房屋征收檔案管理信息化建設(shè)分析

宮晉成

（凌源市房屋征收管理局，遼寧 朝陽 122500）

在信息化時代背景下，信息技術(shù)在社會各領(lǐng)域都有應(yīng)用，并將成為今后各領(lǐng)域發(fā)展的重要推動力量。對于房屋征收檔案管理而言，信息技術(shù)的運用能夠使房屋征收檔案管理更加高效，也是未來房屋征收檔案管理工作發(fā)展的必然方向。所以應(yīng)積極發(fā)揮信息化優(yōu)勢，全面地對大量的房屋征收檔案管理內(nèi)容進行分析研究，建立信息化的房屋征收檔案管理系統(tǒng)，運用現(xiàn)代化的技術(shù)方式提高房屋征收檔案管理的整體質(zhì)量與水平。

一、房屋征收檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容與要求

在城市快速發(fā)展建設(shè)的背景下，房屋征收管理也是十分重要的工作內(nèi)容。房屋征收檔管理的信息化就是利用通信、計算機以及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)方式，對房屋征收全過程、多環(huán)節(jié)獲得的信息、資料以及數(shù)據(jù)等進行信息化、數(shù)字化的管理，以便達到高效的檔案管理效果，為檔案信息的分析、利用提供便利。

1.所需資料

按照國家有關(guān)規(guī)定，房屋征收拆遷檔案所需資料涉及兩部分，分別是綜合資料與被拆遷戶自身的檔案資料。綜合資料中涉及直管公房拆遷的有關(guān)協(xié)議、相關(guān)的許可證與批準文件、評估類的資料以及詳細的拆遷安置補償匯總表等文件資料。被拆遷戶自身的檔案資料作為涉及如房屋出租合同協(xié)議、拆遷賠付安置合同協(xié)議、聽證、司法強拆等相關(guān)資料[1]，這些資料是單獨由市拆管辦呈交的。還包括房屋裝修評估表、房屋所有權(quán)證、照片以及國有土地使用權(quán)證、房屋拆遷評估報告等材料。

2.移交檔案的要求

需要認識到，所有需要移交的文件資料必須是原件，并且最好是使用耐久性好的黑色碳素筆填寫的書面材料，避免使用容易褪色的鋼筆、鉛筆或圓珠筆書寫[2]。此外，書寫時要保證字跡清晰干凈，拍攝的照片需要明朗，圖表圖樣應(yīng)工整規(guī)范，同時有完整的簽字蓋章手續(xù)。如果文件受到損壞，還需要及時地對其進行修復(fù)或者更換。

3.檔案收集與保管

房屋征收檔案管理時，檔案資料的收集與保管也是十分重要的環(huán)節(jié)，必須要提高重視程度。如果這一環(huán)節(jié)的工作出現(xiàn)問題或缺失，必然會影響到之后的房屋征收檔案管理工作以及信息化建設(shè)的有序開展。為此，相關(guān)部門以及工作人員需要將房屋征收檔案的收集、保管以及管理等工作放在工作的重要位置上，由專門的部門、人員進行專業(yè)化的管理與負責(zé)，從而使檔案資料的收集環(huán)節(jié)更加完整規(guī)范、保管儲存更加精準、管理更加有序。采取科學(xué)合理的措施方法保證整個流程中各步驟環(huán)節(jié)的規(guī)范有序，讓房屋征收檔案管理工作有著明確的思路和方向，切實提高管理效果，避免出現(xiàn)無用功，讓房屋征收檔案管理信息化建設(shè)有堅實的保障和基礎(chǔ)。

