外貿(mào)英語函電預(yù)制寫作策略探討

◎楊秋怡

（廣州城市職業(yè)學(xué)院應(yīng)用外語系，廣州 510405）

外貿(mào)英語函電是貿(mào)易經(jīng)濟(jì)利益和交易參與人員心理交際變化的符號外顯化。[1]進(jìn)出口貿(mào)易在我國的經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)揮著重要作用，外貿(mào)英語函電寫作質(zhì)量的高低對經(jīng)濟(jì)活動的順利開展和利益的獲取具有直接的影響。外貿(mào)英語函電寫作不僅僅是英語語言的問題，還涉及外貿(mào)函電寫作策略，體現(xiàn)外貿(mào)業(yè)務(wù)的處理能力，其融合了外貿(mào)英語語言知識和外貿(mào)職業(yè)能力。根據(jù)不同的外貿(mào)情境恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行謀篇布局，利用得體的措辭、正確的信息撰寫的優(yōu)質(zhì)外貿(mào)英語函電能有效地進(jìn)行業(yè)務(wù)的溝通、磋商和完成，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益的相對最大化。

一、外貿(mào)英語函電的寫作問題

優(yōu)質(zhì)的外貿(mào)英語函電不僅需要撰函者熟悉外貿(mào)英語，而且需要其掌握外貿(mào)函電寫作策略并在寫作過程中將兩者靈活運(yùn)用。目前外貿(mào)英語函電課程的教學(xué)方式枯燥單一，不少教師都只注重學(xué)習(xí)者外貿(mào)英語語言能力的培養(yǎng)，把課程用語法課或者翻譯課的形式呈現(xiàn)。著重對外貿(mào)易各環(huán)節(jié)專業(yè)術(shù)語的解釋、英語語法結(jié)構(gòu)的分析、常用句式和表達(dá)方式的精講；或是將函電例文翻譯成中文，讓學(xué)習(xí)者不斷地進(jìn)行英漢互譯練習(xí)。這些教學(xué)方式都過分強(qiáng)調(diào)外貿(mào)英語的語言形式，忽略了學(xué)習(xí)者通過英語這一媒介對外貿(mào)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理的技能。這種教學(xué)方法下的學(xué)習(xí)者通常只是單線性地被動接受零碎的語言知識，無法以此為觸點(diǎn)形成系統(tǒng)的外貿(mào)英語函電寫作網(wǎng)絡(luò)，產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的函電。學(xué)習(xí)者很容易產(chǎn)生學(xué)習(xí)疲倦感，對外貿(mào)英語函電的寫作失去興趣。即便學(xué)習(xí)者能很好地掌握外貿(mào)英語函電寫作的英語語言形式，但所學(xué)知識也很容易出現(xiàn)僵化的情況：無法將其靈活地運(yùn)用到實(shí)際商務(wù)情境中，根據(jù)具體的外貿(mào)情景寫出優(yōu)質(zhì)有效的外貿(mào)英語函電，并利用所寫函電產(chǎn)出較好的經(jīng)濟(jì)效益。

