“云存儲”背景下的電子檔案長期保存管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

◆王偲璇

“云存儲”背景下的電子檔案長期保存管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

◆王偲璇

（云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司文山供電局 云南 663099）

為了解決傳統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)存在的功能不健全問題，本文提出基于“云存儲”背景下的電子檔案長期保存管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法，結(jié)合系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)，詳細(xì)設(shè)計(jì)系統(tǒng)硬件接口裝置。引進(jìn)云存儲技術(shù)，結(jié)合MVC三層架構(gòu)結(jié)構(gòu)，構(gòu)建系統(tǒng)三層架構(gòu)體系。引進(jìn)動態(tài)生成窗體算法，描述電子檔案標(biāo)簽，以此生成電子檔案信息可操作界面，并綜合RBAC技術(shù)的應(yīng)用，劃分不同用戶在系統(tǒng)中的管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對電子檔案信息的秩序化管理。此外，通過對比實(shí)驗(yàn)證明了設(shè)計(jì)的系統(tǒng)相比常規(guī)系統(tǒng)，具有更加完善的功能。

云存儲；電子檔案；管理系統(tǒng)

基于全新時(shí)代背景下，市場內(nèi)企事業(yè)單位的發(fā)展均呈現(xiàn)一種自動化趨勢，單位內(nèi)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式被逐步取代，電子檔案盛行。但隨著企業(yè)單位的信息化發(fā)展，大量的音頻文件、視頻文件、文本文件堆積在企業(yè)內(nèi)，面對海量的文件資源，傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)已出現(xiàn)一種超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)趨勢[1]。盡管相關(guān)單位已意識到了對傳統(tǒng)管理系統(tǒng)進(jìn)行革新的重要意義，但由于存儲的電子檔案文件在市場內(nèi)是不斷發(fā)生變化的。為了確保電子檔案可在系統(tǒng)內(nèi)長期安全存儲，本文將基于“云存儲”背景下，設(shè)計(jì)一種全新的管理系統(tǒng)，致力于提供電子檔案一個(gè)安全、穩(wěn)定的存儲空間。

1 硬件設(shè)計(jì)

結(jié)合電子檔案長期保存管理需要，設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)的整體開發(fā)框架，如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)框圖

按照圖1中描述，選擇一種能夠?qū)Ω黝愲娮訖n案信息進(jìn)行存儲的服務(wù)器，以及一種對信息進(jìn)行實(shí)時(shí)傳輸?shù)南到y(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)[2]。但對于上文提出的任意一個(gè)環(huán)節(jié)，均需要接口設(shè)備為系統(tǒng)內(nèi)不同模塊的運(yùn)行提供支撐。為此，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)過程中，選擇ORC識別射頻卡作為接口裝置，裝置內(nèi)部構(gòu)建呈現(xiàn)一種組件化結(jié)構(gòu)。在實(shí)際應(yīng)用過程中，可綜合單位內(nèi)部電子檔案的存儲現(xiàn)狀，在統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式與文本傳輸協(xié)議的基礎(chǔ)上，對ORC識別射頻卡與URI進(jìn)行前端響應(yīng)連接，以此種方式主動獲取系統(tǒng)內(nèi)電子檔案數(shù)據(jù)[3]。當(dāng)數(shù)據(jù)通過端口進(jìn)入系統(tǒng)后，按照數(shù)據(jù)請求格式與服務(wù)端反饋內(nèi)容，將電子檔案信息調(diào)整成JSON格式文件（在系統(tǒng)內(nèi)表示為“param n”：“value n”），此時(shí)端口數(shù)據(jù)將具備一定的交互性。通過此種定義端口數(shù)據(jù)格式的方式，便可以實(shí)現(xiàn)對終端電子檔案數(shù)據(jù)的響應(yīng)與交互。

2 軟件設(shè)計(jì)

2.1 基于云存儲技術(shù)構(gòu)建系統(tǒng)三層架構(gòu)體系

為了確保本文設(shè)計(jì)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，引進(jìn)云存儲技術(shù)，結(jié)合MVC三層架構(gòu)結(jié)構(gòu)，對系統(tǒng)進(jìn)行整體設(shè)計(jì)[4]。

