應(yīng)用型高校電子檔案建設(shè)的困境及其高質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)新路徑

劉筱筠，丁 汀，李 婕*，蔣智林

（1.普洱學(xué)院 圖書館，云南 普洱 665000；2.普洱學(xué)院 綠色經(jīng)濟(jì)發(fā)展研究院，云南 普洱 665000）

高等教育是國家發(fā)展的基石，高等教育轉(zhuǎn)型發(fā)展是建設(shè)創(chuàng)新型國家的動(dòng)力源。在百年未有之大變局的時(shí)代，21世紀(jì)以來我國高等教育體系和培養(yǎng)模式均在發(fā)生著根本性的變化，從原來精英化教育逐步轉(zhuǎn)向大眾化教育，從原來填充式同質(zhì)化教育逐步分化為內(nèi)涵式多元化教育。如今，我國一方面在大力推動(dòng)著“雙一流”高校建設(shè)，另一方面在繼續(xù)積極推動(dòng)2000年以后新設(shè)立的一系列本科高校轉(zhuǎn)型發(fā)展為應(yīng)用型高等學(xué)校。這樣，我國高等教育按照辦學(xué)類型將大學(xué)分為研究型、研究教學(xué)型、教學(xué)研究型、教學(xué)型、應(yīng)用型、高職高專院校等幾類，而應(yīng)用型高校就是指以應(yīng)用技術(shù)類型為辦學(xué)定位，而不是以學(xué)術(shù)型為辦學(xué)定位的普通本科院校，是相對(duì)、區(qū)別于學(xué)術(shù)型本科（普通本科）的本科類型。應(yīng)用型本科教育對(duì)于滿足我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，對(duì)高層次應(yīng)用型人才需要以及推進(jìn)我國高等教育大眾化進(jìn)程起到了積極的促進(jìn)作用[1-2]；應(yīng)用型本科是新型的本科教育和新層次的高職教育相結(jié)合的教育模式的探索，由部分省屬普通本科院校與國家級(jí)示范性高等職業(yè)院校、國家大型骨干企業(yè)聯(lián)合試點(diǎn)培養(yǎng)適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求的應(yīng)用技術(shù)型本科專業(yè)人才。在培養(yǎng)規(guī)格上，應(yīng)用本科培養(yǎng)的不是學(xué)科型、學(xué)術(shù)型、研究型人才，而是培養(yǎng)適應(yīng)生產(chǎn)、建設(shè)、管理、服務(wù)第一線需要的高等技術(shù)應(yīng)用性人才；在培養(yǎng)模式上，應(yīng)用本科以適應(yīng)社會(huì)需要為目標(biāo)，以培養(yǎng)技術(shù)應(yīng)用能力為主線設(shè)計(jì)學(xué)生的知識(shí)、能力、素質(zhì)結(jié)構(gòu)和培養(yǎng)方案，以“應(yīng)用”為主旨和特征構(gòu)建課程和教學(xué)內(nèi)容體系，重視學(xué)生的技術(shù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)[3-5]。經(jīng)過20余年的發(fā)展，我國應(yīng)用型高校也已經(jīng)在教學(xué)、科研、管理等領(lǐng)域進(jìn)入了新的發(fā)展階段，形成了自己獨(dú)具特色的辦學(xué)內(nèi)涵和實(shí)踐成果。應(yīng)用型高校電子檔案建設(shè)管理如何跟上新時(shí)代轉(zhuǎn)型發(fā)展的需求，如何能夠建成符合應(yīng)用型高校要求和具有應(yīng)用型高校特色的電子檔案，為適應(yīng)新型教學(xué)和科研提供豐富、便捷和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是當(dāng)前應(yīng)用型高校檔案資源體系建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急和內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分。本文將對(duì)我國應(yīng)用型高校電子檔案建設(shè)的基本狀況以及內(nèi)涵進(jìn)行總結(jié)，對(duì)應(yīng)用型高校電子檔案建設(shè)存在的主要問題以及原因進(jìn)行深入分析，并進(jìn)一步提出建設(shè)的路徑與對(duì)策，旨在為推動(dòng)應(yīng)用型高校電子檔案建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展提供理論基礎(chǔ)與應(yīng)用參考。

