基于信息化的辦公效率提升策略研究

焦姣

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平的提高、應(yīng)用范圍的擴(kuò)大，各領(lǐng)域的辦公管理工作也逐漸受到影響，尤其在進(jìn)入信息化時(shí)代后，大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生與應(yīng)用，為提升辦公效率提供了更強(qiáng)的技術(shù)支撐，有助于降低辦公管理成本。本研究結(jié)合信息化背景對(duì)辦公效率產(chǎn)生的影響力，研究辦公數(shù)據(jù)采集技術(shù)、辦公數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、辦公數(shù)據(jù)安全技術(shù)的應(yīng)用特點(diǎn)，指出為了能夠在信息化背景下提升辦公處理效率，需要應(yīng)用遠(yuǎn)程辦公技術(shù)、優(yōu)化辦公管理流程、應(yīng)用新型辦公工具。

關(guān)鍵詞：信息化 辦公效率 辦公處理技術(shù)

在信息化的發(fā)展背景下，越來(lái)越多的領(lǐng)域受到先進(jìn)計(jì)算機(jī)的影響，且在信息化辦公技術(shù)的支撐下，各行業(yè)也面臨著快速發(fā)展的機(jī)遇，在此背景下，為了能夠發(fā)揮出先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息化數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，則需要迎合信息化時(shí)代的發(fā)展需求與特點(diǎn)，有效利用大數(shù)據(jù)技術(shù)[ 1 ]。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于辦公管理流程時(shí)，不僅面臨著提升辦公效率的機(jī)遇，也面臨著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)，這就需要在信息化時(shí)代下，不斷完善辦公效率提升策略，強(qiáng)調(diào)在創(chuàng)新辦公處理環(huán)節(jié)的過(guò)程中應(yīng)用的信息處理技術(shù)，積極應(yīng)用遠(yuǎn)程辦公技術(shù)，由此才能真正提升辦公效率，增強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用效果。

一、信息化背景的影響力

在這種大形勢(shì)下，信息化辦公軟件的應(yīng)用，極大地改變了人們的辦公方式，提高了辦公水平與辦公效率[ 2 ]。在信息化技術(shù)的影響下，辦公體系得到了改善，并在一定程度上提升了辦公效率，信息化背景對(duì)辦公效率提升的影響主要體現(xiàn)在：提高信息流通效率，通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠在線完成辦公公文流轉(zhuǎn)，減少公文流轉(zhuǎn)時(shí)間；促使辦公流程更加清晰，在應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)后，可根據(jù)各職能部門工作流程完善辦公體系，提高辦公流程的清晰度[ 3 ]；提高辦公審批流程的公開度，辦公部門可以以業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)為依據(jù)設(shè)置審批權(quán)限、辦理人員，細(xì)化具體工作，也能夠優(yōu)化調(diào)整審批流程，形成更加完善的辦公格局，在共享信息的同時(shí)提高辦公審批流程公開度；提高辦公方式的靈活性，受信息化技術(shù)的影響，可促使辦公業(yè)務(wù)向移動(dòng)端轉(zhuǎn)移，即辦公人員可利用智能手機(jī)、平板電腦等實(shí)現(xiàn)異地辦公與移動(dòng)辦公，也可以遠(yuǎn)程調(diào)取辦公信息文件，提高辦公事務(wù)的處理與審批效率。

二、基于信息化的辦公處理技術(shù)

1.辦公數(shù)據(jù)采集技術(shù)

辦公處理的重要內(nèi)容即為辦公信息的處理，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于辦公管理流程時(shí)，首要環(huán)節(jié)即為對(duì)辦公數(shù)據(jù)進(jìn)行全面采集，在進(jìn)入信息化時(shí)代后，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣，而因?yàn)椴⒎撬袛?shù)據(jù)均符合辦公管理要求，這就需要利用數(shù)據(jù)采集技術(shù)收集、篩選符合需求的信息。通過(guò)應(yīng)用辦公數(shù)據(jù)采集技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)據(jù)的離線處理與在線處理，在對(duì)辦公數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與對(duì)比之后，發(fā)揮辦公數(shù)據(jù)在線處理技術(shù)，諸如STORM、SPARK等技術(shù)的作用，有效采集辦公數(shù)據(jù)[ 4 ]。同時(shí)，利用離線處理技術(shù)將辦公數(shù)據(jù)采集到HDFS中，并利用HIVE技術(shù)對(duì)辦公數(shù)據(jù)采集結(jié)果進(jìn)行分析。在辦公數(shù)據(jù)采集技術(shù)的支撐下，能夠?yàn)檗k公單位制定決策提供依據(jù)。

