大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案室建設(shè)探索

王彩春

（朝陽市生態(tài)環(huán)境局凌源分局，遼寧 凌源 122500）

在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，數(shù)字檔案是屬于檔案管理工作部門順應(yīng)時代發(fā)展需求而建設(shè)出來的檔案管理平臺，數(shù)字檔案是與傳統(tǒng)的檔案管理模式有較大的區(qū)別。數(shù)字檔案是形成于數(shù)字化環(huán)境，具有智能性、開放性、自動性特點。數(shù)字檔案是建設(shè)系統(tǒng)性非常強，需要及時解決在傳統(tǒng)檔案管理中存在的數(shù)字化建設(shè)問題和數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型問題，創(chuàng)新檔案管理思維和管理手段，提升數(shù)字檔案的管理水平，把檔案資源工作利用起來，促進社會創(chuàng)新發(fā)展。

一、數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀分析

1.雙套管理模式

貫徹落實一體化管理模式以來，檔案管理室都在采用雙套制檔案管理模式。一套紙質(zhì)檔案管理，電子檔案具有容易篡改、可復(fù)制并且依賴于設(shè)備系統(tǒng)進行讀取的特點，因此需要留存紙質(zhì)檔案，使用人工分類整理的方式，按照不同的工作部門、年度、期限和類型錄入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，便于查詢和調(diào)取[1]。這種信息化管理也便于查詢，有效實現(xiàn)實體檔案內(nèi)容的信息化建設(shè)，滿足檔案信息化管理目標。二套電子檔案管理，是把傳統(tǒng)的文件檔案通過機械設(shè)備掃描之后轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化文件檔案，要求數(shù)字化文件檔案要占據(jù)整個數(shù)據(jù)資料總量的80%，構(gòu)建文件目錄和檔案案卷目錄，通過使用現(xiàn)代化計算機檢索文件資料，建立起具有統(tǒng)一標準的檔案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)前電子政務(wù)的建設(shè)越來越常見，利用電子公文實現(xiàn)檔案管理，建立起業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)和政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，可以幫助解決檔案系統(tǒng)相對獨立的問題。但是雙套管理模式，在一定程度上降低了工作效率，增加了工作成本消耗，過于浪費社會資源，檔案管理工作人員需要進行重復(fù)性勞動，并且數(shù)字化檔案資源無法共享。

2.數(shù)字檔案室設(shè)施和設(shè)備不全面

目前但是內(nèi)部退出的基礎(chǔ)服務(wù)器，主要業(yè)務(wù)人員基本上可以每個人操作一臺計算機開展工作，辦公室內(nèi)部也購置了掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，但是并沒有刻錄機、照相機等，存放電子檔案、聲像檔案的空間內(nèi)沒有配備防火、恒溫恒濕、防有害生物等必備的基礎(chǔ)設(shè)施，也沒有建立相應(yīng)的檔案網(wǎng)站，沒有跟該區(qū)域的業(yè)務(wù)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)連接在一起，不利于數(shù)字檔案室的建設(shè)。

3.缺少了信息化管理技術(shù)

雖然當(dāng)前的檔案管理擁有檔案管理軟件的支持，但是由于檔案員流動性比較大，軟件生產(chǎn)廠家只能遠程提供指導(dǎo)，缺少了更加專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、經(jīng)驗與方法掌握。一部分單位使用傳統(tǒng)的管理模式，不但工作員數(shù)量少，工作壓力大，要承擔(dān)的工作任務(wù)還十分繁雜，需要投入大量時間來人力搜集、梳理各種檔案，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)容易被忽略，沒有得到充分的運用。

4.數(shù)據(jù)檔案室空間不夠

隨著單位發(fā)展規(guī)模不斷擴大，單位內(nèi)部的檔案數(shù)量和檔案類型也越來越多，意味著檔案保存需要占據(jù)更大的空間。內(nèi)部檔案室的室內(nèi)空間面積非常有限，不能滿足日益增長的檔案保存規(guī)定，很多會計檔案、人事檔案甚至不能進入到綜合檔案室中進行保存。為了能夠讓更多的檔案得到妥善的保管，單位需要加強對檔案管理工作開展的投入力度，不斷擴大檔案保管空間。如果不能在檔案保管過程中及時更新檔案柜，或者是檔案管理不夠科學(xué)合理，會導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失或者是檔案內(nèi)容不完整的情況。