為了確保提供用戶一個(gè)相對清晰的電子檔案序列方式，使用云存儲技術(shù)對前端獲取的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集成處理。處理過程中，將數(shù)據(jù)按照云端導(dǎo)入排序，進(jìn)行HDFS順序處理，并結(jié)合電子檔案的占用內(nèi)存，建立一個(gè)倒向的排序索引。對電子檔案信息排序的過程可用如下計(jì)算公式表示。

公式（1）、（2）中：A表示為前端獲取數(shù)據(jù)；C表示為終端導(dǎo)出數(shù)據(jù)；n表示為云存儲空間對電子檔案信息描述的下標(biāo)；m表示為云存儲空間對電子檔案信息描述的上標(biāo)；P表示為數(shù)據(jù)排列組合行為的發(fā)生次數(shù)。按照上述計(jì)算公式，將完成排序的數(shù)據(jù)按照導(dǎo)出順序，導(dǎo)入檔案資源層，以此確保電子檔案信息在系統(tǒng)內(nèi)的秩序化存儲。

2.2 生成電子檔案信息可操作界面

在完成對系統(tǒng)整體架構(gòu)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，應(yīng)根據(jù)檔案信息的所屬字段，生成一個(gè)交互性較強(qiáng)的電子檔案信息可操作界面[6]。在此過程中，引進(jìn)動態(tài)生成窗體算法，對每一個(gè)屬性的電子檔案文件進(jìn)行一次標(biāo)簽創(chuàng)建行為，標(biāo)簽對應(yīng)的文本類型應(yīng)當(dāng)為，在明確標(biāo)簽屬性的基礎(chǔ)上，定義標(biāo)簽屬性。此時(shí)，標(biāo)簽創(chuàng)建行為的計(jì)算公式可按照下述計(jì)算公式執(zhí)行。

為了滿足對電子檔案標(biāo)簽的描述，對其進(jìn)行權(quán)限定義。公式如下。

2.3 基于RBAC技術(shù)管理電子檔案信息權(quán)限

為了確保長期保存在系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案信息具備一定安全性與穩(wěn)定性，引進(jìn)RBAC技術(shù)，通過對信息的劃分，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的長期管理。在此過程中，應(yīng)先在系統(tǒng)云空間內(nèi)存儲檔案信息字段，將每一個(gè)前端信息ID與其后端的鍵類型進(jìn)行對應(yīng)，對照的過程如表1所示。

表1 電子檔案信息—鍵類型

字段鍵類型“null”長度類型小數(shù)點(diǎn) IDP-KT10Int0.0 Name——T20Char0.0 Path——T50Char0.0 Element——T100Char0.0 Ele-name——T500Char0.0 Remark——U300Char0.0

在完成對系統(tǒng)內(nèi)電子檔案信息的對應(yīng)處理后，對終端用戶進(jìn)行所屬權(quán)限劃分。此過程可用如下計(jì)算公式描述。

在電子檔案管理中存在技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)據(jù)存儲風(fēng)險(xiǎn)，極容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或惡意盜取的問題。因此，權(quán)限設(shè)置是十分重要的，對于長期保存的電子檔案來說，信息量較大，且存在許多隱私信息，基于RBAC技術(shù)設(shè)置信息訪問權(quán)限，可以優(yōu)先提高電子檔案管理安全性，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。

3 對比實(shí)驗(yàn)

在設(shè)計(jì)與開發(fā)軟件功能的過程中，總是不可避免地存在一些問題，為了更準(zhǔn)確地定位這些問題，為后續(xù)系統(tǒng)完善工作提供支撐，本章將調(diào)用傳統(tǒng)管理系統(tǒng)與本文設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)，采用對比檢驗(yàn)的方式，對其存在的不足進(jìn)行檢驗(yàn)。為了確保實(shí)驗(yàn)結(jié)果具備一定時(shí)效性，要求兩種系統(tǒng)均在常規(guī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境及環(huán)境參數(shù)如表2所示。