二、房屋征收檔案管理信息化建設(shè)的意義

首先，近些年來，人們的生活水平逐步提升，經(jīng)濟收益增多，每一家都有屬于自己的房屋，這在房屋征收時戶主的數(shù)量就會增加，管理工作中涉及的戶主信息也就相應(yīng)增多。在整理戶主信息時是比較復(fù)雜繁瑣的，同時涉及很多重要的個人信息。過去房屋征收檔案管理主要是靠人力進行，工作開展的速度比較慢，同時紙質(zhì)化的檔案容易破損、導(dǎo)致信息出現(xiàn)缺失，并且大量的紙質(zhì)檔案需要很大的地方進行放置[3]。如果需要調(diào)用戶主檔案信息，翻找工作就會耗用大量的時間和精力，管理效果不佳、效率不高，也會影響房屋征收檔案管理的真實性、可靠性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，人們開始可用網(wǎng)絡(luò)、計算機等建立信息化的管理模式，利用計算機處理各管理環(huán)節(jié)，將檔案信息錄入電腦中，查詢時只需要輸入檔案信息就能夠快速準確找到，不再需要工作人員到處翻閱文字檔案，極大地節(jié)省了人力、物力的消耗，資料的查閱、瀏覽以及利用率也得到了明顯的提高，使檔案管理工作更加高效。

其次，過去要實現(xiàn)資源的共享，是需要通過人工的方式進行謄抄的，隨著印刷技術(shù)的應(yīng)用，可以通過印刷技術(shù)復(fù)印材料進行共享，但這兩種形式都會消耗大量的時間、人力，并且檔案傳送、共享的難度也比較大。在信息化背景下，房屋征收檔案管理工作的信息化水平逐步提高，工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)快速準確地將大量的檔案資料進行共享，共享的檔案資料只需要保存在電腦中即可，不需要使用大量的紙張，保管更加容易，也減少資源的浪費。同時，房屋征收檔案管理的信息化建設(shè)也能夠使檔案資料長久地保存，資源可以得到更加高效的利用。

最后，房屋征收檔案管理的信息化建設(shè)還可以將真實情況提供給監(jiān)管平臺，全面地對戶主信息進行安全保護。信息化建設(shè)也能夠在戶主信息泄漏時及時找到根源。房屋征收工作的有效開展對于促進城市發(fā)展建設(shè)具有重要的意義，能夠改善人們的居住環(huán)境，維護公共利益[4]。而信息技術(shù)的應(yīng)用能夠為房屋征收工作中檔案信息的收集、管理等提供必要的支持與保障，促使這一工作的有序推進。

三、房屋征收檔案管理的現(xiàn)狀

首先，檔案管理模式存在滯后性。如今社會快速、全面進步，信息化水平提高，傳統(tǒng)的房屋征收檔案管理模式呈現(xiàn)出很多不足，不僅工作流程復(fù)雜、效率也不高。以往房屋征收檔案管理系統(tǒng)提交數(shù)據(jù)的時間長，房屋征收檔案的收集與傳輸信息化水平不高，使得房屋征收檔案的價值作用無法凸顯，信息過時、信息不完整的情況時常發(fā)生，無法對房屋征收檔案管理的實際需要提供保障。所以需要積極推進房屋征收檔案管理的信息化建設(shè)。其實，房屋征收檔案管理中積極推進信息化建設(shè)，但信息化的應(yīng)用以及水平還有待提升，硬軟件文檔管理工具還有一定的缺失，房屋征收檔案管理工作過程還是比較復(fù)雜，管理效率依舊不高。

其次，信息技術(shù)還需進一步創(chuàng)新優(yōu)化。就技術(shù)方案而言，建立房屋征收檔案管理系統(tǒng)難度并不大，主要涉及房屋征收檔案管理的目的、對不同功能模塊進行定義，對各種應(yīng)用軟件準確應(yīng)用等。但目前使用的信息技術(shù)還需要進一步優(yōu)化，與現(xiàn)實社會的發(fā)展以及人民的需要還有一定的差距，尤其是數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)站建設(shè)等，由于屬于公共性質(zhì)，資金投入是有限的[5]，信息技術(shù)的方式比較單一、應(yīng)用還比較保守，使得某些功能缺失、建設(shè)滯后。就房屋征收檔案信息管理系統(tǒng)來講，功能模塊缺失，即使進入到網(wǎng)站中也不能有效地對數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)進行應(yīng)用，無法找到自己需要的信息。所以在信息化建設(shè)中，應(yīng)使用全新的技術(shù)方式，對房屋征收方案管理系統(tǒng)的功能進行優(yōu)化、完善，提高數(shù)據(jù)信息的準確性和利用率。