二、數(shù)字檔案特點分析

1.便于查詢和保存

在傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，但管理人員承受的工作壓力比較大，并且需要通過手動操作的方式，才能夠完成檔案處理，工作效率比較低，無法真正滿足用戶對于相關(guān)檔案的查閱和檢索需求，無形當(dāng)中影響了檔案的利用效率發(fā)揮[2]。近些年來數(shù)字化檔案管理模式逐漸普及，單位內(nèi)部的障礙類型也發(fā)生了天翻地覆的變化，需要采用計算機等相關(guān)設(shè)備針對檔案內(nèi)容進行保管和存儲。用戶可根據(jù)自身茶葉的要求隨時調(diào)取檔案。電子檔案管理方式還可以解救損壞非常嚴重的歷史檔案，順利地從檔案利用邁向檔案保護。

2.檔案具有保密性

在電子檔案保存過程中需要借助于數(shù)字編碼技術(shù)，把檔案的內(nèi)容詳細記錄在電子載體上。這種電子載體能夠保護檔案的內(nèi)容，如果查閱檔案人員沒有被授權(quán)，那么相關(guān)人員不能直接查閱檔案的內(nèi)容。在利用光盤記錄相關(guān)信息時，斑點主要是由激光進行刻寫。工作人員可以利用壓縮編碼針對檔案的內(nèi)容進行加密處理，如果沒有提前針對檔案進行解密和解壓，就無法直接讀取檔案內(nèi)容，讓檔案更加具有保密性特點。

3.對于元數(shù)據(jù)以及背景信息有依賴感

電子檔案的原數(shù)據(jù)需要與文件內(nèi)部的信息進行充分結(jié)合，不然可能無法及時對電子文件內(nèi)容進行修復(fù)[3]。檔案資料的前身是電子文件，在開展檔案內(nèi)容傳輸時，必須憑借互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用。與檔案相關(guān)的背景信息往往也被存放在別的位置，若不能提早表露有關(guān)信息，會影響檔案的正常啟動，還會給檔案管理產(chǎn)生較大的安全隱患。

三、大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字檔案是建設(shè)措施

數(shù)字檔案室建設(shè)包含有很多內(nèi)容，比如檔案信息采集、信息加工、信息存儲、信息管理以及檔案利用等，屬于集成化檔案管理體系。相比起傳統(tǒng)檔案室建設(shè)來說，數(shù)字檔案室的建設(shè)從存儲介質(zhì)方面就發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)檔案要以紙版檔案管理為主，而數(shù)字檔案室內(nèi)部乃是數(shù)據(jù)檔案資料，該檔案具備可復(fù)制性特性。傳統(tǒng)檔案室資料的儲存會占用較大空間，而數(shù)字檔案室建設(shè)則主要以數(shù)據(jù)儲存為主，能夠節(jié)省更多的物理空間，節(jié)省人力資源、物力資源消耗，并且檔案資料可以隨時靈活取用，有效提升了檔案利用效率。數(shù)字檔案室的建設(shè)需要從規(guī)范制度、基礎(chǔ)設(shè)計、應(yīng)用系統(tǒng)以及檔案資料的信息化轉(zhuǎn)化等方面入手，系統(tǒng)性、復(fù)雜性非常強，需要相關(guān)部門能夠密切配合，并做好分工合作，優(yōu)化數(shù)字檔案室內(nèi)部的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架，完善數(shù)字檔案室建設(shè)工作流程，為后續(xù)檔案數(shù)字化管理、利用打下良好基礎(chǔ)。

1.重視信息化建設(shè)規(guī)劃

單位需要把檔案的數(shù)字化管理建設(shè)納入到總體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，積極構(gòu)建出檔案管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字檔案信息傳輸平臺，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)優(yōu)勢，打造出健全的檔案數(shù)字化管理體系，制定出一系列嚴謹、科學(xué)的操作流程，確保在各項工作中產(chǎn)生的電子文件能夠快速地完成傳輸和歸檔，實現(xiàn)文件檔案的妥善保管，提升檔案的利用效率。