一、應(yīng)用型本科高校電子檔案建設(shè)的形勢與重要性

高校檔案是指高等院校在教學(xué)、科研、黨政管理等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)建設(shè)發(fā)展具有保存價(jià)值的歸檔的各種文字、圖表、聲像等各種形式、載體的原始記錄，通過高校檔案，可以有力地見證高校的辦學(xué)歷史、辦學(xué)成績、辦學(xué)特色以及綜合實(shí)力，是學(xué)校師生在歷史進(jìn)程中各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載[6]，對(duì)研究和推動(dòng)學(xué)校自身建設(shè)發(fā)展和服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)發(fā)展均具有重要的信息支撐作用和參考價(jià)值。早在2016年4月1日，國家檔案局關(guān)于印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的通知（檔發(fā)〔2016〕4號(hào)）、《電子檔案移交與接收辦法》等規(guī)章規(guī)范性文件和《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》《電子檔案管理基本術(shù)語》等檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相繼頒布，要求在2020年，全國地市級(jí)以上國家綜合檔案館全部建設(shè)成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館[7-8]。隨著電子信息和網(wǎng)絡(luò)形勢的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為高校檔案管理的重要內(nèi)容，檔案信息化程度的高低也直接決定了高校檔案管理與利用工作的質(zhì)量與效率，高校電子檔案建設(shè)的程度和運(yùn)轉(zhuǎn)水平直接決定和影響著應(yīng)用型本科高校的現(xiàn)代化辦學(xué)水平和新時(shí)代高質(zhì)量發(fā)展的辦學(xué)要求。結(jié)合新時(shí)代應(yīng)用型本科高校的辦學(xué)要求和高校電子檔案的關(guān)系，目前應(yīng)用型本科高校電子檔案建設(shè)面臨的形勢及其重要性主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面：

（一）高校電子檔案建設(shè)是新時(shí)代信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運(yùn)用，各類信息材料在高校基礎(chǔ)建設(shè)、教學(xué)、科研和行政黨務(wù)管理活動(dòng)中通過由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生、處理，并存儲(chǔ)在磁盤、光盤、硬盤等載體上的經(jīng)過歸檔整理形成過程性的信息資料已經(jīng)成為最為主要的方式和手段，它與傳統(tǒng)的檔案相比，具有查詢方便、節(jié)約物理空間、節(jié)約成本等優(yōu)點(diǎn)，在信息時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校師生和廣大科研工作者對(duì)于電子檔案的使用已成為最為主要的需求，也最為重要的形式之一。

（二）高校電子檔案建設(shè)是信息資料共享的根本條件

檔案信息資源主要體現(xiàn)在檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和完整性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢所在。檔案的電子信息資源可以將影像資料、教學(xué)情況、科研活動(dòng)多層次、多結(jié)構(gòu)、多視角的真實(shí)完整地保留下來，使檔案的存在價(jià)值和意義得到可視化的體現(xiàn)。將檔案資料電子信息化處理后，利用和發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，有計(jì)劃性、有針對(duì)性、有代表性地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航，更有利于按需瀏覽保持隨機(jī)存取，提高館藏檔案的利用率，可最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享[9-11]。國家已經(jīng)將檔案信息化納入到國家信息化建設(shè)的總格局中，所以我們要深刻意識(shí)到高校檔案管理的價(jià)值、意義及作用，高校檔案是高校進(jìn)行行政管理、教學(xué)科研管理、對(duì)外服務(wù)的重要資源，要讓這些重要的信息資源得到很好的開發(fā)利用，則必須將檔案管理電子信息化納入對(duì)學(xué)校管理水平的考核范圍，并在此基礎(chǔ)上為檔案管理電子信息化工作提供必要的資源支持[12]。