2.辦公數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)

在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)方式更具爆炸性特點(diǎn)，因此，傳統(tǒng)的辦公數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方法已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代的要求，不僅會(huì)浪費(fèi)數(shù)據(jù)資源，還會(huì)降低辦公效率[ 5 ]。與之相比，在應(yīng)用先進(jìn)的辦公數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)后，能夠有效地處理PB級(jí)以上的計(jì)算量，用不同的方式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，且數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)還具有多樣性，為提升辦公效率提供更強(qiáng)的技術(shù)支撐。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的辦公數(shù)據(jù)，先進(jìn)的存儲(chǔ)技術(shù)具有連貫性強(qiáng)、及時(shí)性強(qiáng)、存儲(chǔ)量大的優(yōu)勢(shì)。因此，應(yīng)用符合信息化發(fā)展趨勢(shì)的辦公數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，能夠在辦公中更好利用數(shù)據(jù)，降低辦公數(shù)據(jù)管理難度。

3.辦公數(shù)據(jù)安全技術(shù)

在開展辦公管理工作的過(guò)程中，不僅要提升辦公效率，也需要解決信息安全問(wèn)題產(chǎn)生的困擾。在信息化背景下，辦公數(shù)據(jù)并非處于獨(dú)立存在狀態(tài)，在獲取辦公數(shù)據(jù)的同時(shí)，如果出現(xiàn)異常傳輸?shù)那闆r，也將會(huì)造成辦公數(shù)據(jù)不安全的隱患[ 6 ]。另外，木馬、網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客技術(shù)的威脅會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果，因此，也應(yīng)將辦公數(shù)據(jù)安全技術(shù)應(yīng)用于辦公管理流程中，以此為支撐保證辦公數(shù)據(jù)的安全性。對(duì)此，可針對(duì)辦公工作設(shè)立信息安全管理體系，對(duì)辦公人員進(jìn)行定期的安全技術(shù)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)等，為有效開展辦公管理工作提供保證。

三、辦公處理效率的提升策略

1.應(yīng)用遠(yuǎn)程辦公技術(shù)

隨著云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)與應(yīng)用，在提升辦公效率的過(guò)程中也應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到應(yīng)用先進(jìn)的遠(yuǎn)程辦公技術(shù)的現(xiàn)實(shí)作用[ 7 ]。遠(yuǎn)程辦公為一項(xiàng)以先進(jìn)信息技術(shù)為支撐的新辦公策略，具體是指辦公人員在任何地方，都能夠通過(guò)調(diào)制解調(diào)器、電腦等與單位保持聯(lián)系的工作方法，具有自由化、時(shí)空化、數(shù)字化的特點(diǎn)。在信息化的發(fā)展背景下，不斷完善遠(yuǎn)程辦公操作流程，利用云技術(shù)將辦公管理內(nèi)容遷移至云端，降低對(duì)傳統(tǒng)辦公硬件系統(tǒng)的依賴。辦公管理人員利用辦公數(shù)據(jù)處理技術(shù)收集、統(tǒng)計(jì)完成辦公任務(wù)所需的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)至共享數(shù)據(jù)庫(kù)中，并定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的辦公數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，便于遠(yuǎn)程辦公人員能夠隨時(shí)隨地完成辦公任務(wù)，由此明顯提升辦公效率。在Windows環(huán)境下使用遠(yuǎn)程辦公技術(shù)，符合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展方向與特點(diǎn)，為了保證遠(yuǎn)程辦公技術(shù)的應(yīng)用安全性，選擇以B/S結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)的遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)。另外，為了實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，還應(yīng)構(gòu)建可靠的遠(yuǎn)程辦公管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公管理的超時(shí)空管理。通過(guò)使用遠(yuǎn)程訪問(wèn)技術(shù)或是Wan加速技術(shù)，在集中地點(diǎn)保護(hù)與維護(hù)辦公數(shù)據(jù)，增強(qiáng)對(duì)遠(yuǎn)程辦公數(shù)據(jù)的監(jiān)控力度，采取加密管理措施，提高遠(yuǎn)程辦公效率，并在此基礎(chǔ)上提升整體辦公效率。

