高職院校電子試卷存檔管理的注意事項(xiàng)及優(yōu)化策略

余皓

（陜西航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 漢中 723102）

引言

近年來，我國(guó)科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，而這也為我國(guó)高職院校各種計(jì)算機(jī)的線上考試以及電子試卷的存檔管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。與此同時(shí)，技術(shù)的發(fā)展也對(duì)國(guó)內(nèi)高職院校電子試卷的存檔管理提出了更高的要求，不僅要求電子試卷的檔案管理更加規(guī)范化和具體化，還必須要確保電子試卷檔案在管理過程中的安全性和可靠性，從而才能從最大程度上避免信息的泄露。電子試卷存檔管理，可以說是電子試卷管理的進(jìn)一步延伸和拓展。高職院校的電子試卷存檔管理，通常包含了電子試卷、學(xué)生成績(jī)以及分析統(tǒng)計(jì)等多個(gè)部分的內(nèi)容，做好這些電子試卷的檔案管理工作，可以有效提升學(xué)校的整體管理水平[1]。由此，如何才能做好電子試卷存檔管理工作，使其管理效果達(dá)到預(yù)期理想目標(biāo)是高職院校的相關(guān)管理人員迫切需要思考和面對(duì)的問題。而本文也以此為主題對(duì)其展開了相應(yīng)的研究和探討。

一、高職院校電子試卷存檔管理的主要需求

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展也為我國(guó)教育事業(yè)的轉(zhuǎn)型和發(fā)展提供了更為有利的技術(shù)條件。目前，很多高職院校都普遍使用了現(xiàn)代信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來展開相應(yīng)的教學(xué)活動(dòng)，不僅有效提升了學(xué)校的整體教學(xué)質(zhì)量，還在一定程度上讓學(xué)生掌握了更多的學(xué)習(xí)方式。為了考察學(xué)生對(duì)于專業(yè)知識(shí)的掌握程度，高職院校每年都會(huì)舉辦期中、期末、實(shí)訓(xùn)等各類考試。高職院校傳統(tǒng)的紙質(zhì)化考試通常需要多個(gè)老師共同來完成試卷的出題、審核以及打印等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作，考試后所留下來的紙質(zhì)試卷也易于丟失。而隨著當(dāng)前信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高職院校若想促進(jìn)其自身更好的發(fā)展，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，不斷加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部的信息化建設(shè)[2]。

相較于紙質(zhì)的檔案管理而言，電子試卷的檔案管理，需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中生成相應(yīng)的記錄就可以將這些檔案進(jìn)行保存。而且電子試卷可以在很大程度上減少教師的工作量，也可以將以往繁雜的工作流程變得更為簡(jiǎn)潔，同時(shí)對(duì)電子試卷進(jìn)行存檔管理還可以有效提升電子試卷信息的管理效率，從而促使學(xué)校的整體教學(xué)水平和管理水平都能夠得到有效提升。由此可知，做好高職院校的電子試卷存檔管理工作，對(duì)于高校自身的管理和發(fā)展而言是十分重要的?，F(xiàn)階段，大多數(shù)高職院校都將電子試卷作為相應(yīng)的考核方式，從而促使電子試卷的數(shù)量也越來越多。而這些電子試卷檔案的管理也對(duì)相關(guān)工作人員的素質(zhì)提出了更高要求，不僅要求檔案管理人員具備專業(yè)的試卷管理知識(shí)和檔案管理技術(shù)，還需要充分掌握當(dāng)下的信息化技術(shù)，從而才能有效加強(qiáng)電子試卷存檔管理的效果[3]。

二、高職院校電子試卷存檔管理注意事項(xiàng)分析

1.應(yīng)注意對(duì)電子試卷檔案進(jìn)行分類管理

高職院校的管理人員在對(duì)其內(nèi)部電子試卷的管理過程中，還應(yīng)當(dāng)注意對(duì)電子試卷進(jìn)行有效的分類管理。這就需要院校的管理者和相關(guān)工作人員，根據(jù)電子試卷類型和科目來對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分類，從而促進(jìn)電子試卷檔案管理的有效性能夠得到提升。通常情況下，高職院校電子試卷的存檔一般都有以下幾種類型。

