔案治理理念應(yīng)運(yùn)而生。檔案治理強(qiáng)調(diào)治理主體的多元性，檔案管理部門(mén)、各類(lèi)社會(huì)組織以及個(gè)人都可以納入其中。它是立足于相應(yīng)的規(guī)章制度，多元治理主體通過(guò)加強(qiáng)互助協(xié)作，共同推進(jìn)檔案科學(xué)化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)縱深發(fā)展。

基于新的理念層次，大數(shù)據(jù)背景下的檔案治理工作堅(jiān)持以檔案管理部門(mén)為主導(dǎo)、多種社會(huì)主體共同參與的多元協(xié)作模式。一方面，必須充分肯定檔案管理部門(mén)作為主導(dǎo)檔案收集、整理歸檔、存儲(chǔ)利用的重要主體地位[2]。另一方面，也要積極鼓勵(lì)拓寬檔案治理多元主體范圍，加快構(gòu)建檔案治理互助協(xié)作機(jī)制，科學(xué)做好責(zé)任分工，實(shí)現(xiàn)多元主體參與檔案工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化，最大化開(kāi)發(fā)利用各類(lèi)檔案資源，推動(dòng)檔案治理工作行穩(wěn)致遠(yuǎn)。此外，要鼓勵(lì)、支持社會(huì)組織和公民個(gè)人積極參與到開(kāi)發(fā)利用社會(huì)檔案資源的工作中來(lái)，而且不能忽視檔案學(xué)會(huì)在檔案治理中的關(guān)鍵性作用。同時(shí)，應(yīng)建立完善的法律法規(guī)及制度來(lái)規(guī)范檔案治理模式，推動(dòng)各類(lèi)多元主體在各個(gè)層次、各個(gè)領(lǐng)域的檔案治理工作中發(fā)揮積極作用。

3.2 技術(shù)創(chuàng)新之檔案信息化

檔案信息化是大數(shù)據(jù)背景下對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化處理、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)以及利用的工作手段，強(qiáng)調(diào)在充分保障檔案數(shù)據(jù)安全性的重要前提下，實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化、信息化、系統(tǒng)化，從而進(jìn)一步提升檔案資源的完整性和利用價(jià)值。特別是大數(shù)據(jù)背景下互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)層次方面的創(chuàng)新，為實(shí)現(xiàn)檔案治理信息化提供技術(shù)可能。檔案治理必須緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展目標(biāo)，全方位、多角度借助新興技術(shù)，以構(gòu)建一個(gè)電子化、現(xiàn)代化的檔案治理云平臺(tái)，能夠持續(xù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，從而不斷提升檔案資源的利用效率和開(kāi)發(fā)效益，真正滿(mǎn)足檔案治理工作需求，更好地服務(wù)于國(guó)家社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展。

4 現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問(wèn)題

4.1 檔案工作整體規(guī)劃不夠

因理念、資金、技術(shù)、人才等要素影響，現(xiàn)階段檔案管理工作的重點(diǎn)依然停留在檔案數(shù)據(jù)的收集和歸納等流程，檔案數(shù)據(jù)資源的開(kāi)發(fā)利用仍處于基礎(chǔ)狀態(tài)。檔案治理這一新興發(fā)展理念在實(shí)際工作中關(guān)注度并不高，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)掘并不深入，更多時(shí)候還停滯于具體操作環(huán)節(jié)，且各環(huán)節(jié)之間缺乏緊密的聯(lián)系。并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案治理運(yùn)用于檔案工作的必然趨勢(shì)，未將檔案治理這一理念納入新時(shí)代檔案工作整體規(guī)劃之中。

4.2 檔案信息質(zhì)量不高

大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出數(shù)量多、來(lái)源廣、內(nèi)容雜以及更新速度快等特點(diǎn)。如何從復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)里提取出真正契合需要的高質(zhì)量檔案信息也是現(xiàn)階段檔案工作面臨的挑戰(zhàn)之一。特別是各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)在檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和規(guī)范性等方面存在一定的局限性，檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑的不一致也常常導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)各種偏差，從而影響檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性、可利用程度和安全性等，導(dǎo)致在后期校對(duì)過(guò)程中將浪費(fèi)許多不必要的人力、財(cái)力和物力。因此，如何提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量、建立檔案數(shù)據(jù)間聯(lián)系以及最大化利用檔案資源也是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題之一。

