大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

劉英志

（鐵嶺縣民政事務(wù)服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112008）

引言

事業(yè)單位檔案資料記錄職工的教育情況、榮譽(yù)、經(jīng)歷等，是職工升職、調(diào)崗、培訓(xùn)、退休等的參考依據(jù)。因此，在事業(yè)單位中，加強(qiáng)人事檔案管理勢(shì)在必行。新形勢(shì)下，尤其是大數(shù)據(jù)的引入，給事業(yè)單位人事檔案管理。帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。目前，大數(shù)據(jù)、信息化發(fā)展已經(jīng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出新的要求，如何才能提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，并且能與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新路徑探究，是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作研究的新課題。

一、實(shí)施檔案管理的必要性

從發(fā)展角度而言，檔案管理工作是有意義的、具有長期發(fā)展性質(zhì)的工作，更是實(shí)現(xiàn)理想經(jīng)營目標(biāo)的基礎(chǔ)。開展檔案管理工作的必要性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面是實(shí)行檔案管理工作可以進(jìn)一步優(yōu)化人才管理工作。社會(huì)的發(fā)展速度致使各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了人才需求的缺口，特別是對(duì)于綜合素質(zhì)較高的人才，到目前為止都處于供不應(yīng)求的狀態(tài)。基于這樣的發(fā)展情況，嚴(yán)重限制了各項(xiàng)工作的有序性。對(duì)此，首先要采用科學(xué)的招聘方法來招聘專業(yè)人才，其次可以利用內(nèi)部培養(yǎng)的手段提高相關(guān)工作人員的綜合能力，以此使人才專業(yè)程度符合崗位的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)。不管是招聘還是培養(yǎng)專業(yè)人才，都需要參考有價(jià)值的檔案資料，只有深入分析真實(shí)有效的檔案內(nèi)容，才能掌握培養(yǎng)的人才是否達(dá)到崗位標(biāo)準(zhǔn)，以此提高人才管理的有效性和針對(duì)性，從而促進(jìn)行業(yè)的健康發(fā)展。另一方面，合理有效地管理檔案可以引導(dǎo)單位立即發(fā)現(xiàn)并處理在發(fā)展中產(chǎn)生的經(jīng)營問題；同時(shí)面對(duì)競爭激烈的市場發(fā)展，各行業(yè)還需要不斷強(qiáng)化自己運(yùn)營能力，提高管理水平，以此強(qiáng)化自身的核心競爭力，從而進(jìn)行突破發(fā)展。而檔案管理工作就是在單位的發(fā)展中對(duì)單位職工的工作情況和成績進(jìn)行有效的整理和總結(jié)，以此作為單位處理問題的重要參考依據(jù)，提高解決問題的效率，減少經(jīng)營損失，推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

1.更新轉(zhuǎn)變檔案管理理念

檔案管理是基層事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作，加強(qiáng)檔案管理不僅有利于單位的進(jìn)步，更有利于社會(huì)的發(fā)展。為此，在當(dāng)前背景下，基層行政事業(yè)單位要能創(chuàng)新檔案管理理念、優(yōu)化檔案管理思維，從根本上提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。具體如事業(yè)單位要樹立檔案服務(wù)意識(shí)、提高檔案管理地位，讓檔案能夠發(fā)揮出更大的功能和作用。在開展檔案工作時(shí)，各人員要能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)單位及社會(huì)的重要性，在此基礎(chǔ)上變被動(dòng)工作為主動(dòng)服務(wù)，以全新的理念與態(tài)度積極對(duì)待各項(xiàng)檔案管理工作，積極主動(dòng)地去了解有關(guān)信息、搜集相關(guān)資料，并以提升檔案實(shí)用價(jià)值為目標(biāo)，從海量檔案信息中整理、提取、分析與鑒定有價(jià)值信息，以此更好地為單位及社會(huì)的發(fā)展服務(wù)。最為重要的是，在當(dāng)前信息化背景下，基層行政事業(yè)單位要樹立互聯(lián)網(wǎng)意識(shí)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案工作的影響，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)等深入挖掘并深刻分析檔案信息，從根本上提高檔案管理水平。