二、預(yù)制語塊對函電預(yù)制寫作策略的啟示

Becker 和Bolinger 在20 世紀(jì)70 年代中期提出了“預(yù)制語塊”的概念。它是指通常固定或者半固定、模式化的語言塊狀結(jié)構(gòu)，以整體的形式進(jìn)行學(xué)習(xí)，作為一個(gè)整體的單位進(jìn)行存儲和提取并長期保存在記憶中。使用者能夠在使用語言時(shí)直接從記憶中提取，無須經(jīng)過語法的生成和分析。[2]Altenberg 和Granger 發(fā)現(xiàn)預(yù)制語塊構(gòu)成了大約70%的自然話語。[3]許多心理學(xué)家都曾通過分析短時(shí)記憶和長時(shí)記憶之間信息加工的差異來探討語塊對人類記憶的重要性。Miller 認(rèn)為短時(shí)記憶一般只能存儲“零碎”的信息，“零碎”的信息只有通過重新編碼變成有意義的更大語塊才能進(jìn)入長時(shí)記憶。[4]Newell（轉(zhuǎn)引自Ellis）認(rèn)為，語塊是建立長時(shí)間記憶連接的永久組合，是實(shí)現(xiàn)語言流利和自動化的過程。[5]Nattinger 和DeCarrico曾認(rèn)為語言的流利程度不取決于大腦中存儲了多少的生成語法規(guī)則和詞匯個(gè)數(shù)，而是取決于所儲存的詞組和短語的數(shù)量。[6]Skehan 認(rèn)為如果語言學(xué)習(xí)者在大腦中具備大量的語塊存儲，在使用時(shí)便能自動化提取，減少語言規(guī)劃、信息加工和編碼的任務(wù)，減輕大腦在實(shí)時(shí)輸出語言時(shí)的負(fù)荷，能夠大大增強(qiáng)言語輸出時(shí)的流利性。[7]Pawley& Syder 明確指出語塊具有言語處理的經(jīng)濟(jì)性，能夠?yàn)檎Z言的使用者節(jié)省時(shí)間。[8]預(yù)制語塊是語言的半成品，是語言學(xué)習(xí)者對所學(xué)詞匯迅速進(jìn)行內(nèi)化和運(yùn)用的重要途徑。其具有預(yù)制性、自動性、相對固定性和易提取性的特點(diǎn)。作為記憶存儲和語言輸出的理想單位，它能幫助學(xué)習(xí)者在正確的語域語境中使用語言，提高學(xué)習(xí)者的語言處理能力和速度；增強(qiáng)書面篇章加工的手段，減少語言錯(cuò)誤的產(chǎn)生；降低學(xué)習(xí)者語言輸出時(shí)的焦慮感，增強(qiáng)語言使用的信心和成就感。

面對進(jìn)出口貿(mào)易千變?nèi)f化的狀況以及瑣碎繁雜的業(yè)務(wù)情況，快速地產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的外貿(mào)英語函電尤為重要。預(yù)制寫作策略可以像預(yù)制語塊一樣，以整體的形式輸入、儲存并保存在撰函者的長期記憶中。當(dāng)撰函者面對外貿(mào)函電寫作的具體情景時(shí)，可以立刻從大腦提取預(yù)制寫作策略，實(shí)現(xiàn)寫作構(gòu)思的流利和自動化，減少對謀篇布局的規(guī)劃和編碼，減輕大腦在輸出優(yōu)質(zhì)函電時(shí)的負(fù)荷，節(jié)省時(shí)間和精力。

三、預(yù)制寫作策略

（一）預(yù)制寫作策略類別

預(yù)制寫作策略可分為三大類：語言處理策略、篇章結(jié)構(gòu)處理策略和信息處理策略。

1. 語言處理策略

在語言處理策略方面，首先是函電的稱呼問題。撰函者要撰寫客戶定制化函電，讓客戶有一種被重視的感覺。知道讀函者的姓名，函電的稱呼須使用專稱，拉近與客戶的距離，引起客戶繼續(xù)讀函的興趣。要避免使用“Dear Sir/Madame,”此類的統(tǒng)稱。二是在函電中要避免使用對撞性沖突話語引起讀函者的不適和反感。對撞性沖突話語包括具有威脅性、懷疑性、責(zé)備性、冒犯性和居高臨下的話語。[1]例如：客戶沒有按照規(guī)定的時(shí)間匯款，我方需催促客戶付款，撰函者寫道“You didn’t make payment as stipulated. If you keep doing that, we will cancel your order.”此表達(dá)具有責(zé)備和威脅的含義，責(zé)備對方?jīng)]有按照規(guī)定的時(shí)間匯款。并且威脅對方，如果對方不匯款，我方將取消訂單。又如：客戶來函要求對商品進(jìn)行降價(jià)打折，撰函者回復(fù)“In a company as large as ours,we don't allow any discount to our customers.”此回復(fù)會讓讀函者產(chǎn)生撰函者高高在上的感覺。三是句子間要使用連接詞的銜接手段呈現(xiàn)句子之間的邏輯關(guān)系以便更清晰地表達(dá)交際含義。連接詞能夠幫助讀函者快速地找到句子之間的命題聯(lián)系，加速信息處理的速度，節(jié)省信息處理的時(shí)間。四是表達(dá)同一意思時(shí)，函電要盡量使用不同的英文表達(dá)避免讀函者產(chǎn)生視覺疲勞。同時(shí)可讓讀函者產(chǎn)生撰函者具有良好的英語函電處理能力的感覺，更有信心與其進(jìn)行貿(mào)易往來。例如在函電中反復(fù)提到產(chǎn)品“質(zhì)量好”，文中可以使用“excellent quality”“superior quality”“high quality”等表達(dá)方式。五是語言要清晰簡潔，避免不必要的重復(fù)，使用常用語要避免撰函者和讀函者因信息不對稱造成誤解或者錯(cuò)解，多使用動詞表達(dá)，盡量簡化句子結(jié)構(gòu)而非用長句和復(fù)雜句來堆砌函電。

