大數(shù)據(jù)時(shí)代高校房產(chǎn)檔案管理新探索

摘 要：通過(guò)對(duì)高校檔案管理現(xiàn)狀的分析，探討大數(shù)據(jù)背景下高校房產(chǎn)檔案管理模式和發(fā)展趨勢(shì)。探索高校房產(chǎn)檔案系統(tǒng)的建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)快速、準(zhǔn)確的特性，搭建高效數(shù)據(jù)平臺(tái)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)高校檔案管理工作，提高高校房產(chǎn)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：高校房產(chǎn);檔案數(shù)字化;檔案管理

中圖分類號(hào)：F27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.08.033

1 大數(shù)據(jù)背景下高校房產(chǎn)檔案管理的展望

1.1 構(gòu)建全新房產(chǎn)檔案管理模式

以大數(shù)據(jù)核心技術(shù)為主導(dǎo)的現(xiàn)代信息處理技術(shù)，逐步深入高校房產(chǎn)檔案管理中，推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理從落后的手工管理方式向信息化模式過(guò)渡，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化。傳統(tǒng)管理統(tǒng)計(jì)模式下房屋數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、增減、分析是一項(xiàng)繁瑣并且出錯(cuò)率較高的工作，現(xiàn)代信息技術(shù)則將系統(tǒng)內(nèi)的信息系統(tǒng)化、條理化、合理分類，形成有序的檔案體系，從而確保房產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性和全面性。在高校房產(chǎn)工作管理中，工作留痕已逐漸成為常態(tài)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)建立信息化的檔案管理，就可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的信息共享和數(shù)據(jù)的信息化傳輸，在網(wǎng)絡(luò)上留痕。同時(shí)可開(kāi)展高校之間、高校與上級(jí)主管部門(mén)之間的信息交換、擴(kuò)寬與房產(chǎn)管理有關(guān)的服務(wù)項(xiàng)目，形成信息檔案服務(wù)于人，建立高校檔案管理現(xiàn)代化管理。

1.2 盤(pán)活房產(chǎn)檔案，助力高校發(fā)展

傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案以紙質(zhì)檔案為主，日積月累數(shù)據(jù)量龐大，只靠人工整理，無(wú)法做到信息數(shù)據(jù)鏈和關(guān)系網(wǎng)明晰，不能為學(xué)校提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，逐漸失去利用價(jià)值。再加上高校人員變動(dòng)頻繁，房產(chǎn)檔案極易丟失。信息化的檔案管理，則利用電腦、掃面議等現(xiàn)代設(shè)備，將原始檔案制成電子檔案，通過(guò)編制引索目錄等信息，將房產(chǎn)檔案信息串聯(lián)起來(lái)，通過(guò)查詢等方式盤(pán)活歷史檔案。高校飛速發(fā)展的今天，校區(qū)提升改造、教學(xué)科研用房合理分配都依靠房產(chǎn)檔案的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。這就對(duì)房產(chǎn)管理提出了更高的要求，管理人員要實(shí)時(shí)掌握學(xué)校房屋的動(dòng)態(tài)情況并對(duì)房產(chǎn)檔案開(kāi)展大數(shù)據(jù)分析，掌握全校房屋使用情況，為學(xué)校發(fā)展提供夯實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

1.3 規(guī)范高校房產(chǎn)管理制度

高校房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的前提。在制定規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要堅(jiān)持高層次、高標(biāo)準(zhǔn)。要緊隨時(shí)代發(fā)展的腳步具有前瞻性。要有利于高校檔案的共享、交流。高校房產(chǎn)檔案管理制度，要遵循科學(xué)性和可操作性，可宏觀管理全校房產(chǎn)情況，使房產(chǎn)檔案客觀的反映高校實(shí)際情況。高校房產(chǎn)管理制度要統(tǒng)籌管理全校房產(chǎn)，杜絕多頭管理，各自為政的現(xiàn)象。建立統(tǒng)一的房產(chǎn)管理系統(tǒng)，采取歸口管理的模式，推動(dòng)房產(chǎn)管理正規(guī)化。