4.3 檔案專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)不夠

檔案工作人員綜合素養(yǎng)對(duì)開(kāi)展有效的檔案治理工作有著重要作用。但在實(shí)際檔案工作中，大多數(shù)檔案工作者沒(méi)有及時(shí)適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，在檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和新興技術(shù)素養(yǎng)等方面存在不足，使得其對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息處理的專(zhuān)業(yè)度和精確度不高，對(duì)新興技術(shù)的敏感度和掌握度不夠，特別是對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)處理技術(shù)的研究不多，對(duì)來(lái)源多樣和結(jié)構(gòu)多變的各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法為檔案工作提供便利，導(dǎo)致不能實(shí)現(xiàn)預(yù)期檔案工作目標(biāo)。

4.4 檔案資源發(fā)掘和利用效率不高

大數(shù)據(jù)背景下的檔案治理工作要求能夠充分發(fā)現(xiàn)、挖掘、利用檔案數(shù)據(jù)價(jià)值。目前大多數(shù)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)已經(jīng)集中了較多的檔案數(shù)據(jù)信息，但實(shí)際對(duì)這些檔案資源的利用率并不高。究其原因，一方面是檔案工作人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的認(rèn)知存在局限，不能及時(shí)準(zhǔn)確地挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值；另一方面是檔案數(shù)據(jù)價(jià)值開(kāi)發(fā)方式較為簡(jiǎn)單粗放，僅僅停留在表層，檔案數(shù)據(jù)精細(xì)化程度不高，深度治理技術(shù)運(yùn)用不多，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。

4.5 檔案信息安全保障力度不夠

大數(shù)據(jù)時(shí)代開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)、共享的信息等為檔案工作帶來(lái)各種便利的同時(shí)，隨之而來(lái)的是對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全保障的挑戰(zhàn)，檔案信息易被盜取也成為實(shí)際工作中的一大難點(diǎn)。特別是一些重要檔案數(shù)據(jù)的安全與國(guó)家利益息息相關(guān)，個(gè)人信息泄露也會(huì)對(duì)人民群眾生活帶來(lái)不良影響，因此，檔案信息安全工作必須引起高度重視，現(xiàn)階段檔案信息安全保障工作與新時(shí)代、新目標(biāo)、新要求還有較大差距。

5 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的創(chuàng)新路徑

大數(shù)據(jù)背景下，檔案工作理念和技術(shù)創(chuàng)新是必然趨勢(shì)。在檔案治理理念指導(dǎo)下，注重檔案治理技術(shù)的革新也將是突破當(dāng)前檔案工作困境的一大利器。

5.1 吸納多元主體，真正實(shí)現(xiàn)檔案治理

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案工作應(yīng)該引入治理理念，在檔案數(shù)據(jù)收集、整理和挖掘利用等各個(gè)階段吸納多元治理主體共同參與檔案工作，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)資源置換，真正解決現(xiàn)階段檔案工作在資金、人才、技術(shù)、硬件設(shè)施等各方面的難題。新檔案法特別強(qiáng)調(diào)國(guó)家鼓勵(lì)和支持多元社會(huì)主體參與檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，在技術(shù)性較強(qiáng)的檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)可引入專(zhuān)業(yè)化社會(huì)力量，特別是計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等專(zhuān)業(yè)人員，交流先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)方法，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)補(bǔ)位，從而進(jìn)一步強(qiáng)化多元主體參與意識(shí)，規(guī)范檔案工作流程，推動(dòng)建設(shè)檔案數(shù)字化，從根源上改善檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，真正實(shí)現(xiàn)檔案治理。

5.2 運(yùn)用新興技術(shù)，創(chuàng)新檔案工作手段

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作手段提出了新的要求，新興技術(shù)工具的開(kāi)發(fā)和利用對(duì)檔案治理效果起著至關(guān)重要的作用。在有效解決現(xiàn)階段檔案整理效率較低、檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不高等問(wèn)題的同時(shí)，能夠進(jìn)一步提升檔案資源利用價(jià)值。目前使用率較高的檔案治理技術(shù)有元工具管理工具、數(shù)據(jù)治理模板[3]。新興技術(shù)的運(yùn)用可以自動(dòng)接收和提取檔案數(shù)據(jù)格式及文件大小等，并及時(shí)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行分類(lèi)、對(duì)比和交換，從而改善檔案數(shù)據(jù)資料錄入的準(zhǔn)確度和速度，進(jìn)一步提升各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)工作效率。此外，大數(shù)據(jù)的海量性、多樣性、高速性等特質(zhì)下，檔案數(shù)據(jù)激增所引發(fā)的存儲(chǔ)空間不夠也是亟待突破的困境之一，而云存儲(chǔ)技術(shù)等新興手段就為其提供了可能，檔案資源實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)是必然趨勢(shì)。因此，可以進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善檔案工作信息系統(tǒng)，優(yōu)化檔案資料收集、整理、查詢(xún)、分析利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)壓縮等新興工具，為提高檔案治理水平提供技術(shù)支持。