2. 篇章處理策略

第二類是篇章結(jié)構(gòu)處理策略：外貿(mào)英語函電的篇章結(jié)構(gòu)相對固定，可采用三段式：即“開端—正文—結(jié)尾”的結(jié)構(gòu)。開端的表述通常分為以下三類：（1）感謝對方的來函；（2）茲回復(fù)對方有關(guān)何時(shí)何事務(wù)的函電；（3）點(diǎn)明此函電的主題。函電的正文是信息交流的重點(diǎn)和主體，正文的謀篇布局要遵循焦點(diǎn)原則、邏輯連接原則和精短原則。焦點(diǎn)原則即把重要的信息放在篇首，按照信息的輕重主次順序安排篇章。一開始凸顯主題，讓讀函者立刻抓住重點(diǎn)獲取重要信息。邏輯連接原則指的是使用正確的連接詞連接篇章的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，讓段落之間呈現(xiàn)邏輯的緊密關(guān)系。使讀函者能夠迅速注意到篇章內(nèi)部結(jié)構(gòu)存在的特殊關(guān)系，明確段落間的語用側(cè)重。促進(jìn)函電交際信息的理解，減少讀函者在函電解碼時(shí)付出的努力和誤解。精短原則指的是避免把所有的信息都堆砌在單一的段落，使用一個(gè)段落一主題的原則，保持簡短。如果函電中有若干要點(diǎn)需提及，還可使用列點(diǎn)的方式讓函電更清晰簡潔。函電結(jié)尾的表達(dá)通常固定為兩類：（1）希望盡快收到對方的復(fù)函；（2）希望讀函者實(shí)施有關(guān)函電主體中撰函者希望的對應(yīng)行為。

3. 信息處理策略

第三類是信息處理策略。首先一定要及時(shí)回復(fù)來函。復(fù)函者通常在以下情況會出現(xiàn)沒及時(shí)回復(fù)的情況：（1）遺漏遺忘函電；（2）函電中提及的問題難處理；（3）暫時(shí)沒有解決的方案；（4）解決方案正在確認(rèn)中。收到函電后，復(fù)函者須及時(shí)回復(fù)，體現(xiàn)對客戶的重視和尊重。如復(fù)函者無法提供解決方案，可在函電中表示已收到來函，告知對方已立即進(jìn)行問題的調(diào)查和處理，一有結(jié)果即回復(fù)，感謝對方的諒解。這樣的復(fù)函讓讀函者感受到復(fù)函者積極處理問題的態(tài)度，有利于問題的解決。其次使用“You-attitude”。此策略適用于當(dāng)撰函者希望讀函者實(shí)施其預(yù)期的某項(xiàng)行為。從對方的角度出發(fā)，以對方的利益為重，幫助其解決問題。告知對方實(shí)施行為的益處，勸說對方實(shí)施預(yù)期行為。例如進(jìn)口方進(jìn)行還盤，要求出口方給予折扣；而出口方無法滿足進(jìn)口方的要求。雙方陷入僵局時(shí)，出口方便可采用You-attitude 策略推動交易。出口方從進(jìn)口方的角度出發(fā)，提議進(jìn)口方可更換類似的同等質(zhì)量的產(chǎn)品，或在保證質(zhì)量的前提下更換材料降低成品以滿足進(jìn)口方的要求。再次是使用客觀的立場，傳遞積極的信息。此策略適用于當(dāng)函電傳遞消極信息時(shí)：例如發(fā)錯(cuò)貨、延遲交貨、貨物受損、索賠等。將消極的信息利用積極的態(tài)度和客觀的立場進(jìn)行傳遞時(shí)可觸發(fā)語言作為媒介較好地處理問題及實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值的作用。例如出口商發(fā)錯(cuò)貨，告知進(jìn)口商以后這種錯(cuò)誤將盡量避免發(fā)生。利用積極的態(tài)度回復(fù)可告知：進(jìn)口商將來的訂單將會優(yōu)先謹(jǐn)慎地處理。這樣的表述能讓對方著眼于將來業(yè)務(wù)的積極處理而不是過去錯(cuò)誤產(chǎn)生的消極效應(yīng)。當(dāng)需要索賠時(shí)，撰函者站在客觀的立場講述事實(shí)、陳述問題和提出解決方案，而非使用責(zé)備的消極信息。最后是信息內(nèi)容要完整正確。撰函時(shí)要撰寫和讀函者緊密相關(guān)的完整正確信息，不要撰寫不相關(guān)或者關(guān)聯(lián)程度低的信息增加讀函者處理信函的時(shí)間和精力，或提供錯(cuò)誤的信息造成信息傳遞的無用性和誤導(dǎo)性，造成經(jīng)濟(jì)利益的損失。