2 高校房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

2.1 檔案管理日常管理普遍混亂

高校房產(chǎn)管理有自身的特殊性，房產(chǎn)類別多樣化、房屋分布廣泛，管理難度大。管理中傳統(tǒng)單一的檔案管理方式依然占有很大比例，管理及使用人員變更頻繁，原始房產(chǎn)檔案交接不及時(shí)，未制定房產(chǎn)檔案立卷歸檔管理制度，檔案保存殘缺、斷檔，導(dǎo)致房屋檔案信息混亂。日常管理中，無(wú)大數(shù)據(jù)支撐，無(wú)法宏觀調(diào)控，單位之間、單位內(nèi)部公房配置不合理，占有和使用分配不均、差距大，短缺和浪費(fèi)并存，影響有效的調(diào)配使用，降低了房屋使用率進(jìn)而造成國(guó)有資產(chǎn)的閑置與浪費(fèi)。

2.2 信息技術(shù)應(yīng)用在房產(chǎn)管理中的短板

現(xiàn)代化的管理和技術(shù)，為高校房產(chǎn)管理帶來(lái)了新的模式。但由于高校房產(chǎn)管理存在校區(qū)多、房產(chǎn)類型多、問(wèn)題多、房產(chǎn)信息整合難度大等實(shí)際情況。現(xiàn)階段信息化房產(chǎn)管理系統(tǒng)不健全，數(shù)據(jù)單一沒(méi)有建立動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化的管理工作平臺(tái)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)房屋土地資源從購(gòu)建、入賬，到經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)的出租出借，房屋的日常維修等全動(dòng)態(tài)掌握。無(wú)法高效率做到資源分區(qū)、分類、統(tǒng)一規(guī)范，集成一體。

2.3 高校檔案管理效率低下

傳統(tǒng)的高校檔案管理還停留在文檔實(shí)體管理，管理人員消耗更多的精力和時(shí)間去收集、整理、分類、保管各類房產(chǎn)檔案。高校房產(chǎn)檔案歷史久遠(yuǎn)、分類不清、信息瑣碎，查詢起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低。高校房產(chǎn)管理者管理著高校教職工福利房、周轉(zhuǎn)房、教學(xué)用房、科研用房、辦公用房的分配、調(diào)配，粗線條的管理方式，不能清晰全面的掌握全校房屋使用情況，容易造成大量房屋利用率低下或閑置，形成學(xué)校用房緊張的假象。

2.4 傳統(tǒng)檔案不宜保存

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案中一直重要的保存介質(zhì)。紙質(zhì)檔案因原材料的特殊性，對(duì)檔案室的溫度、濕度都有要求，要盡量保持恒溫恒濕。溫度保持在14°-24°之間;濕度應(yīng)保持在45%-60%之間。如果溫度、濕度達(dá)不到要求，紙質(zhì)檔案會(huì)縮短保存壽命，導(dǎo)致紙質(zhì)破損、字跡模糊。這對(duì)檔案室有著較高的要求，既要通風(fēng)、避光又要防潮、防蟲(chóng)?，F(xiàn)在高校房產(chǎn)檔案的管理部門(mén)往往沒(méi)有專門(mén)的檔案室，又存在報(bào)送學(xué)校檔案館不及時(shí)的問(wèn)題，這就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案保存環(huán)境達(dá)不到要求。紙質(zhì)檔案在重復(fù)翻閱的過(guò)程中，因紙質(zhì)的老化極易造成損壞，日積月累后造成殘缺不全，影響管理人員獲取準(zhǔn)確的信息。

3 高校房產(chǎn)檔案管理的新措施

3.1 房產(chǎn)檔案信息管理體系的構(gòu)建

高校房產(chǎn)檔案管理依賴紙質(zhì)檔案的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去了。高校房產(chǎn)房屋數(shù)量龐大，房屋種類繁多的特性決定高校房產(chǎn)管理需要向動(dòng)態(tài)化轉(zhuǎn)變。要建立符合高校實(shí)際情況的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)應(yīng)充分利用信息技術(shù)。首先，對(duì)全校房產(chǎn)進(jìn)行房屋清查，把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確和及時(shí)有效的整理采集，摸清家底，利用現(xiàn)代技術(shù)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。其次，利用三維空間仿真技術(shù)，結(jié)合GIS＼＼CAD物聯(lián)網(wǎng)，5G移動(dòng)、工作流引擎等技術(shù)，完成房產(chǎn)的可視化地理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)多緯度的虛擬展示和呈現(xiàn)。再次，建立云檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，分類建冊(cè)，確保檔案資料宏觀掌控與具體細(xì)化一目了然，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)從單純的紙質(zhì)檔案到數(shù)字化的質(zhì)變。以云檔案信息系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)等新媒體平臺(tái)為依托，根據(jù)房產(chǎn)信息的變動(dòng)及時(shí)更新，保證全校房產(chǎn)信息動(dòng)態(tài)全面掌握，完成系統(tǒng)化管理。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的房產(chǎn)管理員隊(duì)伍，增加檔案管理意識(shí)