（三）高校電子檔案建設(shè)是優(yōu)化檔案管理和提高服務(wù)水平模式的必由之路

隨著數(shù)字化校園的建設(shè)和實(shí)施，檔案管理人員可通過檔案管理軟件系統(tǒng)將信息資料在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、歸檔即可，檔案信息的系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、歸檔、利用進(jìn)行全程控制，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的優(yōu)化[10]。此外，檔案信息化管理，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案的檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間、人力、物力和財(cái)力資源，同時(shí)又保障了檔案的安全備份[9，12]，可以最大限度地提高檔案的運(yùn)行效率和服務(wù)水平。

（四）高校電子檔案建設(shè)是推動(dòng)應(yīng)用型高校高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐和保障

高質(zhì)量發(fā)展既是高等教育適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展的客觀要求，也是高等教育自身發(fā)展階段的自然趨向。高質(zhì)量發(fā)展既關(guān)乎高等教育發(fā)展的性質(zhì)也涉及發(fā)展的結(jié)果。黨的十九屆五中全會(huì)要求，地方應(yīng)用型大學(xué)要把推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展作為生命線，堅(jiān)持以新發(fā)展理念為引領(lǐng)，識(shí)變應(yīng)變、科學(xué)定位、強(qiáng)化內(nèi)涵、彰顯特色，努力在建設(shè)高質(zhì)量教育體系中展現(xiàn)新?lián)?dāng)、實(shí)現(xiàn)新作為。檔案建設(shè)質(zhì)量作為應(yīng)用型本科高校合格評(píng)估和質(zhì)量評(píng)估的重要內(nèi)容，在新時(shí)代電子檔案建設(shè)信息化平臺(tái)、擁有的電子信息資料類別和海量資料容納，以及電子信息資料的使用效率等成為應(yīng)用型高質(zhì)量發(fā)展的基礎(chǔ)支撐和重要標(biāo)志，是應(yīng)用型高校高質(zhì)量發(fā)展的信息源泉和重要保障。

二、應(yīng)用型本科高校電子檔案建設(shè)存在的主要問題及其原因分析

自21世紀(jì)來，應(yīng)用型本科高校取得了快速發(fā)展，檔案建設(shè)作為其重要的基礎(chǔ)建設(shè)組成部分，尤其是當(dāng)前形勢下電子檔案建設(shè)的狀況更是學(xué)校綜合運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)效能和應(yīng)用型轉(zhuǎn)型發(fā)展水平的重要體現(xiàn)，但是基于應(yīng)用型本科高?；A(chǔ)條件能力和人才隊(duì)伍水平等多方面的影響，應(yīng)用型本科高校電子檔案建設(shè)還存在著諸多問題和不足。歸結(jié)起來主要有以下方面：

（一）電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)資源條件落后

電子檔案建設(shè)所需設(shè)施和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化智能化管理的必備條件，而應(yīng)用型本科高校絕大多數(shù)是從?？茖W(xué)校升本而來，其檔案建設(shè)管理的基礎(chǔ)絕大多數(shù)還停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)的狀態(tài)，即便是部分應(yīng)用型本科高校開始重視電子檔案的建設(shè)，也是因?yàn)榻?jīng)費(fèi)體量不足而又面臨基礎(chǔ)條件改善和設(shè)備購置投入大，其電子檔案基礎(chǔ)條件建設(shè)也是處于起步階段，與現(xiàn)代化教育對(duì)電子檔案建設(shè)和管理的要求還相差甚遠(yuǎn)。此外，對(duì)于教育高質(zhì)量發(fā)展所要求高校具備的電子信息資料和可供各項(xiàng)的信息資源還很欠缺，一是自有電子信息資料處于初級(jí)建設(shè)階段，且建設(shè)速度很慢，二是有限的電子信息資料和采購的信息資源受限于基礎(chǔ)條件落后而讓電子信息資源成為僵化的資源庫存和無形的電子材料擺設(shè)。