2.積極完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了能夠更好地加強線上檔案資源建設(shè)，需要制定出規(guī)范的具體工作措施，進行數(shù)字檔案信息傳輸平臺的信息化規(guī)劃，全面提升線上的資源總數(shù)[4]。數(shù)據(jù)傳輸平臺關(guān)鍵包含有網(wǎng)絡(luò)平臺、業(yè)務(wù)網(wǎng)平臺、政務(wù)網(wǎng)平臺及其局域網(wǎng)平臺。因為局域網(wǎng)與其他網(wǎng)絡(luò)存有物理隔離狀況，必要時可以采取有機相連的方式，完成順利的數(shù)據(jù)交流和傳送，滿足檔案管理需求，符合未來社會發(fā)展趨勢。要積極開發(fā)利用檔案信息資源管理系統(tǒng)，對于線上的檔案資源加強利用，有效提升單位的數(shù)字化檔案管理水平。在檔案管理工作當(dāng)中融入現(xiàn)代化管理理念，能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，強化檔案的安全性和可靠性。要進一步強化檔案的檢索功能，確保在單位檔案管理中進行檔案查詢時能夠更加快速準確。要打造出合理性更強的檔案檢索體系，以原有檔案資料作為依據(jù)進行目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，從傳統(tǒng)的檔案手動檢索轉(zhuǎn)變成為計算機全系統(tǒng)檢索。

3.強化數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換能力

電子文件的載體數(shù)量非常多，并且可以隨時對其進行更換，通過利用現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)勢，能夠提升電子文件的處理效率和質(zhì)量。這種檔案管理模式能夠有效滿足相關(guān)人員的工作需求，幫助提升工作效率和質(zhì)量，但是無法從源頭上確保電子文件的原始性。工作人員要在數(shù)字檔案管理當(dāng)中，保證電子文件資料的私密性，確保文件內(nèi)容更加真實可靠，并且也可以保存原始的情況。比如能把文檔設(shè)定變成只讀模式，或者是針對文件資料的內(nèi)容進行加密處理。人們在使用計算機系統(tǒng)時，能夠隨時對系統(tǒng)內(nèi)部的信息進行更改和處理，原來的文件再改動后會形成新的文檔，如果沒有及時對文件的內(nèi)容進行備份和處理，會導(dǎo)致原有的文檔消失。

4.提升檢索能力水平

單位需要積極加強電子檔案信息化建設(shè)的重視力度，滿足單位內(nèi)部各項工作開展需求，為廣大職工各類工作開展給予重要的參考依據(jù)，提升工作效率和品質(zhì)。應(yīng)用人員在查找相關(guān)信息時，要根據(jù)自身要求選擇相應(yīng)的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)則根據(jù)人員需求表明與之相關(guān)的材料內(nèi)容。要把現(xiàn)代化信息技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來，進一步完善系統(tǒng)的檢索功能，確保資料信息能夠快速準確地被查詢。在系統(tǒng)內(nèi)不需要增加高水平的檢索功能，并按照檔案的標引和目錄完成，在檢索時能夠快速有效地尋找自己想要的信息。單位結(jié)合自身具體情況，挑選對應(yīng)的檢索技術(shù)，提升檢索技術(shù)的研發(fā)和利用，選用多媒體信息搜索及其全篇信息搜索等形式，不斷提升檔案的利用效率。

5.檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)

為了能確保電子檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，單位要根據(jù)自身具體情況與工作需求，構(gòu)建出專業(yè)的檔案門戶網(wǎng)。能把中國內(nèi)部各個省級檔案網(wǎng)站納入到門戶網(wǎng)之中，全面提升檔案資源的分享能力。企業(yè)只需要把檔案信息上傳至專用的網(wǎng)絡(luò)之中，就能由相關(guān)工作人員立即查詢檔案內(nèi)容。每個地方、不同種類的檔案，工作員都能夠把成效上傳至門戶網(wǎng)之中，別的有需求的工作員能夠及時開展檔案成果的查看，完成檔案資源的充分共享。這種方式能夠有效提升檔案的利用效率，同時也能夠激發(fā)檔案相關(guān)管理工作人員的工作積極性，通過不斷上傳高質(zhì)量的檔案資料，保障檔案保管質(zhì)量。數(shù)字檔案分為照片、圖紙、視頻和文本等不同的類型，要有機整合各類數(shù)字檔案資源，提升檔案管理服務(wù)的針對性。例如為單位各項決策制定提供有價值的信息，把數(shù)字檔案室優(yōu)勢功能發(fā)揮出來。檔案門戶網(wǎng)站建設(shè)需要提升交互性，隨時了解市場發(fā)展需求，收集用戶的反饋，持續(xù)優(yōu)化檔案管理服務(wù)。