2.優(yōu)化辦公管理流程

在優(yōu)化辦公管理流程的過(guò)程中加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用力度，明確辦公管理需求，為順利開展信息化辦公管理工作提供支撐。對(duì)此，應(yīng)利用信息化技術(shù)建立清晰明了、簡(jiǎn)約的辦公管理流程，此是推進(jìn)辦公精細(xì)化、科學(xué)化管理的重要前提，同時(shí)，根據(jù)辦公管理職能，完善信息調(diào)研體系，依據(jù)辦公管理流程開展各項(xiàng)工作。推進(jìn)辦公管理工作的科學(xué)化、信息化，要以信息化技術(shù)應(yīng)用理念為指導(dǎo)，在辦公管理流程中凸顯信息化辦公的重要性，強(qiáng)調(diào)在創(chuàng)新辦公處理環(huán)節(jié)的過(guò)程中應(yīng)用的信息處理技術(shù)。對(duì)此，可在辦公管理流程中增加持續(xù)改進(jìn)信息化辦公管理方法的環(huán)節(jié)，制定工作模板，模塊化管理已經(jīng)成熟的辦公文件與表單，從而避免重復(fù)辦公的現(xiàn)象，不斷完善辦公效率提升策略。在優(yōu)化辦公管理流程時(shí)，要堅(jiān)持環(huán)節(jié)清晰、目標(biāo)明確的原則，利用信息化技術(shù)，諸如云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)各辦公管理環(huán)節(jié)的有機(jī)配合、無(wú)縫銜接與信息共享，減少辦公管理出錯(cuò)率，提升辦公效率。為保證順利進(jìn)行信息化工作，整理與優(yōu)化辦公管理流程，還需要得到高層管理人員的關(guān)注與介入，即高層管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到充分應(yīng)用辦公管理信息系統(tǒng)的重要性，以此為平臺(tái)發(fā)揮辦公職能，結(jié)合辦公管理流程規(guī)范與業(yè)務(wù)梳理。

3.應(yīng)用新型辦公工具

在當(dāng)前的信息化背景下，新型辦公工具豐富多樣，具有多元化的應(yīng)用功能，因此，在提升辦公效率的過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合辦公實(shí)際需求選擇應(yīng)用新型的辦公工具。選擇應(yīng)用新型且合適的辦公工具，將新型辦公工具應(yīng)用于溝通、業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)分享等方面，由此體現(xiàn)新型辦公工具在辦公管理中的作用。根據(jù)當(dāng)前的辦公管理現(xiàn)狀與信息化時(shí)代的特點(diǎn)，可應(yīng)用先進(jìn)的即時(shí)通信技術(shù)，在辦公管理與溝通中，通過(guò)即時(shí)通信工具實(shí)現(xiàn)辦公協(xié)同。例如，選擇阿里推出的釘釘，在辦公管理中充分應(yīng)用新型的企業(yè)級(jí)移動(dòng)通信產(chǎn)品，尤其發(fā)揮其中的“DING””功能、電話會(huì)議功能、企業(yè)群功能等，由此還可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。另外，在辦公過(guò)程中，辦公數(shù)據(jù)是重要資產(chǎn)，且各種辦公數(shù)據(jù)的使用頻率也較高，會(huì)存在數(shù)據(jù)丟失、無(wú)效閱讀、用錯(cuò)版本等問(wèn)題，所以，在選擇應(yīng)用新型的辦公工具時(shí)，還應(yīng)重視新型的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，此也是提升辦公效率的關(guān)鍵。合理應(yīng)用信息化辦公工具，能夠促使辦公管理人員明顯提高日常辦公效率，甚至?xí)玫绞掳牍Ρ兜男Ч艘惨筠k公管理人員熟練掌握基本的辦公操作流程，并能夠充分應(yīng)用新型辦公軟件包含的高級(jí)功能，在綜合利用多種自動(dòng)化辦公工具的基礎(chǔ)上提升辦公效率。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)的發(fā)展，辦公管理也將進(jìn)入新的格局，將信息化元素融入到辦公管理流程中，能更加快捷、高效地完成辦公管理工作，可以明顯提升辦公效率，也能夠在此基礎(chǔ)上推動(dòng)辦公信息化建設(shè)水平，營(yíng)造高質(zhì)量、寬松的辦公環(huán)境。為了能夠發(fā)揮信息化技術(shù)在辦公管理中的作用，仍需要不斷完善辦公處理效率提升策略，重視應(yīng)用先進(jìn)的遠(yuǎn)程辦公技術(shù)，此與信息化背景需求與特點(diǎn)相吻合，同時(shí)也有助于降低辦公管理成本。利用信息化技術(shù)優(yōu)化辦公管理流程，選擇應(yīng)用新型且合適的辦公工具，在各辦公流程中凸顯辦公處理技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。

【參 考 文 獻(xiàn)】

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（責(zé)任編輯：李雪威）

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