最后，房屋征收檔案管理人員的水平有待提升。在房屋征收檔案管理信息化建設(shè)的背景下，管理人員的素質(zhì)水平的提升也是需要關(guān)注的重點問題，管理人員的素質(zhì)水平將在很大程度上影響到房屋征收檔案信息化管理的質(zhì)量與效果。就現(xiàn)階段而言，房屋征收檔案管理信息人員的規(guī)模雖然很大，但是素質(zhì)水平并不高，影響了檔案管理信息化建設(shè)的速度和水平。在以往房屋征收檔案管理中，工作人員的缺失服務(wù)意識，對檔案管理工作責(zé)任意識不足，不能全身心地投入工作中，工作態(tài)度不夠端正，工作技能缺失，遇到問題逃避責(zé)任，嚴重制約了房屋征收檔案管理工作的開展，對于信息化的建設(shè)也是沒有助益的。

四、房屋征收檔案管理信息化建設(shè)策略

1.優(yōu)化檔案管理信息平臺建立

對于房屋征收檔案管理工作而言，管理工作復(fù)雜、任務(wù)繁多，為提高管理的整體效率與效果，是需要有專業(yè)化的數(shù)據(jù)平臺作為基礎(chǔ)的，對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)計、整理和處理公布。為此房屋征收檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身實際需要設(shè)計開發(fā)有針對性的檔案管理信息系統(tǒng)，涉及地區(qū)詳細的文獻類型、特色介紹、具體說明等內(nèi)容，并做好相關(guān)信息的收集、統(tǒng)計與整理工作，借助于信息技術(shù)的便利快捷等特點，及時回應(yīng)和處理使用者的具體要求以及反饋，使不同使用者的真實需要得到滿足。其實在信息化建設(shè)中，可以借助于現(xiàn)代化的5G技術(shù)形成可以直觀體驗的檔案資源，增強直接體驗，對信息更好地接收，讓使用者獲得不同的感受和體驗。此外，房屋征收檔案管理部門可結(jié)合自身實際使用科學(xué)、合理的信息技術(shù)，借助于信息技術(shù)平臺對傳統(tǒng)檔案管理模式的不足進行優(yōu)化和改善，使檔案管理達到較高的水平和質(zhì)量，提高管理效率。

2.增加信息化建設(shè)的投入力度

在房屋征收檔案管理的信息化建設(shè)中，若投入不足，其創(chuàng)新發(fā)展也必然受到限制。房屋征收檔案管理的信息化建設(shè)是一項需要長期開展的工作，會消耗大量的人力、物力以及財力，所以必須要有充足的資金作為支持。可以拓寬資金籌集的渠道，通過部門、銀行以及開發(fā)商等獲得財務(wù)支持[6]?；蚴菍⒂脕斫ㄔO(shè)房屋轉(zhuǎn)讓行政檔案的資金納入到地方的財政預(yù)算中，成為專項資金，用于信息化建設(shè)。通過這些方法讓房屋征收檔案管理的信息化建設(shè)有充足的資金作為保障，為信息化系統(tǒng)的建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.優(yōu)化技術(shù)的更新與開發(fā)