2.銜接管理模式

事業(yè)單位開展檔案管理信息化、精細(xì)化工作，將形成更為高效的檔案管理模式，為切實(shí)激發(fā)出新管理模式的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)做好新舊檔案管理模式的銜接過渡。首先，在檔案信息采集、歸納、篩選環(huán)節(jié)中，需保留傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待，但在此期間，可引入信息化管理手段，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案信息采集效率，降低人工誤差，堅(jiān)守傳統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，引進(jìn)先進(jìn)管理手段，取長補(bǔ)短，以此搭建更具實(shí)效的檔案管理模式。其次，搭建一體化管理模式，明確傳統(tǒng)檔案管理模式與信息化檔案管理模式的利弊，相互補(bǔ)充，以此形成更符合事業(yè)單位實(shí)際情況的檔案管理模式。

2.1 傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)于檔案室等固定空間的依賴性較大，但隨著事業(yè)單位的發(fā)展，其產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)不斷增加，面臨龐大檔案信息，傳統(tǒng)檔案管理模式將產(chǎn)生極大壓力。而信息化檔案管理模式可依托于互聯(lián)網(wǎng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，降低空間存儲(chǔ)壓力，同時(shí)可按照檔案重要程度或保存年限，對(duì)部分價(jià)值較低的紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀，僅保留電子檔案。

2.2 在安全保護(hù)方面，傳統(tǒng)檔案管理模式已形成了規(guī)范化體系，但在信息化檔案管理模式下，電子檔案面臨網(wǎng)絡(luò)安全威脅，此時(shí)應(yīng)相互補(bǔ)充，進(jìn)行異地存儲(chǔ)，防止出現(xiàn)電子檔案丟失現(xiàn)象。

2.3 在信息更新方面，傳統(tǒng)檔案管理模式較為煩瑣，需消耗大量時(shí)間精力，此時(shí)可在信息化的管理手段下，基于檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行刪除、添加、保存等工作，提升檔案實(shí)效，確保事業(yè)單位內(nèi)部員工所調(diào)閱檔案均為正確真實(shí)信息，完成電子檔案更改后，陸續(xù)調(diào)整紙質(zhì)檔案內(nèi)容，以此提升檔案管理模式效率。在新舊檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)與相互作用下，將極大提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，提升管理效益。最后，在新舊檔案管理模式銜接過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理實(shí)效的關(guān)注，對(duì)檔案采集、補(bǔ)充、整理、鑒別、移交、借閱等主要工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄與跟蹤監(jiān)督，結(jié)合管理模式實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行調(diào)整，逐步優(yōu)化，以此提升新檔案管理模式的綜合效益。

3.提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變工作意識(shí)，結(jié)合單位的實(shí)際情況，從實(shí)際出發(fā)，注重提升事業(yè)單位的檔案管理信息化水平。事業(yè)單位的管理信息化建設(shè)需要構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，構(gòu)建完善的信息平臺(tái)，方便檔案信息的檢索，實(shí)現(xiàn)檔案檢索的高效化運(yùn)轉(zhuǎn)。在信息化建設(shè)過程中，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)增加宣傳力度，擴(kuò)大相應(yīng)的影響力，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，構(gòu)建統(tǒng)一使用的軟件和硬件設(shè)施，事業(yè)單位的檔案管理部門重點(diǎn)在于存儲(chǔ)檔案，利用檔案，使檔案的管理受損程度降低到最低程度。行政事業(yè)單位正處于深化改革、管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，對(duì)干部的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部的教育培訓(xùn)在事業(yè)單位改革與發(fā)展中作為一項(xiàng)全局性、戰(zhàn)略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。

4.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理有效性提高的人才保障

檔案管理人才對(duì)于提高檔案管理工作的有效性是非常重要的關(guān)鍵所在。為此，在大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理有效性必須要在檔案管理人才上加以保障。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作模式逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)能力提出了更高要求。尤其是各種信息技術(shù)與檔案管理工作的深入整合，做好人力資源儲(chǔ)備工作，高效完成檔案管理工作任務(wù)顯得尤為重要。檔案管理工作人員雖然具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但由于檔案管理工作量與強(qiáng)度較大，促使其掌握新技術(shù)和適應(yīng)全新網(wǎng)絡(luò)管理模式的時(shí)間與精力不足。要想確保檔案管理工作的時(shí)效性與技術(shù)性，需盡快完善檔案部門的人才培訓(xùn)和激勵(lì)等機(jī)制，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)體系，為新時(shí)期的檔案管理工作創(chuàng)新提供活力。