房產(chǎn)檔案管理向信息化的轉(zhuǎn)變，需要專業(yè)性強(qiáng)、信息化技術(shù)應(yīng)用熟練，能熟悉掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)大數(shù)據(jù)發(fā)展具體一定的前瞻性和鉆研精神的專業(yè)人員。這就要求高校加大培訓(xùn)力度及頻次。從計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、辦公軟件熟練程度、云技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)安全等方面，進(jìn)行全面培訓(xùn)。改變傳統(tǒng)管理模式，形成動(dòng)態(tài)管理模式提高業(yè)務(wù)能力水平，促進(jìn)高校房產(chǎn)檔案的信息化及智能化發(fā)展。

3.3 提高房產(chǎn)檔案的安全性和保密性

高校房產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理、保存全校房屋檔案。高校房產(chǎn)管理系統(tǒng)存儲(chǔ)著全校房屋信息。在網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)達(dá)的現(xiàn)在，黑客、病毒，都威脅著高校安全。高校房產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)符合信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)并在中華人民共和國(guó)公安部備案。同時(shí)有嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，通過(guò)授權(quán)的用戶可看到相關(guān)的房屋信息。

4 房產(chǎn)管理系統(tǒng)性能建設(shè)的探討

高校房地產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)滿足全校房產(chǎn)管理的動(dòng)態(tài)管理、細(xì)化管理的需求。學(xué)校職能部門(mén)可以對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行全方面的查詢、監(jiān)督和統(tǒng)計(jì)分析。全校房屋信息從購(gòu)建、調(diào)配、出租出借及修繕都能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)掌握，一目了然。這樣可以實(shí)現(xiàn)職能部門(mén)與二級(jí)單位之間的有效管理，建立產(chǎn)權(quán)清晰、配置科學(xué)的管理方式。高校房地產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)房屋土地資源管理的數(shù)字一體化，利用物聯(lián)網(wǎng)、5G技術(shù)、工作流引擎等技術(shù)，以三維仿真地圖為表現(xiàn)載體，無(wú)縫集成基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)及各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各類校園地物的可視化，實(shí)現(xiàn)高校房產(chǎn)現(xiàn)代化管理。

以仿真數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，輔助三維數(shù)字地圖、CAD圖形、照片、音頻、視頻等，實(shí)現(xiàn)每棟樓、每一層、每一房間的基本信息如面積、使用人、使用性質(zhì)以及使用流程、查詢、統(tǒng)計(jì)分析的可視化管理。通過(guò)信息化手段，手機(jī)短信、郵件等溝通方式，迅速、準(zhǔn)確受理申請(qǐng)，及時(shí)反饋結(jié)果。對(duì)現(xiàn)有房屋面積進(jìn)行分析和規(guī)劃，提高使用率優(yōu)化組合，建立房屋使用標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化和透明化。

5 結(jié)語(yǔ)

教學(xué)科研工作是衡量高校教育規(guī)模的關(guān)鍵指標(biāo)之一，高校房產(chǎn)管理為教學(xué)科研發(fā)展提供場(chǎng)所滿足學(xué)校發(fā)展要求。高校房產(chǎn)檔案是資產(chǎn)管理中一項(xiàng)很重要的工作，對(duì)資產(chǎn)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題具有參考價(jià)值，為學(xué)校重大決策提供有力參考數(shù)據(jù)。隨著高校的日益發(fā)展，房產(chǎn)管理中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)，無(wú)法靠人力快速和準(zhǔn)確的完成，而利用現(xiàn)代信息技術(shù)可以滿足高校房產(chǎn)檔案日益增長(zhǎng)的要求，提高高校房產(chǎn)檔案管理的有效率及質(zhì)量。結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)，將高校房產(chǎn)管理和信息化技術(shù)相融合，對(duì)高校房產(chǎn)檔案的發(fā)展將起到有力的推進(jìn)作用。

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作者簡(jiǎn)介：張?chǎng)┚?984-），女，山東膠州人，碩士，中級(jí)，主要從事檔案管理研究。

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