第一種電子試卷就是高校專業(yè)課程常規(guī)類筆試考試的電子試卷。這些考試主要是學(xué)校對(duì)各個(gè)專業(yè)課程所組織的期末考試，這些電子試卷的內(nèi)容較為繁雜，很容易在傳輸過程中造成混亂，所以管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同學(xué)院、不同專業(yè)以及不同學(xué)習(xí)等來對(duì)電子試卷進(jìn)行分類和裝訂，而且在進(jìn)行裝訂之前，管理人員還需要根據(jù)每個(gè)班級(jí)內(nèi)部的學(xué)生學(xué)號(hào)順序?qū)ζ溥M(jìn)行清點(diǎn)，從而保證電子試卷檔案的完整性和準(zhǔn)確性，以此才能方便后期的檔案查閱[5]。

第二種電子試卷便是課程實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)類的考試。但這類電子試卷通常存在一定的主觀因素，再加上考核的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，在收集方面也比較困難，所以教師或者相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同課程的標(biāo)準(zhǔn)和要求在期末或者學(xué)期開始之前對(duì)這類電子試卷的內(nèi)容進(jìn)行收集和存檔，從而才能有效加強(qiáng)電子試卷的存檔管理水平。

第三種通常是以證代考類型的電子試卷，也就是高職院校根據(jù)本校所設(shè)置的不同專業(yè)的崗位需求，結(jié)合學(xué)生所學(xué)的專業(yè)課程和相應(yīng)的教學(xué)目標(biāo)設(shè)置的專業(yè)職業(yè)資格證書考試?，F(xiàn)如今這類證書考試的形式大多都是計(jì)算機(jī)線上考試，這取代了傳統(tǒng)的專業(yè)課程考試，而在這個(gè)考試過程中所形成的電子試卷，院校的管理人員也可以根據(jù)相關(guān)證書的不同，按照相應(yīng)的年份對(duì)其進(jìn)行分類歸檔管理[4]。

第四種則是等級(jí)考試的電子試卷，主要包含了計(jì)算機(jī)二級(jí)考試和英語四、六級(jí)考試等類別的等級(jí)考試電子試卷，而院校的管理人員則需要根據(jù)學(xué)生的不同等級(jí)證書，按照相應(yīng)的年份和性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行分類存檔。

2.應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)智能化的檔案管理系統(tǒng)

高職院校的管理者在對(duì)電子試卷進(jìn)行存檔管理的過程中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校自身的辦學(xué)特色，聘請(qǐng)專業(yè)的第三方企業(yè)來給學(xué)校內(nèi)部建立一個(gè)智能化的電子試卷檔案管理系統(tǒng)，從而才能有效加強(qiáng)學(xué)校自身的電子試卷存檔管理效果。而且在建立這個(gè)電子智能化的試卷管理系統(tǒng)時(shí)，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者還需根據(jù)國(guó)家教育部門的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不斷地完善該系統(tǒng)，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校的電子試卷存檔管理的目標(biāo)和實(shí)際需求對(duì)其系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。

而且在建立好了相應(yīng)的電子智能化管理系統(tǒng)之后，高職院校的管理人員和相關(guān)技術(shù)人員還需要對(duì)其進(jìn)行測(cè)試和試運(yùn)行，院?？梢愿鶕?jù)一年或者兩年、三年等時(shí)間段來劃分相應(yīng)的試運(yùn)行階段。在對(duì)這個(gè)系統(tǒng)展開試運(yùn)行的過程中，院校的管理人員和相關(guān)技術(shù)人員還應(yīng)當(dāng)不斷挖掘和尋找該系統(tǒng)所存在的一些不足之處，及時(shí)排查一些系統(tǒng)故障問題。并且相關(guān)管理者和技術(shù)人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)在校的師生進(jìn)行問卷調(diào)查，以問卷的形式了解在校師生對(duì)于電子試卷智能管理系統(tǒng)的實(shí)際使用情況，結(jié)合師生所反饋的一些信息逐步完善這個(gè)電子智能管理系統(tǒng)，從而才可以有效提升該系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量和運(yùn)行水平。