5.完善信息化檔案管理建設(shè)

當(dāng)今時(shí)代是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作也必須適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，向著信息化的建設(shè)方向邁進(jìn)，將信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式融合到一起，實(shí)現(xiàn)相互輔助，相互促進(jìn)。比如聲像檔案、電子存儲(chǔ)等在事業(yè)單位檔案管理中的融入，不僅可以降低紙質(zhì)檔案管理的勞動(dòng)強(qiáng)度，延長檔案的保存壽命，還有利于保存和查詢。電子檔案管理的創(chuàng)新性還體現(xiàn)在能夠通過現(xiàn)代技術(shù)，將圖片、視頻、聲像等資料進(jìn)行收集整理之后存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)或硬盤，讓網(wǎng)絡(luò)幫助檔案管理人員進(jìn)行工作，既節(jié)約了人力，又提高了工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

6.完善檔案閉環(huán)管理機(jī)制

根據(jù)歸檔流程設(shè)計(jì)，檔案在歸檔環(huán)節(jié)涉及若干部門，需要這些部門的密切配合與協(xié)作，例如辦公室、財(cái)務(wù)室、人事科等，需要進(jìn)一步完善歸檔機(jī)制，密切部門職責(zé)分工，暢通部門間溝通聯(lián)系，以健全的檔案管理機(jī)制，保障其閉環(huán)管理的高效運(yùn)行。應(yīng)建立相應(yīng)的信息反饋機(jī)制，及時(shí)收集檔案管理過程中的各方意見和建議，用以改進(jìn)和推動(dòng)后續(xù)檔案管理。以建設(shè)項(xiàng)目檔案管理為例，在項(xiàng)目建設(shè)伊始需要征求檔案管理人員意見，明確項(xiàng)目檔案歸檔范圍、內(nèi)容和要求，屬于歸檔范疇的，將其嵌入檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理。此外，在檔案查詢、整理、鑒定等環(huán)節(jié)，均需建立相應(yīng)的閉環(huán)管理機(jī)制，滿足機(jī)制中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，便可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，提升檔案管理各環(huán)節(jié)效率。

7.保障檔案信息化資料信息安全

在經(jīng)濟(jì)全球化、信息化的背景下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也出現(xiàn)了很多問題，人們只要上網(wǎng)就會(huì)存在網(wǎng)頁瀏覽過的痕跡，一些不法分子或黑客通過IP地址就能夠快速地查找到另一個(gè)人上網(wǎng)的足跡，有可能出現(xiàn)信息泄露的事件。尤其是事業(yè)單位與國家相關(guān)政策緊密聯(lián)系在一起，關(guān)系到國家機(jī)密，這就使事業(yè)單位不得不高度重視這個(gè)問題。比如，事業(yè)單位可以通過聘請(qǐng)專業(yè)性、高素質(zhì)及技術(shù)水平超高的人才，結(jié)合自身實(shí)際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件，在遇到不法分子或黑客攻擊單位網(wǎng)絡(luò)時(shí)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地阻止，從而發(fā)揮其保護(hù)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全的作用。此外，事業(yè)單位應(yīng)按照法律規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)檔案信息管理人員進(jìn)行約束。比如，事業(yè)單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協(xié)議，使其不得觸碰法律的界限，規(guī)范其道德行為，這樣就可以得到信息安全保密管理的加強(qiáng)；為了防止企事業(yè)單位信息泄露，可以以自身發(fā)展的需要為基礎(chǔ)，同時(shí)著眼于實(shí)際情況，以逐漸優(yōu)化與規(guī)范檔案信息化管理機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化資料安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

8.完善設(shè)施建設(shè)