表2 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境

序號運(yùn)行環(huán)境環(huán)境參數(shù) （1）服務(wù)器操作系統(tǒng)6.05LTS （2）Web服務(wù)器Apache Tomcat 8.0 （3）數(shù)據(jù)庫MySQL （4）服務(wù)器型號TS850 （5）客戶端系統(tǒng)Windows 7 （6）客戶端配置CPU：3.5HGz （7）支撐網(wǎng)絡(luò)100.0Mbps

在完成對實(shí)驗(yàn)相關(guān)參數(shù)的布設(shè)后，對比本文系統(tǒng)與傳統(tǒng)系統(tǒng)的運(yùn)行功能，整理實(shí)驗(yàn)結(jié)果如表3所示。

表3 系統(tǒng)功能對比結(jié)果

對比項(xiàng)目對比操作本文系統(tǒng)結(jié)果是否修改傳統(tǒng)系統(tǒng)結(jié)果是否修改 綜合設(shè)置編碼是否規(guī)范編碼與業(yè)務(wù)流程對應(yīng)否編碼與業(yè)務(wù)流程對應(yīng)否 數(shù)據(jù)錄入錄入數(shù)據(jù)是否完整錄入數(shù)據(jù)完整否部分錄入數(shù)據(jù)存在丟失是 資料受理受理流程是否規(guī)范可按操作說明執(zhí)行受理否可按操作說明執(zhí)行受理否 檔案分類分類結(jié)果是否準(zhǔn)確分類結(jié)果與業(yè)務(wù)結(jié)果對應(yīng)否分類結(jié)果未能對應(yīng)業(yè)務(wù)結(jié)果是 檔案審核審核是否高效識別效率相對較高否識別效率相對較高否 查詢對比查詢權(quán)限是否標(biāo)準(zhǔn)權(quán)限檢測未發(fā)生錯(cuò)誤否權(quán)限檢測未發(fā)生錯(cuò)誤否

如上述表3中結(jié)果數(shù)據(jù)可知，本文系統(tǒng)的功能相比傳統(tǒng)系統(tǒng)較為完善，經(jīng)檢測后無須執(zhí)行系統(tǒng)功能修改操作。

通過上述實(shí)驗(yàn)證明，本文設(shè)計(jì)系統(tǒng)在編碼規(guī)范性、錄入數(shù)據(jù)完整性、受理流程規(guī)范性、檔案分類數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、審核效率、查詢權(quán)限方面具有優(yōu)勢，設(shè)計(jì)系統(tǒng)對于電子檔案的管理效果更優(yōu)于傳統(tǒng)管理系統(tǒng)。

4 結(jié)束語

本文從硬件結(jié)構(gòu)與軟件功能兩個(gè)方面，融合“云存儲”背景，對電子檔案長期保存管理系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用展開研究，并通過對比實(shí)驗(yàn)證明了本文設(shè)計(jì)的系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中，可執(zhí)行功能更加完善，暫時(shí)未發(fā)現(xiàn)需要修改的功能項(xiàng)目程序。

[1]李飛榮，鄧振華，朱國慶. 基于文檔一體化管理的電子公文檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與實(shí)踐——以國防科技大學(xué)為例[J]. 北京檔案，2021（02）：39-41.

[2]吳彧一，孫玉珍. 構(gòu)建大學(xué)生電子健康檔案管理系統(tǒng)（EHR）的理論基礎(chǔ)和文獻(xiàn)報(bào)道[J]. 黑龍江檔案，2020（01）：21-22.

[3]劉琛璽，彭傳薇，李富強(qiáng)，等. 基于可信認(rèn)證的軍人電子健康檔案管理信息系統(tǒng)平臺的設(shè)計(jì)研究[J]. 中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2019，14（01）：83-85.

[4]肖佳祥，侯榮澤，鄧元旭，等. 基于SSM的供電所電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2020（29）：34-36.