與此同時(shí)，高職院校的管理人員和相關(guān)技術(shù)人員還應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的人員權(quán)限，例如教師和檔案管理員通過登錄管理員的身份賬號(hào)認(rèn)證，通?？梢栽谠撝悄芑碾娮釉嚲頇n案管理系統(tǒng)查看、修改、打印其所需的檔案。而且高職院校的管理人員和相關(guān)技術(shù)人員還需要充分明確相應(yīng)的管理等級(jí)，要根據(jù)不同的管理等級(jí)來設(shè)置相應(yīng)的檔案信息內(nèi)容的管理。對(duì)于其內(nèi)部的一些共享電子試卷，相關(guān)的管理人員和其內(nèi)部的教師也應(yīng)當(dāng)對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，從而才能夠促使共享試卷的內(nèi)容符合相關(guān)的教學(xué)要求。

除此之外，高職院校還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮智能電子試卷管理系統(tǒng)的信息提取以及數(shù)據(jù)整合功能，在收集好相應(yīng)的數(shù)據(jù)后，教師應(yīng)當(dāng)對(duì)近年度以來的不同學(xué)科的學(xué)生成績(jī)進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析，從而才可以更好地為每門課程的教學(xué)提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐，以此才可以充分發(fā)揮電子試卷的功能和作用。

三、高職院校電子試卷存檔管理的優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)電子試卷檔案的安全管理

由于每個(gè)高職院校所儲(chǔ)存的電子試卷檔案中，都包含了一些重要信息和學(xué)校一些前沿的教學(xué)內(nèi)容，如果這些信息一旦泄露出去，便會(huì)對(duì)學(xué)校的信譽(yù)和名聲造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。而且學(xué)生的身份信息倘若被篡改和泄露，就會(huì)給學(xué)生的就業(yè)造成一定的危害。針對(duì)這一常見的問題，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者必須要在思想上高度的重視電子試卷的存檔管理工作，并且要充分保證其內(nèi)部電子試卷檔案的安全。

首先，高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況加大對(duì)電子試卷智能化管理系統(tǒng)的資金投入力度，不斷加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。并且高職院校還應(yīng)當(dāng)積極聘請(qǐng)一些三方企業(yè)來作為電子試卷智能化管理系統(tǒng)的維護(hù)主體，充分利用他們的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的專業(yè)信息技術(shù)來保證電子試卷檔案的安全性。

其次，高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理部門工作人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)，并要定期組織檔案管理部門的所有工作人員參加專業(yè)的培訓(xùn)，并要在培訓(xùn)結(jié)束后對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的考核，然后與之簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議來約束相關(guān)工作人員的行為和意識(shí)。

最后，高職院校檔案部門的工作人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)一些已經(jīng)歸檔好的電子試卷檔案進(jìn)行加密存檔保管，并且還要通過身份信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證等多樣化的措施來查看這些檔案。而且對(duì)于一些比較重要的電子文件或檔案，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)充分將這些檔案資料的屬性更改為“只讀性”文件，這樣才能有效識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，從而才可以確保這些電子試卷檔案資料的安全性和可靠性。

2.不斷優(yōu)化電子試卷檔案的歸檔制度

高職院校內(nèi)部所儲(chǔ)存的電子試卷涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域較為廣泛，而且電子試卷的存檔管理工作通常也會(huì)涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)人員、信息管理人員、數(shù)據(jù)錄入人員等。所以高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者在面對(duì)這種環(huán)境時(shí)，就必須依靠一些強(qiáng)有力的制度來對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行約束，以此才能有效約束工作人員的態(tài)度和行為。

首先，這就需要高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況以及內(nèi)部檔案管理的具體狀況，來制定相應(yīng)的電子試卷的存檔歸檔制度。并且高職院校還應(yīng)當(dāng)在該制度中，對(duì)檔案管理部門所有工作人員以及其他相關(guān)工作人員的工作職責(zé)進(jìn)行劃分，從而才能讓每一個(gè)工作人員都充分明確其自身的職責(zé)與義務(wù)，以此才能有效約束工作人員的工作行為。