（二）電子檔案建設(shè)管理人才隊(duì)伍能力和應(yīng)用技術(shù)薄弱

新時(shí)代電子信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展越來越快，應(yīng)用型本科高校信息化、智能化校園建設(shè)對(duì)于電子信息建設(shè)管理能力和相關(guān)應(yīng)用技術(shù)的掌握成為至關(guān)重要的保證，電子檔案建設(shè)作為其中重要的一環(huán)，目前諸多高校其建設(shè)管理能力和技術(shù)還非常薄弱。一是部分認(rèn)識(shí)到了電子檔案建設(shè)和信息化管理的重要性，但也有相當(dāng)一部分依然沒有從思想上加以重視，不能從行動(dòng)上去改變傳統(tǒng)檔案管理的模式，跟不上快速發(fā)展對(duì)于電子檔案建設(shè)管理的要求；二是應(yīng)用型本科高校人才匱乏，電子檔案建設(shè)管理的人才隊(duì)伍技術(shù)水平較低，從事檔案工作的很大比例上是非專業(yè)人員，且年齡較大，對(duì)于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的理解和應(yīng)用技術(shù)知識(shí)掌握得很少，嚴(yán)重制約了電子檔案建設(shè)管理工作的推進(jìn)和運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）電子檔案建設(shè)管理的信息化和系統(tǒng)化制度體系很不完善

應(yīng)用型本科高校由于大多數(shù)還是傳統(tǒng)檔案，以至于檔案管理制度很大程度上均是傳統(tǒng)檔案的相關(guān)制度，而與新時(shí)代電子檔案建設(shè)發(fā)展的要求很不相符。電子檔案建設(shè)管理這種缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)性的制度現(xiàn)狀，同時(shí)也給工作人員帶來無據(jù)可依和無所適從之困境，特別是一些電子檔案信息資料存儲(chǔ)和操作過程中的安全性制度保障體系尚不完善，電子檔案信息資料的容易丟失、損壞和外泄等問題，均需要建立與電子信息特征相適應(yīng)的體系化制度來予以保障，同時(shí)需要構(gòu)建對(duì)于電子檔案管理人員技術(shù)操作規(guī)程和責(zé)任制度；此外，國家也應(yīng)該針對(duì)電子檔案的新形勢、應(yīng)用方式和效力價(jià)值在法律的角度予以制度保護(hù)。

三、應(yīng)用型本科高校電子檔案建設(shè)管理的舉措與對(duì)策

（一）大力加強(qiáng)電子檔案建設(shè)管理的基礎(chǔ)條件改善和信息暢通與安全保障

電子檔案建設(shè)管理最為基礎(chǔ)的就是要建立實(shí)現(xiàn)信息化運(yùn)行管理的平臺(tái)，主要包括電子檔案信息的硬件環(huán)境和系統(tǒng)軟件，硬件環(huán)境建設(shè)主要體現(xiàn)在電子文件管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館的建設(shè)。根據(jù)功能需要，必須建設(shè)大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫、大規(guī)模開發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)、城域網(wǎng)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)和存儲(chǔ)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)等。系統(tǒng)軟件是由計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)者提供的一類程序，這類程序的著眼點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，達(dá)到管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種資源充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)效率，便于用戶使用和管理的目的[9，12]。在新時(shí)代，高等教育高質(zhì)量發(fā)展和知識(shí)信息化要求程度越來越高，作為應(yīng)用型本科高校對(duì)于電子檔案信息高效管理和應(yīng)用技術(shù)的快速高效更是迫在眉睫，對(duì)于越有傳統(tǒng)檔案信息管理平臺(tái)應(yīng)要高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，在硬件和軟件上系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代對(duì)電子檔案收集、保管、整理、編撰、鑒定、統(tǒng)計(jì)、分析、利用等不同方面的高標(biāo)準(zhǔn)需求，給電子檔案管理工作的便捷和高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，根據(jù)國家對(duì)于電子信息和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)劝踩Ｕ系男枨螅⒏邩?biāo)準(zhǔn)的安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備和安全防火墻控制軟件等提供堅(jiān)實(shí)的條件保障。