（二）預(yù)制寫作策略的好處

1. 增強(qiáng)寫作的流利性和速度

外貿(mào)英語函電的撰寫通常經(jīng)過以下步驟：確定撰函主題—選擇信息內(nèi)容—選擇寫作策略—謀篇布局—撰寫函電。心理語言學(xué)研究證明“一旦大腦熟悉了某語言任務(wù)，它就能繞過正常的處理路徑，節(jié)約處理時(shí)間和精力”[9]。預(yù)制寫作策略能作為一個(gè)整體保存在撰函者的長期記憶中。撰函者在撰寫函電進(jìn)行交際時(shí)可根據(jù)具體的情況迅速提取和使用，減少對信息編碼和組織的時(shí)間，提高大腦的寫作反應(yīng)速度，提高寫作的流利性，符合寫作的經(jīng)濟(jì)原則。這能使外貿(mào)業(yè)務(wù)員縮短外貿(mào)英語函電寫作的時(shí)間，將時(shí)間和精力更有效地分配到其他外貿(mào)業(yè)務(wù)中，提高外貿(mào)業(yè)務(wù)處理的能力和效率。

2. 提高撰函者的語用能力

寫作的輸出不僅是英語語言活動，也是思維活動。在實(shí)際的外貿(mào)業(yè)務(wù)場景中，交際者使用的不是一個(gè)個(gè)獨(dú)立的英語詞匯，而是具有合適語用功能的表達(dá)。利用外貿(mào)英語函電進(jìn)行交流的眾多情境都屬于程序化情境。預(yù)制寫作策略能夠讓撰函者的思維與具體的語用場景相結(jié)合，提高語用能力，寫出優(yōu)質(zhì)的外貿(mào)英語函電。

3. 增強(qiáng)撰函者寫作的信心

外貿(mào)英語函電的寫作經(jīng)常讓撰函者無從入手，產(chǎn)生畏懼。撰函者面對外貿(mào)業(yè)務(wù)問題需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力撰寫函電，不知如何寫出能促進(jìn)溝通和業(yè)務(wù)的函電。由于預(yù)制寫作策略可以作為一個(gè)整體進(jìn)行提取，具有特定的語用功能，能夠幫助撰函者較輕松地完成函電的寫作，減輕寫作壓力，增強(qiáng)寫作自信心。

四、結(jié)語

外貿(mào)英語函電是外貿(mào)從業(yè)員與外商進(jìn)行溝通交流的重要工具，利用預(yù)制寫作策略作為一個(gè)整體具有能夠長期地存儲在寫作者記憶中的優(yōu)勢，能幫助撰函者增強(qiáng)寫作的流利性和語篇組織能力，加快寫作的速度和增強(qiáng)寫作的信心，迅速寫出優(yōu)質(zhì)有效的外貿(mào)英語函電，提高外貿(mào)業(yè)務(wù)處理能力。