其次，高職院校還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家政府有關(guān)部門頒布實(shí)施的《電子公文檔案管理暫行辦法》以及《電子文件的歸檔和管理規(guī)范》等文件制度中的相關(guān)條例，并將其文件中的每一項(xiàng)條例和工作都積極落到實(shí)處，以此才能為高校的電子試卷存檔管理工作提供相應(yīng)的科學(xué)依據(jù)。

最后，高職院校的管理者和檔案部門的工作人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對(duì)電子試卷存檔管理工作的宣傳力度。并要利用一些合理有效的方式，積極增強(qiáng)檔案管理部門工作人員的電子試卷歸檔意識(shí)，保證電子試卷在進(jìn)行歸檔后能夠被有效地管理和利用，以此才能夠進(jìn)一步推動(dòng)電子試卷存檔管理工作的順利展開。而且在對(duì)電子試卷檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，檔案部門的管理人員和工作人員也可以利用硬盤和一些外部的載體來進(jìn)行儲(chǔ)存。

3.不斷加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)及管理水平

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代背景下，無紙化電子試卷的存檔管理工作對(duì)于工作人員的專業(yè)技能和管理水平也提出了更高的新要求。因此，高職院校若想有效優(yōu)化其內(nèi)部的電子試卷存檔管理工作的效果，就必須不斷提升相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)及管理水平。

首先，高職院校的管理層和領(lǐng)導(dǎo)者必須要嚴(yán)格要求檔案管理部門的所有工作人員在做好自身所在崗位工作的同時(shí)，還要在日常工作中不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)一些計(jì)算機(jī)知識(shí)和管理知識(shí)，不斷提升自己和充實(shí)自己，以此才能有效提高自身的計(jì)算機(jī)水平和檔案管理能力。

其次，高職院校還應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理部門工作人員的實(shí)際工作情況來加強(qiáng)其工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。并且高職院校的管理層和領(lǐng)導(dǎo)者，還應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理部門的管理人員及工作人員參加一些檔案業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，不斷提高這些工作人員和管理人員的檔案管理知識(shí)理論以及專業(yè)技術(shù)。同時(shí)，高職院校還要增加檔案管理人員外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，讓其在實(shí)踐中不斷積累相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，使其自身的專業(yè)技能水平能夠得到全面提升。

最后，高職院校檔案管理部門的工作人員及管理人員還應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)與掌握一些先進(jìn)的文字處理、排版、電子郵件的收發(fā)等技術(shù)方法，并且還要熟悉一些聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作。

除此之外，高職院校還應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校自身的實(shí)際情況以及辦學(xué)特色來優(yōu)化檔案管理部門的人員結(jié)構(gòu)及相應(yīng)的知識(shí)層次。高職院校的管理層和領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)通過召開一些重大決策會(huì)議來選出一些具有先進(jìn)計(jì)算機(jī)實(shí)踐技能，且熟悉及掌握電子文件管理技能的人員來擔(dān)任電子試卷檔案的專職管理人員，以此這些管理人員才可以通過一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理方式來提高電子試卷存檔管理水平，從而才可以促進(jìn)學(xué)校檔案工作能夠朝著自動(dòng)化、智能化方向發(fā)展。

結(jié)語

總而言之，對(duì)于高職院校的電子試卷進(jìn)行存檔管理對(duì)于高校自身的發(fā)展和整體的管理而言，它是一項(xiàng)十分重要的工作。因此，高職院校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)者必須高度重視電子試卷的存檔管理工作。而且高職院校的管理者在優(yōu)化電子試卷的存檔管理中還應(yīng)該做好相關(guān)的注意事項(xiàng)。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)不斷提升電子試卷檔案的安全性和可靠性，并要不斷完善電子試卷檔案的歸檔管理制度，以此才能有效提升高校的試卷檔案管理水平。