房屋征收檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)中還存在很多不足，單一的技術(shù)類型不能滿足大量的信息儲存、管理以及統(tǒng)計應(yīng)用等需要，要利用信息技術(shù)對房屋征收檔案信息進行管理，就必須要保證管理功能是多樣的、有效的。為此要積極對開發(fā)技術(shù)進行優(yōu)化更新，認真編研檔案。及時整理檔案信息，依據(jù)不同編研內(nèi)容將分散的資料信息規(guī)律化地編制，使檔案資料得到很好的開發(fā)利用。房屋征收檔案程序是比較復(fù)雜繁瑣的，所以還需要優(yōu)化管理標準的制定，確保房屋征收檔案管理工作有序、規(guī)范的開展。此外，積極與交易中心、房改辦、物業(yè)、拆遷辦等部門聯(lián)系，形成一個完整的聯(lián)網(wǎng)制生態(tài)鏈[7]，促進資源共享，實現(xiàn)高效工作。征收檔案管理部門運用信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)遠程操控，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中設(shè)置用戶認證機制，確保安全應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)。通過網(wǎng)絡(luò)高效的共享信息資源，將本地征收的信息以及相關(guān)事項等儲存到網(wǎng)絡(luò)中，讓征收工作被多方監(jiān)督，提高其公開和透明程度。

4.加強信息系統(tǒng)安全管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，運用網(wǎng)絡(luò)竊取個人信息的行為也時常發(fā)生，在房屋征收檔案管理工作中，也應(yīng)積極加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理。征收檔案管理部門應(yīng)積極運用防火墻、殺毒軟件等對檔案信息系統(tǒng)、計算機等進行安全管理，降低病毒入侵的概率，保證問題被及時發(fā)現(xiàn)和處理。有條件的可以通過隔離內(nèi)外網(wǎng)的方法管理房屋征收檔案資料，確保安全系數(shù)的提高。征收檔案管理部門要設(shè)置房屋征收檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，保留訪問記錄，做好痕跡化管理。銅絲利用云儲存、大容量硬盤等工具做好房屋征收檔案信息的備份，提高抗風(fēng)險能力和災(zāi)后數(shù)據(jù)的恢復(fù)能力，建立全面化的安全管理機制。此外，國家在網(wǎng)絡(luò)安全管理上還缺少完善的法律保障，由于房屋征收檔案涉及戶主諸多方面的信息，若信息泄露，必須要追究法律責(zé)任嚴肅處理。所以在房屋征收檔案管理過程中，國家也應(yīng)積極完善相關(guān)法律的制定。

5.強化人才隊伍建設(shè)

房屋征收檔案管理部門應(yīng)積極吸收更多專業(yè)知識扎實、能力強、信息化水平高的檔案管理人才，建立專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，為房屋征收檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)，也促使檔案管理工作有序推進。同時，積極組織開展檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)計算機信息技術(shù)的應(yīng)用、系統(tǒng)軟件應(yīng)用、信息化檔案管理的操作流程以及安全風(fēng)險防范等知識[8]，切實提高檔案管理人員的檔案管理信息化水平，提升安全意識。定期組織檔案管理人員接受安全防范的培訓(xùn)，選擇比較常見的系統(tǒng)病毒進行講解，并結(jié)合各種病毒的防范、預(yù)警等進行培訓(xùn)，提高房屋征收檔案管理人員的能力水平，使其在工作中更加規(guī)范、嚴謹?shù)牟僮?，避免由于人為因素出現(xiàn)不必要的安全風(fēng)險，切實提高房屋征收檔案信息化建設(shè)的安全性。此外，房屋征收檔案管理部門定期安排信息技術(shù)人員對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護，及時發(fā)現(xiàn)存在的安全隱患和風(fēng)險并科學(xué)化處理，確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全等級達到最高，確保房屋征收檔案信息得到安全管理。

結(jié)語

總而言之，如今城市發(fā)展、社會進步，城市化進程的推進中，房屋征收與拆遷是十分重要的組成部分，也是必不可少的。房屋征收過程中會涉及大量的資料信息形成檔案，要對這些檔案信息妥善科學(xué)管理。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的信息化水平也逐步提高，房屋征收檔案管理也朝著信息化的方向發(fā)展。為此應(yīng)積極建設(shè)房屋征收檔案管理的信息系統(tǒng)，安全、高效地對檔案信息進行收集、儲存與管理，明確房屋征收檔案管理信息化建設(shè)的重要性，利用科學(xué)化的措施策略解決房屋征收檔案管理信息化建設(shè)中的不足，促使檔案信息資料管理水平提升，檔案信息得到高效利用與開發(fā)。