在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的過程中，檔案管理存在資金緊張問題，繼而出現(xiàn)了信息化設(shè)備短缺，面對(duì)該問題，要做好現(xiàn)有資源設(shè)施的利用，對(duì)于閑置或利用率低的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行調(diào)劑或出租，以此緩解因資金緊張引發(fā)的信息設(shè)備問題。對(duì)于現(xiàn)階段檔案管理而言，要以良好的硬件基礎(chǔ)為支撐，確保檔案管理工作能夠順利推進(jìn)。第一，完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，在室內(nèi)設(shè)置無死角攝像監(jiān)控，杜絕一切違規(guī)調(diào)閱行為，安裝溫濕度計(jì)量器，確保檔案內(nèi)部環(huán)境適宜，使檔案在干燥環(huán)境下完整保存，避免潮濕與蟲蛀。第二，積極引進(jìn)檔案信息化管理相關(guān)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描輸入輸出設(shè)備、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施，為數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化存儲(chǔ)奠定基礎(chǔ)。第三，引進(jìn)先進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)，為全面搭建信息化檔案管理模式奠定基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上引進(jìn)檢索系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、鑒定管理系統(tǒng)，同時(shí)結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況逐漸優(yōu)化，以此推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理模式的進(jìn)步[1]。

9.深入挖掘檔案自身的價(jià)值

檔案管理工作的核心內(nèi)容就是服務(wù)于檔案信息的使用，若檔案管理工作的重點(diǎn)是整理和采集檔案信息，而不是充分利用檔案信息的價(jià)值，只會(huì)讓檔案管理工作失去原本的價(jià)值。對(duì)此檔案管理部門還需要借助信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)深入分析和挖掘檔案信息深層次的價(jià)值，同時(shí)不斷優(yōu)化檔案信息共享形式，從而將檔案信息的價(jià)值充分發(fā)揮出來，以此推動(dòng)檔案管理工作的開展。通過價(jià)值共創(chuàng)發(fā)揮檔案工作的作用以及實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益，最終在數(shù)字記憶中涉及多元化的閱讀主體?？v向聯(lián)合檔案機(jī)構(gòu)之間的數(shù)據(jù)信息，橫向聯(lián)合高校、事業(yè)單位以及受眾，從而形成多平臺(tái)交流，多項(xiàng)合作以及眾多思想聚集的檔案信息權(quán)，組最終實(shí)現(xiàn)有效的信息共創(chuàng)，發(fā)揮檔案工作的價(jià)值和規(guī)模效益。若在發(fā)展中不斷形成多機(jī)構(gòu)合作模式，就可以預(yù)防建設(shè)資源的浪費(fèi)，從而組建成科學(xué)的集聚效應(yīng)，產(chǎn)生合理的規(guī)模效益[2]。

10.提高人員素質(zhì)是核心

一切規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行都離不開具體的人員去操作和落實(shí)，可見，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是提升檔案管理效率的核心。一是完善激勵(lì)機(jī)制。出臺(tái)檔案管理科學(xué)評(píng)價(jià)體系，統(tǒng)籌建立以效率、效果和質(zhì)量為基礎(chǔ)的考核評(píng)價(jià)體系，將質(zhì)量和效率作為其檔案管理工作的重要評(píng)價(jià)因素，以效能引導(dǎo)檔案管理工作，在物質(zhì)和精神兩個(gè)方面給予激勵(lì)，從而充分調(diào)動(dòng)其積極性。二是更新思想觀念。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)從傳統(tǒng)的被動(dòng)式、重管理輕利用等舊有思維模式中解脫出來，創(chuàng)新檔案管理模式，真正落實(shí)好為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)職責(zé)任務(wù)。三是強(qiáng)化業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)。提升檔案管理效率離不開過硬的檔案管理能力，為此，應(yīng)要求檔案從業(yè)者不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，單位組織人員強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷豐富檔案從業(yè)者專業(yè)知識(shí)，提升專業(yè)能力，養(yǎng)成專業(yè)精神，提升檔案管理的能力和水平。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作創(chuàng)新是系統(tǒng)性工程。大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作的整合仍處于摸索性前進(jìn)階段，其領(lǐng)域有較大的完善空間，非常值得深入研究。在具體的踐行中，單位的檔案管理人員需要主動(dòng)轉(zhuǎn)變檔案管理工作的理念，需要打破以往被動(dòng)式的工作狀態(tài)以及重復(fù)基礎(chǔ)性工作的模式，需要不斷加強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)先進(jìn)技術(shù)的掌握與應(yīng)用，需要在不斷優(yōu)化中去構(gòu)建完善檔案管理規(guī)章制度?？傊?，在大數(shù)據(jù)背景下提高檔案管理有效性需要檔案管理工人員主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)所帶來的新情況、新變化，從而最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。