6.加強資料的有機整合

建立數(shù)字檔案室，需要檔案管理工作部門積極參與其中，提供科學(xué)合理的指導(dǎo)，填補當(dāng)前數(shù)字檔案是建設(shè)理論研究和實踐創(chuàng)新中存在的不足之處。檔案管理單位主動承擔(dān)起數(shù)字檔案室建設(shè)、指導(dǎo)、監(jiān)管、管理、培訓(xùn)、評定等工作，數(shù)字檔案室的管理者要積極學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，持續(xù)提升個人素質(zhì)檔案的建設(shè)能力及管理水平。工作員要積極參與到前線的學(xué)術(shù)論壇活動之中，根據(jù)實地走訪參觀學(xué)習(xí)前沿的檔案管理經(jīng)驗與工作模式。在實際的檔案管理過程當(dāng)中，需要把主動性充分發(fā)揮出來，在工作中敢于突破和創(chuàng)新，自主進行問題的反思和糾正，不斷提升檔案管理人員的工作能力和服務(wù)水平。要積極加強檔案數(shù)字資源的挖掘力度，創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理模式，借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)數(shù)字檔案的自動化檢索。數(shù)字檔案室建設(shè)必須要具備開放性特點，一開始檔案數(shù)據(jù)開放與分享要進行納入到數(shù)字檔案室建設(shè)的總體規(guī)劃之中，并在數(shù)字化平臺建設(shè)之中提升相應(yīng)功能的。要綜合性剖析不同檔案資源中間存有的相關(guān)性，防止重復(fù)性數(shù)字化資源的轉(zhuǎn)換，減少成本耗費，全面提升數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化效率。建設(shè)數(shù)字檔案室一定要配合貫徹執(zhí)行資源建設(shè)工作，豐富檔案數(shù)字資源內(nèi)容，做到管理提升的檔案管理效果，推動數(shù)字檔案室建設(shè)的高質(zhì)量發(fā)展。

7.提升數(shù)字檔案的應(yīng)用效應(yīng)

在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，數(shù)字當(dāng)然是建設(shè)必須要積極做出回應(yīng)，徹底解決傳統(tǒng)的信息孤島是檔案資源管理現(xiàn)況，合理加強檔案建設(shè)的集成開發(fā)與資源利用的效用。要根據(jù)當(dāng)前發(fā)展環(huán)境與時俱進，創(chuàng)新數(shù)字檔案室建設(shè)，尤其是要定期更新網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及軟硬件設(shè)施，確保單位內(nèi)部的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。能夠走在發(fā)展前沿。數(shù)字檔案室建設(shè)具有十分突出的優(yōu)勢，能夠把線上的信息技術(shù)資源充分利用起來，并根據(jù)自身的實際需求，打造出更加有特色的主題檔案室。例如地方檔案室在深入挖掘本地檔案資源時，打造出獨屬于自身特色的檔案室，能夠有效提升自身的影響力和知名度，不斷形成檔案管理品牌。要注重檔案管理的集成化，充分利用當(dāng)前的檔案資源和檔案管理服務(wù)，在各個地區(qū)積極推行特色化檔案室建設(shè)工作，把各自的優(yōu)勢和互補作用充分發(fā)揮出來，建設(shè)出更具有開放性的檔案管理體系。該地區(qū)內(nèi)部各個檔案室需要加強交流合作，有效實現(xiàn)數(shù)字化檔案室的建設(shè)以及整體化發(fā)展，有效提升數(shù)字檔案的整體應(yīng)用效應(yīng)。

結(jié)語

綜上所言，在時代發(fā)展當(dāng)中積極加強數(shù)字檔案室建設(shè)，能夠滿足時代發(fā)展需求，體現(xiàn)出科技發(fā)展優(yōu)勢，推動社會各行各業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。當(dāng)前數(shù)字檔案室建設(shè)累積了較多的成功案例，但是也面對著許多現(xiàn)實問題。一定要重視數(shù)字檔案室建設(shè)幅度，不斷提高數(shù)字檔案的資源融合效果，把網(wǎng)絡(luò)平臺中信息處理能力以及不同主體間的協(xié)同能力充分運用，處理在以往檔案管理存在的問題，保障檔案資源得到充分的利用，提升檔案管理水平。