（二）傾力推動(dòng)電子檔案建設(shè)管理的人才隊(duì)伍能力和應(yīng)用技術(shù)培養(yǎng)

針對(duì)應(yīng)用型本科高校在檔案管理領(lǐng)域的人才團(tuán)隊(duì)現(xiàn)狀，要傾力加強(qiáng)更新和大力補(bǔ)充電子信息技術(shù)人才和現(xiàn)代檔案管理人才已是迫切需要，同時(shí)根據(jù)新時(shí)代高校電子檔案建設(shè)管理快速發(fā)展的需求，要對(duì)原來傳統(tǒng)檔案信息管理的隊(duì)伍加強(qiáng)培訓(xùn)和提出新的要求，要讓教職工在思想上高度重視電子檔案的建設(shè)和管理，絕大多數(shù)能夠掌握電子檔案應(yīng)用技術(shù)，一部分還能夠根據(jù)高校電子檔案的具體情況進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)開發(fā)和集成管理。具體來說，學(xué)校應(yīng)有意識(shí)、有計(jì)劃、有目標(biāo)地去增強(qiáng)電子檔案管理人員的自身素質(zhì)，加強(qiáng)管理隊(duì)伍隊(duì)伍建設(shè)。既要多支持管理人員走出去參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)，又要聘請(qǐng)專業(yè)的、經(jīng)驗(yàn)豐富的電子檔案管理人員對(duì)本校的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)培訓(xùn)和電子檔案管理培訓(xùn)，讓電子檔案建設(shè)管理團(tuán)隊(duì)人員掌握多學(xué)科理論與實(shí)踐的融合，建立起一支能夠跟上時(shí)代步伐的專業(yè)化人才隊(duì)伍。

（三）著力構(gòu)建電子檔案建設(shè)管理信息化和高質(zhì)量發(fā)展要求相匹配的制度體系

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出，要制訂和完善信用、交通、教育等相關(guān)領(lǐng)域的電子數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。應(yīng)用型本科高校處于一個(gè)轉(zhuǎn)型發(fā)展時(shí)期，在電子檔案快速建設(shè)發(fā)展過程中，顯然傳統(tǒng)檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代要求。因此，一是高校應(yīng)該根據(jù)各自應(yīng)用型的性質(zhì)特征構(gòu)建符合自身實(shí)際的電子檔案管理制度，高度重視電子檔案在現(xiàn)代教育高質(zhì)量發(fā)展中的重要地位和作用，理順多級(jí)管理和交叉管理，形成管理扁平化，遠(yuǎn)轉(zhuǎn)立體高效化。二是高校要建立對(duì)電子檔案建立的質(zhì)量保障制度，尤其是要建立針對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性以及保密性的長期有效的保障制度，讓各類電子檔案建立的標(biāo)準(zhǔn)，能夠高質(zhì)量滿足信息傳輸、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用以及廣大應(yīng)用者的需求。三是高校要針對(duì)電子檔案特征建立安全保障制度。切實(shí)建立一套安全防范的機(jī)制，如安裝防火墻、設(shè)置門戶訪問、安裝殺毒軟件以及定期檢查制度；同時(shí)建立嚴(yán)格遵守相關(guān)的電子文檔的安全保密制度，掌握好開放、控制的范圍和權(quán)限，確保電子檔案信息的高效運(yùn)轉(zhuǎn)和規(guī)范安全。