5.3 挖掘檔案價(jià)值，優(yōu)化檔案治理環(huán)境

檔案治理的終極目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值增值，從而進(jìn)一步提高檔案工作效率。而檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的有效開(kāi)發(fā)和深度利用往往植根于良好的檔案治理環(huán)境。因此，檔案工作人員應(yīng)積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，主動(dòng)融入檔案治理工作之中，注重檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)價(jià)值最大化。一方面，要科學(xué)設(shè)置檔案數(shù)據(jù)收集和存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)之間能夠正常流通，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共創(chuàng)共建共享。另一方面，依托于新興檔案治理工具，創(chuàng)新檔案開(kāi)發(fā)手段，深度挖掘和有效整合檔案數(shù)據(jù)，從源頭形成檔案數(shù)據(jù)集聚效應(yīng)，更有針對(duì)性地提供各類(lèi)檔案服務(wù)，讓檔案數(shù)據(jù)的實(shí)質(zhì)價(jià)值得以真正發(fā)揮。同時(shí)也要注重宣傳檔案治理的重要性和必然性，吸納多元主體參與進(jìn)來(lái)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案工作環(huán)境，真正實(shí)現(xiàn)檔案治理目標(biāo)。

5.4 注重人才培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員提出了新目標(biāo)、新要求，急需掌握適應(yīng)檔案新業(yè)務(wù)的操作技能，以真正發(fā)揮出檔案資源的實(shí)質(zhì)價(jià)值。因此，必須加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)，為有效開(kāi)展檔案工作奠定良好基礎(chǔ)。首先，要在思想上重視檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)，吸納能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化工作方式的年輕人才進(jìn)入檔案隊(duì)伍，進(jìn)一步優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，滿(mǎn)足日益增長(zhǎng)的檔案專(zhuān)業(yè)人才需求。其次，可以采取行業(yè)聯(lián)合培養(yǎng)模式，積極培養(yǎng)熟練掌握檔案、大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的復(fù)合型人才，適應(yīng)檔案治理工作。再次，要加大檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)資金投入，為建設(shè)專(zhuān)業(yè)化檔案隊(duì)伍提供物質(zhì)保障。最后，檔案工作人員自身也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和管理，提高工作能力和綜合素養(yǎng)，不斷優(yōu)化工作效果。

5.5 增強(qiáng)防護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)檔案安全保障

大數(shù)據(jù)為檔案工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全提出了挑戰(zhàn)。如何防控網(wǎng)絡(luò)隱患及保障檔案安全也成為檔案治理工作的重中之重。因此，必須增強(qiáng)檔案工作人員的防護(hù)意識(shí)，將檔案數(shù)據(jù)安全保障放在檔案治理工作的重要位置。其次，注重構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制，積極引入有效的安全防護(hù)技術(shù)，充分運(yùn)用多重加密方法，注重保存多套備份數(shù)據(jù)，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)[4]，并定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)的完整性、實(shí)際價(jià)值、安全情況等進(jìn)行監(jiān)測(cè)，提高檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)安全程度，避免出現(xiàn)信息泄露等問(wèn)題。此外，對(duì)于較難實(shí)現(xiàn)電子化的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，要特別注意維持良好的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，注重防火、防水等，全方位將檔案安全保障工作落到實(shí)處[5]。

6 結(jié)語(yǔ)

檔案工作在社會(huì)發(fā)展進(jìn)步層面有著重要作用，而大數(shù)據(jù)背景下其理念與技術(shù)創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)檔案治理的關(guān)鍵。因此，要樹(shù)立檔案治理理念，善用新技術(shù)新工具新方法，高度重視檔案數(shù)據(jù)安全保障工作，不斷提高檔案專(zhuān)業(yè)人員綜合素養(yǎng)，積極實(shí)現(xiàn)檔案治理規(guī)劃目標(biāo)，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，真正推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。